Integración FreeAgent ZapierAutomatiza FreeAgent con Zapier.
La integración FreeAgent Zapier trae 4 disparadores y 2 acciones. Un contacto, una factura, una tarea o un usuario nuevos pueden arrancar un Zap, y desde otras herramientas puedes crear contactos y tareas. Los cuatro disparadores funcionan por consulta, así que el ritmo depende del plan.
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Qué hace de verdad la integración FreeAgent Zapier
La integración FreeAgent Zapier conecta tu contabilidad de FreeAgent con Zapier. Un contacto, una factura, una tarea o un usuario nuevos pueden poner en marcha trabajo en otras herramientas, y estas pueden añadir contactos y tareas a FreeAgent sin teclear dos veces. FreeAgent no es una app premium: el plan gratuito de Zapier basta para probarla.
Tres resultados compensan la configuración. Altas de equipo sin olvidos: New User avisa cuando alguien entra en tu cuenta de FreeAgent y Create Task deja su lista de bienvenida en el proyecto que elijas. Facturas que avisan solas: New Invoice pasa cada factura nueva al siguiente paso, para que quien cobra se entere sin abrir la contabilidad. Contactos que llegan solos: Create Contact da de alta un contacto nuevo en FreeAgent desde el formulario o el CRM donde apareció primero.
Ahora, lo que Zapier no hace aquí. No hay ninguna búsqueda: un Zap no puede comprobar si un contacto ya existe antes de escribir, así que los duplicados aparecen con facilidad. Nada actualiza ni borra una ficha, y nada crea facturas. Y todos los disparadores son por consulta: un evento llega al Zap en la siguiente revisión, cada 15 minutos en el plan gratuito. Para la misma app en otra plataforma, mira la Integración FreeAgent Make, y nuestra comparativa Make vs Zapier enfrenta las dos criterio por criterio.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Seis palabras aparecen en cada bloque de esta página. Aquí van, sin tecnicismos.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda pendiente de que ocurra.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti en una app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan es un número de tareas.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo y se queda solo con lo nuevo. Instantáneo: la app avisa a Zapier en el acto.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si el elemento que llega cumple tu condición, y lo detiene si no.
Lo que cuesta de verdad un Zap de FreeAgent
Zapier cobra tareas, nunca revisiones. Vigilar FreeAgent en busca de contactos, facturas, tareas o usuarios nuevos no cuesta nada.
- RevisiónGratis, nunca se cobra
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- FiltroZap de varios pasos, plan de pago
Cada acción con éxito cuenta como una tarea, y una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y una revisión cada 15 minutos, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. New User con Create Task cabe. Si añades un filtro, el Zap pasa a ser de varios pasos y requiere un plan de pago, donde la revisión baja a cada 2 minutos en Professional y cada minuto en Team y Enterprise.
Conectar FreeAgent con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre tus apps en Zapier
Entra en la página Apps de tu cuenta de Zapier y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de FreeAgent enlazada una vez con Zapier y reutilizada por todos los Zaps que la usen.
- 02
Elige FreeAgent
Escribe FreeAgent en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de FreeAgent y acceso a los proyectos o fichas que no son tuyos pero que el Zap tiene que tocar.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Se abre una pestaña nueva de FreeAgent. Entra con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps y concede el acceso a Zapier. A partir de ahí, cualquier paso de FreeAgent puede usar esta conexión.
Tu primer Zap: la bienvenida de cada usuario nuevo
ObjetivoLa gerente de una asesoría que trabaja con FreeAgent quiere que cada usuario nuevo que cumpla su regla tenga su tarea de bienvenida en el proyecto «Altas», para que nadie se quede sin accesos el primer día.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige FreeAgent como app y New User como evento, y selecciona tu conexión. Es el evento que despierta al Zap cada vez que alguien entra en la cuenta.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres usuarios más recientes de la cuenta. Así configuras lo que sigue sobre un usuario real y no sobre una suposición.
- 03
Añade el filtro
Desde el icono de suma, añade Filter y rellena tres casillas: campo, regla y valor. Regla de texto para texto, o el filtro nunca deja pasar nada. Con él, el Zap ya es de varios pasos.
- 04
Añade Create Task
Añade FreeAgent con Create Task. Elige el proyecto de altas, escribe el nombre de la tarea con los datos del usuario, fija un estado e indica si el tiempo dedicado es facturable.
- 05
Prueba y Publish
Prueba la acción, revisa la tarea en FreeAgent y pulsa Publish. Solo los usuarios que entren a partir de ahora tendrán su tarea; los que ya estaban no se tocan.
Los disparadores de FreeAgent
4 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en FreeAgent. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you add a new contact.”
Entrega a tu Zap cada contacto que se añade en FreeAgent, para que el resto de tus herramientas conozcan al cliente a la vez que tu contabilidad.
New Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new invoice is added or meets criterion.”
Pone en marcha el Zap por cada factura que se añade en FreeAgent, la forma más directa de avisar al resto del negocio de que hay un cobro pendiente.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task is added.”
Salta cuando se añade una tarea dentro de un proyecto concreto de FreeAgent, el que tú indiques, para que otras herramientas sigan lo que el equipo tiene pendiente.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new user is added.”
Avisa cuando una persona nueva pasa a ser usuaria de tu cuenta de FreeAgent, buena señal para todo lo que supone incorporar a un compañero o a una gestora.
Las acciones de FreeAgent
FreeAgent te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Create a new contact in FreeAgent.”
Da de alta una ficha nueva en tus contactos de FreeAgent con datos recogidos en otro sitio, lista para facturarle más adelante.
Create Task
AcciónEn Zapier“Create a task inside a project.”
Coloca una tarea en el proyecto de FreeAgent que elijas, con su nombre, su estado y si el tiempo que lleva se puede facturar.
Cuando un Zap de FreeAgent falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a FreeAgent: estos son los fallos que puede tener cualquier Zap.
Cuatro casos reúnen casi todas las sorpresas, y ninguno se nota mientras montas el Zap. Si alguno ya te ha costado una mañana, la página Depuración Zapier explica cómo arreglarlo.
El historial no se recoge
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Contactos, facturas y tareas que ya estaban en FreeAgent nunca se procesan; mover ese historial es otro trabajo.Create Task alimentando New Task
Un Zap que crea tareas en el mismo proyecto que vigila su disparador New Task se relanza una y otra vez y se come tus tareas a toda velocidad.Una importación frenada
Tras una importación masiva de contactos o una migración, un disparador puede devolver un lote enorme de golpe. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Cada elemento arranca una vez
Zapier recuerda lo que ya vio en un disparador por consulta, así que el mismo contacto o la misma factura nunca lanzan el Zap dos veces.
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Una persona lee cada mensaje.
