Integración Zoho Desk ZapierAutomatiza Zoho Desk con Zapier.
La integración Zoho Desk Zapier te ofrece 10 disparadores, 9 acciones y 3 búsquedas para conectar tu soporte al cliente con el resto de tus herramientas. Los 10 disparadores son instantáneos y la app funciona desde el plan gratuito. Aquí tienes qué hace cada uno, cuánto cuesta y dónde falla.
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Para qué sirve la integración Zoho Desk Zapier
Conectar Zoho Desk con Zapier significa que lo que pasa en tu soporte (un ticket abierto, un mensaje, un cambio de estado, un contacto nuevo) pone en marcha una serie de pasos sin que ningún agente intervenga. Y al revés: Zapier puede abrir tickets, responder por email, añadir comentarios o actualizar contactos en Zoho Desk con lo que le mandan otras herramientas.
El valor suele concentrarse en tres resultados. Un ticket de bienvenida para cada cliente: New Contact arranca el Zap y Create Ticket abre un caso de seguimiento en el departamento que elijas. Clientes avisados en el momento justo: New Status Change detecta el paso a un estado concreto y Send E-Mail Reply envía un mensaje preparado. Una base de contactos limpia: Find Contact, en su versión «buscar o crear», evita registrar dos veces a la misma persona.
Lo que Zapier no hace con esta app: no hay acción para borrar un ticket, cerrar una cuenta o publicar un artículo de la base de conocimiento. Los artículos y los agentes solo salen de Zoho Desk, a través de sus disparadores. Para lo demás queda API Request (Beta), pensada para quien sabe leer la documentación de una API.
Si estás comparando herramientas, la misma app tiene su página en Make: Integración Zoho Desk Make. Y para aprender a montar estos flujos paso a paso, está el Curso de Zapier.
El vocabulario de Zapier, en un minuto
Con estas ocho palabras el resto de la página se lee sin tropiezos.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El suceso en una app que pone en marcha el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperando justo ese suceso.
- Acción
- Lo que hace el Zap cuando arranca: el paso que escribe, envía o crea algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que Zapier cobra: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas, no en Zaps.
- Disparador instantáneo
- La propia app avisa a Zapier en cuanto ocurre el suceso, sin esperar a ninguna revisión. Así funcionan todos los de Zoho Desk.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a la app por novedades cada cierto intervalo fijo y se queda solo con lo que aún no había visto.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple la condición que pones, y lo detiene si no la cumple.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes puedan usar lo que encontró.
Lo que cuesta de verdad
Zoho Desk no es una app premium, así que funciona con el plan gratuito de Zapier. Lo que hay que vigilar es el contador de tareas.
- App premiumNo, disponible en el plan gratuito
- Tareas del plan gratuito100 al mes
- Tamaño de un Zap gratuitoDos pasos: un disparador y una acción
- Disparadores de Zoho Desk10 instantáneos, ninguno por consulta
El disparador nunca consume tareas, y Zapier no cobra por estar pendiente de tickets nuevos. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Si una acción falla, no cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos; añadir un filtro o una búsqueda convierte el Zap en uno de varios pasos, y eso ya pide un plan de pago. Como los 10 disparadores de Zoho Desk son instantáneos, la tabla de intervalos de abajo no les afecta.
Conecta tu cuenta de Zoho Desk
- 01
Entra en la página de apps
En tu cuenta de Zapier, abre la página Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de Zoho Desk enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada en cada paso que la necesite.
- 02
Elige Zoho Desk
Escribe «Zoho Desk» en el buscador del cuadro, selecciónala y confirma con Add connection. Necesitas una cuenta de Zoho Desk activa, con permisos de lectura o escritura sobre lo que vaya a tocar el Zap.
- 03
Inicia sesión y da acceso
Entra en Zoho Desk en la pestaña que se abre y concede a Zapier acceso a la cuenta. Sin ese permiso, ningún paso de tus Zaps podrá leer ni escribir en un ticket.
Tu primer Zap: un ticket de bienvenida para cada contacto
ObjetivoAbrir en Zoho Desk un ticket de seguimiento para cada contacto nuevo, solo cuando se cumple la condición que fijas.
- 01
Elige el disparador
En la fase Build, elige Zoho Desk y el suceso New Contact. Después selecciona tu organización en el campo Organization.
- 02
Prueba con un contacto real
Lanza la prueba del disparador: Zapier trae los tres contactos más recientes de la cuenta. Quédate con uno que parezca un cliente real, porque sobre él harás el mapeo.
- 03
Añade el filtro
Con el icono más, añade Filter y define el campo, la regla y el valor. Cuidado con el tipo: una regla de texto solo funciona sobre texto.
- 04
Conecta la acción
Añade Zoho Desk con Create Ticket. Elige el departamento, toma el contacto del disparador y escribe el asunto; los tres son obligatorios.
- 05
Prueba y publica
En la fase Test, ejecuta cada paso una vez y revisa el ticket en Zoho Desk. Si está bien, pulsa Publish para encender el Zap.
Los 10 disparadores de Zoho Desk
10 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Zoho Desk, y 10 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Account
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new account is created.”
Salta cuando se crea una cuenta en Zoho Desk, es decir, la empresa cliente a la que pertenecen tus contactos, y pasa su ficha al Zap.
New Agent
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new agent is added.”
Cada agente que se añade a tu Zoho Desk pone en marcha el Zap. Es la señal de que alguien nuevo entra en el equipo de soporte.
New Article
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new article is published.”
Arranca el Zap cuando se publica un artículo en la base de conocimiento de Zoho Desk, para que el contenido de ayuda nuevo no pase desapercibido.
New Attachment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new attachment is added to any ticket in the selected organization.”
Basta un archivo añadido a cualquier ticket de la organización elegida para que el Zap arranque: una foto, un justificante, un albarán.
New Comment
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new comment is added to any ticket in the selected department.”
Un comentario en cualquier ticket del departamento elegido despierta al Zap. Sirve para sacar de Zoho Desk las notas internas de tus agentes.
New Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when new contact is created.”
Una persona nueva registrada en Zoho Desk lanza el Zap con su ficha. En soporte suele ser la primera señal de un cliente nuevo.
New Message
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new message is added to any ticket in the selected department.”
Cada mensaje que se añade a un ticket del departamento elegido dispara el Zap. Es el pulso de la conversación entre cliente y agente.
New Status Change
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a status of ticket is changed.”
Se pone en marcha cuando un ticket cambia de estado. El estado que vigilar es un campo obligatorio del disparador.
New Ticket
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new ticket is created.”
Un ticket recién creado en el departamento elegido arranca el Zap. Es el disparador básico de cualquier soporte automatizado.
Updated Ticket
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a ticket is updated.”
Cualquier cambio en un ticket del departamento elegido vuelve a disparar el Zap. Más amplio que el cambio de estado, reacciona a cada retoque.
Las 9 acciones de Zoho Desk
Zoho Desk te da 9 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Add Attachment
AcciónEn Zapier“Add an attachment to a ticket.”
Adjunta un archivo a un ticket existente a partir de su identificador. Por defecto, el adjunto queda privado.
Add Comment
AcciónEn Zapier“Add a comment to a ticket.”
Añade un comentario a un ticket. Tú decides si es público, visible para el cliente, o solo para el equipo.
Create Account
AcciónEn Zapier“Creates a new account.”
Crea una cuenta, es decir, la empresa cliente, en Zoho Desk. Basta el nombre de la cuenta y la organización.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new contact.”
Registra una persona nueva en Zoho Desk. Solo exige el apellido, además de la organización.
Create Ticket
AcciónEn Zapier“Creates a new ticket for customer requests.”
Abre un ticket en Zoho Desk a partir de una petición llegada de fuera. Pide departamento, contacto y asunto.
Send E-Mail Reply
AcciónEn Zapier“Sends an email reply for the selected ticket.”
Envía una respuesta por email en un ticket concreto, desde la dirección que elijas. Un ajuste permite reenviar en lugar de responder.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Updates an existing contact.”
Modifica un contacto existente en Zoho Desk. Señalas el contacto y luego lo que cambia.
Update Ticket
AcciónEn Zapier“Updates an existing ticket.”
Modifica un ticket existente del departamento elegido. Es la acción que hace avanzar un ticket sin que intervenga un agente.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Una acción avanzada que manda una petición directa a Zoho Desk usando tu conexión. La salida de emergencia cuando nada preparado encaja.
Las 3 búsquedas de Zoho Desk
3 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Zoho Desk, para que un paso posterior lo use.
Las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo el título SEARCH. Localizan un ticket, una cuenta o un contacto que ya existe y lo pasan a los pasos siguientes. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Search Ticket
BúsquedaEn Zapier“Search Ticket (Request) by Ticket number.”
Localiza un ticket por su número dentro del departamento elegido, para que los pasos siguientes usen todo su contenido.
Find Account
BúsquedaEn Zapier“Finds an account from the system.”
Busca una cuenta existente en Zoho Desk para que el resto del Zap trabaje sobre la empresa cliente correcta.
Find Contact
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing contact by email.”
Localiza un contacto existente por su email. El editor muestra también Find or Create Contact: no es una operación más, sino esta misma búsqueda con la casilla de creación marcada.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear». El ajuste anterior desaparece y el paso pide los campos para crear el elemento.
- If multiple search results are found?Tres salidas: quedarse con el primero (por defecto), parar el Zap o pasar todos los resultados a la vez.
Cuando algo falla
Zapier no enlaza ningún artículo de ayuda propio de Zoho Desk. Los fallos que hay que prever son los de cualquier Zap, con matices de soporte.
Estos cuatro aparecen en cuanto los tickets empiezan a moverse. Si un Zap se atasca sin motivo aparente, tienes la Depuración Zapier.
El histórico no se recupera
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Los tickets ya abiertos en Zoho Desk no entran; pasarlos es otro trabajo.El Zap que se dispara a sí mismo
Actualizar un ticket en un Zap que arranca con Updated Ticket, o comentar desde New Comment, lo relanza sin fin y vacía tu cupo de tareas.Una importación masiva retenida
Tras importar contactos o migrar a Zoho Desk, una avalancha repentina de registros puede quedar retenida por la protección contra avalanchas de Zapier.El departamento equivocado
Cinco disparadores y varias acciones exigen un departamento. Un ticket archivado en otro no lo ve el Zap ni lo encuentra Search Ticket.
¿Necesitas ayuda para automatizar Zoho Desk con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
