Integración Filestage ZapierAutomatiza Filestage con Zapier.
La integración Filestage Zapier ofrece 17 disparadores, 9 acciones y 9 búsquedas. De esos disparadores, 15 son instantáneos, y Filestage funciona desde el plan gratuito. Aquí tienes qué hace cada operación, cuánto cuesta y dónde se rompe.
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¿Qué hace por ti la integración Filestage Zapier?
La integración Filestage Zapier conecta tu espacio de revisión y aprobación con Zapier. Así, algo que pasa en Filestage (un comentario, una decisión, una versión nueva, una fecha que vence) pone en marcha un trabajo sin que lo toques. Eliges el evento, eliges lo que sigue, y los avisos que mandabas a mano salen solos.
Ningún plazo se queda en silencio. El día que vence una revisión, When a Review Due Date Has Arrived se dispara y Create Review Comment deja el recordatorio dentro de la propia revisión, donde lo ve quien tiene que responder.
Cada versión nueva, a la vista. Una productora de vídeo sube el segundo montaje y When a New File Version Is Uploaded avisa al momento a quien pidió los cambios.
Proyectos que se cierran solos. Con Archive/Unarchive Project, el proyecto pasa al archivo cuando el trabajo termina, y la lista activa queda limpia.
Lo que Zapier no hace aquí: ninguna acción aprueba un archivo en tu lugar ni borra un archivo o un proyecto. Los borrados solo existen como disparadores. Esas decisiones siguen siendo de una persona, dentro de Filestage.
Si estás comparando herramientas, la Integración Filestage Make cubre la misma app en Make, y Make vs Zapier pone los criterios uno al lado del otro.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras que verás en cada pantalla del editor. Léelas una vez y el resto de la página irá más rápido.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Cuando el Zap está encendido, Zapier se queda esperándolo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- Lo que Zapier cobra: una acción completada con éxito. La cifra de tu plan cuenta exactamente eso.
- Por consulta o instantáneo
- Zapier revisa un disparador por consulta cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo comunica la propia app en el momento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes puedan usarlo.
- Conexión
- Tu cuenta de Filestage enlazada con Zapier una sola vez y reutilizada por cada paso de cada Zap que la use.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Filestage
Zapier cobra tareas, no disparadores. El evento de Filestage que arranca tu Zap no cuesta nada; cada acción que sale bien cuesta una tarea.
- DisparadorNunca cuesta una tarea
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- App premiumNo, Filestage funciona en el plan gratuito
Si una acción falla, no se descuenta. Un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Con una segunda acción, un filtro o una búsqueda, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. La tabla de intervalos de abajo solo afecta a los 2 disparadores por consulta; los 15 instantáneos arrancan al momento en cualquier plan.
Conecta Filestage con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de Filestage y acceso a los proyectos que el Zap vaya a tocar.
- 02
Elige Filestage
Escribe Filestage en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de Filestage, donde sigue el proceso.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra con tu usuario de Filestage en esa pestaña y autoriza a Zapier a usar tu cuenta. A partir de ahí, todos tus Zaps de Filestage reutilizan esta conexión: lo haces una sola vez.
Tu primer Zap: un recordatorio cuando vence la revisión
ObjetivoCuando llega la fecha límite de una revisión en Filestage, localizar esa revisión y dejar en ella un comentario de recordatorio.
- 01
Build: elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige Filestage como app y When a Review Due Date Has Arrived como evento. Selecciona tu conexión de Filestage.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así haces la correspondencia de campos sobre una revisión real y no sobre un hueco.
- 03
Localiza la revisión
Añade la búsqueda Get Review by ID y lleva al campo Review ID la revisión que trae el disparador. Con una búsqueda, el Zap ya es de varios pasos: plan de pago.
- 04
Escribe el recordatorio
Añade Create Review Comment, usa la revisión encontrada y redacta el aviso. El campo Team Only es opcional y puedes dejarlo como está.
- 05
Test y Publish
Prueba cada paso una vez y comprueba el comentario en Filestage. Luego pulsa Publish: el Zap queda encendido para el próximo vencimiento.
Los disparadores de Filestage: 17 eventos que arrancan un Zap
17 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Filestage, y 15 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
When a New Comment Is Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a collaborator or a reviewer creates a comment.”
Pone en marcha tu Zap cada vez que un colaborador o un revisor deja una observación sobre un archivo. Recibes el comentario para llevarlo a donde tu equipo de verdad lo lee.
When a Comment Reply Is Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a collaborator or a reviewer creates a comment reply.”
La otra mitad de la conversación: una respuesta debajo de un comentario que ya existía. Combínalo con el anterior si quieres la charla entera.
When a Review Due Date Has Arrived
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when the review due date has arrived.”
Salta el día en que vence una revisión. Es el plazo en sí, no un cambio de fecha, y por eso es el gancho natural del primer Zap de esta página.
When a File Due Date Is Changed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a file due date is set or updated.”
Reacciona cuando un archivo recibe fecha límite o cuando alguien la mueve. Una fecha que se corre suele ser la primera señal de que el calendario se tuerce.
When a File Is Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a file and all its versions are removed.”
Se activa cuando un archivo desaparece de Filestage junto con todas sus versiones. Zapier no tiene acción para borrar archivos, así que esta es tu única ventana a ese evento.
When a Review Is Started in a New Reviewer Group
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a review is started in a new reviewer group.”
Detecta el momento en que un archivo pasa al siguiente grupo de revisores y su revisión empieza allí. Dicho de otro modo: el relevo entre una ronda de comentarios y la siguiente.
When a File Review Status Is Changed (Depreciated)
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a file review status is changed.”
Versión antigua del disparador de estado, todavía visible, con «Depreciated» en el nombre. Vigila un único proyecto y detecta los archivos cuyo estado cambia.
When a File Version Is Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a file version is removed.”
Se entera cuando se elimina una versión mientras el archivo sigue en su sitio. Útil cuando el historial de versiones importa, a ti o a tu cliente.
When a New Folder Is Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new folder is created.”
Arranca en cuanto alguien añade una carpeta. Una carpeta suele marcar un cliente o una línea de trabajo nueva, buen momento para preparar lo demás.
When a Reviewer Is Invited to a Reviewer Group
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a reviewer is invited to a reviewer group.”
Te avisa cada vez que se invita a alguien a un grupo de revisores. Sabes quién entra en la revisión en el momento en que pasa.
When a New File Is Added to a Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new file is added to a project.”
Encuentra un archivo nuevo en el proyecto que indiques. Es el disparador para todo lo que debe pasar cuando llega trabajo a revisión.
When a New File Version Is Uploaded
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new version of a file is uploaded.”
Capta la subida de una versión nueva de un archivo que ya existía. Quien ya dio su opinión quiere saber que la versión corregida está lista.
When a Project Is Archived
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a project is archived.”
Indica que un proyecto acaba de guardarse en el archivo. En muchos equipos eso significa trabajo entregado, el momento de cerrar en otras herramientas.
When a New Project Is Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Lanza un Zap cada vez que aparece un proyecto en Filestage. Sirve para cualquier preparación que se repite de un proyecto a otro.
When a Project Is Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a project is removed.”
Avisa de que un proyecto ha desaparecido del todo. Zapier no tiene acción para borrar proyectos, así que este disparador es la única forma de dejar constancia.
When a File Review Status Is Changed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a file review status is changed.”
Acompaña a un archivo cada vez que cambia su estado de revisión. Es la versión actual e instantánea del disparador de estado, sin proyecto fijo.
When a Review Decision Is Submitted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a reviewer submits a review decision by clicking either 'Request changes' or 'Approve'.”
Salta cuando un revisor pulsa Approve o Request changes. A diferencia del estado, va ligado a una persona que decide.
Las acciones de Filestage: 9 cosas que un Zap hace por ti
Filestage te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Reviewers to Reviewer Group
AcciónEn Zapier“Adds reviewers to a chosen reviewer group.”
Mete personas en un grupo existente, con la opción de avisarles por correo y de pedirles una decisión.
Archive/Unarchive Project
AcciónEn Zapier“Archives/Unarchives a project by its ID.”
Guarda un proyecto en el archivo o lo recupera, según el valor del campo isArchived. Una sola acción, en ambos sentidos.
Create Folder
AcciónEn Zapier“Creates a new folder in Filestage.”
Añade una carpeta con el nombre que le pongas. Solo pide ese nombre, así que es la acción más sencilla del grupo.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project in Filestage.”
Abre un proyecto dentro de la carpeta que elijas, con el nombre que decidas. Todo lo demás cuelga de él.
Create Review Comment
AcciónEn Zapier“Creates a general comment for a chosen review.”
Publica un comentario general en una revisión, con un campo Team Only opcional.
Create Reviewer Group
AcciónEn Zapier“Creates a new reviewer group.”
Crea un grupo de revisores en un proyecto. También decides si sus miembros pueden subir archivos.
Download File Version
AcciónEn Zapier“Downloads the contents of the chosen file version.”
Trae al Zap el contenido de una versión concreta de un archivo, para guardarlo o enviarlo en los pasos siguientes.
Upload a File
AcciónEn Zapier“Uploads a file to a defined project by its URL.”
Sube un archivo a un grupo de revisores desde un enlace, con el nombre que elijas. El enlace tiene que ser público.
Upload a File (With a File Object)
AcciónEn Zapier“Uploads a file to a defined project.”
Toma un archivo que ya viaja en un paso anterior del Zap, en lugar de un enlace público, y lo deja en Filestage.
Las búsquedas de Filestage: 9 formas de recuperar lo que ya existe
9 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Filestage, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo en Filestage y se lo pasa al paso siguiente. En el editor, las búsquedas están al final de la lista de eventos, bajo SEARCH. Cualquier búsqueda vuelve el Zap de varios pasos, es decir, de pago. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Get Comments by Review
BúsquedaEn Zapier“Returns all comments of a chosen review.”
Reúne todos los comentarios de una revisión para trabajar con la conversación entera. Práctico para no perder nada de lo que pidió el cliente.
Get File by ID
BúsquedaEn Zapier“Returns a file by its ID.”
Devuelve un archivo concreto cuando ya tienes su identificador de un paso anterior. Útil cuando el disparador trae solo lo básico.
Get File Reviews
BúsquedaEn Zapier“Returns all reviews of a file by its ID.”
Enumera todas las revisiones por las que pasó un archivo, ronda tras ronda. Sirve para medir las rondas de un mismo archivo.
Get Folders
BúsquedaEn Zapier“Returns all folders of the team.”
Devuelve todas las carpetas de tu equipo, sin identificador que aportar. Es el punto de partida más fácil cuando no conoces ningún identificador.
Get Folder by ID
BúsquedaEn Zapier“Returns a folder by its ID.”
Localiza una sola carpeta a partir de su identificador, cuando la lista completa sobra. Devuelve una sola carpeta, nada más.
Get Projects
BúsquedaEn Zapier“Returns all projects of the team.”
Saca la lista completa de proyectos de tu equipo, sin escribir nada.
Get Project by ID
BúsquedaEn Zapier“Returns a project by its ID.”
Recupera un proyecto cuando su identificador llega de un disparador o de un paso previo. Solo sale un proyecto.
Get Review by ID
BúsquedaEn Zapier“Returns a review by its ID.”
Trae una revisión a partir de su identificador. Es el puente del primer Zap de esta página.
Get Reviewer Groups by Project
BúsquedaEn Zapier“Returns reviewer groups by project.”
Devuelve los grupos de revisores de un proyecto y, con ellos, el Step ID que piden otras acciones.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en buscar o crear. Filestage no ofrece ninguna variante así, de modo que aquí no la usarás.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarte con el primero (opción por defecto), parar el Zap o pasar todos a la vez.
Cuando tu Zap de Filestage falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Filestage ni publica límites de uso para esta app. Lo que falla es la mecánica general, y en una herramienta de revisión donde todo está enlazado se nota.
Cuatro casos que conviene conocer antes de encender nada. Si alguno te pasa igualmente, la página de Depuración Zapier es el siguiente paso.
Lo anterior no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los comentarios, archivos y decisiones previos se quedan donde están; moverlos es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Create Folder en un Zap que arranca con una carpeta nueva, o archivar dentro de un Zap que escucha los archivados: se reactiva una y otra vez y quema tareas.Subidas masivas retenidas
Si llega de golpe un lote grande de archivos o proyectos, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenar el disparador en lugar de procesarlo todo.Nada se procesa dos veces
En los 2 disparadores por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio. El mismo elemento no vuelve a arrancar el Zap.
¿Necesitas ayuda para automatizar Filestage con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
