Quel est le meilleur logiciel de GED en 2026 ?

Zeendoc est un éditeur français qui ne facture pas au nombre d'utilisateurs, mais au nombre de documents qui entrent chaque année. Le stockage est illimité, et les utilisateurs le deviennent sur les offres supérieures (BRONZE, ARGENT, OR, sur devis). C'est un modèle simple à budgéter quand plusieurs personnes doivent consulter les pièces, du comptable au commercial.

L'offre d'entrée, NANO, coûte 65 € par mois. Elle comprend 9 utilisateurs et 600 factures par an au maximum. Dans le même prix : la reconnaissance de texte (OCR) et le classement automatique, un workflow de validation, l'application mobile, un convertisseur Factur-X, un connecteur Chorus Pro et l'archivage à valeur probatoire. Zeendoc indique aussi que la plateforme agréée pour la facture électronique est incluse.

C'est rare : la plupart des GED vendent l'archivage probant comme un module à part. Ici, une petite entreprise a dans un seul abonnement de quoi recevoir ses factures électroniques, les faire viser et les garder dix ans.

Sa limite : au-delà de NANO, tout passe par un devis (BRONZE sous 6 000 documents par an, ARGENT de 10 000 à 15 000, OR au-delà de 18 000). Il n'y a pas d'essai en libre-service, seulement une démonstration. La signature électronique, les bulletins de paie et les connecteurs ERP ou CRM sont des options. La page de prix ne précise pas si les montants sont HT.

Astuce : compte tes documents entrants sur les douze derniers mois (factures, bons de livraison, contrats) avant le premier échange avec l'éditeur. Le palier se décide sur ce chiffre, pas sur la taille de l'équipe.

M-Files ne range pas les documents dans des dossiers. Chaque document reçoit des métadonnées (client, projet, type, statut), et c'est elle qui le retrouve. Un même contrat apparaît ainsi dans la vue du client, celle du projet et celle des contrats à renouveler, sans copie. C'est l'outil le plus puissant du classement pour la recherche.

La formule Essentials est affichée à 65 $ par utilisateur et par mois sur le site de l'éditeur (pas de prix en euros sur la page). Elle comprend les métadonnées, l'intégration native à Microsoft 365, l'assistant IA Aino, les workflows graphiques, les versions et la gestion du cycle de vie. Enterprise ajoute la conformité, le reporting et la collaboration externe, sur devis. À 10 utilisateurs, la licence Essentials revient à 7 800 $ par an.

Sa limite : la conception. Les avis d'utilisateurs reviennent sans cesse sur le même point. Les classes de documents, les droits et les workflows demandent une formation et souvent un intégrateur. Une arborescence de classes mal pensée au départ se paie ensuite à chaque recherche. L'interface est jugée datée par une partie des utilisateurs.

Astuce : avant la démonstration, écris sur une page les cinq métadonnées qui servent vraiment à chercher chez toi. Si tu n'en trouves pas cinq, M-Files est probablement trop pour ton besoin.

Laserfiche est autant un outil de processus qu'une GED. Les formulaires, les circuits d'approbation et les règles automatiques sont au cœur du produit, dès la formule Professional. Une demande d'achat peut partir d'un formulaire, passer chez deux valideurs et finir classée avec la facture, sans e-mail.

La grille est publique, en dollars. Professional coûte 73 $ par utilisateur et par mois, payé à l'année (875 $ par an), avec 5 utilisateurs minimum et 100 Go par utilisateur. Business passe à 93 $ (1 115 $ par an), à partir de 25 utilisateurs, avec le journal d'audit avancé et l'administration de la conformité (un audit de base existe dès Professional). Business+ descend à 42 $, mais dès 500 utilisateurs. À 10 utilisateurs, Professional revient à 8 750 $ par an.

La conservation et la gestion du cycle de vie des documents sont une option payante. Sa limite principale : la mise en place. Les avis évoquent une installation lourde, une courbe d'apprentissage réelle et un transfert de données long. Un utilisateur regrette une recherche qui ne gère pas les variantes d'orthographe. Les délais de réponse varient selon qu'on passe par l'éditeur ou par un revendeur.

Astuce : le journal d'audit avancé n'arrive qu'en Business, à 25 utilisateurs minimum. Si tu dois prouver qui a consulté quoi (audit qualité, secteur réglementé), vérifie ce point avant de signer en Professional.

SharePoint est souvent déjà payé sans qu'on le sache : il est compris dans les abonnements Microsoft 365 pour les entreprises. Seul, le Plan 1 est affiché à 4,30 € par utilisateur et par mois, payé à l'année, sur la page en euros de Microsoft. À 10 utilisateurs, cela fait 516 € par an : de loin la licence la moins chère du classement.

Il a les briques d'une GED : bibliothèques de documents, versions, droits, colonnes de métadonnées, recherche, approbations. Mais il faut les assembler. La rétention automatique, les accusés de lecture et les rapports d'audit demandent du paramétrage, parfois des modules en plus. Sans discipline, une bibliothèque SharePoint redevient un serveur de fichiers en ligne.

Sa limite : SharePoint est un outil de collaboration avant d'être une GED. Il n'a ni OCR de classement automatique comme Zeendoc, ni archivage à valeur probante. Le coût réel, c'est le temps de la personne qui construit le plan de classement.

Astuce : avant d'acheter une GED, crée une bibliothèque « Factures fournisseurs » avec trois colonnes obligatoires (fournisseur, date, statut) et fais-la vivre un mois. Si l'équipe remplit les colonnes, SharePoint te suffit peut-être.

Folderit, éditeur estonien, vend un forfait par équipe et non par siège. Mini, à 65 $ par mois, couvre 5 utilisateurs et 150 Go, avec la recherche plein texte et l'OCR. Medium, à 110 $ par mois, passe à 10 utilisateurs et 500 Go, et ajoute les workflows d'approbation, les accusés de lecture, l'intégration DocuSign et les règles de conservation automatiques. Tailor, à 132 $, ajoute le concepteur de workflows, la signature et les formulaires illimités, le SSO et l'API.

En annuel, l'éditeur affiche une remise de 10 % : Medium revient à 1 165 $ par an pour 10 utilisateurs. C'est environ sept fois moins que M-Files à effectif égal, avec l'OCR et la rétention inclus.

Sa limite : c'est un petit éditeur, moins connu en France, avec une interface et une documentation en anglais. Les prix sont affichés en dollars hors TVA, sans code de devise. Il n'y a pas d'archivage à valeur probante au sens de la norme française.

Astuce : les règles de conservation n'arrivent qu'en Medium. Si tu veux que les factures soient gardées dix ans puis signalées pour destruction, Mini ne suffit pas.

OnlyOffice DocSpace organise les documents en « salles » partagées, avec un éditeur de texte, de tableur et de présentation intégré. Ce n'est pas une GED complète, mais son modèle de prix est unique : seuls les administrateurs paient. Utilisateurs et invités sont illimités.

La version gratuite accepte 3 administrateurs, 12 salles et 2 Go. Business coûte 20 € par administrateur et par mois, avec 250 Go par administrateur. Deux administrateurs pour toute une équipe, cela fait 480 € par an. Le stockage en plus coûte 0,14 € par Go et par mois.

Sa limite : pas d'OCR de classement automatique, pas de workflow de validation avancé, pas d'archivage probant. C'est un espace de travail sur les documents, pas un système pour les conserver.

Astuce : nomme un seul administrateur par service et laisse les autres en simples utilisateurs. La facture ne bouge pas quand l'équipe grandit.