Integración Everhour ZapierAutomatiza Everhour con Zapier.
La integración Everhour Zapier trae 7 disparadores, 7 acciones y 5 búsquedas. Seis disparadores son instantáneos: un cronómetro detenido o una tarea nueva arrancan tu Zap al momento. Solo el de etiquetas espera la revisión de Zapier.
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Para qué sirve la integración Everhour Zapier
La integración Everhour Zapier conecta tu herramienta de control de horas con Zapier, el servicio que pone a trabajar tus aplicaciones juntas sin programar. Everhour avisa a Zapier cuando aparece un cliente, un proyecto o una tarea, cuando un cronómetro arranca o se detiene y cuando se registra tiempo. Zapier, a su vez, puede crear clientes, proyectos, secciones, tareas, cronómetros y registros de horas.
Tres resultados justifican montarlo en un estudio o una consultora.
Horas registradas sin abrir Everhour. Add Time anota una duración como 4h en una tarea, y Start Timer o Stop Timer mueven el cronómetro desde otra herramienta.
Un tablero listo para cada cliente. New Client arranca, Create Project abre un proyecto Board y Create Section dibuja las columnas de trabajo.
Un control de horas que sale solo. Task Time Updated salta cuando el tiempo de una tarea se añade, se edita o se borra, y tu hoja de facturación no se queda atrás: lo que cambia en la tarea cambia también allí, sin exportar nada a mano.
Y lo que no hace. Ninguna acción edita ni borra una tarea, un proyecto o un cliente existente. No hay disparador para un proyecto o un cliente modificado. Las etiquetas se vigilan, no se crean. Y Stop Timer detiene el cronómetro activo, sin elegir otro.
La misma app tiene su página en Make: la integración Everhour Make.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Ocho términos, explicados una vez. El resto de la página los usa tal cual.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier lo espera: un cliente nuevo, un cronómetro detenido.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe por ti, ya sea una sección, una tarea de Everhour o un registro de horas.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. No confundir con una tarea de Everhour.
- Disparador instantáneo
- Un disparador que avisa la propia app: Everhour llama a Zapier en cuanto ocurre el evento, sin esperar ninguna revisión.
- Disparador por consulta
- Un disparador que Zapier revisa cada cierto tiempo, quedándose solo con lo que todavía no había visto.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene ahí si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en Everhour, un miembro o un proyecto, para que los pasos siguientes lo usen.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Everhour
Zapier cobra acciones completadas. El disparador nunca gasta una tarea, y revisar si hay etiquetas nuevas tampoco cuesta nada, por muchas veces que lo haga.
- DisparadorNunca gasta una tarea
- Cada acción completada1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- App premiumNo, funciona desde el plan gratuito
Cada acción que sale bien cuenta por separado: el primer Zap de esta página, con un proyecto y dos secciones, gasta tres tareas por cliente. Una acción que falla no se cuenta. Everhour no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito, con 100 tareas al mes y Zaps ilimitados. El freno no es el volumen sino la forma: el gratuito solo admite dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, y eso pide plan de pago. La tabla de abajo solo afecta a List Tags, el único disparador por consulta; los otros seis son instantáneos en todos los planes.
Conecta Everhour a Zapier
- 01
Entra en la página Apps
En Zapier, abre Apps y pulsa + Add connection. La conexión es tu cuenta de Everhour enlazada una vez a Zapier, que luego reutiliza cada paso que toca Everhour.
- 02
Busca Everhour
Escribe Everhour en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de Everhour ya creada para seguir adelante.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Everhour se abre en una pestaña nueva. Entra con la cuenta cuyos proyectos debe tocar el Zap y concede acceso a Zapier. Para proyectos que no son tuyos, necesitas además permisos de lectura o escritura.
Tu primer Zap: cliente nuevo, tablero con columnas
ObjetivoCuando se añade un cliente en Everhour, abrirle un proyecto en formato Board con dos columnas: Pendiente y En curso.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige Everhour y el evento New Client, y selecciona tu conexión. Es instantáneo, así que no hay intervalo que ajustar.
- 02
Prueba con un cliente real
Lanza la prueba. Zapier trae los tres clientes más recientes de la cuenta, y así mapeas los campos sobre uno real y no sobre datos vacíos.
- 03
Abre el proyecto
Añade Create Project. En Project Name usa el nombre del cliente que llega del disparador y en Project Type elige Board, para ver las secciones en columnas.
- 04
Dibuja las columnas
Añade Create Section dos veces, enlazando Project con el proyecto recién creado: Pendiente en la primera, En curso en la segunda. Con tres acciones, el Zap requiere plan de pago.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso y revisa el tablero en Everhour. Si todo cuadra, pulsa Publish. Desde ese momento, solo los clientes nuevos pasarán por el Zap.
Disparadores de Everhour en Zapier
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Everhour, y 6 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Client
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created.”
Salta cuando se da de alta un cliente en Everhour. Es la primera señal de que llega trabajo, antes incluso de que exista un proyecto.
New Project
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project created.”
Reacciona en cuanto nace un proyecto. Sirve para dar a todos los proyectos la misma estructura de partida o para anunciarlos en otra herramienta.
List Tags
Disparador por sondeoEn Zapier“Lists all tags.”
El raro de la lista. Recorre las etiquetas de la cuenta, y Zapier se queda solo con las que no había visto: una etiqueta nueva arranca el Zap una sola vez.
New Task
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new task created.”
Cada tarea creada en Everhour pone el Zap en marcha. Es el enganche para todo lo que debe seguir a un trabajo nuevo.
Task Time Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when time that belongs to a task is added, edited or removed.”
Detecta cualquier cambio en el tiempo de una tarea: añadido, editado o eliminado. Aunque el nombre no lo diga, un registro borrado también lo activa.
Timer Started
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a timer is started. Timer should be with a task.”
Arranca cuando alguien pone en marcha un cronómetro. Solo cuentan los cronómetros asociados a una tarea; uno sin tarea pasa desapercibido.
Timer Stopped
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a running timer is stopped. Timer should be with a task.”
La otra cara del anterior: reacciona cuando se detiene un cronómetro en marcha, de nuevo solo si va ligado a una tarea.
Acciones de Everhour en Zapier
Everhour te da 7 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a new client.”
Da de alta un cliente en Everhour. Solo Name es obligatorio, así que es fácil alimentarlo desde un CRM o un presupuesto aceptado.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto en Everhour. Project Name y Project Type son obligatorios: List muestra las secciones apiladas con sus tareas, Board las coloca en columnas.
Create Section
AcciónEn Zapier“Сreates section (column) in a project.”
Añade una sección, que en un proyecto Board es una columna, dentro del proyecto que indiques. Project y Section Name son obligatorios.
Stop Timer
AcciónEn Zapier“Stops the current timer.”
Detiene el cronómetro que está corriendo. No figura ningún campo que rellenar: actúa sobre el cronómetro que esté corriendo, no sobre uno que elijas.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task.”
Crea una tarea dentro de un proyecto. Project y Task Name son obligatorios, así que el proyecto tiene que existir antes.
Add Time
AcciónEn Zapier“Adds your time to a task.”
Registra tiempo en una tarea. Project, Task y Time son obligatorios, y Time admite valores como 4h o 2h 15m.
Start Timer
AcciónEn Zapier“Starts a new timer for a task.”
Pone en marcha un cronómetro nuevo en una tarea. Pide el Project y la Task, ambos obligatorios.
Búsquedas de Everhour en Zapier
5 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Everhour, para que un paso posterior lo use.
Los pasos de búsqueda están al final de la lista de acciones del editor, bajo su propio título SEARCH. Recuperan algo que ya existe para que el resto del Zap lo use. Tres ajustes deciden qué pasa cuando la búsqueda no sale como esperabas.
Find Member
BúsquedaEn Zapier“Finds a member by name.”
Localiza a un miembro de tu equipo en Everhour por su nombre; Member Name es obligatorio.
Find Internal Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a project for creating task/section by name”
Busca por nombre un proyecto de Everhour, del tipo donde se pueden crear tareas y secciones. Los proyectos de herramientas conectadas no aparecen. Su variante Find or Create Internal Project es esta misma búsqueda con la creación marcada.
Find Project
BúsquedaEn Zapier“Finds a project by name”
Recupera un proyecto a partir de su nombre, con Project Name como único campo obligatorio. No tiene variante «buscar o crear».
Find Section
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a section by name.”
Encuentra una sección por su nombre dentro de un proyecto; Project y Section Name son obligatorios. Find or Create Section es la misma búsqueda con la creación marcada, así que una columna que falta se añade sobre la marcha.
Find Task
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a task by name.”
Trae una tarea por su Task Name, el único campo obligatorio. Find or Create Task es ella misma con la creación marcada, lo que evita duplicados cuando la misma petición llega dos veces.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y Zapier pide lo necesario para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios resultados: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de Everhour falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Everhour, y no hay límites propios de la app documentados. Los fallos vienen de la mecánica general de Zapier, y en el control de horas tienen formas muy reconocibles.
Cuatro casos cubren lo esencial. Si tu Zap se tuerce más allá, sigue en la página de Depuración Zapier.
Una etiqueta solo cuenta una vez
List Tags recuerda lo que ya ha visto: la misma etiqueta nunca arranca el Zap dos veces, y las que existían antes de encenderlo tampoco.El bucle que vacía el contador
New Task seguido de Create Task, o Task Time Updated seguido de Add Time sobre la misma tarea, vuelve a lanzar el disparador sin parar. Las tareas vuelan.Las horas antiguas no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. El tiempo ya registrado, las tareas y los proyectos previos no entran; migrarlos es otro trabajo.Una importación masiva retenida
Importar de golpe una tanda de proyectos o tareas genera una ráfaga de eventos. La protección de Zapier contra avalanchas puede retener ese lote.
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