Intégration OfficeHQ ZapierAutomatiser OfficeHQ avec Zapier.
L'intégration OfficeHQ Zapier compte 2 déclencheurs, 0 action et 0 recherche. Dès qu'une réceptionniste termine un appel ou un message pour toi, Zapier peut le pousser vers tes autres outils. Le sens est unique : Zapier lit OfficeHQ, il n'y écrit jamais.
App en bêta Zapier marque encore cette intégration comme bêta.
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Ce que fait vraiment l'intégration OfficeHQ Zapier
OfficeHQ, c'est un accueil téléphonique tenu par de vraies réceptionnistes : elles décrochent à ta place, notent la demande et gardent les coordonnées de l'appelant. L'intégration sert de passerelle : elle sort chaque appel ou message terminé d'OfficeHQ pour le déposer dans les outils où ton équipe travaille déjà, sans ressaisie.
Trois usages reviennent souvent. D'abord, un journal d'appels qui se remplit seul : Completed Call lance un Zap à la fin de chaque appel reçu sur ton numéro d'accueil, et chaque appel devient une ligne de tableau. Ensuite, un message qui arrive là où tu le lis : Completed Message part dès qu'une réceptionniste clôt un message, qui file dans ta boîte mail plutôt que de dormir dans un portail. Enfin, un rappel que personne n'oublie : ce même message peut créer une tâche dans l'outil que ton commercial ouvre chaque matin.
Ce que la fiche de l'app ne dit pas : Zapier n'a ni action ni recherche pour OfficeHQ. Impossible d'y créer un contact, de modifier un appel ou de retrouver un ancien message. Tout part d'OfficeHQ, rien n'y revient. Et un Zap ne voit que les appels terminés après sa mise en route ; l'historique reste où il est.
Tu hésites encore sur l'outil ? Le comparatif n8n vs Zapier pose les critères côte à côte, sans verdict tout fait.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Huit mots que tu croiseras dans l'éditeur. Chacun est expliqué une fois ici, puis repris tel quel dans la suite.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap. Avec OfficeHQ, c'est un appel ou un message qu'une réceptionniste vient de clore.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose dans une autre app.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan compte ça, et rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app pour la suite du Zap. OfficeHQ n'en propose aucune.
- Connexion
- Ton compte OfficeHQ relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque Zap et chaque étape qui en a besoin.
Ce que ça te coûte vraiment
Zapier ne réserve pas OfficeHQ aux plans payants : l'app fonctionne dès le plan gratuit. Ses deux déclencheurs ne coûtent aucune tâche. Seules les actions qui suivent comptent, et seulement si elles réussissent.
- Coût du déclencheur0 tâche, quel que soit le volume
- Chaque action réussie1 tâche (une action échouée ne compte pas)
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
- Réservée aux plans payantsNon, disponible dès le plan gratuit
Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes : un déclencheur, une action. Ajoute un filtre ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes (plus qu'un déclencheur et une action) : il faut un plan payant. La grille d'intervalle ci-dessous vaut pour l'interrogation ; les deux déclencheurs d'OfficeHQ sont instantanés, elle ne les concerne pas.
La facture suit donc ton volume d'appels, pas ton nombre de Zaps : une semaine calme ne coûte presque rien.
Connecter OfficeHQ à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Il te faut déjà un compte OfficeHQ à ton nom : Zapier ne le crée pas pour toi.
- 02
Choisis OfficeHQ
Tape OfficeHQ dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté OfficeHQ, c'est là que tout se joue.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur OfficeHQ dans cet onglet et accorde l'accès à Zapier. La connexion apparaît alors dans ta liste, prête pour chaque Zap qui part d'un appel ou d'un message.
Ton premier Zap : les messages utiles, droit dans ta boîte mail
ObjectifRecevoir par e-mail chaque message terminé par OfficeHQ, mais seulement ceux qui remplissent la condition que tu fixes.
- 01
Pose le déclencheur
Crée un Zap, choisis OfficeHQ comme app et
Completed Messagecomme événement, puis la connexion faite plus haut. Un éclair dans l'éditeur te confirme que le déclencheur est instantané. - 02
Teste avec du vrai
Lance le test. Zapier ramène les trois messages les plus récents de ton compte : tu fais le lien des champs sur un vrai message, pas sur une supposition.
- 03
Ajoute le filtre
Clique sur le plus, choisis Filter, puis règle le champ à regarder, la règle et la valeur. Règle texte pour du texte, règle nombre pour un nombre, sinon le filtre ne passe jamais.
- 04
Ajoute l'action
Ajoute l'étape d'envoi d'e-mail et glisse dans le corps les champs du message testé. Avec trois étapes, ce Zap demande un plan payant.
- 05
Teste, puis publie
Fais tourner chaque étape une fois et lis le résultat. Si tout est bon, clique sur Publish : chaque message clos par une réceptionniste arrive alors dans ta boîte.
Les déclencheurs OfficeHQ
2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans OfficeHQ, et 2 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Completed Call
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a call to your reception number is completed.”
Lance ton Zap à la fin de chaque appel reçu sur ton numéro d'accueil. L'appel peut alors être noté, compté ou signalé ailleurs sans que personne n'ouvre OfficeHQ.
Completed Message
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a message is completed for your account.”
Part dès qu'une réceptionniste a fini de prendre un message pour ton compte. C'est le bon point de départ pour tout ce qui appelle une suite de ta part.
Quand ça casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à OfficeHQ : les cas ci-dessous sont les limites générales de Zapier, appliquées à ces deux déclencheurs.
Aucun ne lève d'erreur visible. On les repère à un message qui n'arrive pas, ou à un quota de tâches qui fond trop vite. Si un Zap se comporte mal sans raison claire, la page Dépannage Zapier déroule les vérifications dans l'ordre.
Les anciens appels n'arrivent jamais
Un Zap ne voit que ce qui se termine après sa publication. Les messages de la semaine passée restent dans OfficeHQ ; les déplacer est un autre chantier.Un afflux est mis en attente
Si un très gros lot arrive d'un coup, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir au lieu de lancer ton Zap pour chaque élément.Le filtre bloque tout
Une règle texte posée sur un nombre, ou l'inverse, ne passe jamais. Le Zap s'arrête alors au filtre à chaque appel, sans rien signaler.Le plan gratuit refuse l'étape
Le plan gratuit s'arrête à un déclencheur et une action. Un filtre ou une deuxième action exige un plan payant avant de pouvoir publier.
Besoin d'aide pour automatiser OfficeHQ avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
