Integración OfficeHQ ZapierAutomatiza OfficeHQ con Zapier.
La integración OfficeHQ Zapier ofrece 2 disparadores, 0 acciones y 0 búsquedas. Cada vez que una recepcionista cierra una llamada o un mensaje por ti, Zapier puede pasarlo al resto de tus herramientas. Solo va en un sentido: Zapier lee OfficeHQ, nunca escribe en él.
App en beta Zapier todavía marca esta integración como beta.
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Para qué sirve de verdad la integración OfficeHQ Zapier
OfficeHQ es un servicio de atención telefónica con recepcionistas de carne y hueso: contestan tu línea, apuntan lo que quiere quien llama y guardan sus datos. La integración hace de puente: saca de OfficeHQ cada llamada o mensaje terminado y lo deja en las apps donde tu equipo ya trabaja, sin copiar nada a mano.
Hay tres usos que se repiten. Primero, un recado que se convierte en tarea: Completed Message pone en marcha un Zap en cuanto una recepcionista cierra un mensaje, y ese mensaje acaba en el tablero de quien tiene que devolver la llamada. Segundo, un registro de llamadas que nadie teclea: Completed Call salta al final de cada llamada a tu número de recepción, y cada una puede ser una fila de hoja de cálculo. Tercero, un aviso al momento: el mismo mensaje puede llegar al chat del equipo de guardia.
Lo que la ficha de la app no cuenta: Zapier no tiene ni acciones ni búsquedas para OfficeHQ. No puede crear un contacto allí, cambiar una llamada ni encontrar un mensaje antiguo. Todo sale de OfficeHQ, nada vuelve. Y un Zap solo ve lo que se cierra después de activarlo; el historial se queda donde está.
Si aún dudas de la herramienta, la comparativa n8n vs Zapier pone los criterios uno junto a otro.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras que verás en el editor. Cada una se explica una vez aquí y luego se usa tal cual en el resto de la página.
- Zap
- La automatización que montas: un disparador y, detrás, una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap. Con OfficeHQ es una llamada o un mensaje que una recepcionista acaba de cerrar.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti en otra app.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso y nada más.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta se revisa cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto pasa.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo para sin ruido en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para usarlo después. OfficeHQ no ofrece ninguno.
- Conexión
- Tu cuenta de OfficeHQ enlazada una vez a Zapier y reutilizada por cada Zap y cada paso que la necesite.
Lo que te cuesta de verdad
OfficeHQ no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. Sus dos disparadores no gastan ninguna tarea: solo cuentan las acciones que vienen después, y solo si salen bien.
- Coste del disparador0 tareas, sea cual sea el volumen
- Cada acción con éxito1 tarea (la acción que falla no cuenta)
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- App premiumNo, disponible desde el plan gratuito
El plan gratuito incluye 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Si añades un filtro o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos (más que un disparador y una acción) y pide un plan de pago. La tabla de intervalos de abajo es para los disparadores por consulta; los dos de OfficeHQ son instantáneos y no les afecta.
La factura sigue tu volumen de llamadas, no el número de Zaps: una semana tranquila apenas cuesta nada.
Conecta OfficeHQ a Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Antes de empezar necesitas una cuenta propia de OfficeHQ: Zapier no la crea por ti.
- 02
Elige OfficeHQ
Escribe OfficeHQ en el buscador de la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de OfficeHQ, donde se hace el resto.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en OfficeHQ desde esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. La conexión aparece entonces en tu lista, lista para cualquier Zap que parta de una llamada o un mensaje.
Tu primer Zap: los recados importantes, directos a tu tablero
ObjetivoConvertir en tarjeta cada mensaje cerrado en OfficeHQ, pero solo los que cumplen la condición que elijas.
- 01
Coloca el disparador
Crea un Zap, elige OfficeHQ como app y
Completed Messagecomo evento, y luego la conexión que hiciste antes. Un rayo en el editor confirma que el disparador es instantáneo. - 02
Prueba con datos reales
Lanza la prueba. Zapier trae los tres mensajes más recientes de tu cuenta, así que enlazas los campos sobre un mensaje real y no sobre una suposición.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el signo más, elige Filter y define el campo que se mira, la regla y el valor. Regla de texto para texto, de número para números; si no, el filtro nunca deja pasar nada.
- 04
Añade la acción
Añade el paso en tu herramienta de tareas y arrastra al título los campos del mensaje de prueba. Con tres pasos, este Zap necesita un plan de pago.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta cada paso una vez y revisa lo que devuelve. Si todo cuadra, pulsa Publish: desde ese momento, cada recado que cierre una recepcionista llega al tablero.
Los disparadores de OfficeHQ
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en OfficeHQ, y 2 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Completed Call
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a call to your reception number is completed.”
Pone en marcha tu Zap cuando termina cada llamada a tu número de recepción. Así la llamada puede anotarse, contarse o avisarse en otra app sin que nadie abra OfficeHQ.
Completed Message
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a message is completed for your account.”
Salta en cuanto una recepcionista termina de tomar un mensaje para tu cuenta. Es el punto de partida lógico para todo lo que exige una respuesta tuya o de tu equipo.
Cuando algo falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a OfficeHQ: los casos de abajo son los límites generales de Zapier aplicados a estos dos disparadores.
Ninguno muestra un error visible. Se notan por un mensaje que no llega o por un cupo de tareas que baja más rápido de lo previsto. Si un Zap se porta mal sin motivo claro, la página de Depuración Zapier repasa las comprobaciones en orden.
Las llamadas antiguas no aparecen
Un Zap solo ve lo que termina después de publicarlo. Los mensajes de la semana pasada se quedan en OfficeHQ; moverlos es otro trabajo.Una avalancha queda retenida
Si llega de golpe un lote enorme, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo en vez de lanzar tu Zap para cada elemento.El filtro lo bloquea todo
Una regla de texto sobre un número, o al revés, nunca se cumple. El Zap se detiene entonces en el filtro con cada llamada, sin avisar.El plan gratuito rechaza el paso
El plan gratuito se queda en un disparador y una acción. Un filtro o una segunda acción exigen un plan de pago antes de poder publicar.
¿Necesitas ayuda para automatizar OfficeHQ con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
