Integración Ooma Office ZapierAutomatiza Ooma Office con Zapier.
La integración Ooma Office Zapier convierte tu centralita en una fuente de eventos. Ofrece 10 disparadores, todos instantáneos, 2 acciones y 0 búsquedas: cada llamada y cada SMS puede arrancar una automatización, y Zapier puede crear contactos o enviar mensajes de vuelta.
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Para qué sirve la integración Ooma Office Zapier
La integración Ooma Office Zapier conecta tu sistema telefónico Ooma Office (llamadas, SMS y una agenda de contactos compartida) con el resto de tus herramientas. Por un lado, diez disparadores cuentan lo que pasa en la línea: llamadas que empiezan, terminan, se pierden o se graban, y SMS enviados, recibidos o fallidos. Por otro, dos acciones escriben en Ooma Office: crear un contacto y enviar un SMS.
Tres montajes que se ven a menudo. El SMS tras una llamada perdida: New Missed Call arranca el Zap y Send SMS avisa a quien llamó de que le devolverán la llamada. Para una clínica o un taller, es un cliente que no se va a la competencia. El registro de llamadas en el CRM: Call Ended añade una fila por cada conversación terminada, y quien dirige ventas ve la actividad sin abrir la consola telefónica. El aviso de SMS fallido: New Failed SMS publica un mensaje en el chat del equipo, para que un recordatorio de cita perdido no pase desapercibido.
Los diez disparadores son instantáneos: Ooma Office avisa a Zapier por sí mismo, y el intervalo de tu plan nunca frena estos Zaps, ni siquiera en el plan gratuito. Es la mejor noticia de esta página.
Lo que Zapier no hace aquí: no hay paso de búsqueda, así que no puede comprobar si un contacto ya existe antes de escribir, y Create Contact puede crear un duplicado. Tampoco lanza llamadas, ni conferencias, ni cambia ajustes de la línea. Eso sigue en Ooma Office. Si quieres conectarlo a un proceso comercial real, la página de Agencia Zapier explica cómo trabaja el equipo, y el curso de Zapier cubre el editor.
Zapier en siete palabras
La página usa algunos términos propios de Zapier. Cada uno se explica aquí una sola vez.
- Zap
- Una automatización en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, como una llamada perdida en Ooma Office. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- El paso que hace el trabajo cuando el Zap se ejecuta: enviar un SMS o crear un contacto en Ooma Office.
- Tarea
- Lo que cobra Zapier: una acción completada con éxito. Tu plan fija cuántas tienes cada mes.
- Instantáneo o por consulta
- Un disparador instantáneo lo empuja la app al producirse el evento; uno por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Ooma Office solo tiene instantáneos.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos cumplen tu condición, por ejemplo llamadas a una sola línea.
- Zap de varios pasos
- Cualquier Zap con más de un disparador y una acción. Un filtro o una segunda acción lo convierten en uno, y exige plan de pago.
Lo que cuesta un Zap de Ooma Office
Ooma Office no es una app premium, es decir, Zapier no la reserva a los planes de pago: funciona desde el plan gratuito. Pagas en tareas, y solo por las acciones que salen bien.
- App premiumNo, funciona en Free
- Plan Free100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Disparadores10 instantáneos, 0 tareas
- Cada acción con éxito1 tarea
La llamada o el SMS que arranca el Zap no cuesta nada. Cada Create Contact o Send SMS con éxito cuesta una tarea; uno fallido no cuesta nada. El plan Free da 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Si añades un filtro (para reaccionar solo a un sentido de llamada) o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. La tabla de consultas de abajo no se aplica aquí, porque todos los disparadores de Ooma Office son instantáneos.
Conecta Ooma Office con Zapier
- 01
Entra en Apps
Abre Apps en tu cuenta de Zapier. Una conexión es tu cuenta de Ooma Office enlazada una vez a Zapier y reutilizada por cada paso que la necesite. Ten a mano tus datos de acceso de Ooma Office.
- 02
Busca Ooma Office
Pulsa + Add connection, busca Ooma Office en el cuadro de diálogo y selecciónala. Después pulsa Add connection para abrir el acceso de Ooma Office en una pestaña nueva.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Inicia sesión en Ooma Office en esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. Si algunas líneas o contactos son de un compañero, también necesitas acceso a ellos para que el Zap pueda tocarlos.
Tu primer Zap de Ooma Office: responder por SMS a las llamadas perdidas
ObjetivoCada llamada perdida en la línea principal recibe un SMS que anuncia la devolución de la llamada.
- 01
Elige el disparador
Monta el Zap: Ooma Office como app de inicio, New Missed Call como evento, y después selecciona tu conexión de Ooma Office.
- 02
Pruébalo con una llamada real
Lanza la prueba. Zapier trae las tres llamadas perdidas más recientes de la cuenta, y asignas los pasos siguientes sobre una llamada real.
- 03
Añade un filtro
Desde el icono más, añade Filter y define el campo, la regla y el valor para que solo sigan las llamadas a tu línea principal. Este paso hace el Zap de varios pasos: necesita plan de pago.
- 04
Añade Send SMS
Añade la acción Send SMS de Ooma Office. Elige tu número autorizado para SMS como remitente, lleva el número de quien llamó al destinatario y escribe un mensaje breve.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción primero con tu propio número, porque envía un SMS real. Revisa lo que devuelve y pulsa Publish para activar el Zap.
Disparadores de Ooma Office
10 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Ooma Office, y 10 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Call
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new call occurs, such as a new incoming or outgoing call. Use filters to narrow by direction if needed.”
Pone en marcha tu Zap cada vez que empieza una llamada en la cuenta, tanto si llama un cliente como si un compañero marca un número. Es el disparador de llamadas más amplio: los dos sentidos en un mismo sitio.
Call Ended
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a call ends — typically after the caller or callee hangs up.”
Salta al cierre de una conversación, normalmente cuando una de las dos partes cuelga. New Call marca el principio y este el final: el momento justo para dejar constancia de que hubo una conversación.
New Call Recording
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new call recording is created.”
Arranca un Zap cada vez que Ooma Office crea la grabación de una llamada. Una grabación sirve mucho después de colgar, para formar a alguien nuevo o revisar la calidad, y este disparador la lleva a donde el equipo las escucha.
New Failed SMS
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an SMS fails.”
Reacciona a un SMS que no se entregó. Lo normal es enterarse de un recordatorio fallido cuando el cliente no aparece; aquí el fallo sale a la luz cuando aún hay margen para llamar por teléfono.
New Incoming Call
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new incoming call occurs.”
Solo lo activan las llamadas entrantes: un cliente, un proveedor o un posible cliente que llama a tu línea de empresa. Las salientes se ignoran, lo que te ahorra un filtro y mantiene el Zap en el plan gratuito.
New Missed Call
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when there is a new missed call.”
Recoge las llamadas que nadie atendió. Para una pyme, una llamada perdida suele ser un cliente perdido, y este disparador es la forma más barata de garantizar una respuesta a cada una, incluso fuera del horario de oficina.
New Outgoing Call
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new outgoing call occurs.”
Vigila el otro sentido: las llamadas que tu equipo hace desde Ooma Office. Da a los responsables una vista de la actividad saliente, que es por lo que suelen medirse los equipos de prospección o de cobros.
New Received SMS
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new SMS message is received.”
Se ejecuta con cada SMS que llega a uno de tus números de Ooma Office. Los clientes suelen contestar a un recordatorio por mensaje, y esas respuestas se pierden cuando solo aterrizan en el móvil de una persona.
New Sent SMS
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new SMS message is sent.”
Salta con los SMS salientes, los que envía tu equipo o tus propios Zaps desde Ooma Office. Así se mantiene un único historial de lo que se le dijo a cada cliente, venga de donde venga el mensaje.
New SMS
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers on all SMS events: sent, received, or failed.”
Un único disparador para todos los eventos de SMS: enviado, recibido o fallido, todo arranca el Zap. Sustituye a los tres disparadores de SMS específicos cuando quieres un historial completo en un solo sitio.
Acciones de Ooma Office
Ooma Office te da 2 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new business contact”
Añade un contacto de empresa en Ooma Office con datos que vienen de otra herramienta, para que tu agenda compartida vaya al día con el resto. Nombre, apellido, empresa, teléfonos y tipos de teléfono son todos obligatorios.
Send SMS
AcciónEn Zapier“Sends a new SMS message with text provided by you”
Envía un mensaje desde uno de tus números de Ooma Office a uno o varios destinatarios, con un texto de hasta 2048 caracteres, emojis incluidos. Los números de destino van en formato E.164 y el signo más se puede omitir.
Cuando falla un Zap de Ooma Office
Zapier no publica ningún artículo de ayuda ni ningún límite propio de Ooma Office. Lo que falla es lo mismo que en cualquier Zap, con un matiz: los eventos telefónicos llegan rápido y un SMS enviado no se puede recuperar.
Estos cuatro casos cubren lo primero que hay que revisar. Para lo demás, la página de depuración Zapier va más lejos.
Las llamadas y SMS antiguos nunca se recogen
Un Zap solo reacciona a las llamadas y SMS que llegan después de activarlo. Las llamadas perdidas del mes pasado no recibirán nada; ese histórico es otro trabajo.Un Zap de SMS que se dispara solo
Send SMS también activa New Sent SMS y New SMS. Si un Zap montado sobre ellos envía otro SMS, entra en bucle y gasta tareas hasta que lo apagues.Una ráfaga de eventos queda retenida
Cuando un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación masiva de contactos por ejemplo, la protección contra avalanchas de Zapier puede frenar el Zap.Los contactos duplicados se acumulan
Create Contact nunca comprueba si la persona existe. Alguien que te llamó dos veces puede acabar como dos contactos si tu Zap crea uno por llamada.
¿Necesitas ayuda para automatizar Ooma Office con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
