Integración Pixie ZapierAutomatiza Pixie con Zapier.
La integración Pixie Zapier reúne 5 disparadores, 6 acciones y 2 búsquedas. Los cinco disparadores son instantáneos, la app funciona en el plan gratuito y las acciones de clientes y contactos actualizan la ficha que ya existe en lugar de duplicarla.
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Para qué sirve la integración Pixie Zapier en tu despacho
Pixie es una herramienta de gestión para despachos de contabilidad y asesorías: clientes, contactos, encargos y el equipo que los lleva. Zapier la conecta con el resto de tus herramientas. Un cambio en Pixie pone en marcha trabajo en otra app, y al revés: crear un cliente, abrir un encargo o invitar a un compañero en Pixie sin teclear nada dos veces.
Tres resultados que se montan a menudo. Un cliente dado de alta sin papeleo. El alta firmada en tu formulario o tu CRM entra con Create/Update Client y, a continuación, Add Recurring Task to Client le asigna las plantillas de trabajo recurrente de tu despacho. Una petición convertida en encargo. Start Job pide cliente, nombre, plazo y responsable: lo que llega por otra herramienta acaba en la cola de alguien, con fecha. Un aviso cuando el trabajo está entregado. Job Finished salta cuando todas las tareas de un encargo están hechas, el momento justo para avisar al cliente o al socio que firma.
Lo que Zapier no hace aquí: no hay acción para borrar clientes, contactos ni encargos, ningún disparador reacciona a una tarea suelta (solo al encargo completo) y las búsquedas cubren clientes y contactos, no encargos. Tampoco se recupera nada de lo ocurrido en Pixie antes de activar el Zap.
Si aún comparas plataformas para el despacho, echa un vistazo a n8n vs Zapier antes de elegir.
El vocabulario de Zapier, sin rodeos
Ocho palabras que verás en el editor. Cada una se explica aquí una vez y después se usa tal cual en el resto de la página.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap activado, Zapier se queda esperando justo ese evento.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, actualiza o envía algo por ti en otra app o en la misma.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan cuenta exactamente eso.
- Por consulta o instantáneo
- Zapier revisa el disparador por consulta cada cierto intervalo fijo; el instantáneo lo avisa la propia app al momento.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que fijas, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo ya guardado en una app, para que los pasos siguientes puedan usar lo que encontró.
- Conexión
- Tu cuenta de Pixie enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada por cada paso de Pixie en todos tus Zaps.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Pixie
Pixie no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito. La cuenta se hace en tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados, dos pasos por Zap
- DisparadorNunca se cobra
- Acción fallidaNo cuenta
- Disparadores de Pixie5 instantáneos, 0 por consulta
El disparador no gasta ninguna tarea, y una acción fallida tampoco. Cada acción con éxito cuenta por separado: un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una sola. El límite real del plan gratuito está en otro sitio: dos pasos por Zap, un disparador y una acción. Añade un filtro, una búsqueda o una segunda acción y tendrás un Zap de varios pasos, que pide un plan de pago. La tabla de intervalos de abajo afecta a los disparadores por consulta; Pixie no tiene ninguno, así que aquí no frena nada.
Conecta tu cuenta de Pixie en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Antes necesitas una cuenta de Pixie y acceso a los clientes y encargos que tocará el Zap si no son tuyos.
- 02
Elige Pixie
Escribe Pixie en el buscador del cuadro de diálogo, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre entonces una pestaña nueva de Pixie, donde se completa el último paso de la conexión.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Pixie desde esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. La conexión aparece luego en Apps, lista para cualquier paso de Pixie en este Zap y en los siguientes.
Tu primer Zap con Pixie: del encargo terminado al siguiente
ObjetivoCuando un encargo de Pixie se termina, abrir para ese mismo cliente el siguiente encargo, con nombre, plazo y responsable.
- 01
Elige el disparador
Monta el Zap: Pixie como app de inicio, Job Finished como evento y, después, elige tu conexión de Pixie en la lista que aparece.
- 02
Pruébalo con datos reales
Lanza la prueba del disparador. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así que enlazas los campos sobre un encargo real y no sobre texto de ejemplo.
- 03
Añade un filtro
Con el icono más, añade Filter y rellena las tres casillas: el campo, la regla y el valor. Así solo los encargos que de verdad tienen continuación abren uno nuevo.
- 04
Añade la acción
Añade Pixie con Start Job. Toma el cliente del paso anterior, ponle nombre, responsable y un plazo en inglés sencillo, como “today + 7 days”.
- 05
Prueba y publica
Prueba la acción una vez, revisa lo que devuelve Pixie y pulsa Publish. Con el filtro, el Zap es de varios pasos y pide plan de pago. El Curso de Zapier profundiza en los filtros.
Disparadores de Pixie: lo que arranca tu Zap
5 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Pixie, y 5 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Job Assigned
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a job is assigned or reassigned to a team member.”
Salta cuando un encargo se asigna a alguien del equipo, tanto la primera vez como cuando cambia de manos. Es el instante en que el trabajo tiene nuevo dueño, justo lo que suele interesar a tus otras herramientas.
Job Finished
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when all tasks of a job are completed.”
Pixie solo lanza este evento cuando todas las tareas de un encargo están completadas. Marcar una tarea suelta no basta, por eso es la señal fiable de un trabajo entregado de principio a fin.
Job Started
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a job starts.”
Capta el nacimiento de un encargo, cuando Pixie lo abre. Todavía no hay nada asignado ni terminado: es el punto más temprano de un encargo que Zapier puede recoger.
Client Created/Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new client is created or updated in Pixie.”
Un solo evento para dos situaciones: un cliente nuevo en Pixie o cualquier cambio en uno que ya existía. Ambas arrancan el mismo Zap y no hay ajuste para separarlas.
Contact Created/Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a contact is created or updated.”
Aquí el protagonista es la persona y no la empresa: un contacto que se añade en Pixie o uno cuyos datos alguien corrige. Igual que con los clientes, alta y cambio van en el mismo evento.
Acciones de Pixie: lo que tu Zap puede hacer
Pixie te da 6 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add/Update Contact to Client
AcciónEn Zapier“Create or update a contact, based on the contact ID or the contact's email already existing.”
Vincula una persona a la ficha de un cliente, o actualiza sus datos si ya figuraba en ella, con el email como llave. ¿Mismo email en el mismo cliente? Pixie actualiza ese contacto en lugar de crear otro.
Add Recurring Task to Client
AcciónEn Zapier“Creates a recurring task using the default template recurrence settings.”
Asigna a un cliente un trabajo recurrente sacado de una de tus plantillas, con la periodicidad por defecto de esa plantilla. Tú eliges cliente y plantilla; Pixie se ocupa del calendario.
Complete Job
AcciónEn Zapier“Mark an entire Job as have been completed.”
Cierra un encargo entero en Pixie de una vez, sin ir marcando sus tareas una por una. Solo necesita saber qué encargo, mediante su identificador tomado de un paso anterior.
Create/Update Client
AcciónEn Zapier“Create or update a client, based on the Client ID or the client's name already existing.”
Crea un cliente en Pixie, o lo actualiza si ya existe uno con ese nombre exacto o ese identificador. Los duplicados se evitan mientras los nombres se escriban igual.
Invite New User
AcciónEn Zapier“Sends an invitation on your behalf to a team member asking them to join a workspace on Pixie.”
Envía en tu nombre una invitación para unirse a tu espacio de Pixie como miembro del equipo. La persona todavía tiene que aceptarla; el Zap solo se encarga del envío.
Start Job
AcciónEn Zapier“Starts a new job.”
Abre un encargo para un cliente ya con nombre, fecha y responsable. El plazo admite inglés corriente, como “tomorrow” o “today + 7 days”, útil cuando el origen no trae fecha.
Búsquedas de Pixie: localizar clientes y contactos
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Pixie, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza un cliente o un contacto existente para que las acciones siguientes lo usen. En el editor, las búsquedas están al final de la lista de eventos de acción, bajo SEARCH. Pixie no ofrece ninguna variante de buscar o crear, así que tres ajustes deciden qué pasa después.
Find Client
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing client based on the name or ID. If neither is provided, returns all clients.”
Localiza un cliente en Pixie por su nombre o su identificador y lo entrega a los pasos siguientes, normalmente para darle a Start Job el cliente que exige.
Find Contact
BúsquedaEn Zapier“Find an existing contact.”
Recupera un contacto que ya está en Pixie, con la dirección de email como única vía de entrada. El email es obligatorio.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap ahí mismo. Si lo activas, el Zap sigue adelante con valores vacíos.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte la búsqueda en buscar o crear. Las búsquedas de Pixie no la ofrecen: un cliente ausente se crea con una acción aparte.
- If multiple search results are found?Quedarte con el primer resultado (lo predeterminado), detener el Zap o pasar todos los resultados de golpe a los pasos siguientes.
Cuando un Zap de Pixie falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Pixie: los casos de abajo salen del funcionamiento general de Zapier y de los campos que exigen las operaciones de Pixie.
Casi todos los fallos encajan en uno de estos casos. Si una ejecución sigue sin tener sentido, la página Depuración Zapier cubre el diagnóstico general.
Los clientes antiguos no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Los clientes y encargos que ya estaban en Pixie no se recogen; mover ese histórico es otro trabajo.El Zap se relanza solo
Client Created/Updated con Create/Update Client en el mismo Zap es un bucle: la acción modifica el cliente, el disparador vuelve a saltar y las tareas vuelan.Un retoque lo relanza todo
Los dos disparadores Created/Updated también saltan con un cambio. Sin filtro, corregir una errata en Pixie repite entero tu Zap de alta de clientes.Un campo obligatorio vacío
Start Job exige cuatro campos e Invite New User tres. Una fila de origen con una celda vacía hace fallar la acción, y esa ejecución no gasta tarea.Una importación masiva se atasca
Tras una importación grande en Pixie, un disparador puede soltar de golpe un lote enorme, y la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.La búsqueda devuelve toda la cartera
Find Client sin nombre ni identificador devuelve todos los clientes. Enlaza al menos uno de los dos o el paso siguiente recibirá una lista inservible.
¿Necesitas ayuda para automatizar Pixie con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
