Integración Optform ZapierAutomatiza Optform con Zapier.
La integración Optform Zapier lleva cada respuesta de formulario adonde trabaja tu equipo. Zapier cuenta 1 disparador, 0 acciones y 0 búsquedas para Optform: una respuesta nueva arranca el Zap y lo demás ocurre en tus otras herramientas.
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Qué hace la integración Optform Zapier
Conectar Optform con Zapier permite que cada respuesta a un formulario, un cuestionario o una calculadora creados en Optform ponga en marcha trabajo en otra herramienta, sin exportar nada. Optform sirve para construir esos tres tipos de formularios. Zapier recoge cada respuesta nueva y se la pasa a las apps que la necesitan.
Tres resultados habituales con el único disparador New Submission. Un aviso comercial: el formulario de contacto de la web manda un correo al comercial de turno con los datos del interesado, sin pasar por una bandeja compartida. Una tabla de resultados de cuestionario: cada participación se convierte en una fila de hoja de cálculo y el equipo de marketing ordena las puntuaciones sin abrir Optform. Un seguimiento tras la calculadora: quien usa tu calculadora de precios recibe un mensaje del equipo de ventas con las cifras que introdujo.
Ahora, lo que Zapier no hace con Optform. No hay acciones: un Zap no puede crear un formulario, editarlo ni escribir nada en Optform. Tampoco hay búsqueda: no se puede localizar una respuesta antigua desde un Zap. Todo fluye en un solo sentido, de Optform hacia tus otras herramientas. La buena noticia es que el disparador es instantáneo, algo que pesa mucho en el plan gratuito.
Para comparar Zapier con n8n, la página n8n vs Zapier plantea los criterios, y el curso de Zapier está ahí si el equipo tiene que aprender el editor.
El vocabulario de Zapier en palabras sencillas
Siete palabras se repiten en esta página. Una línea clara para cada una.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. En Optform es una respuesta nueva a uno de tus formularios.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado, el paso que escribe o envía algo. Optform no tiene ninguna: vienen de otras apps.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan cuenta eso.
- Consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier revisa cada cierto tiempo fijo. En instantáneo, la propia app le avisa; el de Optform es instantáneo.
- Filtro
- Un paso que solo deja seguir al Zap si la respuesta cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Conexión
- Tu cuenta de Optform enlazada una vez con Zapier y reutilizada por cada Zap que parte de uno de tus formularios.
Cuánto cuesta un Zap con Optform
Optform no es una app premium: funciona con el plan gratuito. Zapier cobra en tareas, y una tarea es una acción completada.
- New SubmissionGratis, nunca se descuenta
- Cada acción posterior1 tarea si sale bien
- Acción fallidaNo se descuenta
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- EsperaNinguna, el disparador es instantáneo
El disparador de Optform no gasta nunca tareas, lleguen las respuestas que lleguen. Lo que se paga es la acción en la otra app: una tarea por fila escrita o por correo enviado, nada si falla. El plan gratuito solo admite Zaps de dos pasos, así que un formulario que alimenta una herramienta cabe. Si añades un filtro para quedarte con los contactos cualificados, o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita plan de pago. La tabla de abajo vale para disparadores por consulta; el de Optform es instantáneo y arranca al momento en todos los planes.
Conecta Optform con Zapier en tres pasos
- 01
Abre Apps
En Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre una ventana con un buscador: escribe Optform y elige la app entre los resultados que aparecen debajo.
- 02
Inicia sesión en Optform
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Optform: entra con la cuenta dueña de los formularios, cuestionarios o calculadoras que quieres enviar a otras herramientas.
- 03
Concede el acceso
Autoriza a Zapier a acceder a la cuenta. La conexión queda guardada y cada Zap de Optform la reutiliza. Si los formularios están en la cuenta de un compañero, pídele acceso antes de empezar a construir.
Tu primer Zap con Optform: contactos cualificados al comercial
ObjetivoCada respuesta al formulario de contacto que indica presupuesto llega por correo al comercial.
- 01
Elige el disparador
Construye el Zap con Optform y New Submission, elige tu conexión de Optform y selecciona el formulario de contacto en el campo Form, que es obligatorio.
- 02
Prueba con respuestas reales
Lanza la prueba. Zapier trae las tres respuestas más recientes de ese formulario, así que asignas los campos sobre datos reales y no sobre un ejemplo.
- 03
Añade el filtro
Desde el icono de más, añade un Filter sobre la pregunta de presupuesto, con una regla de texto. Este paso hace el Zap de varios pasos, así que exige plan de pago.
- 04
Añade el correo
Añade Gmail como acción, escribe el asunto y coloca en el cuerpo del mensaje las respuestas del formulario que el comercial necesita.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción y revisa el correo recibido. Pulsa Publish para activar el Zap. Las respuestas anteriores a ese momento no se envían.
El disparador de Optform en Zapier
1 evento arranca un Zap cuando algo ocurre en Optform, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Submission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new submission is received.”
Arranca el Zap cada vez que alguien envía uno de tus formularios, cuestionarios o calculadoras de Optform. Todo lo que la persona escribió queda disponible para los pasos siguientes, listo para ir a una hoja, un CRM o un correo. Es la única puerta entre Optform y tus otras herramientas en Zapier, así que todo Zap de Optform empieza aquí.
Cuando un Zap con Optform falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Optform. Los límites de abajo son los generales de Zapier, aplicados a formularios.
Ninguno parece un error al principio. Se notan en respuestas que faltan en la hoja o en una ola de participaciones que nunca llegó. Repasa los casos de abajo antes de publicar; la página Depuración Zapier explica el método general.
Las respuestas antiguas no se envían
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Las respuestas recogidas antes de publicarlo se quedan en Optform; recuperar ese histórico es otro trabajo.Una avalancha de respuestas se retiene
Si un formulario recibe de golpe un lote enorme, tras una campaña o una importación, la protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo en lugar de ejecutarlo todo.Un Zap, un formulario
El campo Form de New Submission es obligatorio y admite un único formulario. Un cuestionario y un formulario de contacto necesitan dos Zaps, o las respuestas de uno no aparecerán nunca.
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Una persona lee cada mensaje.
