Recursos · Integración Zapier

Integración HEU ZapierAutomatiza HEU con Zapier.

La integración HEU Zapier ofrece 2 disparadores, 1 acción y 0 búsquedas. Detecta los documentos y las plantillas nuevas de tu cuenta HEU, y puede generar un contrato a partir de una plantilla, enviado por correo a quien indiques, cuando otra app lo pida.

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Resumen

Qué hace de verdad la integración HEU Zapier

HEU gestiona el ciclo de vida de los contratos, desde el borrador hasta la firma. Zapier conecta apps sin programar: un evento en una herramienta pone en marcha algo en otra. Juntos, HEU puede avisar de sus contratos nuevos fuera de la plataforma, y otra app puede pedirle un contrato listo, sacado de una de tus plantillas.

Tres resultados cubren casi todo. Un tablero de seguimiento: New Document ve cada contrato creado en HEU y abre una tarjeta para que compras o legal lo revisen. Un catálogo de plantillas al día: New Template capta cada modelo nuevo y lo apunta fuera de HEU con su identificador, listo para otros Zaps. Un contrato que sale solo: Create New Document From Template toma una plantilla, nombra el documento y lo manda por correo a los destinatarios cuando un proveedor queda aprobado en otra herramienta.

Ahora, lo que no hace. Ninguno de los dos disparadores es instantáneo: Zapier consulta HEU cada cierto tiempo, así que un contrato nuevo puede tardar unos minutos en notarse. No hay búsqueda, por lo que un Zap no encuentra una plantilla por su nombre (el identificador llega de un paso anterior o se escribe a mano). Y no existe ninguna acción para editar, anular o borrar un documento: todo lo que va después de crearlo se queda en HEU.

Si estás comparando, la página Integración HEU Make trata la misma app desde Make, y la Reseña de Zapier repasa la plataforma en conjunto.

Vocabulario

El vocabulario de Zapier en un minuto

Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van en lenguaje llano.

Zap
La automatización que montas: un evento de inicio y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
Disparador
El evento que arranca el Zap, como un documento nuevo en HEU. Con el Zap activado, Zapier se queda esperándolo.
Acción
Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, envía o escribe algo por ti en una app.
Tarea
La unidad que cobra Zapier. Una tarea es una acción completada con éxito; tu plan cuenta exactamente esas.
Por consulta o instantáneo
Uno por consulta se revisa cada cierto tiempo; uno instantáneo lo avisa la app al momento. Los dos de HEU funcionan por consulta.
Filtro
Un paso que deja seguir al Zap solo si el dato recibido cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
Conexión
Tu cuenta de HEU enlazada una vez con Zapier y reutilizada después por cada paso de cada Zap que use HEU.
Coste

Lo que cuesta de verdad un Zap con HEU

HEU no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. Lo que se paga son las acciones, no las consultas.

  • Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
  • ConsultasGratis, nunca se cobran
  • Acción fallidaNo se cuenta
  • App premiumNo, va en el gratuito

El disparador nunca gasta una tarea, por muy a menudo que Zapier mire en HEU. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea; una acción fallida no cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos. Un filtro o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, que exige un plan de pago. Como los dos disparadores de HEU van por consulta, el plan decide además cada cuánto mira Zapier: la tabla de abajo da el intervalo de cada uno.

Conexión

Conecta HEU con Zapier en tres pasos

  1. 01

    Abre tus conexiones

    En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de HEU, con acceso a los documentos y plantillas que el Zap vaya a tocar.

  2. 02

    Busca HEU

    Escribe HEU en el buscador de la ventana, elígela y pulsa Add connection. Se abre una pestaña de HEU donde inicias sesión con la cuenta en cuyo nombre actuará el Zap.

  3. 03

    Concede el acceso

    Autoriza a Zapier en la cuenta. La conexión queda guardada y aparece en cada Zap que use HEU, así que no hay que repetir el proceso en la siguiente automatización.

Primer Zap

Tu primer Zap con HEU: contratos de proveedor en Trello

ObjetivoCada documento nuevo de HEU cuyo nombre incluya Proveedor abre una tarjeta en el tablero de compras de Trello.

  1. 01

    Monta el disparador

    Crea un Zap, elige HEU como app y New Document como evento, y selecciona tu conexión. Zapier revisará la cuenta al ritmo que marque tu plan.

  2. 02

    Prueba el disparador

    Lanza la prueba. Zapier trae los tres documentos más recientes de la cuenta, así trabajas sobre uno real y localizas qué valor contiene el nombre.

  3. 03

    Añade el filtro

    Desde el icono más, añade Filter. Elige el valor del nombre que viste en la prueba, una regla de texto como contiene y la palabra Proveedor. Esto ya exige plan de pago.

  4. 04

    Añade Trello

    Añade Trello con Create Card, escoge el tablero de compras y la lista, y pon el nombre del documento como título. En el plan gratuito, quita el filtro y quédate con dos pasos.

  5. 05

    Prueba y publica

    Prueba el paso de Trello, revisa la tarjeta creada y pulsa Publish. Solo los documentos que se creen a partir de ese momento llegarán al tablero.

Disparadores

Disparadores de HEU

2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en HEU. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.

1

New Document

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when a new document is added.”

Arranca tu Zap en cuanto aparece un contrato u otro documento en tu cuenta HEU, y pasa sus datos a los pasos siguientes para que otra app reaccione sin copiar nada a mano.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito
Cuándo usarlo
el equipo de compras quiere una tarjeta en su tablero cada vez que se redacta un acuerdo con un proveedor.
Ojo
entran todos los documentos nuevos, así que añade un filtro sobre un valor que veas en la prueba si solo te importan algunos.
2

New Template

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when a new template is added.”

Salta cuando alguien añade un modelo de contrato a HEU. Sirve para vigilar tu biblioteca de textos aprobados, no los contratos que salen de ella.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito
Cuándo usarlo
legal publica una plantilla nueva y operaciones necesita apuntarla, con su identificador, en una hoja compartida para montar otros Zaps.
Ojo
las plantillas creadas antes de publicar el Zap no llegan nunca, apúntalas una vez a mano.
Acciones

Acciones de HEU

HEU te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.

1

Create New Document From Template

Acción

En Zapier“Creates a document based on a template”

Duplica una de tus plantillas de HEU en un documento nuevo con nombre propio y lo envía por correo a una lista de direcciones separadas por comas, con el asunto y el texto que decidas.

Cuándo usarlo
un proveedor queda aprobado en otra herramienta y su contrato debe salir sin que nadie abra HEU.
Ojo
identificador de plantilla, nombre, asunto, texto y destinatarios son obligatorios, y el paso anterior tiene que aportar cada uno.
Cuando falla

Cuando un Zap con HEU falla

Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a HEU ni indica límites propios de la app, así que los fallos previsibles son los generales de Zapier.

Aparecen en cualquier integración por consulta, también en HEU. Para un diagnóstico paso a paso, la página Depuración Zapier profundiza más.

  • El historial no llega

    Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los documentos y plantillas que ya estaban en HEU se quedan fuera; migrarlos es otro trabajo.

  • Un Zap que se alimenta solo

    Si disparas con New Document y creas un documento en la misma cuenta de HEU, cada ejecución provoca otra. El bucle agota tus tareas muy rápido.

  • Una importación masiva se frena

    Si HEU devuelve de golpe un gran lote de elementos, tras una importación o una migración, la protección de Zapier contra avalanchas puede retener el Zap.

  • Sin ejecuciones duplicadas

    Zapier recuerda lo que ya ha visto en un disparador por consulta, así que el mismo documento no arranca el Zap dos veces aunque pasen varias revisiones.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar HEU con Zapier?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Integración HEU Zapier: preguntas frecuentes

01¿La integración HEU Zapier es gratis?
Sí, mientras el Zap tenga solo dos pasos. HEU no es una app premium, así que está disponible en el plan gratuito de Zapier, que incluye 100 tareas al mes. Ese plan solo permite Zaps de un disparador y una acción. En cuanto añades un filtro, una segunda acción o cualquier paso extra, el Zap pasa a ser de varios pasos y requiere un plan de pago. Un disparador New Document seguido de una sola tarjeta en Trello cabe dentro de lo gratuito.
02¿Cuántas tareas gasta un Zap con HEU?
Una por cada acción que sale bien, y ninguna por el disparador. Zapier nunca cobra las consultas que hace a HEU, por frecuentes que sean. Cada acción completada cuenta como una tarea: un Zap con una acción gasta una tarea por documento nuevo, y uno con tres acciones gasta tres. Una acción que falla no se descuenta del plan. Con 100 tareas al mes en el gratuito, un Zap de una sola acción procesa unos 100 documentos nuevos de HEU.
03¿Funciona la integración HEU en tiempo real?
No. Los dos disparadores de HEU, New Document y New Template, funcionan por consulta: Zapier pide a HEU sus novedades cada cierto tiempo y se queda solo con lo que no ha visto antes. En el plan gratuito la revisión se hace cada 15 minutos, en Professional cada 2 minutos y en Team o Enterprise cada minuto. Ese modo lo decide la propia app y no se cambia desde el editor. En los planes de pago también puedes lanzar una revisión a mano.
04¿Qué hace falta para conectar HEU con Zapier?
Una cuenta de HEU y acceso a los documentos y plantillas que el Zap vaya a usar. En Zapier abres la página Apps, pulsas + Add connection, buscas HEU y pulsas Add connection. Se abre una pestaña donde inicias sesión en HEU y autorizas a Zapier. Esa conexión se guarda una vez y la reutilizan todos los Zaps que pasen por HEU, de modo que el proceso se hace una sola vez por cuenta.
05¿Por qué falla Create New Document From Template?
Casi siempre porque uno de sus cinco campos obligatorios está vacío o mal. La acción necesita un Source Template Id, un nombre de documento, un asunto, un texto de correo y una lista de direcciones separadas por comas. El identificador tiene que corresponder a una plantilla que ya exista en la cuenta de HEU conectada. Como HEU no tiene búsqueda en Zapier, ese identificador llega de un paso anterior, por ejemplo una hoja alimentada con New Template, o se escribe directamente.
06¿Y si la operación de HEU que necesitas no existe?
Entonces Zapier no puede hacerla hoy con HEU. La integración tiene exactamente dos disparadores, New Document y New Template, una acción, Create New Document From Template, y ninguna búsqueda. No hay paso para editar, anular o borrar un documento, ni para encontrar un contrato existente por su nombre. Todo lo que vaya más allá de crear un documento y detectar novedades se gestiona dentro de HEU, o con otra herramienta que ofrezca esa operación.
07¿Zapier, Make o n8n para HEU?
Decide por criterios, no por marca. En Zapier, HEU aporta dos disparadores por consulta y una acción, funciona en el plan gratuito con Zaps de dos pasos y pasa a pago en cuanto entra un filtro. Revisa si las operaciones que necesita tu proceso están en esa lista, cuánto puede esperar un contrato nuevo antes de detectarse con los 15 minutos del gratuito, y cuántas ejecuciones al mes prevés. Luego compara esos mismos puntos con lo que cada otra plataforma muestra para HEU.
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