Intégration Smartsheet ZapierAutomatiser Smartsheet avec Zapier.
L'intégration Smartsheet Zapier compte 6 déclencheurs, 18 actions et 2 recherches. Un seul déclencheur est instantané, et tout marche dès le plan gratuit : Smartsheet n'est pas réservée aux plans payants. Voici ce que fait chaque opération, ce qu'elle coûte et où elle casse.
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Ce que l'intégration Smartsheet Zapier fait vraiment
L'intégration Smartsheet Zapier branche ton compte Smartsheet sur Zapier. Un événement dans une feuille (ligne ajoutée, cellule modifiée, commentaire, pièce jointe) lance tout seul ce que tu faisais à la main : déplacer une ligne, créer une feuille depuis un modèle, envoyer une ligne par e-mail, partager un espace de travail.
Avant tout, un point que la page de Zapier ne met pas en avant : sur les six déclencheurs, Updated Row est le seul instantané. Il part tout de suite, même sur le plan gratuit, alors que les cinq autres attendent l'intervalle de ton plan. Si la réactivité compte, c'est sur lui qu'on construit.
Ensuite, trois usages qu'on retrouve partout. Une feuille qui se range seule : Updated Row repère le passage d'une ligne en « Terminé », Move Row l'envoie dans la feuille d'archive. Un dossier client prêt en une étape : Create Sheet From Template monte la feuille de suivi, Share Sheet l'ouvre au client avec le niveau d'accès choisi. Un relevé envoyé sans y penser : Send Sheet expédie la feuille en PDF ou en Excel au destinataire prévu.
Ce que Zapier ne fait pas ici. Aucune opération visible ne supprime une ligne : on ajoute, on modifie, on copie, on déplace, jamais on n'efface. Aucun déclencheur ne relit les lignes antérieures à la mise en route du Zap. Et les recherches trouvent des lignes et des pièces jointes, pas des feuilles ni des espaces de travail.
Tu hésites encore sur l'outil ? La page Intégration Smartsheet Make traite la même app côté Make, et le comparatif Make vs Zapier pose les critères.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent dans toute la page. Les voici une bonne fois, en français courant.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement côté Smartsheet qui lance le Zap, par exemple une nouvelle ligne. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie, copie ou déplace quelque chose dans Smartsheet à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe et garde le nouveau. En instantané, l'app prévient Zapier dès que ça arrive.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent, une ligne ou une pièce jointe, pour que la suite du Zap s'en serve.
Ce que ça coûte vraiment
Smartsheet n'est pas réservée aux plans payants : l'intégration marche dès le plan gratuit. On paie en tâches, et seules les actions réussies comptent.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
- Taille d'un Zap gratuitUn déclencheur et une action
- Réservée aux plans payantsNon, Smartsheet marche sur tous les plans
- Vérifications du déclencheurGratuites, jamais facturées
Le déclencheur ne coûte rien, même si Zapier va voir la feuille souvent. Chaque action réussie vaut une tâche : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action en échec n'est pas décomptée. Le plan gratuit s'arrête à deux étapes. Un filtre, une recherche ou une seconde action, et le Zap devient multi-étapes, donc payant. Bref, seules les actions qui aboutissent se paient.
Connecter Smartsheet à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvrir tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Dans la fenêtre qui s'ouvre, tape Smartsheet et choisis-la. Il te faut un compte Smartsheet au préalable.
- 02
Te connecter à Smartsheet
Clique sur Add connection. Un onglet Smartsheet s'ouvre : connecte-toi avec le compte qui possède les feuilles et espaces de travail visés, ou qui a au moins les droits d'édition dessus.
- 03
Autoriser l'accès
Donne à Zapier l'accès au compte. La connexion, c'est ton compte Smartsheet relié une fois pour toutes : chaque étape Smartsheet de chaque Zap la réutilise ensuite.
Ton premier Zap : un dossier de suivi par nouveau client du cabinet
ObjectifChaque nouveau client saisi dans la feuille d'entrée d'un cabinet comptable reçoit sa propre feuille de suivi, créée depuis le modèle maison et partagée avec lui.
- 01
Créer le Zap et poser le déclencheur
Crée un Zap, choisis Smartsheet puis l'événement New Row. Sélectionne ta connexion, puis la feuille des entrées clients dans Choose a Sheet.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois lignes les plus récentes de la feuille. Choisis un vrai client, pour que la suite soit réglée sur des données réelles.
- 03
Créer la feuille depuis le modèle
Ajoute l'action Create Sheet From Template : destination, modèle, les trois choix de copie, puis un nom de feuille construit avec le nom du client venu du déclencheur.
- 04
Partager la feuille
Ajoute Share Sheet, pointe la feuille créée juste avant, l'e-mail du client et le niveau d'accès. Cette deuxième action rend le Zap multi-étapes, donc payant.
- 05
Tester puis publier
Teste chaque action une fois et vérifie la feuille créée dans Smartsheet. Si tout est juste, clique sur Publish : le Zap tourne pour chaque nouveau client.
Les 6 déclencheurs Smartsheet
6 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Smartsheet, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Get Reports
Déclencheur par interrogationDans Zapier“[PRIVATE] Generates report list for dropdown.”
Renvoie la liste des rapports de ton compte Smartsheet. Sa description officielle le marque comme privé et comme source d'une liste déroulante : il a peu de sens comme point de départ d'un vrai Zap.
New Attachment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new attachment is added to a row.”
Lance le Zap dès qu'un fichier est joint à une ligne de la feuille choisie. Bon de livraison, photo de chantier, devis signé : tout ce qu'un collègue dépose sur une ligne devient un signal.
New Comment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new comment is added.”
Part quand un commentaire apparaît dans la feuille visée. Utile, parce que c'est dans les commentaires que se cachent les questions et les validations que personne ne voit passer.
New Row
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new row is added.”
Le grand classique : chaque ligne ajoutée à la feuille choisie lance le Zap, avec son contenu prêt à être repris dans les étapes suivantes. Fiches d'entrée, demandes, listes de prospects y passent.
New or Updated Report Row
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when rows in a report are created or updated.”
Suit un rapport Smartsheet plutôt qu'une feuille : le Zap part quand une ligne affichée dans ce rapport est créée ou modifiée.
Updated Row
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when cells in a row are updated or created (based on your settings).”
Réagit quand des cellules d'une ligne changent, ou quand une ligne est créée, selon les réglages posés dans l'étape. C'est le seul déclencheur Smartsheet qui n'attend aucune vérification programmée.
Les 18 actions Smartsheet
Smartsheet te donne 18 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Workspace
ActionDans Zapier“Creates a Workspace.”
Crée un espace de travail, sous le nom que tu donnes : c'est le seul champ obligatoire. Il naît vide : ce sont les étapes suivantes, une feuille depuis un modèle par exemple, qui le remplissent.
Add Attachment to Row
ActionDans Zapier“Adds a file attachment to a row.”
Accroche un fichier à une ligne précise. Feuille, ligne et fichier sont tous les trois obligatoires. Pour obtenir la ligne, Find Sheet Row fait l'affaire.
Add Discussion to Row
ActionDans Zapier“Adds discussion to row.”
Ouvre une discussion sur une ligne, avec un titre et un premier commentaire. Le contexte reste collé à la donnée au lieu de se perdre dans un fil d'e-mails.
Add Row to Sheet
ActionDans Zapier“Add a row to a sheet.”
Écrit une nouvelle ligne dans la feuille choisie et remplit ses colonnes avec ce qu'ont ramené les étapes précédentes.
Copy Folder
ActionDans Zapier“Copies folder to another destination.”
Duplique un dossier entier vers un autre emplacement, sous un nouveau nom. Source, destination et nom sont à renseigner.
Copy Row
ActionDans Zapier“Copies row to another sheet.”
Pose une copie de la ligne dans une autre feuille et laisse l'original en place. Feuille source, feuille cible et ligne sont obligatoires.
Copy Workspace
ActionDans Zapier“Creates a copy of the specified Workspace.”
Produit la copie d'un espace de travail complet ; il ne demande que l'espace à copier et le nouveau nom.
Export Column
ActionDans Zapier“Exports the row data for a specific sheet column. Supports parent row filtering.”
Récupère les valeurs d'une colonne d'une feuille, avec un filtre possible par ligne parente, pour qu'une étape suivante exploite la liste d'un coup. Pratique quand une seule colonne compte.
Move Row
ActionDans Zapier“Moves row to another sheet.”
Retire une ligne d'une feuille pour la poser dans une autre. Contrairement à Copy Row, la feuille d'origine la perd.
Create Sheet From Existing Sheet
ActionDans Zapier“Create a new sheet from an existing sheet.”
Duplique une feuille vivante vers l'espace de travail voulu, sous un nouveau nom, avec les trois mêmes choix de copie.
Create Sheet From Template
ActionDans Zapier“Create a new sheet from a template.”
Monte une feuille depuis un de tes modèles, dans ton dossier Sheets ou un espace de travail. Tu décides si cellules, pièces jointes et discussions suivent.
Update Row
ActionDans Zapier“Update an existing row with new values. Requires a row ID.”
Réécrit les valeurs d'une ligne existante. Il lui faut la feuille et l'identifiant de ligne ; avec le déclencheur Updated Row, cet identifiant est le champ Original ID.
Send Row
ActionDans Zapier“Send a row via email.”
Envoie une ligne par e-mail aux adresses indiquées, avec en option une copie pour toi, ses pièces jointes et ses discussions.
Send Sheet
ActionDans Zapier“Send a sheet via email (as PDF or Excel).”
Expédie la feuille entière en fichier, PDF ou Excel, le format étant obligatoire. Les destinataires suivent la même règle des virgules que Send Row. Une copie pour toi est possible en option.
Share Sheet
ActionDans Zapier“Share a sheet.”
Donne accès à une feuille aux personnes listées, au niveau d'accès choisi, et décide si Smartsheet les prévient par e-mail.
Share Workspace
ActionDans Zapier“Share a workspace.”
La même logique un cran au-dessus : tout un espace de travail s'ouvre aux adresses listées. Niveau d'accès et notification par e-mail se règlent comme pour Share Sheet.
API Request (Beta)
ActionDans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
La porte de secours : une requête brute vers Smartsheet qui réutilise ta connexion, pour ce qu'aucune autre action ne couvre. Tu fixes la méthode, l'adresse, et si une erreur arrête l'étape.
Find sheet Row (Legacy)
ActionDans Zapier“Find a row in a specified sheet using a query.”
Une ancienne façon de chercher une ligne par requête, restée dans la liste des actions.
Les 2 recherches Smartsheet
2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Smartsheet, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve une ligne ou une pièce jointe déjà là et la passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Une recherche rend le Zap multi-étapes. Trois réglages décident de la suite quand le résultat surprend.
Find Attachment
RechercheDans Zapier“Find an attachment by row ID.”
Retrouve les pièces jointes d'une ligne donnée, à partir de l'identifiant de feuille et de l'identifiant de ligne, tous deux obligatoires. Les fichiers trouvés servent ensuite aux étapes d'envoi ou de copie.
Find Sheet Row
RechercheDans Zapier“Find Sheet Row”
Cherche une ligne dans une feuille à partir d'une requête que tu écris, puis transmet cette ligne, identifiant compris. C'est cet identifiant qu'attendent Update Row et Add Attachment to Row.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap à cet endroit. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Smartsheet ne propose aucune variante « trouver ou créer » sur ces recherches : cette case n'apparaît donc pas ici.
- If multiple search results are found?Trois issues : garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap Smartsheet casse
La plupart des Zaps Smartsheet qui déraillent tombent dans un de ces cas.
Zapier rattache à l'app un article d'aide intitulé Common Problems with Smartsheet, et les règles générales de l'interrogation et des boucles s'appliquent ici comme ailleurs. Si un Zap résiste malgré tout, notre page Dépannage Zapier déroule les vérifications.
Les anciennes lignes ne sont jamais reprises
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les lignes déjà présentes restent où elles sont ; les traiter est un chantier à part.Updated Row et Update Row sur la même feuille
Un Zap qui écrit dans la feuille que surveille son propre déclencheur se relance en boucle et vide le quota de tâches. Un filtre sur une colonne de statut coupe la boucle.Un import massif reste bloqué
Après un import en masse ou une migration, un déclencheur peut renvoyer un énorme lot d'un coup. La protection de Zapier contre les afflux peut alors retenir ces éléments.Une même ligne ne part jamais deux fois
Sur les déclencheurs par interrogation, Zapier garde trace de ce qu'il a déjà vu : une ligne ne relance pas le Zap une seconde fois.Pas d'accès à la feuille
Le Zap agit avec les droits du compte connecté. Sur une feuille qui appartient à quelqu'un d'autre, il lui faut la lecture pour les déclencheurs et l'écriture pour les actions.Update Row réclame un identifiant
Update Row ne devine pas la ligne. Donne-lui l'Original ID venu d'Updated Row, ou l'identifiant renvoyé par Find Sheet Row dans une étape antérieure.
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