Integración Harvest ZapierAutomatiza Harvest con Zapier.
La integración Harvest Zapier reúne 16 disparadores, 9 acciones y 4 búsquedas. Qué hace cada una, cuánto cuesta en tareas, por qué ninguna reacciona al segundo y dónde se rompe un Zap de control horario sin que nadie se entere.
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Para qué sirve la integración Harvest Zapier
Conectar Harvest con Zapier permite que tus otras herramientas hablen con tu control de horas sin programar nada. Zapier vigila en Harvest facturas, clientes, proyectos, gastos y horas registradas, y puede crear allí clientes, contactos, proyectos, tareas y horas. Todos los disparadores de Harvest funcionan por consulta, así que la rapidez depende de tu plan.
Facturación que avisa sola. Invoice Paid cuenta al equipo que un cliente ha pagado, e Invoice Sent marca el arranque del seguimiento de cobro. Nadie tiene que entrar en Harvest a comprobarlo.
Horas que se apuntan sin teclear. Una reunión terminada en otra herramienta se convierte en horas con Create Time Entry, y Start Timer pone el reloj en marcha sobre el proyecto correcto.
Clientes y proyectos listos a la primera. Create Client, Create Contact y Create Project dan de alta lo que llega de tu CRM sin copiar y pegar, con Find Client delante para no duplicar a nadie.
Ahora, lo que Zapier no hace con Harvest. Ningún disparador es instantáneo. Ninguna acción edita ni borra un registro existente, y ninguna crea ni envía facturas. Tampoco recupera nada de lo que ya había en tu cuenta al activar el Zap. Si quieres comparar, la misma app tiene su página de Integración Harvest n8n y la de Integración Harvest Make.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en cada sección de esta página. Aquí van una sola vez, en cristiano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento de Harvest que pone en marcha el Zap, como una factura cobrada o un temporizador parado. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: crea o escribe algo por ti, aquí un cliente, un proyecto o unas horas.
- Tarea
- La unidad que Zapier factura: una acción completada con éxito. Tu plan cuenta tareas, no Zaps ni comprobaciones.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta: Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. Instantáneo: la app avisa a Zapier. En Harvest, todo es por consulta.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en Harvest, por ejemplo un proyecto por su nombre, para usarlo en los pasos siguientes.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Harvest
Resumen: pagas por lo que el Zap hace, nunca por lo que vigila.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Pasos en el gratuito2: un disparador, una acción
- ComprobacionesNunca se cobran
- HarvestNo es una app premium
El disparador no gasta ninguna tarea, y las comprobaciones que Zapier hace en Harvest tampoco, por muchas que sean. Cada acción que sale bien cuenta por separado: un Zap que crea un proyecto y luego una tarea gasta dos tareas por factura cobrada. Una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps de solo dos pasos, así que un filtro o una búsqueda lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige un plan de pago. Harvest no es una app premium: funciona desde el plan gratuito.
Conecta tu cuenta de Harvest a Zapier
- 01
Añadir la conexión
En tu cuenta de Zapier, abre la página Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana: escribe Harvest en el buscador y elige la app en la lista de resultados.
- 02
Entrar en Harvest
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Harvest: inicia sesión con la cuenta cuyos clientes, proyectos y horas debe ver el Zap. Necesitas, por tanto, una cuenta de Harvest ya creada.
- 03
Dar acceso una sola vez
Concede a Zapier acceso a esa cuenta. A partir de ahí, todos los pasos de Harvest de todos tus Zaps reutilizan la conexión. Si el Zap debe tocar proyectos que no son tuyos, la cuenta necesita antes permiso de lectura o escritura sobre ellos.
Tu primer Zap: de factura cobrada a nueva fase
ObjetivoCuando un cliente elegido paga su factura en Harvest, se abre solo el proyecto de la siguiente fase, sin que nadie lo cree a mano.
- 01
Elegir el disparador
Crea un Zap, elige Harvest como app de inicio e Invoice Paid como evento. Selecciona la conexión de Harvest que añadiste antes.
- 02
Probar con una factura real
Lanza la prueba del disparador. Zapier trae las tres facturas más recientes de la cuenta, así relacionas los campos con datos reales y no con suposiciones.
- 03
Añadir el filtro
Añade un paso Filter desde el icono más y rellena las tres casillas: campo, regla y valor. Para un nombre, usa una regla de texto o el filtro nunca dejará pasar nada.
- 04
Crear el proyecto
Añade Create Project y rellena sus dos campos obligatorios, Client y Name. Prueba el paso y comprueba en Harvest que el proyecto aparece bajo el cliente correcto.
- 05
Publicar
Pulsa Publish para activarlo. Solo reacciona a las facturas cobradas desde ahora. Con el filtro tiene tres pasos, así que necesita un plan de pago.
Los 16 disparadores de Harvest
16 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Harvest. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
Invoice Paid
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an invoice is fully paid.”
Arranca el Zap cuando una factura de Harvest queda pagada del todo, la señal más limpia de que un encargo está cerrado en lo económico.
Invoice Sent
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an invoice is sent or marked as sent.”
Detecta una factura en cuanto Harvest la registra como enviada, tanto si salió desde Harvest como si alguien solo la marcó así.
New Client
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new client is added.”
Salta con cada cliente nuevo que se da de alta en Harvest, el punto de partida natural para recibir a una cuenta nueva.
New Contact
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when new contact is added.”
Vigila las personas vinculadas a tus clientes de Harvest y salta con cada una que se añade.
New Expense
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new expense is added.”
Recoge cada gasto apuntado en Harvest, desde un billete de AVE hasta una licencia que repercutes al cliente.
New Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an invoice is created.”
Se activa al crear una factura en Harvest, antes de cualquier envío o cobro.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a project is created.”
Produce una ejecución del Zap por cada proyecto que se abre en Harvest, una base fiable para todo lo que sigue a un encargo nuevo.
New Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new task is added.”
Cada registro de horas de Harvest apunta a un proyecto y a una tarea; este disparador avisa cuando aparece una tarea nueva en la cuenta.
New Time Entry
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a time entry is created.”
Responde a cada bloque de horas nuevo, tanto si alguien lo tecleó como si lo creó un temporizador.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new User is added.”
Detecta cada persona añadida como usuario de la cuenta de Harvest, a menudo la primera huella de una incorporación.
New User Assignment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a user is assigned to a project.”
Salta cuando alguien queda asignado a un proyecto de Harvest, a menudo la primera señal de que alguien se suma al encargo.
Timer Started
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a timer is started.”
Se entera de que alguien ha pulsado el botón de inicio de un temporizador de Harvest, señal de que empieza con un asunto concreto.
Timer Stopped
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a timer is stopped.”
Marca el final de un bloque de trabajo: un temporizador de Harvest que corría acaba de pararse.
Updated Client
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a client is updated.”
Se activa cuando cambian los datos de un cliente que ya existe, por ejemplo una razón social nueva.
Updated Invoice
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an invoice is updated.”
Sigue cualquier retoque de una factura ya creada, la toque quien la toque.
Updated Time Entry
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a time entry is updated.”
Capta las correcciones: salta cuando se edita un registro de horas que ya existía.
Las 9 acciones de Harvest
Harvest te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Client
AcciónEn Zapier“Creates a Client”
Da de alta un cliente en Harvest y solo exige un campo, su nombre (Name).
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a Contact”
Vincula una persona nueva a un cliente existente, con dos campos obligatorios: Client y First Name.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a Project”
Abre un proyecto bajo un cliente con solo dos campos obligatorios: Client y Name.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a Task and optionally assigns it to a project”
Crea una tarea y, si quieres, la asigna a un proyecto. Name es obligatorio; Billable By Default e Is Default son opcionales.
Create Time Entry
AcciónEn Zapier“Creates a Time Entry with duration”
Registra una duración sobre un proyecto y una tarea, para un día concreto. Horas en decimal o en hh:mm (1.5 o 1:30), fecha en YYYY-MM-DD.
Create Time Entry (Start & End Times)
AcciónEn Zapier“Creates a Time Entry with start and end times”
La misma idea con hora de inicio y hora de fin en vez de duración, en formato 12h o 24h (14:30 o 2:30pm).
Start Timer
AcciónEn Zapier“Creates and starts a timer for a given date”
Crea un temporizador y lo pone en marcha para la fecha que indicas, sobre el proyecto y la tarea elegidos.
Stop Timer
AcciónEn Zapier“Stops any running timers”
Detiene todos los temporizadores en marcha de una vez, sin elegir uno concreto.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Paso avanzado que envía tu propia petición a Harvest con la conexión ya autenticada, para lo que no cubren las demás acciones.
Las 4 búsquedas de Harvest
4 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Harvest, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra algo que ya existe en Harvest y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Client
BúsquedaEn Zapier“Finds a client by name or ID”
Localiza un cliente de Harvest por su nombre o por su identificador y lo pasa a los pasos siguientes.
Find Invoice
BúsquedaEn Zapier“Finds an invoice by ID”
Recupera una factura, y solo por su Invoice ID: no se puede buscar por cliente ni por importe.
Find Project
BúsquedaEn Zapier“Finds a project by name”
Trae un proyecto a partir de su nombre, que debe coincidir exactamente.
Find Task
BúsquedaEn Zapier“Finds a task by name”
Devuelve la tarea de Harvest cuyo nombre coincide letra por letra con el tuyo, lista para un registro de horas.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Si lo dejas como está, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se salta los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con valores vacíos.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez. Con nombres exactos, el primero suele bastar.
- Aquí no hay «buscar o crear»Las búsquedas de Harvest no ofrecen crear lo que falta. Si lo necesitas, encadena la búsqueda con la acción Create que corresponda.
Cuándo se rompe un Zap de Harvest
Cuatro límites, todos generales de Zapier. El control horario hace que dos de ellos sean fáciles de pisar.
Zapier no documenta ningún error propio de Harvest: los problemas vienen de cómo funcionan los Zaps en general. Repasa estos casos antes de publicar y ten a mano la guía de Depuración Zapier cuando una ejecución te parezca rara.
El histórico se queda donde está
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Clientes, facturas y horas que ya estaban en Harvest no se recogen nunca; moverlos es otro trabajo.El Zap de horas que se alimenta solo
Un Zap con New Time Entry que termina en Create Time Entry en la misma cuenta se vuelve a disparar sin fin, y cada vuelta gasta tareas. Filtra o escribe en otro sitio.Una importación masiva retenida
Importar de golpe muchos clientes o proyectos puede hacer que un disparador devuelva un lote enorme, y la protección contra avalanchas de Zapier puede frenarlo.Nada arranca dos veces
Zapier recuerda lo que ya ha visto en un disparador por consulta, así que el mismo cliente o registro no arranca el Zap dos veces, aunque aparezca en varias comprobaciones.
¿Necesitas ayuda para automatizar Harvest con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
