Intégration Flow ZapierAutomatiser Flow avec Zapier.
L'intégration Flow Zapier compte 3 déclencheurs, 1 action et 0 recherche. Zapier repère dans Flow une nouvelle tâche, un nouveau projet ou une tâche terminée et la transmet ailleurs, et il peut créer une tâche Flow à partir de ce qui se passe dans une autre app.
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Ce que fait vraiment l'intégration Flow Zapier
Relier Flow à Zapier, c'est faire parler ton gestionnaire de tâches avec le reste de tes outils, sans recopier les tâches à la main. Zapier enchaîne les apps entre elles. Ici, il surveille Flow pour le travail nouveau ou terminé, et peut déposer des tâches dans Flow quand quelque chose se passe ailleurs.
Premier point, souvent découvert trop tard : aucun des trois déclencheurs n'est instantané. Zapier va vérifier Flow à intervalle fixe, toutes les 15 minutes sur le plan gratuit ; une tâche terminée peut donc mettre ce temps à remonter. Autre limite : aucune recherche, donc pas moyen de retrouver une tâche existante avant d'agir, et une seule action, la création. Modifier, déplacer ou supprimer une tâche n'est pas prévu.
Dans ce cadre, trois résultats reviennent. Les demandes qui deviennent des tâches : Create Task ajoute une tâche dans la bonne équipe à chaque formulaire rempli ou e-mail reçu. Un agenda qui suit le travail : New Task pose chaque nouvelle tâche dans l'agenda de l'équipe. Un suivi d'avancement sans relance : Completed Task remplit un tableau de bord dès qu'une tâche est cochée, et New Project prépare les outils de chaque nouveau projet.
Pour comparer, la même app est traitée côté intégration Flow Make et côté intégration Flow n8n.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent sur toutes les pages Zapier. Les voici, en français courant, une seule fois.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un événement qui la lance, puis une ou plusieurs étapes qui tournent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui fait partir le Zap. Avec Flow : une tâche, un projet, ou une tâche terminée.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture, à ne pas confondre avec une tâche Flow. Une tâche Zapier, c'est une action qui aboutit.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app dès que ça arrive.
- Filtre
- Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une seconde action, un filtre ou une recherche le rend payant.
Combien coûte un Zap Flow
Flow fonctionne dès le plan gratuit de Zapier. Attention au mot « tâche », qui veut dire deux choses ici.
- Réservée aux plans payantsNon, disponible en gratuit
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- FacturéChaque action réussie, une tâche
- GratuitLe déclencheur, les vérifications, les échecs
Chez Zapier, une tâche est une action facturée, pas une tâche Flow. Le déclencheur n'en coûte jamais, pas plus que les vérifications que Zapier fait sur Flow. Chaque action réussie compte une fois, un échec ne coûte rien. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps à deux étapes : un déclencheur Flow et une action y tiennent. Ajoute un filtre (pour ne garder que certains projets) et le Zap passe en multi-étapes, donc payant. Les trois déclencheurs Flow fonctionnent par interrogation : la grille ci-dessous fixe leur réactivité.
Connecter Flow à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Flow relié une fois, puis réutilisé par chaque étape Flow.
- 02
Choisis Flow
Tape Flow dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app dans la liste, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Flow pour t'identifier.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur Flow et donne l'accès à Zapier. Prends un compte qui voit les équipes et projets à automatiser ; ce qui ne t'appartient pas demande un droit de lecture ou d'écriture.
Ton premier Zap : une tâche de lancement pour chaque nouveau projet
ObjectifUn projet est créé dans Flow, un filtre garde ceux qui remplissent ta condition, et Zapier crée la tâche de lancement dans la bonne équipe.
- 01
Crée le Zap
Dans Zapier, démarre un nouveau Zap et choisis Flow avec New Project comme événement de départ. Sélectionne la connexion Flow créée plus tôt.
- 02
Teste sur un vrai projet
Lance le test du déclencheur. Zapier ramène les trois projets les plus récents du compte relié : tu fais le branchement sur un vrai projet, pas sur un exemple vide.
- 03
Filtre les projets
Ajoute un Filter : un champ du projet, une règle, une valeur. Les projets qui ne correspondent pas s'arrêtent là. Le filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.
- 04
Crée la tâche
Ajoute Flow avec Create Task. Donne un Task Name clair à partir de ce que le test a ramené et choisis la Team qui lance le projet.
- 05
Publie
Lance chaque étape une fois et ouvre la tâche créée dans Flow. Quand tout est bon, clique sur Publish pour allumer le Zap, qui vérifie Flow selon l'intervalle de ton plan.
Les déclencheurs Flow dans Zapier
3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Flow. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Completed Task
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a task is completed.”
Récupère chaque tâche cochée comme terminée dans Flow et la passe à l'étape suivante. C'est le point de départ de tout ce qui doit suivre un travail fini : compte rendu, point client, ligne de facturation.
New Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new project is added.”
Lance le Zap à la création d'un projet dans Flow. Il sert à tout ce qui doit se faire une seule fois par projet, pour que tes autres outils soient prêts le jour de l'ouverture.
New Task
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new task is added.”
Part à chaque tâche ajoutée dans Flow, quel qu'en soit l'auteur. Zapier le met en avant comme le déclencheur principal de Flow, et c'est lui qu'on choisit quand chaque nouveau travail doit être recopié ou annoncé ailleurs.
Les actions Flow dans Zapier
Flow te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Task
ActionDans Zapier“Creates a new Flow task.”
Ajoute une tâche dans Flow à partir de ce qui arrive dans le Zap : une réponse de formulaire, un e-mail, un ticket. Tu lui donnes un nom et tu choisis l'équipe qui la reçoit.
Quand un Zap Flow casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Flow et aucune limite propre à l'app n'est documentée. Ce qui casse, c'est ce qui casse sur tous les Zaps, avec un cas qui touche Flow plus que d'autres.
Quatre cas couvrent l'essentiel. Le premier est propre aux apps comme Flow, qui peuvent à la fois lancer un Zap et en recevoir le résultat. Pour la méthode générale, la page Dépannage Zapier détaille chaque correction.
Le Zap qui crée son propre déclencheur
Un Zap sur New Task qui finit par Create Task dans le même compte Flow se relance encore et encore, et ton quota de tâches fond très vite.Pas de rattrapage de l'existant
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les tâches et projets déjà là ne remontent pas : les reprendre est un chantier à part.Un import massif mis en attente
Importe d'un coup un gros lot de tâches et la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le déclencheur au lieu de lancer le Zap pour chacune.Pas de double passage
Sur un déclencheur par interrogation, Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : la même tâche ou le même projet ne relance pas le Zap une seconde fois.
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