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Intégration Virtuagym MakeAutomatiser Virtuagym avec Make.

Et si tes fiches adhérents se mettaient à jour toutes seules ? L'intégration Virtuagym Make réunit 16 modules : 5 déclencheurs, 8 actions et 3 recherches. Ce guide s'adresse aux gérants de salle et aux équipes ops : de la clé API jusqu'à un premier scénario qui tourne.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Virtuagym Make pour ton club ?

L'intégration Virtuagym Make branche le compte de ton club sur Make : adhérents, crédits, abonnements, passages et prospects circulent entre Virtuagym et tes autres outils sans ressaisie. Tu construis pour ça un scénario, c'est-à-dire l'automatisation elle-même, faite de modules : chaque module est une brique qui surveille, crée, modifie ou cherche quelque chose.

Des prospects qui arrivent directement dans Virtuagym. Avec Create a Lead (BETA), chaque demande d'essai reçue par un formulaire devient un prospect dans le club. Search Leads (BETA) vérifie avant qu'il n'existe pas déjà, et Update a Lead (BETA) tient sa fiche à jour après l'appel du commercial.

Un suivi de fréquentation sans export. Watch Visits récupère les passages enregistrés depuis le dernier contrôle, un bundle par passage. Un bundle, c'est l'élément qui passe d'un module au suivant : ici une entrée au club, que tu peux envoyer dans un tableur ou vers le coach concerné.

Des crédits de bienvenue distribués sans y penser. Watch Members (by ID) repère chaque nouvel adhérent et Allocate Credits to a Member lui crédite son solde de départ. L'accueil n'a plus à tenir la liste de qui a déjà reçu quoi.

Deux limites à connaître avant de te lancer. Les cinq déclencheurs Virtuagym sont planifiés : Make interroge le club au rythme du scénario, rien n'arrive à la seconde. Et l'app n'a pas de module Make an API Call, donc une demande qui sort des 16 modules n'est pas couverte. Pour situer Make face à n8n sur tes propres critères, lis n8n vs Make. Les limites des offres sont détaillées dans Combien coûte Make, et la Formation Make t'aide si c'est ta première automatisation.

Connexion

Comment connecter Virtuagym à Make ?

  1. 01

    Récupère tes identifiants Virtuagym

    Dans ton compte Virtuagym, va dans Systeeminstellingen, puis Bedrijfsinformatie, puis Geavanceerd. Note la API key et le Club secret affichés. Il te faut un compte Virtuagym actif avec une clé API, sinon rien ne s'ouvre.

  2. 02

    Ajoute un module Virtuagym dans Make

    Connecte-toi à Make, pose n'importe quel module Virtuagym dans ton scénario et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Virtuagym relié à Make une fois pour toutes, puis réutilisé par tous les modules de l'app.

  3. 03

    Colle les valeurs et valide

    Le champ Connection name est facultatif, mais pratique si tu gères plusieurs clubs. Colle la clé API, le Club secret et le Club ID, puis valide. Make affiche alors les données qu'il sait lire dans ton club.

Premier scénario

Ton premier scénario : des crédits offerts à chaque nouvel adhérent

ObjectifQuand un nouvel adhérent est ajouté dans Virtuagym, Make lui attribue des crédits de bienvenue.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le grand + pour poser le premier module. C'est lui qui décide quand l'automatisation démarre.

  2. 02

    Pose Watch Members (by ID)

    Cherche Virtuagym, choisis Watch Members (by ID) et sélectionne ta connexion. Ce déclencheur ne regarde que les identifiants des adhérents : parfait pour attraper les nouvelles inscriptions, et elles seules.

  3. 03

    Enchaîne Allocate Credits to a Member

    Clique sur le + à droite du déclencheur, ajoute Allocate Credits to a Member, relie l'adhérent venu du premier module et indique le nombre de crédits que tu offres aux nouveaux.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once : Make exécute le scénario une seule fois et montre les bundles reçus par chaque module. Tu vois tout de suite si le bon adhérent a reçu les bons crédits.

  5. 05

    Planifie et active

    Ouvre l'horloge du premier module pour régler la planification, toutes les 15 minutes par défaut, puis active le scénario. Chaque nouvel adhérent reçoit désormais ses crédits sans intervention.

Déclencheurs

Les déclencheurs Virtuagym : ce qui lance un scénario

5 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Virtuagym. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Virtuagym dès que ça se passe.

Virtuagym1Watch Members

Watch Members

Déclencheur planifié

Dans Make“Returns new or updated members.”

Tu récupères chaque adhérent créé ou modifié depuis le contrôle précédent : une adresse corrigée à l'accueil finit donc aussi dans tes autres outils.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme du scénario et ramasse ce qui a bougé entre deux passages.
Quand l'utiliser
tu recopies les fiches adhérents dans un CRM ou un outil d'emailing et tu veux aussi les mises à jour, pas seulement les inscriptions.
Attention
nouveaux et anciens adhérents modifiés arrivent par le même chemin ; ajoute un filtre si l'étape suivante ne doit traiter qu'un des deux cas.
Virtuagym2Watch Members (by ID)

Watch Members (by ID)

Déclencheur planifié

Dans Make“Triggers when a new club member has been created/added. Difference from Watch Members module is that this module uses only member IDs to detect new ones.”

Ce déclencheur ne te remonte que les adhérents fraîchement ajoutés au club. Il se base uniquement sur les identifiants pour repérer les nouveaux, sans se laisser distraire par les fiches modifiées.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme du scénario et prend les identifiants qu'il ne connaît pas encore.
Quand l'utiliser
tout ce qui touche à l'accueil d'un nouvel inscrit, comme des crédits offerts ou une tâche pour les coachs.
Attention
comme il ignore les mises à jour, un adhérent qui corrige sa fiche plus tard ne repasse pas ; prends Watch Members pour ça.
Virtuagym3Watch Members Credits

Watch Members Credits

Déclencheur planifié

Dans Make“Returns newly updated credits since the last check.”

Tu sais quels soldes de crédits ont bougé depuis le dernier contrôle, sans ouvrir Virtuagym, ce qui suffit pour réagir à un achat ou à une séance consommée.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme du scénario et renvoie les crédits mis à jour entre-temps.
Quand l'utiliser
un adhérent arrive au bout de son solde et tu veux lui envoyer un rappel, ou la compta veut un journal de chaque mouvement.
Attention
ne le combine pas avec Allocate Credits to a Member dans le même scénario, sinon chaque attribution réapparaît comme un changement au passage suivant.
Virtuagym4Watch Memberships

Watch Memberships

Déclencheur planifié

Dans Make“Returns new or updated membership instances since the last check.”

Tu vois passer chaque abonnement créé ou modifié depuis le contrôle précédent : c'est là que se lisent les changements de formule et les renouvellements.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme du scénario et envoie un bundle par abonnement trouvé.
Quand l'utiliser
ton outil de facturation ou ton équipe commerciale doit être prévenu d'un abonnement nouveau ou modifié, sans export manuel.
Attention
il suit des abonnements, pas des personnes ; ajoute Get a Member si l'étape suivante a besoin de la fiche de l'adhérent.
Virtuagym5Watch Visits

Watch Visits

Déclencheur planifié

Dans Make“Returns new visits (check-in's actions of members in a club) since the last check.”

Les passages enregistrés au club depuis le dernier contrôle sortent de Virtuagym tout seuls, un bundle par entrée, prêts pour tes stats de fréquentation.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme du scénario : les passages arrivent par paquets, pas au moment où l'adhérent badge.
Quand l'utiliser
un tableau de fréquentation, un message de remerciement après une première séance ou une alerte au coach.
Attention
un club très fréquenté peut remonter beaucoup de passages d'un coup, et chaque module qui suit consomme une opération par passage, soit une exécution décomptée sur ton offre.
Modules

Les actions et recherches Virtuagym

Virtuagym te donne 11 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Virtuagym1

Allocate Credits to a Member

Action

Dans Make“Allocates a given amount of credits to a specified member.”

Ajoute le nombre de crédits que tu choisis au solde d'un adhérent : récompenses et recharges se font sans passer par l'interface d'administration.

Quand l'utiliser
après une inscription, un parrainage ou un paiement enregistré ailleurs, quand l'adhérent doit être crédité aussitôt.
Attention
il lui faut un adhérent précis, donc place avant lui un déclencheur ou une recherche qui le fournit.
Virtuagym2

Create a Member

Action

Dans Make“Creates a new member.”

Crée une fiche adhérent dans ton club à partir de données saisies ailleurs, et l'accueil n'a plus à retaper les mêmes infos.

Quand l'utiliser
quelqu'un s'inscrit via un formulaire du site ou un outil de réservation et doit exister dans Virtuagym avant sa première séance.
Attention
passe d'abord par Search Members si la même personne risque de s'inscrire deux fois, sinon les doublons s'accumulent.
Virtuagym3

Create a Visit

Action

Dans Make“Creates a visit.”

Enregistre un passage dans Virtuagym pour un adhérent, pour que la fréquentation notée dans un autre système compte aussi dans l'historique du club.

Quand l'utiliser
les entrées se font dans une salle partenaire ou via un contrôle d'accès séparé, et tu veux les retrouver dans Virtuagym.
Attention
un scénario qui part de Watch Visits et finit par Create a Visit s'alimente lui-même ; garde ces deux modules dans des flux séparés.
Virtuagym4

Get a Member

Action

Dans Make“Retrieves a club member.”

Ramène la fiche complète d'un adhérent quand tu sais déjà de qui il s'agit, pour que les modules suivants aient toutes ses infos sous la main.

Quand l'utiliser
une étape précédente, comme Watch Memberships, désigne un adhérent et l'étape d'après a besoin de sa fiche complète.
Attention
il renvoie un seul adhérent ; si tu n'as pas encore son identifiant, commence par Search Members.
Virtuagym5

Update a Member

Action

Dans Make“Updates a member by internal Virtuagym ID”

Modifie une fiche existante à partir de l'identifiant interne Virtuagym, et le club reste aligné avec ce que l'adhérent a signalé à une autre équipe.

Quand l'utiliser
l'identifiant vient déjà d'un déclencheur ou d'une recherche Virtuagym plus haut dans le scénario.
Attention
si ton autre outil ne connaît que sa propre référence de l'adhérent, Update a Member by External ID convient mieux.
Virtuagym6

Update a Member by External ID

Action

Dans Make“Updates a member by external system ID.”

Met à jour un adhérent via l'identifiant de ton système externe : un CRM ou un outil de facturation pousse ses changements sans chercher l'identifiant Virtuagym.

Quand l'utiliser
la fiche de l'adhérent est gérée par une autre plateforme et Virtuagym ne fait que suivre.
Attention
le module cherche l'adhérent par cet identifiant externe ; sans lui enregistré côté Virtuagym, il n'a rien à retrouver.
Virtuagym7

List Members Credits

Recherche

Dans Make“Returns a member credits list.”

Te donne la liste des crédits d'un adhérent, pour vérifier un solde au milieu d'un scénario avant de décider de la suite.

Quand l'utiliser
avant de réserver une séance ou d'offrir un bonus, tu veux savoir combien de crédits il lui reste.
Attention
c'est une recherche, elle peut renvoyer zéro, un ou plusieurs bundles, et chaque module suivant tourne une fois par bundle.
Virtuagym8

Search Members

Recherche

Dans Make“Searches for members.”

Cherche des adhérents dans ton club et transmet chaque résultat, ce qui permet de retrouver la bonne personne à partir d'infos partielles.

Quand l'utiliser
un formulaire t'envoie une inscription et tu veux savoir si la personne est déjà adhérente avant de créer quoi que ce soit.
Attention
aucun résultat, ça arrive ; prévois un filtre pour le cas où personne ne correspond.
Virtuagym9

Create a Lead (BETA)

ActionDans la doc seulement

Ajoute un prospect dans Virtuagym, pour que les demandes d'essai atterrissent là où ton équipe commerciale travaille déjà.

Quand l'utiliser
un formulaire publicitaire ou une page d'atterrissage collecte des demandes de contact et chacune doit devenir un prospect.
Attention
Make marque ce module BETA et la doc officielle ne le décrit pas ; teste-le avec Run once sur un faux prospect avant de le brancher.
Virtuagym10

Search Leads (BETA)

RechercheDans la doc seulement

Retrouve les prospects déjà enregistrés dans Virtuagym, pratique pour ne pas créer deux fois la même personne venue de canaux différents.

Quand l'utiliser
juste avant Create a Lead (BETA), pour vérifier si le prospect est déjà connu.
Attention
cette recherche en bêta n'a pas encore de description officielle et peut renvoyer plusieurs bundles ; lis bien le résultat du Run once.
Virtuagym11

Update a Lead (BETA)

ActionDans la doc seulement

Actualise la fiche d'un prospect dans Virtuagym, pour que son statut colle à ce qui s'est passé au téléphone ou par mail.

Quand l'utiliser
le prospect répond, réserve une séance d'essai ou change ses coordonnées dans un autre outil.
Attention
associe-le à Search Leads (BETA) pour viser le bon prospect, et garde en tête que le module est encore en BETA.
Besoin d'aide

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FAQ

Virtuagym et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Virtuagym Make est-elle gratuite ?
Oui, côté Make. Virtuagym est une app standard, disponible dès le plan Free. Ce plan donne droit à 2 scénarios actifs, 15 minutes minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent l'intervalle à 1 minute, lèvent la limite de scénarios actifs et comptent la consommation en crédits par mois. Ton abonnement Virtuagym avec accès API reste à part, facturé par Virtuagym.
02Que faut-il pour connecter Virtuagym à Make ?
Un compte Virtuagym actif avec une clé API, et un compte Make. Dans Virtuagym, ouvre Systeeminstellingen, puis Bedrijfsinformatie, puis Geavanceerd, et copie la clé API ainsi que le Club secret. Le Club ID, lui, correspond à la première série de chiffres du Club secret. Côté Make, ajoute un module Virtuagym, clique sur Create a connection, donne-lui un nom si tu veux, puis colle ces trois valeurs. Tous les modules Virtuagym de tes scénarios réutilisent ensuite cette connexion.
03Les déclencheurs Virtuagym de Make sont-ils instantanés ?
Non. Les cinq déclencheurs Virtuagym sont planifiés : Make interroge ton club au rythme du scénario et récupère tout ce qui a changé depuis le contrôle précédent. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut. Sur le plan Free, 15 minutes est aussi l'intervalle le plus court ; les plans payants descendent jusqu'à 1 minute. Pour des crédits de bienvenue ou un suivi de fréquentation, ce décalage ne gêne pas. Si un processus exige une réaction immédiate, Virtuagym n'a pas de déclencheur instantané dans Make : construis autour de la planification.
04Que faire si un module Virtuagym manque dans Make ?
Ça dépend de ce que tu veux faire. Virtuagym propose 16 modules dans Make, sur les adhérents, les crédits, les abonnements, les passages et les prospects, mais pas de module Make an API Call : impossible d'envoyer une requête sur mesure à Virtuagym depuis Make. Regarde d'abord si une combinaison de modules existants suffit, par exemple Search Members suivi de Update a Member. Sinon, confie cette étape à une autre app de ton outillage, ou demande à l'équipe de t'aider à concevoir le scénario.
05Make ou n8n pour automatiser Virtuagym ?
Tout dépend de tes critères. Dans Make, Virtuagym arrive avec 16 modules prêts à l'emploi, une connexion guidée par clé API et Club secret, et fonctionne dès le plan Free : de quoi tester un premier scénario sans engagement. Ses limites sont connues aussi : uniquement des déclencheurs planifiés et pas de module Make an API Call. Avant de partir sur n8n, vérifie qu'il existe un nœud Virtuagym couvrant les adhérents, crédits ou prospects dont tu as besoin, puis compare les deux outils sur ces actions précises.
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