Automatisation CRM : le modèle formulaire → HubSpot → Slack

Tout part d'un nœud Webhook : une adresse que ton formulaire appelle à chaque envoi (un webhook, c'est un formulaire qui « prévient » n8n tout seul). Il marche avec Tally, Typeform, Jotform ou ton propre site, donc tu ne dépends d'aucun outil de formulaire.

Réglages : HTTP Method sur POST, un Path lisible (par exemple lead-site), et Respond sur « Using 'Respond to Webhook' Node » pour renvoyer une réponse propre à la fin. Le nœud accepte jusqu'à 16 Mo par appel, largement assez pour un formulaire.

Le piège classique : le nœud a deux adresses. L'URL de développement ne vit que pendant que tu écoutes un événement dans l'éditeur. L'URL de production ne s'enregistre qu'une fois le workflow publié. Colle la seconde dans ton formulaire, sinon rien n'arrive.

Chaque formulaire nomme ses champs à sa façon. Le nœud Edit Fields (Set) les ramène à un format unique : email, firstname, lastname, company, message, source.

Le réglage qui évite la plupart des doublons : l'email passé en minuscules et sans espaces, avec l'expression {{ $json.body.email.trim().toLowerCase() }}. HubSpot reconnaît un contact à son adresse email : dans nos tests, une adresse au même format à chaque envoi reste le moyen le plus simple de garder une seule fiche.

Ajoute un champ source fixe (« site-contact », « webinar »…) : c'est lui qui alimentera la propriété d'origine dans HubSpot et ton reporting.

Le nœud IF filtre avant d'écrire dans le CRM. Condition minimale : email « is not empty » et contient « @ ». La branche « false » finit dans un nœud No Operation (ou dans un Google Sheet de contrôle, si tu veux garder une trace).

Tu peux y ajouter une règle métier, par exemple écarter les adresses de messagerie gratuite pour un formulaire B2B. Garde-la souple : un indépendant écrit souvent depuis Gmail.

Le nœud Slack, ressource Message, opération Send (l'appel chat.postMessage de Slack). Cible : un canal comme #leads, ou directement un utilisateur.

Le message utile tient en trois lignes : qui (nom, entreprise), ce qu'il demande (le champ message), et le lien vers sa fiche HubSpot, construit avec l'identifiant renvoyé par le nœud précédent. Sans ce lien, le commercial ouvre HubSpot et cherche, et l'alerte perd la moitié de son intérêt.

Pour router, place un nœud Switch avant Slack (pays, taille, produit) et une sortie par commercial. L'opération « Send and Wait for Response » met même le workflow en pause jusqu'à ce que le commercial réponde dans Slack, pratique pour une validation.

Le nœud Respond to Webhook renvoie au formulaire une réponse avec un petit JSON ({"ok": true}). Utile si ton propre site affiche un message de confirmation selon la réponse.

Complète avec un workflow d'erreur (Settings → Error Workflow) qui t'alerte quand HubSpot ou Slack refuse un appel : clé expirée, propriété supprimée. Sans lui, un lead perdu ne fait aucun bruit.