Integración Google Calendar ZapierAutomatiza Google Calendar con Zapier.
La integración Google Calendar Zapier ofrece 7 disparadores, 9 acciones y 5 búsquedas. Aquí ves qué hace cada una, cuánto gasta de tu plan, cuáles son los dos disparadores instantáneos y dónde suelen fallar tus primeros Zaps.
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Qué hace la integración Google Calendar Zapier por ti
Conecta tus calendarios de Google con Zapier. Un evento que se crea, cambia, empieza, termina o se cancela puede poner en marcha trabajo en otra app. Y al revés: tus herramientas pueden crear citas, invitar o quitar asistentes, mover o borrar reuniones en tu calendario sin que lo abras.
Tres usos aparecen casi siempre primero. Pasar las reservas a otro sitio: New Event detecta una reunión en cuanto se crea y envía sus datos a tu CRM o al chat del equipo. Mantener la lista de invitados al día: una respuesta de formulario o una oportunidad que avanza arranca el Zap y Add Attendee(s) to Event invita a la persona adecuada. Seguimiento tras la reunión: Event Ended ve que una llamada terminó y crea la siguiente tarea en otra herramienta.
Lo más útil es entender la diferencia entre disparadores. Solo New Event y New or Updated Event son instantáneos: Google avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan. Los otros cinco se consultan cada cierto tiempo, así que en el plan gratuito una cancelación o el inicio de una reunión pueden llegar hasta 15 minutos tarde. Para avisos ligados a la hora de inicio, cuenta con ese margen.
Para comparar herramientas con la misma app, las páginas Integración Google Calendar n8n e Integración Google Calendar Make explican la misma app en las otras dos plataformas.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda esta página. Aquí las tienes, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas: un evento de inicio y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ese evento ocurre.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, como una reunión nueva en tu calendario. Con el Zap encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que crea, cambia, mueve o borra algo en tu lugar.
- Tarea
- La unidad que Zapier cobra: una acción completada con éxito. Tu plan se mide en tareas al mes.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app a Zapier en cuanto ocurre.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, por ejemplo una cita, para que los pasos siguientes lo usen.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de Google Calendar
Google Calendar no está reservada a los planes de pago: funciona desde el plan gratuito. Pagas por acciones, no por esperar.
- Plan gratuito100 tareas al mes
- Zaps en el plan gratuitoIlimitados, de dos pasos
- Solo en planes de pagoNo
- Disparadores instantáneos2 de 7
El disparador no cuesta nada, y que Zapier revise tu calendario tampoco, lo mire las veces que lo mire. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea: un Zap que añade un invitado y luego envía un correo gasta dos por evento. Una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. Decide primero la forma del Zap.
Conectar Google Calendar con Zapier en 3 pasos
- 01
Abre tus apps conectadas
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Google enlazada una sola vez y reutilizada por cada paso que toque tus calendarios.
- 02
Elige Google Calendar
Escribe Google Calendar en el buscador de la ventana, selecciónalo y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con la pantalla de acceso de Google.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra con la cuenta de Google que tiene los calendarios y autoriza a Zapier a usarla. Un calendario que te comparte un compañero solo funciona si esa cuenta tiene permisos de lectura o escritura.
Tu primer Zap de Google Calendar: sumar un entrevistador
ObjetivoCada evento nuevo cuyo título hable de una entrevista recibe como invitada a tu responsable de selección.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap nuevo, elige Google Calendar y New Event, luego tu conexión y el calendario a vigilar. Es instantáneo: el Zap reacciona en cuanto se crea un evento.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres eventos más recientes de ese calendario: elige una entrevista real para configurar lo demás con datos de verdad.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso Filter desde el icono de más. Elige el título del evento, una regla de texto y la palabra entrevista como valor de comparación. Lo demás se queda ahí.
- 04
Invita a la responsable
Añade Google Calendar con Add Attendee(s) to Event. Elige el mismo calendario, enlaza el evento del disparador y escribe su dirección de correo.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso una vez y revisa lo que devuelve, para ver a la invitada añadida en el evento de prueba. Después pulsa Publish. Con el filtro, este Zap de tres pasos necesita plan de pago.
Los 7 disparadores de Google Calendar
7 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Google Calendar, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Calendar
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a calendar is created.”
Reacciona cuando aparece un calendario entero en tu cuenta de Google, no cuando se añade un evento dentro de uno.
Event Cancelled
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an event is cancelled or deleted.”
Recoge los eventos que alguien cancela o borra en el calendario elegido, para que tus otras herramientas recojan lo que queda suelto.
Event Ended
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an event ends.”
Salta cuando un evento del calendario elegido ha terminado, por eso es el punto de partida lógico de todo lo que viene después de una reunión.
Event Start
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a specified amount of time before an event starts.”
Se activa un tiempo elegido antes de que empiece un evento, y así tu calendario se convierte en un motor de recordatorios para cualquier otra app.
New or Updated Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is created or updated (except when it's cancelled).”
Capta cada evento que se crea o se edita en el calendario elegido, salvo las cancelaciones, así que también ve una reunión movida o renombrada.
New Event
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an event is created.”
Arranca el Zap en cuanto entra un evento nuevo en el calendario elegido.
New or Updated Event Matching Search
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an event is created or updated to match the search.”
Vigila solo los eventos que cumplen una búsqueda que tú defines, tanto si son nuevos como si acaban de editarse para coincidir con ella.
Las 9 acciones de Google Calendar
Google Calendar te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Attendee(s) to Event
AcciónEn Zapier“Invites one or more person to an existing event.”
Invita a una o varias personas a un evento que ya existe, con sus direcciones separadas por comas.
Create Calendar
AcciónEn Zapier“Creates a new calendar.”
Añade un calendario nuevo a tu cuenta de Google, con el nombre que elijas, listo para recibir eventos de otros pasos.
Delete Event
AcciónEn Zapier“Deletes an event.”
Borra un evento del calendario elegido, con la opción de avisar a sus invitados.
Create Detailed Event
AcciónEn Zapier“Create an event by defining each field.”
Construye un evento campo a campo: inicio y fin, día completo o no, color, recordatorios, permisos de los invitados y enlace de videollamada opcional.
Quick Add Event
AcciónEn Zapier“Create an event from a piece of text. Google parses the text for date, time, and description info.”
Crea un evento a partir de una frase en texto libre, y Google saca de ella la fecha, la hora y la descripción.
Move Event to Another Calendar
AcciónEn Zapier“Move an event from one calendar to another calendar.”
Pasa un evento de un calendario a otro, con una opción para avisar a los invitados del cambio.
Remove Attendee(s) From Event
AcciónEn Zapier“Removes one or more attendees from an existing event.”
Quita uno o varios invitados de un evento existente; si una dirección no está en la lista, simplemente se ignora.
Update Event
AcciónEn Zapier“Updates an event. Only filled fields are updated.”
Cambia un evento existente tocando solo los campos que rellenas: lo que dejas vacío se queda como estaba.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Un paso avanzado, aún en beta, que envía tu propia petición a Google Calendar reutilizando la conexión que ya tienes.
Las 5 búsquedas de Google Calendar
5 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Google Calendar, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en Google Calendar y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Retrieve Event by ID
BúsquedaEn Zapier“Finds a specific event by its ID in your calendar.”
Trae un evento concreto cuando ya tienes su identificador, guardado por ejemplo en una ficha del CRM por un Zap anterior.
Find Events
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds events in your calendar. Returns up to 250 matching events.”
Recorre un calendario buscando los eventos que coinciden con lo que le das, y devuelve hasta 250.
Find Busy Periods in Calendar
BúsquedaEn Zapier“Finds busy time periods in your calendar for a specific timeframe.”
Devuelve los tramos ya ocupados de un calendario en el periodo que fijas, para que un Zap vea de un vistazo cuándo no estás libre.
Find Calendars
BúsquedaEn Zapier“Get comprehensive list of calendars accessible to the user with their properties and access levels. Returns up to 250 matching calendars.”
Lista los calendarios a los que llega la cuenta conectada, con sus propiedades y tu nivel de acceso, hasta 250.
Get Calendar Information
BúsquedaEn Zapier“Retrieve calendar properties including timezone, access permissions, default settings, and metadata.”
Lee la configuración de un calendario: su zona horaria, los permisos de acceso y sus ajustes por defecto.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas tal cual, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcarlo convierte la búsqueda en «buscar o crear»: el ajuste anterior desaparece y Zapier pide los campos necesarios para crear lo que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, detener el Zap o pasarlos todos juntos.
Cuando un Zap de Google Calendar falla
Casi todos los fallos de Google Calendar vienen de los permisos, de datos de prueba demasiado antiguos o de un Zap que se alimenta a sí mismo.
Zapier mantiene una página Common Problems with Google Calendar en su centro de ayuda, y los casos de abajo son los que documentan las fuentes de esta página. Para un método paso a paso con cualquier Zap, consulta la guía de Depuración Zapier.
Las acciones de escritura fallan en un calendario compartido
La cuenta conectada ve el calendario pero no puede editarlo, y estas acciones lo exigen. Pide permiso de edición al propietario o elige un calendario de la propia cuenta.La prueba del disparador no encuentra nada
Event Cancelled y New or Updated Event buscan actividad reciente. Cancela o edita un evento de prueba en ese calendario dentro de las últimas 3 horas y vuelve a probar.El Zap entra en bucle
Un Zap que crea eventos en el calendario que vigila su propio disparador se relanza en cada ejecución y quema tareas. Escribe en otro calendario o añade un filtro.Los avisos llegan tarde
Event Start y Event Ended funcionan por consulta. En el plan gratuito, Zapier mira cada 15 minutos, así que un aviso puede llegar después de la antelación que fijaste.Find Events se deja resultados
La búsqueda devuelve hasta 250 eventos, y una serie recurrente vuelve como un solo evento mientras no actives la opción que la separa en repeticiones.Los eventos antiguos nunca se recogen
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Una importación grande de eventos pasados también puede quedar retenida por la protección de Zapier.
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