Integración Google Workspace Admin ZapierAutomatiza Google Workspace Admin con Zapier.
La integración Google Workspace Admin Zapier reúne 2 disparadores, 12 acciones y 2 búsquedas. Cubre el trabajo de administración en torno a las personas: crear cuentas, meterlas en grupos, repartir roles y licencias y cerrar el acceso cuando alguien se va.
App premium Zapier reserva esta app a sus planes de pago.
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Qué hace la integración Google Workspace Admin Zapier
Conecta la parte de administración de tu Google Workspace con Zapier. Un usuario creado o modificado en tu dominio arranca una automatización, y otras herramientas pueden crear usuarios, moverlos de grupo, darles roles o licencias, suspenderlos o borrarlos. Antes de nada: es una app premium en Zapier, así que pide plan de pago o la prueba gratuita.
Tres resultados que se montan primero. Altas listas desde el primer minuto: New User salta en cuanto existe la cuenta, y Assign License más Add User to Group le dan lo que su puesto necesita. Grupos comprobados antes de escribir: Find Group by Email confirma que el grupo existe antes de meter a nadie. Bajas sin cabos sueltos: Suspend User, Remove User from Group y Revoke License cierran el acceso en un solo Zap, lanzado desde tu herramienta de RR. HH.
Los dos disparadores son instantáneos: con cualquier plan, el Zap arranca en cuanto Google avisa del cambio. Lo que no hace: no hay disparador para un usuario borrado o suspendido, ninguna acción para borrar un grupo y nada sobre unidades compartidas, dispositivos o ajustes de correo entre las operaciones visibles. Y un Zap nunca recupera las cuentas creadas antes de encenderlo.
Si comparas herramientas, tienes la Integración Google Workspace Admin n8n y la Integración Google Workspace Admin Make, con la misma estructura.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras sostienen esta página. Aquí van una vez, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas: un evento de arranque y luego uno o varios pasos que se repiten cada vez.
- Disparador
- El evento de Google Workspace que arranca el Zap, como un usuario nuevo. Con el Zap encendido, Zapier lo espera solo.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, cambia, suspende o borra algo en tu dominio.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. La cuota de tu plan se mide en tareas, no en Zaps.
- Disparador instantáneo
- Un disparador que avisa la propia app: Google llama a Zapier en cuanto ocurre el evento. Los dos de esta app lo son.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza un usuario o un grupo que ya existe, para que los pasos siguientes actúen sobre ese.
- App premium
- Una app que Zapier reserva a los planes de pago y a la prueba gratuita. Google Workspace Admin lo es: el gratuito no la incluye.
Lo que cuesta de verdad
Empieza por el plan: el plan gratuito de Zapier no da acceso a Google Workspace Admin.
- App premiumSí, solo planes de pago y prueba gratuita
- DisparadoresLos dos instantáneos
- Se cobraCada acción completada
- Permisos de administradorObligatorios para las acciones de roles
Necesitas un plan de pago, o la prueba gratuita para montar y probar. Después rige la cuenta de siempre. El disparador nunca gasta tareas. Cada acción completada cuesta una: un Zap de alta que asigna una licencia y mete al usuario en un grupo gasta dos por persona. Las acciones que fallan no se cobran. Un Zap de baja que suspende, saca de un grupo y retira la licencia gasta tres. Los filtros y las búsquedas lo convierten en un Zap de varios pasos, algo que todos los planes de pago permiten.
Conecta tu cuenta de Google Workspace Admin
- 01
Entra en Apps
En Zapier, abre la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Google enlazada una vez y reutilizada por cada Zap de administración.
- 02
Elige la app
Busca Google Workspace Admin en el cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña con el acceso de Google para la cuenta que gestiona tu dominio.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra con esa cuenta de administrador y concede el acceso a Zapier. De vuelta en el editor, la conexión aparece en tu lista, lista para cualquier paso de Google Workspace Admin.
Tu primer Zap: cada alta, a su grupo comprobado
ObjetivoCuando se crea un usuario nuevo en el dominio, comprobar que existe el grupo de recepción del hotel y meter al usuario en él.
- 01
Crea el Zap
Desde tu panel de Zapier, empieza un Zap nuevo. El editor se abre en el primer paso, el disparador, que es donde empieza siempre un Zap.
- 02
Elige New User
Selecciona Google Workspace Admin, el evento New User y tu conexión de administrador. Es instantáneo: la tarjeta lleva un rayo y no hay espera de plan.
- 03
Prueba con una cuenta real
Lanza la prueba: Zapier trae los tres usuarios más recientes del dominio. Crea antes una cuenta de prueba si hace falta y elígela para mapear datos reales.
- 04
Busca el grupo
Añade Find Group by Email y escribe la dirección exacta del grupo de recepción, respetando mayúsculas y minúsculas. La búsqueda hace que el Zap sea de varios pasos.
- 05
Mete al usuario
Añade Add User to Group, usa el grupo que encontró la búsqueda y coloca en Email Address el correo de la cuenta que trajo el disparador.
- 06
Prueba y publica
Prueba los pasos, revisa el grupo en la consola de administración y publica el Zap. Cada alta en la que Add User to Group se complete gastará una tarea por esa acción.
Disparadores de Google Workspace Admin
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Google Workspace Admin, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New User
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new user is created.”
Arranca el Zap cada vez que se crea una cuenta nueva en tu dominio, la cree quien la cree. Es la puerta de entrada natural de cualquier alta, porque no necesita que pase nada más antes.
Updated User
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an existing user is updated.”
Reacciona cuando se modifica una cuenta que ya existe en tu dominio, para que un cambio de departamento o de datos llegue al resto de tus herramientas.
Acciones de Google Workspace Admin
Google Workspace Admin te da 12 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add User to Group
AcciónEn Zapier“Adds a user to a group.”
Mete una cuenta en un grupo a partir de su correo, sin pasar por la consola.
Assign License
AcciónEn Zapier“Assigns a product license to a user.”
Asigna a una cuenta una licencia de producto, elegida entre los productos y referencias de tu dominio.
Assign Role to User
AcciónEn Zapier“Assigns a role to a user.”
Da un rol de administración a una cuenta, para que gestione la parte del dominio que cubre ese rol.
Create Group
AcciónEn Zapier“Creates a new group.”
Crea un grupo nuevo en tu Workspace, identificado por su dirección de correo, listo para recibir miembros.
Create User
AcciónEn Zapier“Creates a new user.”
Abre una cuenta en tu dominio con los datos que le pase un paso anterior, por ejemplo una ficha de RR. HH.
Delete User
AcciónEn Zapier“Deletes a user.”
Borra una cuenta de tu dominio: el paso más serio de toda la lista.
Remove Role from User
AcciónEn Zapier“Removes a role from a user.”
Quita un rol que tiene una cuenta, sin tocar nada más.
Remove User from Group
AcciónEn Zapier“Removes a user from a group.”
Saca una cuenta de un grupo, justo lo contrario del paso anterior.
Revoke License
AcciónEn Zapier“Removes a product license from a user.”
Retira una licencia de producto a una cuenta, eligiéndola en la misma lista que al asignarla.
Suspend User
AcciónEn Zapier“Suspends a user.”
Suspende una cuenta de tu dominio, un paso antes de borrarla.
Update User
AcciónEn Zapier“Updates an existing user.”
Cambia los datos de una cuenta existente, para que el directorio siga a la herramienta que manda.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
La vía avanzada: una petición escrita por ti a la API de Google Workspace Admin, con tu conexión, para lo que no cubren las acciones anteriores.
Búsquedas de Google Workspace Admin
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Google Workspace Admin, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un usuario o un grupo que ya existe para que los pasos siguientes actúen sobre él. Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo su título SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado sorprende.
Find Group by Email
BúsquedaEn Zapier“Finds a group by searching for the group's email address.”
Recupera un grupo a partir de su dirección de correo y se lo pasa a los pasos siguientes.
Find User by Email
BúsquedaEn Zapier“Finds a user by searching for one of the user's email addresses, including their aliases.”
Localiza una cuenta a partir de cualquiera de sus direcciones, principal o alias, y la entrega a los pasos siguientes.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas como viene, una búsqueda vacía detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en find-or-create en las apps que lo ofrecen. Google Workspace Admin no lo ofrece en Zapier: sus búsquedas solo buscan.
- If multiple search results are found?Tres salidas si coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos juntos.
Cuando algo falla
En un Zap de administración, las causas habituales son permisos, bucles y tiempos.
Zapier tiene un artículo de primeros pasos con Google Workspace Admin (en inglés). Antes de ir, repasa los cuatro casos de abajo. Si el historial sigue mostrando errores que no sabes ubicar, la página de Depuración Zapier explica el método.
Las cuentas existentes no llegan nunca
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de encenderlo. Las cuentas creadas antes se quedan fuera; recuperarlas es otro trabajo distinto.Updated User se alimenta solo
Un Zap que arranca con Updated User y luego ejecuta Update User vuelve a modificar la cuenta, se relanza y se come tus tareas muy rápido.Un alta masiva se queda retenida
Cuando un disparador avisa de golpe de un lote enorme, tras importar muchas cuentas, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenar la ejecución.Los pasos de rol fallan sin administrador
Assign Role to User y Remove Role from User solo funcionan si la cuenta de Google Workspace conectada tiene permisos de administrador.
¿Necesitas ayuda para automatizar Google Workspace Admin con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
