Integración Smartsheet ZapierAutomatiza Smartsheet con Zapier.
La integración Smartsheet Zapier trae 6 disparadores, 18 acciones y 2 búsquedas. Solo un disparador es instantáneo, y todo funciona desde el plan gratuito, porque Smartsheet no es una app premium. Aquí ves qué hace cada operación, cuánto cuesta y dónde falla.
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Qué hace de verdad la integración Smartsheet Zapier
La integración Smartsheet Zapier conecta tu cuenta de Smartsheet con Zapier. Así, lo que pasa en una hoja (una fila nueva, una celda cambiada, un comentario, un adjunto) pone en marcha trabajo que hoy haces a mano: copiar una fila a otra hoja, mandarla por email, crear una hoja desde una plantilla, compartir un espacio de trabajo.
Tres resultados salen una y otra vez. Una operación aprobada que llega sola a facturación: Updated Row detecta el cambio de estado y Copy Row deja una copia en la hoja de facturas, sin tocar la original. Un adjunto que no se queda olvidado: New Attachment avisa cuando alguien sube un documento a una fila y Send Row la envía a quien debe revisarlo. Un equipo que entra con todo listo: Share Workspace abre el espacio de trabajo a las personas indicadas, con el nivel de acceso elegido.
Lo que Zapier no hace aquí. Ninguna operación visible borra filas: se añaden, se actualizan, se copian y se mueven, nunca se eliminan. Ningún disparador recoge filas anteriores al encendido del Zap. Y las búsquedas encuentran filas y adjuntos, no hojas ni espacios de trabajo.
Y el dato que más cambia las cosas: de los seis disparadores, Updated Row es el único instantáneo. Arranca al momento incluso en el plan gratuito, mientras los otros cinco esperan el intervalo de tu plan.
Si aún dudas de herramienta, la página Integración Smartsheet Make cubre la misma app desde Make, y nuestra comparativa Make vs Zapier ordena los criterios.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van de una vez, en español llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que corren cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento en Smartsheet que arranca el Zap, por ejemplo una fila nueva. Con el Zap encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez en marcha: el paso que escribe, envía, copia o mueve algo en Smartsheet por ti.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Por consulta o instantáneo
- Por consulta, Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo y se queda con lo nuevo. Instantáneo: la app avisa a Zapier en cuanto ocurre.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo para sin ruido si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe, una fila o un adjunto, para que los pasos siguientes lo usen.
Lo que cuesta de verdad
Smartsheet no es una app premium, así que funciona desde el plan gratuito. Se paga en tareas, y solo cuentan las acciones que salen bien.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Tamaño de un Zap gratuitoUn disparador y una acción
- App premiumNo, Smartsheet funciona en todos los planes
- Consultas del disparadorGratis, nunca se cobran
El disparador no cuesta nada, por mucho que Zapier consulte la hoja. Cada acción completada es una tarea: un Zap de tres acciones gasta el triple que uno de una. Una acción fallida no se descuenta. El plan gratuito se queda en dos pasos. Con un filtro, una búsqueda o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. En resumen, solo se pagan las acciones que terminan bien.
Conectar Smartsheet con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. En el cuadro que aparece, escribe Smartsheet y elígela. Antes necesitas una cuenta de Smartsheet.
- 02
Inicia sesión en Smartsheet
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña de Smartsheet: entra con la cuenta dueña de las hojas y espacios que el Zap va a tocar, o con una que tenga permiso de edición sobre ellos.
- 03
Da acceso
Autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión, tu cuenta de Smartsheet enlazada una sola vez, se reutiliza después en cada paso de Smartsheet de cada Zap.
Tu primer Zap: las operaciones aprobadas pasan solas a facturación
ObjetivoEn una inmobiliaria, cada operación que pasa a estado Aprobada se copia a la hoja de facturación y la fila se envía por email a administración.
- 01
Crea el Zap y elige el disparador
Empieza un Zap, elige Smartsheet y el evento Updated Row. Selecciona tu conexión y la hoja de operaciones, y ajusta qué cambios deben activarlo.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres filas más recientes de la cuenta conectada. Escoge una operación real para que el resto se configure con datos verdaderos.
- 03
Añade el filtro
Pulsa el icono más, elige Filter y define el campo (la columna de estado), la regla y el valor Aprobada. El Zap pasa a ser de varios pasos.
- 04
Copia la fila a facturación
Añade Copy Row: hoja de origen, hoja de facturación como destino y la fila que trae el disparador. La original sigue en su sitio.
- 05
Avisa a administración
Añade Send Row con la dirección de administración y elige la misma fila. Si son varias direcciones, van en un solo campo separadas por comas.
- 06
Prueba y publica
Prueba cada acción una vez y revisa la hoja de facturación y el email. Si todo cuadra, pulsa Publish y el Zap queda encendido.
Los 6 disparadores de Smartsheet
6 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Smartsheet, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Get Reports
Disparador por sondeoEn Zapier“[PRIVATE] Generates report list for dropdown.”
Devuelve la lista de informes de tu cuenta de Smartsheet. Su descripción oficial lo marca como privado y como fuente de una lista desplegable, así que rara vez sirve como inicio de un flujo real.
New Attachment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new attachment is added to a row.”
Arranca el Zap cada vez que alguien adjunta un archivo a una fila de la hoja elegida. Contratos, notas simples del registro o facturas de proveedor se convierten en una señal.
New Comment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new comment is added.”
Salta cuando aparece un comentario en la hoja indicada. Vale la pena, porque las dudas y los visto bueno suelen quedarse en los comentarios, lejos de cualquier bandeja de entrada.
New Row
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new row is added.”
El clásico: cada fila añadida a la hoja elegida arranca el Zap, con su contenido listo para usar en los pasos siguientes. Solicitudes, altas y listas de contactos encajan aquí.
New or Updated Report Row
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when rows in a report are created or updated.”
Sigue un informe de Smartsheet en vez de una hoja: el Zap arranca cuando una fila de ese informe se crea o se modifica.
Updated Row
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when cells in a row are updated or created (based on your settings).”
Reacciona cuando cambian celdas de una fila, o cuando se crea una, según lo que marques en el paso. Es el único disparador de Smartsheet que no espera a ninguna consulta programada.
Las 18 acciones de Smartsheet
Smartsheet te da 18 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Workspace
AcciónEn Zapier“Creates a Workspace.”
Abre un espacio de trabajo con el nombre que le des, el único campo obligatorio. Nace vacío: son los pasos siguientes, por ejemplo una hoja desde plantilla, los que lo llenan.
Add Attachment to Row
AcciónEn Zapier“Adds a file attachment to a row.”
Engancha un archivo a una fila concreta. Hoja, fila y archivo son obligatorios. Para conseguir la fila, Find Sheet Row cumple.
Add Discussion to Row
AcciónEn Zapier“Adds discussion to row.”
Abre una conversación en una fila, con título y primer comentario, para que el contexto viva junto al dato y no en una cadena de correos.
Add Row to Sheet
AcciónEn Zapier“Add a row to a sheet.”
Escribe una fila nueva en la hoja elegida y rellena sus columnas con lo que traen los pasos anteriores.
Copy Folder
AcciónEn Zapier“Copies folder to another destination.”
Duplica una carpeta entera en otro lugar con un nombre nuevo. Origen, destino y nombre van rellenos.
Copy Row
AcciónEn Zapier“Copies row to another sheet.”
Deja una copia de la fila en otra hoja y mantiene la original donde estaba. Hoja de origen, hoja de destino y fila son obligatorias. Útil cuando dos equipos trabajan la misma fila.
Copy Workspace
AcciónEn Zapier“Creates a copy of the specified Workspace.”
Hace una copia de un espacio de trabajo completo; solo pide el espacio a copiar y el nombre nuevo.
Export Column
AcciónEn Zapier“Exports the row data for a specific sheet column. Supports parent row filtering.”
Saca los valores de una columna de una hoja, con opción de filtrar por fila madre, para que un paso posterior use la lista entera de una vez.
Move Row
AcciónEn Zapier“Moves row to another sheet.”
Saca una fila de una hoja y la coloca en otra. A diferencia de Copy Row, la hoja de origen la pierde.
Create Sheet From Existing Sheet
AcciónEn Zapier“Create a new sheet from an existing sheet.”
Duplica una hoja en uso hacia el espacio de trabajo que elijas, con un nombre nuevo y las mismas tres opciones de copia.
Create Sheet From Template
AcciónEn Zapier“Create a new sheet from a template.”
Monta una hoja a partir de una de tus plantillas, en tu carpeta Sheets o en un espacio de trabajo, y te deja decidir si se copian celdas, adjuntos y conversaciones.
Update Row
AcciónEn Zapier“Update an existing row with new values. Requires a row ID.”
Reescribe los valores de una fila que ya existe. Pide la hoja y el ID de fila; con el disparador Updated Row, ese ID es el campo Original ID.
Send Row
AcciónEn Zapier“Send a row via email.”
Manda una fila por email a las direcciones indicadas, con opción de copia para ti, sus adjuntos y sus conversaciones.
Send Sheet
AcciónEn Zapier“Send a sheet via email (as PDF or Excel).”
Envía la hoja completa como archivo, PDF o Excel; el formato es obligatorio. Los destinatarios siguen la misma regla de comas que Send Row. También puedes ponerte en copia.
Share Sheet
AcciónEn Zapier“Share a sheet.”
Da acceso a una hoja a las personas indicadas, con el nivel de acceso que fijes, y decide si Smartsheet les avisa por email.
Share Workspace
AcciónEn Zapier“Share a workspace.”
La misma lógica un nivel más arriba: todo un espacio de trabajo se abre a las direcciones indicadas. El nivel de acceso y el aviso por email se ajustan igual que en Share Sheet, y ambos son obligatorios.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
La salida de emergencia: una petición en bruto a Smartsheet que reutiliza tu conexión, para lo que ninguna otra acción cubre. Eliges el método, la dirección y si un error detiene el paso.
Find sheet Row (Legacy)
AcciónEn Zapier“Find a row in a specified sheet using a query.”
Una forma antigua de buscar una fila con una consulta, que sigue en la lista de acciones.
Las 2 búsquedas de Smartsheet
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Smartsheet, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda encuentra una fila o un adjunto que ya existe y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Usar una convierte el Zap en uno de varios pasos. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Attachment
BúsquedaEn Zapier“Find an attachment by row ID.”
Recupera los adjuntos de una fila concreta a partir del ID de hoja y el ID de fila, ambos obligatorios. Los archivos encontrados quedan listos para enviarlos o copiarlos en los pasos siguientes.
Find Sheet Row
BúsquedaEn Zapier“Find Sheet Row”
Busca una fila en una hoja con una consulta que escribes tú y la entrega, ID incluido, a los pasos siguientes. Ese ID es el que piden Update Row y Add Attachment to Row.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Smartsheet no ofrece variante «buscar o crear» en estas búsquedas, así que esta casilla no aparece aquí.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando un Zap de Smartsheet falla
Casi todos los Zaps de Smartsheet que se tuercen caen en uno de estos casos.
Zapier vincula a la app un artículo de ayuda titulado Common Problems with Smartsheet, y las reglas generales de la consulta y de los bucles valen aquí como en cualquier otra app. Si un Zap se resiste igualmente, nuestra página de Depuración Zapier repasa las comprobaciones.
Las filas antiguas no se recogen
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Las filas que ya estaban se quedan donde están; moverlas es otro trabajo.Updated Row y Update Row en la misma hoja
Un Zap que escribe en la hoja que vigila su propio disparador se vuelve a lanzar una y otra vez y agota las tareas. Un filtro sobre una columna de estado corta el bucle.Una importación masiva se queda parada
Tras una importación en bloque o una migración, un disparador puede devolver un lote enorme de golpe. La protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlo.Una misma fila nunca sale dos veces
En los disparadores por consulta, Zapier recuerda lo que ya ha visto, así que una fila no vuelve a arrancar el Zap una segunda vez.Sin acceso a la hoja
El Zap actúa con los permisos de la cuenta conectada. En una hoja de otra persona, necesita lectura para los disparadores y escritura para las acciones.Update Row pide un ID de fila
Update Row no adivina la fila. Pásale el Original ID que trae Updated Row, o el ID que devuelve Find Sheet Row en un paso anterior.
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Una persona lee cada mensaje.
