Recursos · Integración Zapier

Integración Pipedrive ZapierAutomatiza Pipedrive con Zapier.

La integración Pipedrive Zapier te da 18 disparadores, 25 acciones y 22 búsquedas. Aquí ves qué hace cada uno, cuáles arrancan al instante, cuánto cuestan y qué se rompe cuando tu embudo de ventas funciona completamente solo.

Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth

Resumen

Qué hace de verdad la integración Pipedrive Zapier

Conecta tu CRM Pipedrive con tus otras herramientas a través de Zapier, sin programar. Un Zap (la automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones) vigila tratos, personas, prospectos o proyectos y hace el seguimiento por ti.

Hay tres resultados que se repiten. Un embudo que reparte el trabajo: Updated Deal Stage arranca un Zap cuando un trato avanza, y Create Activity o Create Project entregan el siguiente paso a quien toca. Un CRM que se llena solo: Find Persons con su opción de creación y después Create Deal convierten un formulario en una ficha limpia, sin duplicados. Datos iguales en todas partes: Updated Person y Updated Organization llevan cada corrección a facturación, soporte o email.

Una buena noticia para el plan gratuito: once de los 18 disparadores son instantáneos, entre ellos New Deal, New Person y todos los Updated. Solo los de filtro, New Lead, New Comments in Notes y New Project funcionan por consulta.

Lo que Zapier no hace aquí: no recupera tratos, contactos ni notas creados antes de activar el Zap, y no ofrece ninguna acción para borrar un trato, una persona o una organización. Para lo demás, el paso API Request (Beta) habla directamente con Pipedrive. ¿Comparas plataformas? La Integración Pipedrive n8n y la Integración Pipedrive Make cubren el mismo CRM en las otras dos.

Vocabulario

El vocabulario de Zapier en un minuto

Siete palabras, una línea cada una. Con esto, el resto de la página se lee sin tropiezos.

Disparador
El evento en Pipedrive que pone en marcha el Zap, como un trato nuevo o un cambio de etapa. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
Acción
Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, cambia o envía algo en Pipedrive o en otra herramienta.
Tarea
La unidad que cobra Zapier. Una acción completada con éxito es una tarea, y tu plan cuenta esas tareas.
Por consulta o instantáneo
Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa Pipedrive en cuanto ocurre el evento.
Filtro
Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos cumplen tu condición, por ejemplo un importe mínimo, y lo detiene si no.
Paso de búsqueda
Un paso que localiza una ficha que ya está en Pipedrive, una persona o un trato, para que los pasos siguientes la usen.
Conexión
Tu cuenta de Pipedrive enlazada una vez con Zapier y reutilizada después por cada paso de cada Zap que toque Pipedrive.
Coste

Cuánto cuesta un Zap de Pipedrive

Zapier no incluye Pipedrive entre las apps reservadas a planes de pago: funciona desde el plan gratuito. Lo que pagas son tareas.

  • Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
  • Tamaño de Zap gratis2 pasos: un disparador, una acción
  • ¿Solo en planes de pago?No, Pipedrive funciona en todos los planes
  • Disparador y revisiones0 tareas

El disparador nunca gasta tareas, y las revisiones de Zapier en busca de datos nuevos tampoco. Cada acción con éxito cuenta una vez: un Zap de tres acciones cuesta el triple que uno de una sola. Una acción fallida no cuenta. El plan gratuito se queda en dos pasos, un disparador y una acción. Si sumas un filtro, una búsqueda o una segunda acción, tienes un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. Aquí importa, porque casi todos los Zaps limpios de Pipedrive empiezan con Find Persons o Find Deals.

Conexión

Conectar Pipedrive con Zapier en tres pasos

  1. 01

    Abre tus conexiones

    En Zapier, abre la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. En el cuadro que aparece, escribe Pipedrive en el buscador y selecciónalo de la lista.

  2. 02

    Entra en Pipedrive

    Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Pipedrive: entra con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps, porque cada ficha creada llevará ese usuario.

  3. 03

    Concede el acceso

    Da acceso a Zapier. Si tus Zaps van a tocar tratos o contactos de compañeros, comprueba antes que ese usuario puede leerlos o editarlos dentro de Pipedrive.

Primer Zap

Tu primer Zap de Pipedrive: un trato avanza y se agenda el seguimiento

ObjetivoCuando un trato llega a la etapa elegida, crear la actividad de seguimiento y dejar una nota en el trato.

  1. 01

    Crea el Zap

    Empieza un Zap nuevo y elige Pipedrive como app de arranque. Escoge Updated Deal Stage como evento y selecciona tu conexión.

  2. 02

    Prueba el disparador

    Lanza la prueba: Zapier trae los tres tratos más recientes de tu cuenta. Elige uno que acabe de cambiar de etapa para mapear valores reales.

  3. 03

    Añade el filtro

    Añade un paso Filter y pon la regla sobre el nombre de la etapa. Regla de texto sobre un campo de texto, o el filtro nunca dejará pasar nada.

  4. 04

    Añade las acciones

    Añade Pipedrive con Create Activity, mapea el trato y el responsable, fija asunto y fecha. Luego Create Note para dejar constancia del seguimiento.

  5. 05

    Prueba y publica

    Prueba cada acción y revisa las fichas en Pipedrive. Después pulsa Publish. Con un filtro y dos acciones es un Zap de varios pasos: necesita plan de pago.

Disparadores

Disparadores de Pipedrive en Zapier

18 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Pipedrive, y 11 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.

1

Activity Matching Filter

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when an activity newly matches a Pipedrive filter for the first time.”

Primero guardas un filtro en Pipedrive, por ejemplo las llamadas pendientes de un vendedor concreto, y el Zap arranca cada vez que una actividad entra en ese filtro por primera vez. La regla vive en el CRM, así que tu jefe de ventas la ajusta sin abrir Zapier.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito.
Cuándo usarlo
quieres un seguimiento solo para un grupo preciso de actividades, como demos atrasadas o llamadas de una zona.
Ojo
el filtro de actividades es obligatorio: tiene que existir y ser visible para la cuenta de Pipedrive conectada, o la lista sale vacía.
2

New Activity

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when a new activity is created.”

Cada actividad que alguien añade en Pipedrive (una llamada, una reunión, una demo) despierta el Zap con su asunto, su responsable y su fecha. Es la forma más amplia de copiar en otra herramienta lo que tu equipo agenda en el CRM.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
cada reunión nueva debe aparecer en un calendario compartido o en el chat del equipo sin que nadie la copie a mano.
Ojo
salta con todos los tipos de actividad; si solo te importan las reuniones, añade un filtro, y el Zap pasa a ser de varios pasos y de pago.
3

Deal Matching Filter

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when a deal newly matches a Pipedrive filter for the first time.”

Apunta este disparador a un filtro de tratos guardado en Pipedrive, como los tratos grandes sin próximo paso, y el Zap corre una vez por trato la primera vez que aparece en esa lista. Un trato que sale y vuelve a entrar no cuenta como nuevo.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito.
Cuándo usarlo
vigilas un segmento delicado del embudo y alguien debe enterarse en cuanto un trato cae en él.
Ojo
el campo Filter es obligatorio: sin un filtro guardado y compartido con el usuario conectado, el paso no se puede terminar.
4

New Deal

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when a new deal is created.”

En cuanto se crea un trato en Pipedrive, a mano, desde un formulario o por importación, el Zap recibe su título, su valor, su responsable y el contacto asociado. Es el punto de partida clásico para pasar una oportunidad al resto de tus herramientas.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
cada oportunidad nueva debe abrir una tarea de arranque, enviar un correo de bienvenida o sumar una fila a tu hoja de seguimiento.
Ojo
solo avisa de la creación; para un trato que luego cambia de importe o de dueño, usa Updated Deal.
5

New Lead

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when a lead is created.”

En Pipedrive, los prospectos (leads) esperan en la bandeja Leads Inbox antes de convertirse en trato. Este disparador detecta cada prospecto nuevo para que la calificación empiece mientras el contacto sigue interesado.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito.
Cuándo usarlo
tus prospectos llegan por chat o formulario y quieres puntuarlos, enriquecerlos o repartirlos antes de que un vendedor los abra.
Ojo
en el plan gratuito un prospecto nuevo puede esperar hasta 15 minutos antes de que el Zap lo vea, a diferencia de los disparadores instantáneos de tratos y personas.
6

New Comments in Notes

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when a new comment is added to a note.”

Este vigila una sola nota y arranca el Zap cada vez que un compañero responde debajo. Piénsalo como seguir un hilo de conversación interno, no todo el CRM.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito.
Cuándo usarlo
una cuenta clave tiene una nota compartida donde ventas y soporte se pasan novedades, y cada respuesta debe llegar al canal del equipo.
Ojo
el Note ID es obligatorio: una nota por Zap, no hay forma de escuchar los comentarios de todas las notas a la vez.
7

New Note

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when a new note is created.”

Cualquier nota escrita en Pipedrive, en un trato, una persona, una organización o un prospecto, lanza el Zap con su texto y la ficha a la que pertenece. Los resúmenes de llamada dejan de vivir solo en el CRM.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
quieres guardar los resúmenes de reunión en un documento por cliente o compartirlos con el equipo que lleva la cuenta.
Ojo
una nota es texto libre; si el paso siguiente espera un dato limpio (un importe, una fecha), prevé un paso de formato, que gasta una tarea.
8

Organization Matching Filter

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when an organization newly matches a Pipedrive filter for the first time.”

Cuando una empresa coincide por primera vez con un filtro guardado en Pipedrive (organizaciones de un país sin responsable, por ejemplo), el Zap arranca con sus datos. La regla se edita en el CRM, a la vista del equipo comercial.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito.
Cuándo usarlo
repartes cuentas por territorio o tamaño y cada empresa nueva de un segmento debe ir a la persona adecuada.
Ojo
el campo Filter es obligatorio, y una organización que ya estaba en el filtro al publicar nunca arranca el Zap.
9

New Organization

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when a new organization is created.”

Cada empresa creada en Pipedrive llega al Zap al momento, con nombre, dirección y responsable. Es el gancho más limpio para mantener tu facturación o tu soporte al día con el CRM.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
contabilidad o soporte necesitan una ficha de cliente en cuanto ventas da de alta una empresa.
Ojo
una importación masiva manda todas las organizaciones de golpe y puede chocar con la protección contra avalanchas de Zapier; pausa el Zap antes de importar.
10

New Person

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when a new person is created.”

Un contacto nuevo en Pipedrive, escrito a mano o capturado por un formulario, arranca el Zap con nombres, correos y teléfonos. Es la entrada natural de las secuencias de bienvenida y las listas de correo.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
cada contacto nuevo debe entrar en tu lista de email o en tu herramienta de soporte sin exportar un CSV cada semana.
Ojo
una persona puede tener varios correos: revisa cuál mapeas, o tu herramienta de marketing recibirá la dirección equivocada.
11

Deleted Person

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when an existing person is deleted.”

Cuando alguien borra un contacto en Pipedrive, el Zap se entera y puede limpiar las copias que viven en otras herramientas. Pocas apps avisan de los borrados, así que este conviene tenerlo presente.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
sincronizas contactos con tu herramienta de email y los borrados deben seguir, para no escribir a alguien que tu CRM ya no tiene.
Ojo
la ficha ya no existe en Pipedrive cuando el Zap corre: un paso de búsqueda sobre esa persona no encontrará nada.
12

Person Matching Filter

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when a person newly matches a Pipedrive filter for the first time.”

Guarda un filtro de personas en Pipedrive (una etiqueta concreta, contactos con tratos abiertos) y el Zap salta la primera vez que cada contacto entra en él. Tu segmentación sigue en el CRM, donde los vendedores la entienden.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito.
Cuándo usarlo
los contactos marcados como calientes, o ligados a una campaña, deben entrar en una secuencia propia.
Ojo
el campo Filter es obligatorio, y la revisión sigue el intervalo de tu plan: un contacto que entra y sale del filtro entre dos revisiones puede perderse.
13

New Project

Disparador por sondeo

En Zapier“Triggers when a new project is created.”

Este disparador salta cada vez que se crea un proyecto en Pipedrive. Para recuperarlo después, Find Project(s) busca por título. Capta cada proyecto nuevo, y tus herramientas de producción se enteran sin correo de traspaso.

Cómo se dispara
Zapier va a mirar cada cierto tiempo, y ese intervalo depende de tu plan: cada 15 minutos en el gratuito.
Cuándo usarlo
tu equipo arranca el onboarding en otra herramienta y quiere un tablero o un canal por proyecto.
14

Updated Deal Stage

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when a deal's stage is updated.”

En cuanto un trato pasa de una etapa del embudo a otra, el Zap arranca con el trato y su nueva etapa. Es el que casi todos los equipos buscan: el propio embudo reparte el trabajo.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
llegar a la etapa de propuesta debe generar un documento, o pasar a ganado debe avisar al equipo de entrega.
Ojo
salta con cada cambio de etapa, retrocesos incluidos: añade un filtro sobre el nombre de la etapa si solo te interesa una.
15

Updated Deal

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when an existing deal is updated.”

Cualquier cambio guardado en un trato existente (importe, responsable, fecha de cierre prevista, un campo personalizado) arranca el Zap con el trato tal como queda. Capta mucho más que los cambios de etapa.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
tu previsión en una hoja de cálculo o tu herramienta de informes debe seguir cada retoque de los tratos.
Ojo
un Zap que vuelve a escribir en el mismo trato dispara otra vez este disparador y entra en bucle; escribe en otra app o filtra.
16

Updated Lead

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when an existing lead is updated.”

Cuando un prospecto de la Leads Inbox cambia (etiqueta nueva, nuevo responsable, un importe añadido), Pipedrive avisa a Zapier en el acto. Junto con New Lead, cubre toda la vida del prospecto antes de ser trato.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
un prospecto que recibe la etiqueta de calificado debe avisar al vendedor que lo hereda.
Ojo
New Lead funciona por consulta y este es instantáneo: un prospecto creado y editado enseguida puede llegar primero por Updated Lead.
17

Updated Organization

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when an existing organization is updated.”

Los retoques en una empresa existente (dirección, responsable, sector) llegan al Zap en cuanto se guardan. Así los datos de la empresa son idénticos en el CRM, la facturación y el soporte.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
la dirección de facturación de tu contabilidad debe seguir lo que ventas corrige en Pipedrive.
Ojo
cada pequeño cambio cuenta como actualización: en un CRM con mucho movimiento las tareas vuelan, y un filtro sobre el campo que importa contiene el gasto.
18

Updated Person

Disparador instantáneo

En Zapier“Triggers when an existing person is updated.”

Cuando un contacto cambia en Pipedrive (correo nuevo, cargo nuevo, etiqueta nueva), el Zap recibe al momento la versión fresca. Tus otras herramientas dejan de trabajar con datos viejos.

Cómo se dispara
la app avisa a Zapier en cuanto ocurre, el Zap arranca al momento, sea cual sea tu plan.
Cuándo usarlo
tu herramienta de email o tu helpdesk deben mostrar siempre el mismo correo y teléfono que el CRM.
Ojo
volver a escribir en la misma persona desde este Zap lo relanza: Zapier repite hasta agotar tus tareas.
Acciones

Acciones de Pipedrive en Zapier

Pipedrive te da 25 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.

1

Add Discount to Deal

Acción

En Zapier“Adds a discount to an existing deal.”

Aplica un descuento a un trato existente, como porcentaje de su valor o como importe fijo, con una breve descripción. En porcentaje, la cifra va de 1 a 100.

Cuándo usarlo
un código promocional aprobado o una regla de fidelidad debe verse en el valor del trato.
2

Add Label to Person

Acción

En Zapier“Adds an existing label to an existing person.”

Pone una o varias etiquetas existentes en un contacto y conserva las que ya tenía. Las etiquetas deben existir en Pipedrive: este paso no las crea.

Cuándo usarlo
quien asistió a tu webinar debe quedar etiquetado para que ventas vea el interés de un vistazo.
3

Add Product to Deal

Acción

En Zapier“Adds one or more products to a deal. You can add a single product or multiple products at once. (with line item support)”

Vincula un producto, o varios de una vez, a un trato como líneas. El ID del trato es obligatorio.

Cuándo usarlo
un pedido de tu tienda debe listar sus productos en el trato correspondiente.
Ojo
activa Add Multiple Products solo si tu origen envía una lista de verdad.
4

Add Product Variation

Acción

En Zapier“Add product variation to a product.”

Cuelga una variante (talla, plan, pack) de un producto existente. Hacen falta tanto el producto como la variante, así que este paso suele ir tras una búsqueda.

Cuándo usarlo
tu tienda añade una opción a un producto y el catálogo del CRM debe ponerse al día.
Ojo
los dos identificadores son obligatorios, lo que casi siempre convierte el Zap en uno de varios pasos.
5

Create Activity

Acción

En Zapier“Creates a new activity in Pipedrive with comprehensive options for scheduling, participants, and associations.”

Agenda una llamada, una reunión o una tarea en Pipedrive, con fecha, participantes y el trato o la persona a la que pertenece. Incluso puedes registrarla como ya hecha o bloquear el hueco en el calendario del responsable.

Cuándo usarlo
una reserva en tu herramienta de citas debe aparecer como reunión en el trato correcto.
6

Create Deal

Acción

En Zapier“Creates a new deal.”

Abre una oportunidad nueva en Pipedrive a partir de lo que arrancó el Zap: un formulario, una reserva, un presupuesto firmado. Solo el título es obligatorio; importe, responsable y embudo también se pueden mapear.

Cuándo usarlo
una solicitud de demo en tu web debe convertirse en trato sin que nadie la teclee.
Ojo
Pipedrive rechaza un trato sin persona ni organización asociada: prevé la búsqueda antes.
7

Attach File

Acción

En Zapier“Uploads a file and attaches it to a deal, person, organization, activity, product or note.”

Sube un archivo y lo adjunta a un trato, una persona, una organización, una actividad, un producto o una nota. Contratos y presupuestos salen por fin de los hilos de correo.

Cuándo usarlo
el PDF firmado en tu herramienta de firma electrónica debe quedar en el trato.
Ojo
el archivo debe llegar de un paso anterior como archivo real, no como simple enlace.
8

Add Follower

Acción

En Zapier“Adds a follower to a deal, organization, person or product.”

Hace que un usuario de Pipedrive siga un trato, una organización, una persona o un producto, y reciba sus novedades. Eliges el usuario y la ficha.

Cuándo usarlo
tu responsable de grandes cuentas debe seguir cada trato importante sin pedirlo.
Ojo
hace falta el ID de usuario de Pipedrive, que Find Users obtiene a partir de un correo.
9

Create Lead

Acción

En Zapier“Creates a new lead.”

Deja un prospecto en la Leads Inbox en lugar del embudo, para que alguien lo califique antes de hacerlo trato. Puedes fijar una nota arriba del prospecto para dar contexto.

Cuándo usarlo
tus contactos entrantes están demasiado verdes para el embudo y merecen una primera revisión.
10

Create Note

Acción

En Zapier“Creates a new note.”

Escribe una nota en un trato, una persona, una organización o un prospecto, para que la información de fuera viva junto a la ficha. Transcripciones, respuestas de encuestas y resúmenes de tickets encajan aquí.

Cuándo usarlo
el vendedor debe ver el resumen de un ticket de soporte sin entrar al helpdesk.
11

Create Organization

Acción

En Zapier“Creates a new organization in Pipedrive with support for custom fields and comprehensive address information.”

Crea la ficha de una empresa con nombre, dirección y campos personalizados. El nombre es obligatorio, y es lo que todo el equipo comercial buscará después.

Cuándo usarlo
un cliente nuevo en tu herramienta de facturación debe existir también como organización en Pipedrive.
Ojo
sin búsqueda previa, enseguida aparecen dos fichas para la misma empresa.
12

Create Person

Acción

En Zapier“Creates a new person in Pipedrive with support for multiple email addresses, phone numbers, custom fields, and comprehensive contact information.”

Añade un contacto a Pipedrive con todos los correos y teléfonos que tengas, más tus campos personalizados. Es el paso detrás de casi todos los Zaps de formulario a CRM.

Cuándo usarlo
una inscripción a un webinar o a tu newsletter debe existir como contacto en el CRM.
Ojo
lanza Find Persons antes, o el mismo contacto se creará dos veces.
13

Create Product

Acción

En Zapier“Creates a new product.”

Suma un artículo a tu catálogo de productos de Pipedrive. El nombre es obligatorio, y decides si el producto se puede vincular a tratos.

Cuándo usarlo
tu catálogo vive en la tienda online o en la facturación, y Pipedrive debe seguirlo.
Ojo
comprueba antes con Find Products que el artículo no existe ya.
14

Create Project

Acción

En Zapier“Creates a new project.”

Abre un proyecto de entrega en Pipedrive Projects con título, tablero y fase. Los tres son obligatorios: tablero y fase deben existir antes de que corra el Zap.

Cuándo usarlo
un trato ganado debe arrancar solo un proyecto de onboarding.
15

Create Task

Acción

En Zapier“Creates a new task.”

Añade una tarea dentro de un proyecto de Pipedrive, con título y casilla de hecha. El proyecto es obligatorio: aquí las tareas pertenecen a proyectos, no a tratos.

Cuándo usarlo
cada proyecto debe empezar con la misma lista de primeros pasos.
Ojo
para un seguimiento sobre un trato, lo que necesitas es Create Activity.
16

Add/Remove Deal Labels

Acción

En Zapier“Add or remove labels from a deal.”

Añade o quita etiquetas de un trato, con la opción de borrar antes todas las existentes. Es lo más rápido para marcar un trato como caliente, frío o en riesgo desde fuera del CRM.

Cuándo usarlo
una puntuación de salud calculada en otra herramienta debe colorear el trato en la vista del embudo.
Ojo
marcar Remove All Existing Labels borra también las etiquetas puestas a mano por los vendedores.
17

Update Activity

Acción

En Zapier“Updates an existing activity in Pipedrive with new values for selected fields, allowing partial updates to activity properties.”

Modifica una actividad existente: fecha nueva, responsable nuevo, hecha o pendiente, ocupado o libre. Admite cambios parciales: solo se mueve lo que configuras.

Cuándo usarlo
una reunión movida en tu calendario debe moverse también en Pipedrive.
Ojo
hace falta elegir la actividad a actualizar; búscala por asunto o tómala de la lista.
18

Update Deal

Acción

En Zapier“Updates an existing deal.”

Cambia campos de un trato existente: importe, etapa, responsable, fecha de cierre o campos personalizados. Necesita el ID del trato, que suele venir de Find Deals o del disparador.

Cuándo usarlo
un contrato firmado en otra herramienta debe pasar el trato a ganado.
Ojo
si el disparador también vigila tratos, esta actualización puede relanzar el Zap.
19

Update Lead

Acción

En Zapier“Updates an existing lead.”

Retoca un prospecto de la Leads Inbox, su responsable, su etiqueta o su importe, a partir de su Lead ID.

Cuándo usarlo
tu herramienta de scoring decide que un prospecto está calificado y el CRM debe reflejarlo.
Ojo
el Lead ID es obligatorio: suele ir antes un paso Find Leads o Get Lead, y el Zap pasa a varios pasos.
20

Update Organization

Acción

En Zapier“Updates an existing organization in Pipedrive with new values for selected fields, allowing partial updates to organization properties and custom fields.”

Reescribe solo los campos de empresa que rellenas y deja el resto intacto. Eliges la organización por nombre o en la lista.

Cuándo usarlo
una corrección de dirección hecha por contabilidad debe llegar al CRM.
Ojo
un campo vacío conserva su valor: un origen vacío no borra nada por accidente.
21

Update Person

Acción

En Zapier“Updates an existing person in Pipedrive with new values for selected fields, supporting email and phone number management, field clearing with "null" values, and comprehensive custom field updates.”

Refresca los datos de un contacto, añadiendo o sustituyendo correos y teléfonos. Escribir null en un campo lo vacía, útil para borrar un dato caducado.

Cuándo usarlo
un contacto cambia de puesto o de correo en tu herramienta de marketing y Pipedrive debe seguirlo.
22

Update Product

Acción

En Zapier“Updates an existing product.”

Edita un producto del catálogo por su Product ID, incluida la opción de vincularlo a tratos.

Cuándo usarlo
un producto renombrado o retirado de tu tienda debe cambiar en el CRM.
Ojo
el Product ID es obligatorio; un Find Products justo antes es la forma habitual de conseguirlo.
23

Update Project

Acción

En Zapier“Updates an existing project in Pipedrive.”

Edita un proyecto de Pipedrive que eliges de la lista, por ejemplo para pasarlo a la fase siguiente.

Cuándo usarlo
el avance que sigues en otra herramienta debe verse en el proyecto.
Ojo
el campo Project es obligatorio: sin un proyecto elegido o mapeado, el paso no puede correr.
24

Update Task

Acción

En Zapier“Updates an existing task.”

Cambia una tarea, incluido marcarla como hecha. Si eliges un proyecto, solo aparecen sus tareas en la lista.

Cuándo usarlo
cerrar un ticket en tu herramienta de soporte debe marcar la tarea correspondiente.
Ojo
sin proyecto elegido la lista de tareas se hace larga: selecciona primero el proyecto.
25

API Request (Beta)

Acción

En Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Paso avanzado que envía una petición en bruto a Pipedrive con la conexión que ya tienes. Cubre lo que las demás acciones no hacen, pero pide un método y una URL en los dominios de Pipedrive.

Cuándo usarlo
un campo u operación que necesitas no tiene acción lista.
Ojo
con Stop on error en No, el Zap sigue aunque Pipedrive rechace la petición.
Búsquedas

Búsquedas de Pipedrive en Zapier

22 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Pipedrive, para que un paso posterior lo use.

En el editor, las búsquedas están al final de la lista de acciones, bajo SEARCH. Cada una localiza una ficha que ya existe en Pipedrive y la pasa a los pasos siguientes. Tres ajustes deciden qué ocurre cuando el resultado no es el esperado.

1

Find Activities

BúsquedaFind or create

En Zapier“Finds activities by subject, owner, and other criteria. Returns multiple results.”

Localiza actividades por asunto, responsable u otros criterios, y puede devolver varias a la vez. También filtra por hechas o pendientes. Su variante Find or Create Activity crea una cuando nada coincide.

Cuándo usarlo
antes de agendar un seguimiento, comprueba que no hay ya uno previsto.
Ojo
sin filtro de estado, también salen actividades ya cerradas.
2

Find Deals Associated With a Person

Búsqueda

En Zapier“Finds deals associated with a person with enhanced data.”

Devuelve los tratos ligados a un contacto. Puede incluir los adjuntos, a costa de llamadas extra a Pipedrive.

Cuándo usarlo
un ticket de soporte debe mostrar todos los tratos abiertos del cliente que escribe.
Ojo
deja los archivos desactivados si no los necesitas, para no chocar con los límites de Pipedrive.
3

Find Deals

BúsquedaFind or create

En Zapier“Finds deals by any field.”

Busca tratos por cualquier campo, de ahí que sea el paso habitual antes de un Update Deal. Marcar la casilla de creación lo convierte en Find or Create Deal.

Cuándo usarlo
una factura cobrada en tu contabilidad debe actualizar el trato correcto.
4

Find Product Variations

Búsqueda

En Zapier“Finds all variations for a specific product.”

Lista todas las variantes de un producto. Eliges el producto y el paso devuelve sus variantes para lo que sigue.

Cuándo usarlo
necesitas el ID de una variante antes de añadirla a un trato.
Ojo
un producto sin variantes no devuelve nada, y el Zap se detiene salvo que aceptes resultados vacíos.
5

Get Activity Type

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific activity type by ID, or returns all activity types if no ID is provided.”

Lee un tipo de actividad por su ID, o todos tus tipos si no indicas ninguno. Útil para convertir un código interno en algo legible.

Cuándo usarlo
un informe enviado fuera debe decir Llamada o Reunión, no un código.
Ojo
deja el ID vacío y el paso devuelve todos tus tipos de actividad de una vez.
6

Get Deal

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific deal by its ID.”

Recupera un trato por su Deal ID, con todo lo que tiene asociado. A diferencia de Find Deals, no hay búsqueda: ya sabes cuál es.

Cuándo usarlo
el disparador solo trajo el ID y el paso siguiente necesita la ficha completa.
Ojo
el ID es obligatorio, y un valor vacío detiene el paso.
7

Get Lead

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific lead by its ID.”

Recupera un prospecto por su Lead ID. Es la lectura directa cuando un paso anterior ya te dio ese identificador.

Cuándo usarlo
tu herramienta de formularios guardó el ID y necesitas recuperar los datos del prospecto.
Ojo
un ID de otra app no sirve: tiene que ser el de Pipedrive.
8

Get Organization

Búsqueda

En Zapier“Retrieves detailed organization data with optional related entities. Supports line items for processing multiple organizations.”

Lee una empresa con, si quieres, sus personas, tratos y actividades. Puede procesar varias organizaciones como líneas.

Cuándo usarlo
una revisión de cuenta debe reunir todos los contactos y tratos abiertos de la empresa.
Ojo
cada conjunto añadido engorda el resultado: marca solo lo que lee el paso siguiente.
9

Get Person

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific person by their ID.”

Recupera un contacto por su Person ID. Rápido y exacto, sin coincidencias aproximadas.

Cuándo usarlo
un disparador de tratos te dio el ID de la persona y necesitas su correo.
Ojo
si la persona se borró entretanto, el paso no devuelve nada y el Zap se para.
10

Get Product

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific product by its ID.”

Lee un producto por su Product ID, para llevar su nombre, código o precios a los pasos siguientes.

Cuándo usarlo
una línea de pedido solo trae el ID y la factura necesita el nombre del producto.
Ojo
espera el ID de Pipedrive, no el código de tu tienda; para códigos está Find Products.
11

Get Stage

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific stage by its ID.”

Convierte un Stage ID en la etapa con su nombre. Los disparadores de tratos a menudo solo traen el ID.

Cuándo usarlo
un aviso debe decir Propuesta enviada en lugar de un número.
Ojo
el campo Stage ID es obligatorio; mapéalo desde los datos del trato que trae el paso anterior.
12

Get User

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific user by their ID.”

Lee un usuario de Pipedrive por su User ID. Práctico cuando una ficha trae el ID del responsable y lo siguiente necesita un nombre o un correo.

Cuándo usarlo
quieres escribir directamente al responsable del trato.
Ojo
el campo User ID es obligatorio; usa el ID del responsable que trae la ficha en vez de escribirlo a mano.
13

Find Leads

Búsqueda

En Zapier“Finds leads based on your search criteria.”

Busca en la Leads Inbox con tus criterios. El ajuste de coincidencia exacta decide si un título parecido también cuenta.

Cuándo usarlo
un prospecto que vuelve debe asociarse al que ya está abierto.
Ojo
en exacto, un prospecto llamado Zapier Lead no sale al buscar Zapier; sin exacto, puede salir.
14

Get Note

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific note by its ID.”

Recupera una nota por su Note ID numérico, que un paso anterior puede aportar como valor personalizado.

Cuándo usarlo
quieres el texto completo de una nota citada en otro sitio.
Ojo
el ID debe ser un número: mapéalo desde un paso anterior en lugar de escribir texto.
15

Find Notes

Búsqueda

En Zapier“Finds notes by Deal, Lead, Person, User, or Organization.”

Encuentra notas por trato, prospecto, persona, usuario u organización. Primero indicas por qué tipo de ficha buscas.

Cuándo usarlo
un resumen debe reunir todas las notas de una cuenta.
Ojo
el campo Search By es obligatorio, y un tipo de ficha equivocado no devuelve nada.
16

Find Organizations

BúsquedaFind or create

En Zapier“Finds organizations by ID or field search.”

Busca empresas por ID o por campo. Con la casilla de creación marcada pasa a ser Find or Create Organization y solo añade una empresa si no encuentra ninguna.

Cuándo usarlo
un contacto nuevo debe colgar de la empresa existente, no de un duplicado.
Ojo
la variante Find or Create Organization busca por nombre: ese nombre decide entre recuperar la ficha o crear una nueva.
17

Find Persons

BúsquedaFind or create

En Zapier“Finds persons by ID or field search.”

Busca contactos por ID o por campo, normalmente por correo. Su variante Find or Create Person es la barrera habitual contra los duplicados.

Cuándo usarlo
un envío de formulario debe actualizar el contacto si existe y crearlo si no.
Ojo
busca por correo antes que por nombre, es mucho más fiable para reconocer a alguien.
18

Find Products

BúsquedaFind or create

En Zapier“Finds products by name, ID, or product code.”

Localiza productos por nombre, ID o código. Find or Create Product, la misma búsqueda con creación, añade el artículo si falta.

Cuándo usarlo
un pedido de tu tienda cita un código que tu CRM quizá aún no tiene.
Ojo
en modo creación revisa los campos obligatorios del producto, o el paso falla.
19

Get Project

Búsqueda

En Zapier“Retrieves a specific project by its ID.”

Recupera un proyecto por su Project ID numérico, que a menudo aporta un paso anterior como valor personalizado.

Cuándo usarlo
la actualización de una tarea necesita los datos del proyecto padre.
Ojo
solo lee un proyecto; para buscar por título, usa Find Project(s).
20

Find Project(s)

BúsquedaFind or create

En Zapier“Finds a project or projects by title or other fields.”

Busca proyectos por título u otro campo, con una casilla de coincidencia exacta. Convertida en Find or Create Project, abre el proyecto cuando no existe.

Cuándo usarlo
cada trato ganado debe terminar en un solo proyecto, nunca en dos.
Ojo
sin coincidencia exacta, un término corto puede traer varios proyectos.
21

Find Tasks

BúsquedaFind or create

En Zapier“Find tasks by title, description, or other criteria.”

Busca un término en títulos y descripciones de tareas, sin distinguir mayúsculas, y filtra por estado. Find or Create Task añade la tarea cuando la búsqueda vuelve vacía.

Cuándo usarlo
antes de sumar un punto a la lista, comprueba que no está ya.
Ojo
el término de búsqueda es obligatorio, y un valor vacío bloquea el paso.
22

Find Users

Búsqueda

En Zapier“Find users by name, email, or ID.”

Encuentra usuarios de Pipedrive por nombre, correo o ID; eliges el campo de búsqueda.

Cuándo usarlo
el correo de un responsable que viene de otra herramienta debe convertirse en un usuario de Pipedrive asignable.
Ojo
el campo de búsqueda es obligatorio, y un correo con una errata no devuelve a nadie.

Los tres ajustes que expone toda búsqueda

  1. Successful if no search results are found?
    Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y los pasos siguientes se saltan. Actívalo y el Zap sigue con valores vacíos.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Márcalo y la búsqueda pasa a ser «buscar o crear»: pide los campos para crear la ficha que falta, y el ajuste anterior desaparece.
  3. If multiple search results are found?
    Tres salidas: quedarte con el primero (por defecto), detener el Zap, o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando falla

Cuando un Zap de Pipedrive se rompe

Casi todos los fallos vienen de los datos de Pipedrive, no de Zapier. El centro de ayuda de Zapier documenta dos errores propios de Pipedrive, y además se aplican los límites generales.

Cada caso de abajo es de los que aparecen en las primeras semanas. Si tienes un Zap roto que no sabes explicar, la página de Depuración Zapier repasa las comprobaciones habituales.

  • Neither an Organization nor a Person were provided

    Pipedrive rechaza algunas fichas, un trato o un prospecto, cuando no están ligadas a ninguna empresa ni persona. Mapea una persona o una organización, a menudo salida de una búsqueda previa.
  • Nothing could be found for the search

    Una búsqueda volvió vacía y paró el Zap. Revisa el valor buscado, o activa el ajuste que deja seguir al Zap cuando no encuentra nada.
  • Los tratos antiguos no entran

    Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los tratos y contactos que ya existían nunca lo arrancan; migrar el histórico es otro trabajo.
  • El Zap entra en bucle

    Un Zap con Updated Deal o Updated Person que vuelve a escribir en la misma ficha se dispara a sí mismo y agota tus tareas muy rápido.
  • Una importación masiva queda retenida

    Importar cientos de contactos o tratos de golpe puede chocar con la protección contra avalanchas de Zapier. Pausa el Zap durante las importaciones grandes.
  • Las búsquedas chocan con el límite de llamadas

    Incluir los archivos en Find Deals gasta llamadas extra a Pipedrive. Déjalo apagado si el paso siguiente no los necesita.
¿Necesitas ayuda?

¿Necesitas ayuda para automatizar Pipedrive con Zapier?

Una persona lee cada mensaje.

FAQ

Integración Pipedrive Zapier: preguntas frecuentes

01¿La integración Pipedrive Zapier es gratis?
Sí, Pipedrive no está entre las apps reservadas a planes de pago y funciona con el plan gratuito de Zapier. Ese plan da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se limita a dos pasos: un disparador y una acción. En cuanto añades un filtro, una búsqueda como Find Persons o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y requiere un plan de pago. En Pipedrive necesitas una cuenta activa para conectar.
02¿Cuántas tareas gasta un Zap de Pipedrive?
Una tarea por cada acción con éxito, nada por el disparador. Un Zap que crea una actividad en cada cambio de etapa cuesta una tarea por trato que avanza. Con Create Note detrás, cuesta dos. Las búsquedas puestas como pasos también cuentan cuando se ejecutan, y una acción fallida no cuesta nada. Cuidado con los disparadores Updated: en un CRM con movimiento, cada retoque puede arrancar el Zap, así que un filtro al principio mantiene la cuenta a raya.
03¿Pipedrive dispara los Zaps en tiempo real?
Casi siempre, sí. Once de los 18 disparadores son instantáneos, entre ellos New Deal, New Person, New Note, Updated Deal Stage y todos los Updated: arrancan el Zap al momento, sea cual sea tu plan. Siete funcionan por consulta: los cuatro de filtro, New Lead, New Comments in Notes y New Project. En esos, Zapier mira cada 15 minutos en el plan gratuito, y cada uno o dos minutos en los planes de pago.
04¿Qué hace falta para conectar Pipedrive con Zapier?
Una cuenta de Pipedrive con la que puedas entrar y una cuenta de Zapier. Añades la conexión desde la página Apps, entras en Pipedrive en la pestaña que se abre y concedes el acceso. Las fichas que crean tus Zaps llevan el usuario conectado, así que elígelo con cuidado, porque su nombre quedará en cada ficha. Si los Zaps deben tocar tratos o contactos de compañeros, ese usuario tiene que poder leerlos o editarlos en Pipedrive.
05¿Por qué Pipedrive dice «Neither an Organization nor a Person were provided»?
Porque la ficha que creas debe ir ligada a una empresa o a una persona, y el Zap no envió ninguna de las dos. Pasa sobre todo con Create Deal o Create Lead alimentados por un formulario. La solución es poner Find Persons o Find Organizations antes de la acción, con la casilla de creación marcada, y mapear el ID que devuelve. Esa búsqueda vuelve el Zap de varios pasos, así que necesita un plan de pago de Zapier.
06¿Y si la acción de Pipedrive que necesitas no existe?
Mira primero la acción API Request (Beta). Envía una petición directa a Pipedrive con la conexión que ya tienes, y así cubre los campos y fichas que las 25 acciones listas dejan fuera. Pide un método HTTP y una URL en los dominios de Pipedrive, de modo que conviene manejarse con la documentación de una API. Borrar un trato o una persona, por ejemplo, no tiene hoy una acción lista. Si tu equipo no tiene ese perfil, un especialista puede montarla una vez.
07¿Zapier, Make o n8n para Pipedrive?
Depende del escenario. En Zapier, Pipedrive ofrece 65 operaciones visibles: 18 disparadores (11 instantáneos), 25 acciones y 22 búsquedas, y cada acción que tu Zap completa con éxito se cobra como una tarea. Para valorar las alternativas, las páginas Integración Pipedrive Make e Integración Pipedrive n8n cubren el mismo CRM en las otras dos plataformas. Pipedrive no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito, con 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos: un disparador y una acción.