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Intégration Celoxis MakeAutomatiser Celoxis avec Make.

Et si tes projets Celoxis avançaient sans ressaisie ? L'intégration Celoxis Make compte 27 modules : 2 déclencheurs planifiés, 20 actions et 5 recherches. Ce guide s'adresse aux responsables de projet et aux ops : brancher le compte, monter un premier scénario, choisir le bon module.

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Ce que tu peux automatiser

Que permet l'intégration Celoxis Make ?

L'intégration Celoxis Make relie ton compte Celoxis à Make, un outil visuel où tu assembles un scénario : une automatisation faite de modules, chaque module étant une brique (un déclencheur, une action ou une recherche). Make repère les tâches créées ou modifiées dans Celoxis, crée ou met à jour projets, tâches, utilisateurs et saisies de temps, et transmet le tout à tes autres outils.

Des heures qui arrivent jusqu'à la facture. List Time Entries récupère les temps saisis dans Celoxis et les envoie vers ton logiciel de facturation. Chaque saisie voyage comme un bundle, c'est-à-dire un élément transmis d'un module au suivant.

Un client prévenu sans relance. Watch Task Update repère une tâche modifiée, Get a Task lit son état à jour, et un e-mail part vers le client concerné.

Un devis signé qui devient un projet. Dès la signature dans ton outil de signature électronique, Create a Project ouvre le projet dans Celoxis et Create a Task pose la première tâche de l'équipe.

Une limite à connaître : Make reconnaît que sa documentation sur Celoxis reste incomplète, faute d'informations publiques sur l'app. Teste donc chaque module avec Run once avant de t'appuyer dessus. Tu hésites encore sur l'outil ? Le comparatif n8n vs Make pose les critères, et la Formation Make t'aide à monter tes scénarios toi-même.

Connexion

Comment connecter Celoxis à Make ?

  1. 01

    Ajoute un module Celoxis

    Dans ton scénario, clique sur le +, cherche Celoxis et prends n'importe quel module. Clique ensuite sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Celoxis relié une fois pour toutes à Make, puis réutilisé par tous ses modules.

  2. 02

    Nomme-la et autorise Make

    Donne un nom à la connexion si tu veux, par exemple celui de ton espace Celoxis. Make te demande ensuite d'autoriser l'accès sur la page de Celoxis ou de coller la clé fournie par Celoxis ; la doc ne précise pas laquelle des deux méthodes s'applique.

  3. 03

    Enregistre

    Clique sur Save. La connexion s'affiche dans le module et Make peut désormais te proposer les éléments Celoxis qu'il sait lire. Pas besoin de les taper à la main.

Premier scénario

Ton premier scénario avec Celoxis

ObjectifQuand un devis est signé dans ton outil de signature, Make ouvre le projet dans Celoxis et y ajoute la tâche de lancement.

  1. 01

    Crée le scénario

    Va sur la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Choisis ton outil de signature et le déclencheur lié à un document signé : c'est lui qui lance tout.

  2. 02

    Ajoute Create a Project

    Clique sur le + à droite du premier module, cherche Celoxis et choisis Create a Project. Crée la connexion, puis glisse le nom du client et l'objet du devis dans les champs que Make affiche.

  3. 03

    Enchaîne Create a Task

    Encore un + : ajoute Create a Task. Décris la première action que ton équipe mène sur chaque nouveau projet et reprends les valeurs des modules précédents quand elles servent.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once puis signe un devis de test. Ouvre la bulle de chaque module pour lire les bundles reçus, et vérifie que le projet et sa tâche apparaissent dans Celoxis.

  5. 05

    Planifie et active

    Sur le premier module, ouvre l'horloge Scheduling. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut. Garde ce réglage ou ajuste-le, puis active le scénario.

Déclencheurs

Qu'est-ce qui lance un scénario Celoxis ?

2 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Celoxis. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Celoxis dès que ça se passe.

Celoxis1Watch New Task

Watch New Task

Déclencheur planifié

Dans Make“Watches for new created tasks.”

Watch New Task démarre ton scénario avec les tâches créées dans Celoxis depuis le passage précédent de Make, un bundle par tâche. Chaque nouvelle tâche peut ainsi rejoindre les outils que ton équipe consulte déjà.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge Celoxis au rythme du scénario, toutes les 15 minutes par défaut, jusqu'à une fois par minute sur un plan payant. Ce n'est pas instantané.
Quand l'utiliser
un chef de projet ajoute une tâche et la personne concernée doit en être informée dans la messagerie d'équipe.
Attention
les tâches créées entre deux passages arrivent ensemble, et chacune consomme des opérations dans les modules suivants.
Celoxis2Watch Task Update

Watch Task Update

Déclencheur planifié

Dans Make“Watches for new updated tasks.”

Watch Task Update repère les tâches modifiées dans Celoxis. Une tâche qui bouge peut alors déclencher la suite du scénario, sans attendre que quelqu'un le signale.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge Celoxis au rythme du scénario, réglé avec l'horloge du premier module. Il n'en existe pas de version instantanée.
Quand l'utiliser
un suivi partagé avec le client ou un tableau de pilotage doit coller au travail réel sans copier-coller.
Attention
si ce même scénario réécrit la tâche avec Update a Task, cette écriture compte aussi comme une modification et risque d'être reprise au passage suivant.
Modules

À quoi sert chaque module Celoxis

Celoxis te donne 25 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Celoxis1

Create an App

Action

Dans Make“Creates a new app.”

Create an App ajoute une nouvelle app dans Celoxis à partir des données qu'un autre module lui passe. Personne n'a besoin de la saisir.

Quand l'utiliser
un élément validé dans un autre outil doit exister dans Celoxis sous forme d'app, selon l'usage que ton espace fait de cet objet.
Attention
chaque exécution en crée une de plus ; place List Apps avant si la même source peut revenir deux fois.
Celoxis2

Create a Project

Action

Dans Make“Creates a new project.”

Un seul module suffit pour ouvrir un projet à partir d'un devis signé : Create a Project le crée dans Celoxis avec les informations reprises de l'étape précédente.

Quand l'utiliser
le commercial conclut dans son outil et la production travaille dans Celoxis, sans passation oubliée.
Attention
le projet naît vide ; enchaîne Create a Task si chaque projet démarre par les mêmes tâches.
Celoxis3

Create a Task

Action

Dans Make“Creates a new task.”

Les demandes reçues par formulaire, e-mail ou ticket deviennent de vraies tâches Celoxis grâce à Create a Task, à raison d'une tâche par bundle reçu.

Quand l'utiliser
ton équipe reçoit ses demandes hors de Celoxis et veut les planifier là où vit le reste du travail.
Attention
derrière une recherche qui renvoie plusieurs éléments, le module tourne pour chacun et crée autant de tâches.
Celoxis4

Create a Time Entry

Action

Dans Make“Creates a new time entry.”

Le temps noté ailleurs, dans un agenda ou un chronomètre à part, s'inscrit dans Celoxis avec Create a Time Entry. Les feuilles de temps se remplissent sans double saisie.

Quand l'utiliser
tes consultants pointent dans une autre app, mais la rentabilité des projets se lit dans Celoxis.
Attention
Run once crée une vraie saisie ; teste sur un projet bac à sable et supprime-la ensuite avec Delete a Time Entry.
Celoxis5

Create a User

Action

Dans Make“Creates a new user.”

Une nouvelle recrue obtient son compte Celoxis via Create a User dès que l'outil RH l'enregistre. Les chefs de projet peuvent lui confier du travail sans attendre.

Quand l'utiliser
la liste du personnel est tenue dans le SIRH ou par l'IT, et Celoxis doit suivre.
Attention
un test avec Run once crée une vraie personne dans Celoxis ; prends un profil fictif et fais le ménage après.
Celoxis6

Delete an App

Action

Dans Make“Deletes a specified app.”

Delete an App retire une app précise de Celoxis, pour garder un espace débarrassé des objets qui ne correspondent plus à rien dans tes autres outils.

Quand l'utiliser
l'élément d'origine a été supprimé ailleurs et sa fiche Celoxis n'a plus lieu d'être.
Attention
rien ne se rattrape depuis Make. Lis d'abord l'app avec Get an App pour être sûr de viser la bonne.
Celoxis7

Delete a Project

Action

Dans Make“Deletes a project.”

Un projet ouvert par erreur, ou pour une affaire finalement perdue, disparaît de Celoxis avec Delete a Project.

Quand l'utiliser
l'affaire passe en perdue dans ton CRM alors que ton scénario avait déjà créé le projet, et le portefeuille ne doit plus l'afficher.
Attention
aucun retour possible depuis Make ; garde ce module en bout de chaîne et teste-le sur un projet fictif uniquement.
Celoxis8

Delete a Task

Action

Dans Make“Deletes a task.”

Delete a Task enlève une tâche de Celoxis. Pratique pour nettoyer les doublons laissés par un import ou par une ancienne automatisation.

Quand l'utiliser
une demande est annulée dans l'outil d'où elle venait et sa tâche doit partir avec elle.
Attention
Run once supprime pour de bon, et placé après List Tasks, le module efface toutes les tâches trouvées, pas seulement la première.
Celoxis9

Delete a Time Entry

Action

Dans Make“Deletes a specified time log.”

Une saisie de temps erronée s'efface avec Delete a Time Entry, ce qui garde justes les rapports et les factures tirés des heures Celoxis.

Quand l'utiliser
une saisie a été synchronisée deux fois, ou un manager la refuse dans un autre outil.
Attention
vise une saisie précise ; alimenté par List Time Entries, le module supprime tout ce que la recherche a trouvé.
Celoxis10

Get an App

Action

Dans Make“Returns information about an app.”

Get an App lit le détail d'une app que tu connais déjà, pour que les modules suivants travaillent avec des informations à jour.

Quand l'utiliser
un module précédent t'indique l'app concernée et tu as besoin de son détail avant un message ou une mise à jour.
Attention
il ne lit qu'une app à la fois. Si tu ne sais pas encore laquelle, commence par List Apps.
Celoxis11

Get a Project

Action

Dans Make“Returns information about a project.”

Pour un point d'avancement complet, Get a Project renvoie ce que Celoxis sait d'un projet, prêt à glisser dans un e-mail, un tableur ou un message d'équipe.

Quand l'utiliser
un client ou un directeur doit recevoir le détail d'un projet donné sans se connecter à Celoxis.
Attention
un seul projet par exécution ; pour une vue d'ensemble, List Projects convient mieux.
Celoxis12

Get a Task

Action

Dans Make“Returns information about a task.”

Avant que ton scénario tranche quoi que ce soit sur une tâche, Get a Task lit son état actuel dans Celoxis. Tu pars de données fraîches, pas d'une vieille copie.

Quand l'utiliser
une autre app évoque une tâche et le scénario a besoin de sa dernière version avant de prévenir quelqu'un.
Attention
le module doit savoir quelle tâche lire ; reprends-la d'un module précédent plutôt que de la taper.
Celoxis13

Get a Time Entry

Action

Dans Make“Returns information about a time entry.”

Get a Time Entry extrait une saisie de temps de Celoxis. Tu peux la vérifier ou la passer à la facturation sans ouvrir la feuille de temps.

Quand l'utiliser
le service financier veut le détail d'une saisie signalée dans un autre outil avant de la valider.
Attention
pour toutes les saisies d'une période, ce n'est pas le bon module ; List Time Entries les renvoie d'un coup.
Celoxis14

Get a User

Action

Dans Make“Returns information about a user.”

Tes notifications touchent la bonne personne quand Get a User va d'abord chercher ce que Celoxis sait d'elle.

Quand l'utiliser
une tâche désigne quelqu'un et le module suivant, un e-mail ou une messagerie, a besoin de plus qu'un nom pour le joindre.
Attention
chaque lecture coûte une opération, alors évite de relire le même utilisateur pour chaque bundle.
Celoxis15

Make an API Call

Action

Dans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”

Make an API Call couvre ce que les autres modules Celoxis laissent de côté : il appelle n'importe quel point de l'API Celoxis depuis ton scénario, avec la même connexion.

Quand l'utiliser
tu as besoin d'une opération qu'aucun module de la liste ne propose, et l'API Celoxis la prévoit.
Attention
tu rédiges la requête toi-même, et la doc de Make aide peu puisqu'elle se dit incomplète sur Celoxis ; commence par un appel simple et lis la réponse avec Run once.
Celoxis16

Update an App

Action

Dans Make“Updates information about an app.”

Quand une app change dans l'outil qui la gère, Update an App reporte le changement dans Celoxis. Les deux côtés racontent enfin la même chose.

Quand l'utiliser
l'app est modifiée dans son outil d'origine et la fiche Celoxis doit suivre sans retouche manuelle.
Attention
Run once modifie la vraie fiche ; essaie le scénario sur une app de test avant de l'activer.
Celoxis17

Update a Project

Action

Dans Make“Updates information about a project.”

Update a Project aligne un projet Celoxis sur ce qui change ailleurs, dans le CRM ou dans l'outil de contrats.

Quand l'utiliser
le client élargit le périmètre côté commercial et le projet Celoxis doit le refléter aussitôt.
Attention
le scénario doit savoir quel projet modifier ; lis-le avec Get a Project ou List Projects quand la source ne l'identifie pas.
Celoxis18

Update a Task

Action

Dans Make“Updates information about a task.”

Les changements faits hors de Celoxis, un ticket clos ou une demande reformulée, atterrissent sur la bonne tâche grâce à Update a Task.

Quand l'utiliser
c'est dans ton outil de support ou de vente que tout bouge, et la tâche Celoxis ne doit pas prendre de retard.
Attention
évite de l'associer à Watch Task Update dans le même scénario, sinon ta propre écriture risque de le relancer.
Celoxis19

Update a Time Entry

Action

Dans Make“Updates information about a time entry.”

Après validation, Update a Time Entry corrige une saisie existante dans Celoxis, plutôt que de la supprimer pour la ressaisir.

Quand l'utiliser
un manager ajuste les heures dans un outil d'approbation et Celoxis doit garder le chiffre validé.
Attention
reprends la saisie depuis Get a Time Entry ou List Time Entries, et teste sur un projet bac à sable, car Run once touche aux vraies données.
Celoxis20

Update a User

Action

Dans Make“Updates information about a user.”

Les gens changent d'équipe, de poste ou de manager ; Update a User reporte ces changements du SIRH vers leur profil Celoxis.

Quand l'utiliser
l'annuaire du personnel vit dans un autre outil et Celoxis ne doit pas garder des informations périmées.
Attention
identifie bien la personne, avec List Users ou Get a User avant la mise à jour, pour toucher le bon profil.
Celoxis21

List Apps

Recherche

Dans Make“Returns a list of apps.”

List Apps renvoie les apps enregistrées dans Celoxis, chacune dans son propre bundle, que tu peux ensuite vérifier, copier ou trier.

Quand l'utiliser
tu veux un inventaire dans un tableur, ou vérifier qu'une app existe déjà avant d'en créer une.
Attention
une recherche peut renvoyer zéro, un ou plusieurs bundles, et chaque module suivant tourne une fois par bundle.
Celoxis22

List Projects

Recherche

Dans Make“Returns a list of projects.”

Une revue de portefeuille commence par List Projects, qui envoie chaque projet Celoxis dans le scénario comme un bundle à part.

Quand l'utiliser
la direction veut tous les projets dans un tableur partagé ou un tableau de bord, mis à jour par le scénario plutôt qu'exporté à la main.
Attention
si la recherche ne trouve rien, les modules suivants ne tournent pas ; un tableur vide signale souvent un résultat vide.
Celoxis23

List Tasks

Recherche

Dans Make“Returns a list of tasks.”

Un récapitulatif du travail en cours, un tableau dans un autre outil ou un grand ménage : tout commence par List Tasks, qui renvoie les tâches Celoxis en série de bundles.

Quand l'utiliser
tu as besoin de nombreuses tâches d'un coup, là où Get a Task sert pour une seule tâche déjà identifiée.
Attention
chaque tâche trouvée multiplie les opérations des modules suivants ; garde la suite courte.
Celoxis24

List Time Entries

Recherche

Dans Make“Returns a list of time entries.”

La facturation au temps passé repose sur List Time Entries, qui renvoie les heures saisies dans Celoxis pour qu'une autre app les totalise ou les facture.

Quand l'utiliser
la comptabilité clôt une période et veut chaque saisie dans son outil.
Attention
envoyer les saisies une par une vers un tableur coûte une opération chacune ; compare ce volume à ton plan Make.
Celoxis25

List Users

Recherche

Dans Make“Returns a list of users.”

List Users te donne les personnes de ton compte Celoxis sous forme de bundles, une bonne base pour contrôler ou synchroniser avec d'autres systèmes.

Quand l'utiliser
l'IT veut comparer les comptes Celoxis avec l'annuaire RH et repérer les départs ou les accès oubliés.
Attention
c'est une liste à comparer, pas un déclencheur ; elle ne dit pas qui est nouveau sans point de comparaison.
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FAQ

Questions fréquentes sur Celoxis et Make

01L'intégration Celoxis Make est-elle gratuite ?
Oui. Celoxis fait partie des apps standard de Make, donc ses 27 modules sont accessibles dès le plan Free. Ce plan autorise 2 scénarios actifs, une exécution planifiée toutes les 15 minutes au plus souvent, 5 minutes d'exécution par passage, des fichiers de 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams, Enterprise) descendent l'intervalle à 1 minute, lèvent la limite de scénarios actifs et vont jusqu'à 40 minutes d'exécution. Make compte en opérations, une par module et par bundle. Le prix de Celoxis lui-même n'entre pas dans ce calcul.
02Que faut-il pour connecter Celoxis à Make ?
Un compte Celoxis et un compte Make, rien de plus d'après la doc, qui ne cite aucun prérequis ni étape propre à Celoxis. Le parcours standard de Make s'applique : ajoute un module Celoxis, clique sur Create a connection, nomme la connexion si tu veux, autorise Make sur la page de Celoxis ou colle la clé qu'il te donne, puis clique sur Save. Cette connexion sert aux 27 modules. Comme Make juge sa doc Celoxis limitée, vérifie-la avec Run once sur un module simple, List Projects par exemple.
03Le déclencheur Celoxis réagit-il en temps réel dans Make ?
Non. Les deux déclencheurs, Watch New Task et Watch Task Update, sont planifiés : Make va interroger Celoxis au rythme du scénario, Celoxis ne le prévient pas. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, et c'est aussi l'intervalle le plus court sur le plan Free. Sur un plan payant, tu peux descendre à 1 minute. Tout ce qui change entre deux passages arrive d'un bloc au passage suivant, un bundle par tâche. Pour réagir plus vite, raccourcir l'intervalle sur un plan payant reste le seul levier disponible ici.
04Que faire si un module Celoxis manque dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module envoie une requête à n'importe quel point de l'API Celoxis depuis ton scénario, avec la connexion déjà créée, ce qui dépasse les 27 modules de la liste. Tu écris toi-même la requête, et Make précise que sa propre doc sur Celoxis est limitée faute d'informations publiques : teste chaque appel avec Run once. Avant d'en arriver là, regarde si un module Get ou List suivi d'un Update ne couvre pas déjà ton besoin : c'est plus simple à maintenir.
05Make ou n8n pour automatiser Celoxis ?
Ça dépend de l'endroit où tournent déjà tes autres automatisations. Beaucoup d'apps existent à la fois dans Make et sous forme de nœud n8n : vérifie ce que chaque outil propose pour Celoxis avant de choisir. Côté Make, les faits sont posés : 27 modules, 2 déclencheurs planifiés, accès dès le plan Free, et Make an API Call pour le reste. Si ton équipe monte déjà ses scénarios dans Make, y garder Celoxis t'évite de disperser ton travail sur deux outils. Le comparatif cité plus haut détaille les critères sans classer l'un devant l'autre.
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