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Intégration Microsoft SharePoint Online MakeAutomatiser Microsoft SharePoint Online avec Make.
Et si tes listes et tes bibliothèques SharePoint se tenaient à jour toutes seules ? L'intégration Microsoft SharePoint Online Make compte 36 modules : 7 déclencheurs, 22 actions et 7 recherches. Ce guide s'adresse aux équipes ops et aux responsables IT qui veulent brancher leur compte et lancer un premier scénario sans coder.
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À quoi sert l'intégration Microsoft SharePoint Online Make ?
Elle relie ton compte SharePoint Online à Make pour qu'un scénario, c'est-à-dire l'automatisation que tu assembles dans Make, travaille à ta place sur tes sites. Il repère les nouveaux fichiers, les éléments de liste ou les pages modifiées, puis crée, met à jour ou supprime des éléments, dépose ou récupère des documents et publie des pages.
Des pièces qui se rangent seules. Un fournisseur t'envoie un devis par mail : Upload a File le dépose dans la bibliothèque du service achats, sans passer par ton bureau. Dans l'autre sens, Watch Files/Folders repère un document ajouté sur un site et Download a File le transmet à l'outil suivant.
Des pages d'intranet validées avant d'être en ligne. Watch Pages voit qu'une page RH a bougé, Get a Page en lit le contenu pour le soumettre à la personne qui valide, puis Publish a Page met en ligne la dernière version.
Un suivi des demandes sans ressaisie. Une demande de matériel remplie dans un formulaire devient une ligne de liste grâce à Create an Item, et Update an Item change son statut quand le service IT la traite.
Quelques limites à connaître, tirées de la doc. Les API Microsoft Graph en version bêta peuvent changer et ne sont pas prises en charge en production. Chaque module garde besoin de ses permissions de base, même si tu as accordé un droit ReadWrite plus large. Enfin, seuls les sites que tu suis apparaissent dans la liste des Site ID. La même app existe aussi comme nœud n8n : voir l'Intégration Microsoft SharePoint Online n8n et le comparatif n8n vs Make. Pour apprendre l'éditeur pas à pas, la Formation Make reprend les bases.
Comment connecter SharePoint Online à Make ?
- 01
Ajoute un module SharePoint
Dans ton compte Make, ouvre un scénario et pose n'importe quel module Microsoft SharePoint Online. Make te demande alors une connexion : ton compte Microsoft relié à Make une seule fois, que tous les modules SharePoint réutilisent. Clique sur Create a connection.
- 02
Nomme-la si besoin
Le champ Connection name est facultatif, mais pratique si tu gères plusieurs comptes. Show advanced settings sert à saisir les identifiants de ta propre app Azure et des scopes en plus. Si Microsoft réclame une URL de redirection pour cette app, c'est
https://www.integromat.com/oauth/cb/azure. - 03
Enregistre et autorise
Clique sur Save. Si Microsoft te le demande, connecte-toi avec le compte qui a accès aux sites visés et valide l'accès. La connexion est ensuite proposée dans chaque module SharePoint de tes scénarios.
Ton premier scénario : ranger une pièce jointe dans SharePoint et la tracer
ObjectifQuand un fichier arrive dans une autre app, Make le dépose sur un site SharePoint et ajoute une ligne dans une liste de suivi.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un scénario et clique sur le + pour poser le premier module : l'app par laquelle tes fichiers arrivent, par exemple ta boîte mail et ses pièces jointes.
- 02
Ajoute Upload a File
Clique sur le + à droite, cherche Microsoft SharePoint Online et choisis Upload a File. Crée la connexion, sélectionne le site dans la liste que Make te propose et fais glisser le fichier reçu par le premier module.
- 03
Trace le dépôt avec Create an Item
Enchaîne avec Create an Item et vise ta liste de suivi. Reprends les infos du fichier depuis les modules précédents : chaque dépôt laisse une ligne lisible par toute l'équipe.
- 04
Teste avec Run once
Clique sur Run once et envoie-toi un fichier de test. Ouvre chaque bulle pour lire les bundles reçus, c'est-à-dire les éléments passés d'un module au suivant, puis vérifie le site et la liste.
- 05
Planifie et active
Règle la planification sur le premier module, toutes les 15 minutes par défaut, puis active le scénario. Chaque passage d'un module sur un bundle compte comme une opération sur ton plan Make.
Qu'est-ce qui peut lancer un scénario SharePoint ?
7 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Microsoft SharePoint Online. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Microsoft SharePoint Online dès que ça se passe.
Watch Items - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
planifiéDans la doc seulementTu retrouves ici la surveillance des éléments de liste telle que la doc la range dans son tableau de permissions, avec les trois scopes délégués à cocher côté Azure : User.Read, Sites.Read.All et offline_access.
Watch Lists - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
planifiéDans la doc seulementCette entrée te donne la surveillance des listes avec ses permissions écrites noir sur blanc, ce qui évite des allers-retours avec l'administrateur qui configure l'app Azure derrière ta connexion.
Watch Pages - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
planifiéDans la doc seulementLa surveillance des pages, présentée avec les trois permissions déléguées qu'elle demande : pratique quand ton service informatique accorde les scopes un par un dans le portail Azure.
Watch Files/Folders
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a file or folder is created or updated in a specified site.”
Watch Files/Folders lance ton scénario quand Make repère, à son passage, un fichier ou un dossier créé ou modifié sur le site choisi : les documents partent vers la suite sans que personne ne les transfère.
Watch Items
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when an item on a specified list is created or modified.”
Watch Items te remonte chaque ligne créée ou modifiée dans la liste que tu choisis, ce qui transforme une liste SharePoint en file d'attente traitée par ton scénario.
Watch Lists
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a list is created or modified.”
Watch Lists prévient ton scénario qu'une liste vient d'être créée ou modifiée : c'est la structure du site que tu surveilles, pas son contenu.
Watch Pages
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a page is modified.”
Watch Pages t'apporte chaque page modifiée, pour déclencher une relecture, un message à son auteur ou une copie ailleurs.
Que savent faire les modules SharePoint ?
Microsoft SharePoint Online te donne 29 modules en 2 groupes. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Sommaire des modules
- Create a List - User.Read, Sites.Manage.All, offline_access
- Create an Item - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
- Delete an Item - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
- Get a List - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
- Get an Item - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
- Get a Page - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
- List Items - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
- List Pages - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
- Make an API Call - offline_access, User.Read
- Publish a Page - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
- Search Sites - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
- Update an Item - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
The Microsoft 365 Email module can have the following delegated permissions assigned in the Azure portal.
12 modulesEven if you have assigned higher level permissions (e.g., ReadWrite) it is still necessary to set the lower permissions for the modules as listed below.
Create a Folder - User.Read, offline_access, Files.ReadWrite.All, Sites.Read.All
Download a File - User.Read, Files.Read.All, Sites.Read.All, offline_access
Upload a File - User.Read, Files.ReadWrite.All, Sites.ReadWrite.All, offline_access
Watch Files/Folders - User.Read, Files.Read.All, Sites.Read.All, offline_access
Create a List - User.Read, Sites.Manage.All, offline_access
ActionDans la doc seulementLa création de liste avec ses scopes, dont un qui sort du lot : Sites.Manage.All, un cran au-dessus des droits de lecture et d'écriture des autres entrées.
Create an Item - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
ActionDans la doc seulementAjouter une ligne dans une liste passe du premier coup dès que Sites.ReadWrite.All figure sur ton app Azure : cette entrée relie le module à ses scopes.
Delete an Item - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
ActionDans la doc seulementAvant d'ouvrir le portail Azure, tu sais ce qu'il faut à la suppression : l'écriture sur les sites, plus les scopes de profil et d'accès hors ligne.
Get a List - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
ActionDans la doc seulementLire les données d'une liste ne demande que des droits de lecture, et cette entrée le confirme : ton app ne réclame pas plus que ce qu'elle utilise.
Get an Item - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
ActionDans la doc seulementRécupérer une ligne précise tourne en simple lecture ; la doc donne les trois scopes à cocher, un audit de ton app n'y verra rien de superflu.
Get a Page - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
ActionDans la doc seulementLire une page se contente de Sites.Read.All, avec User.Read et offline_access, et cette entrée l'écrit clairement pour ton app Azure.
List Items - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
RechercheDans la doc seulementCette recherche renvoie les lignes d'une liste avec les seuls droits de lecture, précisés ici : un export reste sans risque pour tes données.
List Pages - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
RechercheDans la doc seulementFaire l'inventaire des pages d'un site ne demande que la lecture ; cette entrée nomme les scopes que ton administrateur doit accorder pour que la recherche passe.
Make an API Call - offline_access, User.Read
ActionDans la doc seulementL'appel libre ne réclame par défaut qu'offline_access et User.Read : à toi d'ajouter, dans les réglages avancés de la connexion, les scopes de l'endpoint que tu vises.
Publish a Page - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
ActionDans la doc seulementMettre une page en ligne exige l'écriture sur les sites, et cette entrée le range à côté de User.Read et offline_access pour que ton app publie sans erreur.
Search Sites - User.Read, Sites.Read.All, offline_access
RechercheDans la doc seulementRetrouver des sites par mot-clé marche en lecture, et cette entrée liste les droits à accorder pour que la recherche voie tous les sites accessibles à ton compte.
Update an Item - User.Read, Sites.ReadWrite.All, offline_access
ActionDans la doc seulementModifier une ligne existante demande Sites.ReadWrite.All ; le voir écrit à côté du module t'épargne l'erreur de permission classique au premier lancement d'une app maison.
Autres modules
17 modulesCreate a Folder
ActionDans Make“Creates a folder in OneDrive.”
Create a Folder prépare un dossier pour chaque nouveau client ou projet avant même le premier document. La description officielle situe ce dossier dans OneDrive.
Create a List
ActionDans Make“Creates a new list.”
Create a List monte une liste neuve sur un site depuis ton scénario : le tableau de suivi existe dès le lancement du projet, pas le jour où quelqu'un y pense.
Create an Item
ActionDans Make“Creates a new item.”
Create an Item ajoute une ligne dans une liste avec les valeurs que tu y fais glisser : un formulaire, un mail ou une fiche CRM deviennent une entrée suivie.
Delete an Item
ActionDans Make“Deletes an Item.”
Delete an Item retire une ligne d'une liste et garde tes tableaux propres quand la fiche d'origine disparaît ou qu'une demande est annulée.
Download a File
ActionDans Make“Downloads a file from a specified site.”
Download a File récupère un document d'un site dans ton scénario, pour que le module suivant l'envoie en pièce jointe, l'archive ou le transmette à un autre service.
Get a List
ActionDans Make“Returns the data of a specified list.”
Get a List renvoie les données d'une liste précise : les modules suivants en connaissent le détail sans fouiller toutes les listes du site.
Get an Item
ActionDans Make“Returns the data of a specified item.”
Get an Item lit une ligne en entier, pour travailler sur ses valeurs à jour plutôt que sur les données partielles transmises par un autre module.
Get a Page
ActionDans Make“Returns the data of a specified page.”
Get a Page renvoie les données d'une page choisie, de quoi reprendre un contenu d'intranet dans une lettre interne, un wiki ou une archive.
Get a Site
ActionDans Make“Returns the data of a specified site.”
Get a Site renvoie les données d'un site, pratique pour parler du site en clair dans un message plutôt qu'avec un identifiant brut.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Make an API Call te laisse appeler n'importe quel endpoint de l'API Microsoft avec ta connexion SharePoint existante, pour couvrir ce que les autres modules laissent de côté.
Publish a Page
ActionDans Make“Publishes the latest version of a page.”
Publish a Page met en ligne la dernière version d'une page : une validation faite dans un autre outil se termine sans clic manuel dans SharePoint.
Update an Item
ActionDans Make“Updates an existing item.”
Update an Item change les valeurs d'une ligne existante et garde ton suivi SharePoint aligné sur ce qui se passe dans tes autres outils.
Upload a File
ActionDans Make“Uploads a new file to a specified site.”
Upload a File dépose un nouveau document sur le site choisi : pièces jointes et exports finissent dans la bibliothèque partagée plutôt que dans une boîte mail.
List Items
RechercheDans Make“Retrieves a list of all items in a specified list.”
List Items renvoie toutes les lignes d'une liste, un bundle chacune, pour exporter un tableau de suivi, contrôler chaque entrée ou nourrir un rapport.
List Lists
RechercheDans Make“Retrieves a list of all lists.”
List Lists te sort toutes les listes d'un site en bundles séparés, une façon rapide de cartographier un site avant de l'automatiser.
List Pages
RechercheDans Make“Retrieves a list of all pages.”
List Pages renvoie les pages d'un site une par une, le point de départ d'un inventaire d'intranet ou d'une relecture en masse.
Search Sites
RechercheDans Make“Searches for sites by the searching parameter.”
Search Sites trouve les sites qui correspondent aux mots que tu lui donnes, utile quand le bon site dépend d'un nom de client ou de projet venu d'une autre app.
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