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Intégration Aerofiler ZapierAutomatiser Aerofiler avec Zapier.

L'intégration Aerofiler Zapier propose 5 déclencheurs et 4 actions, tous les déclencheurs en instantané. Une direction juridique s'en sert pour diffuser validations, dépôts et changements de champs, et pour faire entrer de nouveaux contrats sans ressaisie.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration Aerofiler Zapier

Aerofiler est un outil de gestion des contrats pour les juristes d'entreprise : rédaction, circuit de validation, classement et suivi au même endroit. Le brancher sur Zapier, c'est monter des Zaps : des automatisations faites d'un déclencheur (l'événement qui lance tout) et d'une ou plusieurs actions (ce qui s'écrit ou s'envoie à ta place). Ici, ça marche dans les deux sens.

Trois résultats reviennent souvent. Un contrat signé rangé deux fois : dès qu'un fichier arrive dans Aerofiler, New Uploaded File en dépose une copie dans le dossier partagé du contrôle de gestion. Un bail commercial correctement ouvert : une demande saisie dans un formulaire interne devient un circuit Aerofiler via Create Workflow From External Data, et un juriste relit avant l'envoi. Un avenant mis à jour partout : quand la date d'échéance change, New Updated Metadata prévient l'outil commercial.

Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucune recherche n'existe : impossible de retrouver un contrat par son nom avant d'agir, Update Documents s'appuie sur ses propres critères. Aucune suppression non plus, ni de lecture en masse des validations passées. Chaque action écrit quelque chose de neuf ou modifie l'existant.

Pour voir comment d'autres outils s'y prennent, les comparatifs Make vs Zapier et n8n vs Zapier passent les critères un par un.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Six mots reviennent sur toute la page. Les voici sans jargon.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois qu'il se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend qu'il arrive.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose dans une app à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Instantané ou interrogation
En instantané, l'app prévient Zapier dès que ça se passe. Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Coût

Combien coûte un Zap Aerofiler

Aerofiler n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le gratuit. Et ses cinq déclencheurs sont instantanés, ce qui change le calcul habituel.

  • Plan payant requisNon, disponible sur le gratuit
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
  • Vitesse des déclencheursInstantanée sur tous les plans
  • Ce qui compteChaque action réussie

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche. Seules les actions réussies comptent : un Zap qui copie un contrat puis prévient l'équipe consomme deux tâches par passage, et une action en échec n'est pas décomptée. Le gratuit donne 100 tâches par mois, des Zaps illimités, mais des Zaps de deux étapes seulement. Son intervalle de 15 minutes ne te concerne pas ici : un déclencheur instantané part tout de suite sur tous les plans. Un filtre ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, donc payant.

Connexion

Connecter ton compte Aerofiler en trois étapes

  1. 01

    Ouvrir la page des apps

    Rends-toi dans Apps, côté compte Zapier, puis appuie sur + Add connection. Cette connexion à Aerofiler se crée une fois, et chaque étape de Zap la reprend ensuite.

  2. 02

    Choisir Aerofiler

    Dans la fenêtre, cherche Aerofiler, choisis-le dans la liste et valide par Add connection. La page de connexion d'Aerofiler s'affiche alors dans un nouvel onglet.

  3. 03

    Se connecter et autoriser

    Identifie-toi avec ton compte Aerofiler et donne l'accès à Zapier. Il faut un compte sur l'app, et des droits de lecture ou d'écriture sur les contrats qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher.

Premier Zap

Ton premier Zap : copier chaque contrat déposé vers le drive partagé

ObjectifQuand un fichier arrive dans Aerofiler, en déposer une copie dans le dossier du contrôle de gestion, seulement pour les contrats fournisseurs.

  1. 01

    Construire : le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Aerofiler comme app et New Uploaded File comme événement, puis ta connexion. Un éclair s'affiche dans l'éditeur : ce Zap est instantané.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier ramène les trois fichiers les plus récents de ton compte. Le mapping se fait sur un vrai contrat, pas sur un exemple.

  3. 03

    Poser le filtre

    Depuis l'icône plus, ajoute un Filter : le champ à regarder, la règle, la valeur. Une règle texte ne marche que sur du texte. Ce filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.

  4. 04

    Ajouter le dépôt

    Ajoute ton drive comme action, choisis le dossier cible et mappe le fichier venu d'Aerofiler, pour que la finance travaille toujours sur la version signée.

  5. 05

    Tester puis publier

    Fais tourner chaque étape une fois et lis ce qui revient. Si tout est juste, clique sur Publish. Seuls les fichiers déposés ensuite lanceront le Zap.

Déclencheurs

Les déclencheurs Aerofiler

5 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Aerofiler, et 5 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Approval Finished

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an approval workflow is finished.”

Part au moment où un circuit de validation arrive à son terme dans Aerofiler : le signal le plus net qu'un contrat a fini son passage au juridique.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
pour que l'acheteur sache qu'un contrat de prestation est validé et peut partir en signature.
Attention
il annonce la fin du circuit, pas son issue ; prévois un filtre si seuls certains cas doivent avancer.
2

New Approval Workflow Step

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an approval workflow is sent for approval.”

Se lance chaque fois qu'un circuit part en validation, c'est-à-dire quand un contrat arrive dans la file d'un relecteur, pas quand il en sort.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
pour créer une tâche chez la directrice juridique quand un accord de confidentialité attend sa signature.
Attention
il signale l'entrée en relecture, pas le verdict ; pour l'issue, c'est Approval Finished qu'il faut choisir.
3

New External Workflow

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new workflow is initiated using external data.”

Réagit au démarrage d'un nouveau circuit Aerofiler alimenté par des données externes, ces demandes nées hors de l'outil.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
pour tenir un tableau de bord des demandes de contrats par direction, sans rien saisir à la main.
Attention
si un de tes Zaps alimente Aerofiler avec Create Workflow From External Data, ce déclencheur voit le même circuit et peut créer une boucle.
4

New Uploaded File

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new file is uploaded to your Aerofiler instance.”

Se déclenche à chaque fichier déposé dans ton instance Aerofiler, quel que soit l'auteur du dépôt.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
pour copier chaque bail signé vers le drive des services généraux, sans demander au juridique de le renvoyer.
Attention
un Zap qui classe des documents dans Aerofiler peut le relancer, sépare les Zaps de dépôt et ceux de classement.
5

New Updated Metadata

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a field is updated in your Aerofiler instance.”

Surveille les champs rattachés à tes documents et part dès que l'un d'eux change, comme une date de renouvellement ou un responsable.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
pour reporter dans l'outil commercial une nouvelle date d'échéance saisie sur un avenant.
Attention
Update Documents modifie aussi des champs, les associer dans un même Zap peut le faire tourner en rond.
Actions

Les actions Aerofiler

Aerofiler te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Submit and File Document

Action

Dans Zapier“Submit a document using the provided data. With this action, the document will be immediately filed in the repository.”

Remet à Aerofiler un document et ses données, puis le classe immédiatement dans le référentiel.

Quand l'utiliser
un contrat fournisseur revient contresigné d'un outil de signature électronique et doit juste être archivé.
Attention
le classement ajoute un dépôt, que New Uploaded File peut capter si un autre Zap écoute.
2

Submit Workflow

Action

Dans Zapier“Submit a workflow using the provided data. With this action, the workflow will be immediately submitted.”

Pousse un circuit dans Aerofiler et le soumet aussitôt, sans arrêt de relecture.

Quand l'utiliser
les accords de confidentialité standard demandés par les équipes, toujours sur le même modèle.
Attention
une donnée fausse entre directement dans le circuit de validation, teste sur un vrai cas avant de publier.
3

Create Workflow From External Data

Action

Dans Zapier“Get external data to send to an Aerofiler workflow. With this action, the user will be able to review data before submitting the workflow.”

Envoie les données d'un autre outil vers un circuit Aerofiler et laisse un humain les relire avant toute soumission.

Quand l'utiliser
une demande de bail commercial arrive par formulaire interne et un juriste doit vérifier les montants.
Attention
c'est l'option prudente, rien ne part tant que personne ne soumet dans Aerofiler.
4

Update Documents

Action

Dans Zapier“Update documents based on the search criteria.”

Modifie des documents existants, choisis selon les critères de recherche que tu poses dans l'étape elle-même.

Quand l'utiliser
un client change de raison sociale après un rachat et tous ses contrats doivent porter le nouveau nom.
Attention
des critères trop larges touchent plus de documents que prévu, teste d'abord sur un cas étroit.
Quand ça casse

Quand un Zap Aerofiler casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à cette app et ne relève aucune limite propre. Ce qui casse, ce sont les règles de tous les Zaps.

Comme Aerofiler déclenche et reçoit, la boucle est le premier risque. La page Dépannage Zapier reprend les vérifications de base quand un Zap se comporte mal.

  • Les anciens contrats n'apparaissent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les validations et dépôts antérieurs restent où ils sont : reprendre l'existant est un autre chantier.

  • Le Zap se relance lui-même

    Classer un document pendant que New Uploaded File écoute, ou modifier des champs sous New Updated Metadata, relance le Zap en boucle et vide le quota.

  • Un stock de contrats sature le déclencheur

    Verser d'un coup des années de contrats signés dans Aerofiler peut submerger New Uploaded File. La protection anti-afflux de Zapier peut alors mettre ce lot en pause.

  • Un Zap multi-étapes sur le gratuit

    Le gratuit monte un déclencheur et une action. Un filtre ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, et il ne tournera pas sans plan payant.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Aerofiler avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Aerofiler et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Aerofiler Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle fonctionne sur le plan gratuit, car Aerofiler n'est pas réservée aux plans payants. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Dès que tu veux trier les dépôts par type de contrat, ou à la fois copier le fichier et prévenir la finance, le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant. Aucun prix ici, les grilles changent trop vite.
02Combien de tâches consomme un Zap Aerofiler ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Un Zap qui copie chaque contrat déposé coûte une tâche par fichier. S'il prévient aussi l'équipe achats, ça fait deux. Attendre qu'Aerofiler signale un événement ne coûte rien, et une action en échec n'est pas décomptée. Le vrai risque de coût, c'est la boucle : un Zap qui se relance lui-même peut vider un quota mensuel en très peu de temps. Pense à compter tes actions avant d'ajouter une étape.
03Aerofiler déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Oui. Les cinq déclencheurs d'Aerofiler sont instantanés : l'app prévient Zapier dès que l'événement se produit et le Zap part tout de suite. C'est vrai sur tous les plans, gratuit compris, donc la grille d'intervalle qui ralentit les déclencheurs par interrogation ne s'applique pas. L'éditeur signale ces Zaps par un éclair. Ce type est fixé par Aerofiler lui-même, ce n'est pas un réglage. Passer à un plan payant ne change rien à cette vitesse, puisque l'intervalle ne concerne que les déclencheurs par interrogation.
04Que faut-il pour connecter Aerofiler à Zapier ?
Un compte Aerofiler sur lequel tu peux te connecter, plus des droits de lecture ou d'écriture sur les contrats qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher. La connexion se fait une fois depuis la page Apps avec + Add connection, un onglet s'ouvre pour te connecter et autoriser Zapier. Toutes les étapes réutilisent ensuite cette connexion : la personne qui la crée doit avoir des droits assez larges pour tous les Zaps prévus.
05Pourquoi un Zap Aerofiler tourne-t-il en boucle ?
Parce qu'il écrit là où son propre déclencheur regarde. Aerofiler déclenche et reçoit : Submit and File Document ajoute un fichier que New Uploaded File voit, Update Documents change des champs que New Updated Metadata surveille, et Create Workflow From External Data ouvre un circuit que New External Workflow capte. Chaque passage relance le Zap et consomme des tâches. La parade : ne jamais associer une action et le déclencheur qui observe ce qu'elle produit.
06Et si l'opération Aerofiler dont tu as besoin n'existe pas ?
En bref : pas via Zapier, pour l'instant. La liste d'Aerofiler s'arrête à 5 déclencheurs et 4 actions, et aucun ne retrouve ni ne supprime un contrat. Un détour existe parfois, comme Update Documents avec des critères serrés au lieu de chercher un contrat d'abord, mais une opération absente ne s'ajoute pas depuis l'éditeur. Si ce manque bloque le projet, compare ce que les autres plateformes d'automatisation proposent pour Aerofiler. Les quatre actions disponibles créent, soumettent, classent ou modifient.
07Zapier, Make ou n8n pour Aerofiler ?
Pas de vainqueur unique : choisis selon ce qui compte pour ton équipe juridique. Pour démarrer, l'éditeur guidé de Zapier et ses déclencheurs Aerofiler instantanés sont le chemin le plus court pour une équipe juridique qui débute. Pour le coût, Zapier facture chaque action réussie, ce qui pèse sur un flux de contrats chargé. Pour la couverture, Zapier offre à Aerofiler 5 déclencheurs et 4 actions, sans recherche ni suppression. Compare d'abord les opérations proposées.
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