Integración Flow ZapierAutomatiza Flow con Zapier.
La integración Flow Zapier trae 3 disparadores, 1 acción y 0 búsquedas. Zapier detecta en Flow una tarea nueva, un proyecto nuevo o una tarea terminada y la lleva a otra app, y también puede crear una tarea en Flow a partir de lo que pasa en otra herramienta.
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Qué hace de verdad la integración Flow Zapier
Conectar Flow con Zapier hace que tu gestor de tareas hable con el resto de tus herramientas, sin copiar tareas a mano. Zapier encadena apps entre sí. Aquí vigila Flow para detectar trabajo nuevo o terminado, y puede dejar tareas en Flow cuando algo ocurre en otra app.
El uso que más se agradece es un control de horas y facturación que se rellena solo: Completed Task apunta cada tarea terminada en una hoja que luego revisa administración. Después viene un equipo avisado de cada proyecto nuevo: New Project lo anuncia en el chat del equipo, y New Task hace lo mismo con cada tarea. Y por último, peticiones convertidas en tareas: Create Task crea la tarea en el equipo correcto a partir de un formulario o un correo.
Ahora, lo que Zapier no hace con Flow. Ninguno de los tres disparadores es instantáneo: Zapier revisa Flow cada cierto tiempo, cada 15 minutos en el plan gratuito. No hay búsquedas, así que un Zap no puede localizar una tarea existente. Y la única acción es crear: editar, mover o borrar tareas no está disponible. Si tu proceso depende de cambiar tareas ya creadas, tenlo en cuenta antes de montar nada.
Si comparas plataformas, mira la integración Flow Make y la integración Flow n8n.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras salen en cualquier página sobre Zapier. Aquí van, en castellano llano, una sola vez.
- Zap
- La automatización que construyes: un evento que la arranca y uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con Flow: una tarea nueva, un proyecto nuevo o una tarea terminada.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, sin que intervengas.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier, que no es una tarea de Flow. Una tarea de Zapier es una acción que termina bien.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la app en cuanto pasa el evento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo para si no la cumple.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap con más de un disparador y una acción. Una segunda acción, un filtro o una búsqueda lo convierten en uno.
Cuánto cuesta un Zap con Flow
Flow no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. Cuidado con la palabra «tarea», que aquí significa dos cosas.
- App premiumNo, disponible en el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Se cobraCada acción que sale bien, una tarea
- No se cobraEl disparador, las consultas, los fallos
El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos: un disparador de Flow y una acción caben justos. Pero en Zapier una tarea es una acción cobrada, no un pendiente de Flow. El disparador no gasta ninguna, ni tampoco las consultas que Zapier hace a Flow. Cada acción que sale bien cuenta una vez; un fallo no cuesta nada. Si añades un filtro, para quedarte solo con algunos proyectos, el Zap pasa a ser de varios pasos y de pago. Los tres disparadores de Flow son por consulta: la tabla de abajo marca su rapidez.
Conecta Flow con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Flow enlazada una vez y reutilizada por cada paso de Flow.
- 02
Elige Flow
Escribe Flow en el buscador del cuadro, selecciónala en la lista y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de Flow para que inicies sesión.
- 03
Entra y autoriza
Inicia sesión en Flow y da acceso a Zapier. Usa una cuenta que vea los equipos y proyectos que quieres automatizar; lo que no es tuyo necesita permiso de lectura o escritura.
Tu primer Zap: cada proyecto nuevo arranca con su tarea
ObjetivoSe crea un proyecto en Flow, un filtro deja pasar los que cumplen tu condición y Zapier crea la tarea de arranque en el equipo correcto.
- 01
Crea el Zap
En Zapier, empieza un Zap nuevo y elige Flow con New Project como evento de arranque. Selecciona la conexión de Flow que creaste antes.
- 02
Prueba con un proyecto real
Prueba el disparador. Zapier trae los tres proyectos más recientes de la cuenta conectada, así que conectas los campos sobre un proyecto real.
- 03
Filtra los proyectos
Añade un Filter: un campo del proyecto, una regla y un valor. Los que no cumplen se paran ahí. El filtro hace que el Zap sea de varios pasos, y por tanto de pago.
- 04
Crea la tarea
Añade Flow con Create Task. Pon un Task Name claro con lo que trajo la prueba y elige el Team que pone en marcha el proyecto.
- 05
Publica
Ejecuta cada paso una vez y abre la tarea creada en Flow. Cuando todo cuadre, pulsa Publish para activar el Zap, que revisará Flow según el intervalo de tu plan.
Los disparadores de Flow en Zapier
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Flow. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
Completed Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a task is completed.”
Recoge cada tarea que alguien marca como terminada en Flow y la pasa al paso siguiente. Es la base de todo lo que debe seguir a un trabajo acabado: un informe, un aviso al cliente, una línea de factura.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new project is added.”
Arranca el Zap cuando se crea un proyecto en Flow. Encaja con todo lo que debe hacerse una sola vez por proyecto, para que el resto de herramientas estén listas el día que empieza.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task is added.”
Se activa con cada tarea añadida en Flow, la cree quien la cree. Zapier lo destaca como el disparador principal de Flow, y es el indicado cuando cada trabajo nuevo debe copiarse o anunciarse en otro sitio.
Las acciones de Flow en Zapier
Flow te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new Flow task.”
Crea una tarea en Flow a partir de lo que llega al Zap: una respuesta de formulario, un correo, una incidencia. Le das un nombre y eliges el equipo que la recibe.
Cuando un Zap con Flow falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Flow y no hay límites propios de la app documentados. Lo que falla es lo de cualquier Zap, con un caso que afecta más a Flow.
Cuatro casos explican casi todo. El primero es propio de apps como Flow, que pueden arrancar un Zap y a la vez recibir su resultado. Para el método general, la guía de depuración Zapier explica cada arreglo.
El Zap que crea su propio disparador
Un Zap con New Task que termina en Create Task sobre la misma cuenta de Flow se relanza una y otra vez, y agota las tareas del plan muy rápido.No recupera lo anterior
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Las tareas y proyectos que ya existían no aparecen; moverlos es otro trabajo distinto.Una importación masiva frenada
Si importas de golpe un lote grande de tareas, la protección contra avalanchas de Zapier puede retener el disparador en vez de lanzar el Zap para cada una.Sin dobles ejecuciones
En un disparador por consulta, Zapier recuerda lo que ya vio, así que la misma tarea o el mismo proyecto no vuelve a arrancar el Zap.
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