Integración MATOOL ZapierAutomatiza MATOOL con Zapier.
La integración MATOOL Zapier trae 3 disparadores, 1 acción y 1 búsqueda. Un alumno nuevo, un interesado o una baja en tu escuela de artes marciales arranca un Zap al momento, y los interesados que llegan por otras vías entran en MATOOL.
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Para qué sirve la integración MATOOL Zapier en tu escuela
MATOOL es una herramienta de gestión hecha para escuelas de artes marciales. Conectarla a Zapier permite que los momentos clave de un alumno (primer contacto, alta y baja) pongan en marcha automatizaciones en tus otras herramientas, y que los interesados captados fuera lleguen a MATOOL sin teclearlos otra vez.
Hay tres resultados que se repiten. Interesados que entran solos: Create Prospect convierte cada respuesta de tu formulario web en un prospecto de MATOOL. Una ficha de alumno que viaja: New Member copia cada alta en una hoja de cálculo compartida. Un aviso cuando alguien se va: Membership Termination manda un mensaje al chat del equipo.
Los tres disparadores son instantáneos: MATOOL avisa a Zapier por sí misma, así que el intervalo de consulta del plan gratuito no los frena nunca. Es lo primero que conviene saber antes de elegir plan.
Ahora, lo que Zapier no hace con MATOOL. Solo hay una acción: un Zap puede crear un prospecto, pero no editar un alumno, dar de baja una membresía ni cambiar un prospecto. La búsqueda Find Memberships consulta membresías, no las modifica.
Si quieres valorar la herramienta, consulta nuestra reseña de Zapier. Y si buscas otras opciones, consulta nuestra página de alternativas a Zapier.
El vocabulario de Zapier, claro y corto
Ocho términos que vas a ver en el editor y en esta página.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: primero un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento en una app que arranca el Zap. Con el Zap activado, Zapier lo espera; MATOOL ofrece tres.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo. MATOOL ofrece una, Create Prospect.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. Tu plan no cuenta nada más.
- Por consulta o instantáneo
- Zapier revisa un disparador por consulta cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo comunica la propia app, como los tres de MATOOL.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene ahí en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes usen lo que encontró.
- Zap de varios pasos
- Todo Zap que va más allá de un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda o una segunda acción lo convierten en uno, y pide plan de pago.
Lo que cuesta de verdad un Zap con MATOOL
MATOOL no es una app premium en Zapier, así que funciona desde el plan gratuito. Pagas las acciones que salen bien, nunca el disparador.
- App premiumNo, disponible en el plan gratuito
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Disparadores de MATOOL3, todos instantáneos, 0 tareas
- Filtro, búsqueda o acción extraZap de varios pasos, plan de pago
Un disparador de MATOOL no gasta ninguna tarea. Cada acción completada cuenta como una, y la que falla no se descuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados de dos pasos. Si pones un filtro antes de Create Prospect para descartar respuestas, ya son tres pasos: Zap de varios pasos y plan de pago. La tabla de intervalos de abajo es la regla general de Zapier para disparadores por consulta; no se aplica a los tres disparadores de MATOOL, que son instantáneos.
Conecta MATOOL a Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de MATOOL vinculada una vez y reutilizada después por cada paso que usa MATOOL.
- 02
Elige MATOOL
Escribe MATOOL en el cuadro, selecciónalo y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de MATOOL ya creada para tu escuela: Zapier solo se conecta a ella.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en MATOOL en la pestaña que se abre y concede el acceso a Zapier. Si la cuenta de la escuela no es tuya, comprueba que tienes permiso de escritura: Create Prospect añade fichas en ella.
Tu primer Zap: cada interesado de MATOOL, en tu lista de correo
ObjetivoQue los prospectos nuevos de MATOOL que cumplan la condición que elijas entren solos en tu lista de correo, para que reciban la información de la escuela sin que nadie los copie.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Abre un Zap nuevo, elige MATOOL como app de inicio y New Prospect como evento, y selecciona la conexión de MATOOL que acabas de crear.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, y así configuras los pasos siguientes sobre un prospecto real. Fíjate en qué campos llegan.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, añade Filter y rellena las tres casillas: el campo, la regla y el valor. Regla de texto para texto, numérica para números, o el filtro no dejará pasar nada.
- 04
Añade tu herramienta de email
Añade la acción de tu herramienta de email, elige la lista y asigna a cada casilla el dato del prospecto que trajo la prueba. Prueba el paso y revisa la lista.
- 05
Publica
Pulsa Publish para activar el Zap. Con el filtro son tres pasos y pide plan de pago; sin filtro, cabe en el plan gratuito.
Los disparadores de MATOOL en Zapier
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en MATOOL, y 3 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Membership Termination
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a membership is terminated.”
Arranca un Zap cuando se da de baja una membresía en MATOOL y pasa esa membresía a los pasos siguientes. Es la señal de que un alumno lo deja.
New Member
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new member is created.”
Salta cada vez que se crea un alumno en MATOOL y lleva su ficha a los pasos que siguen.
New Prospect
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new prospect is created.”
Se activa al crearse un prospecto en MATOOL, alguien interesado que aún no se ha inscrito, y pasa sus datos al Zap.
La acción de MATOOL en Zapier
MATOOL te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Prospect
AcciónEn Zapier“Creates a prospect in MATOOL.”
Da de alta un prospecto en tu cuenta de MATOOL con datos que vienen de otra app. Nombre y apellido son obligatorios.
La búsqueda de MATOOL en Zapier
1 paso de búsqueda busca un dato que ya existe en MATOOL, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe para que lo usen los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. MATOOL no ofrece variante de buscar o crear. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Memberships
BúsquedaEn Zapier“Find memberships with filters”
Consulta membresías en MATOOL mediante filtros y pasa lo encontrado a los pasos siguientes. Option y Reference Days son obligatorios.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultado detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en buscar o crear y pide los campos para crear lo que falta. MATOOL no tiene esa variante.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, parar el Zap o pasarlos todos.
Cuando un Zap con MATOOL falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a MATOOL ni recoge límites propios de la app. Los fallos vienen del funcionamiento de Zapier y de los campos obligatorios.
Cuatro casos explican casi todas las sorpresas. Para desatascar un Zap paso a paso, consulta nuestra guía de depuración Zapier.
Los alumnos de antes no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Los alumnos y prospectos que ya estaban en MATOOL no se recogen; moverlos es otro trabajo.Prospectos que crean prospectos
Como precaución general, un Zap que escribe donde mira su propio disparador puede relanzarse. Create Prospect y New Prospect tocan la misma lista.Una importación masiva retenida
Si un disparador envía de golpe un lote enorme, tras una importación o una migración, la protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo.Nombre o apellido vacío
Create Prospect exige First Name y Last Name. Comprueba en la prueba que los dos reciben un valor de los pasos anteriores antes de publicar.
¿Necesitas ayuda para automatizar MATOOL con Zapier?
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