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Intégration AgilityPortal ZapierAutomatiser AgilityPortal avec Zapier.

L'intégration AgilityPortal Zapier compte 6 déclencheurs, 6 actions et 0 recherche, tous centrés sur les projets et les tâches. Tous les déclencheurs sont instantanés : le plan gratuit ne perd rien en réactivité. La vraie difficulté, ce sont les champs obligatoires.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration AgilityPortal Zapier

Elle branche la partie projets d'AgilityPortal, le logiciel d'intranet, sur Zapier. Un changement sur un projet ou une tâche peut lancer une automatisation, et une automatisation peut créer, modifier ou supprimer des projets et des tâches. Le reste de l'intranet n'est pas couvert.

Trois usages reviennent souvent. Un projet qui suit l'avancement de ses tâches : quand une tâche clé change de statut, Task Updated part et Update Project décale l'échéance du projet parent. Un registre des suppressions : Task Delete et Project Delete signalent chaque disparition au moment même, pratique pour un cabinet comptable qui doit justifier ce qui a été retiré d'un dossier client. Des projets ouverts depuis un autre outil : un formulaire d'admission rempli devient un projet grâce à Create Project, avec responsable et participants déjà désignés.

Côté limites, il faut être lucide. L'app n'a aucune étape de recherche : un Zap ne sait pas retrouver un projet par son nom. Chaque modification et chaque suppression réclame l'identifiant de l'élément, qui doit venir d'une étape précédente ou être saisi à la main. Les actions sont aussi exigeantes : huit champs obligatoires pour créer un projet. Commentaires, fichiers, actualités internes : rien de tout ça n'apparaît sur la page de l'app.

Pour choisir l'outil avant de construire, le comparatif n8n vs Zapier pose les critères côte à côte, et l'avis Zapier fait le tour de la plateforme. Le site n'a pas encore de page AgilityPortal pour n8n ou Make.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots suffisent pour lire toute la page. Chacun est défini ici une fois, puis repris tel quel.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement dans une app qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend simplement qu'il survienne.
Action
Ce que le Zap fait ensuite : l'étape qui écrit, envoie ou modifie quelque chose dans une app à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture. Une tâche, c'est une action menée à bien par ton Zap, et ton plan compte celles-là.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Connexion
Ton compte AgilityPortal relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche l'app.
Zap multi-étapes
Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Un filtre ou une deuxième action suffit, et il faut alors un plan payant.
Coût

Ce que ça coûte vraiment

AgilityPortal ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants de Zapier : elle fonctionne dès le plan gratuit.

  • App réservée aux plans payantsNon, disponible dès le plan gratuit
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Ce qui compteChaque action réussie ; le déclencheur est gratuit
  • Déclencheurs AgilityPortal6 instantanés, 0 par interrogation

Le déclencheur ne coûte jamais rien, et l'attente d'un événement non plus. Chaque action réussie compte pour une tâche ; une action en échec n'est pas décomptée. Un Zap qui modifie une tâche puis un projet consomme donc deux tâches par passage. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais seulement à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre ou une seconde action, et le Zap passe en multi-étapes, donc en plan payant. Comme les six déclencheurs d'AgilityPortal sont instantanés, la grille d'intervalle ci-dessous ne les concerne pas.

Connexion

Connecter AgilityPortal à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvrir la page des connexions

    Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. C'est aussi là que tu reviendras pour savoir quel compte AgilityPortal sert à tes Zaps.

  2. 02

    Choisir AgilityPortal

    Tape AgilityPortal dans la boîte de dialogue, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté AgilityPortal : vérifie que ton navigateur ne bloque pas les fenêtres.

  3. 03

    Se connecter et autoriser

    Identifie-toi sur AgilityPortal dans cet onglet et autorise Zapier à utiliser le compte. Il te faut un compte sur l'app, plus des droits de lecture ou d'écriture sur les projets que tu ne possèdes pas et que le Zap doit toucher.

Premier Zap

Ton premier Zap : l'échéance du projet suit la tâche bloquante

ObjectifQuand une tâche importante est modifiée dans AgilityPortal, vérifier qu'elle remplit ta condition, puis reporter la nouvelle date sur son projet.

  1. 01

    Créer le Zap et poser le déclencheur

    Crée un Zap, choisis AgilityPortal puis l'événement Task Updated, et sélectionne ta connexion. Déclencheur instantané : aucun intervalle à régler.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test. Zapier ramène les trois tâches les plus récentes du compte : tu fais la correspondance des champs sur une vraie tâche, pas sur du vide.

  3. 03

    Ajouter le filtre

    Clique sur le plus, choisis Filter, puis indique le champ à regarder, la règle et la valeur. Une règle de texte sur du texte, sinon le filtre ne passe jamais.

  4. 04

    Ajouter Update Project

    Choisis Update Project. Tous ses champs sont obligatoires : renvoie les valeurs actuelles du projet pour le nom, la description ou le responsable, et ne change que l'échéance.

  5. 05

    Tester puis publier

    Fais tourner l'action une fois et ouvre le projet dans AgilityPortal pour contrôler. Clique ensuite sur Publish. Avec le filtre, c'est un Zap multi-étapes : plan payant.

Déclencheurs

Les 6 déclencheurs AgilityPortal

6 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans AgilityPortal, et 6 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Project Delete

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a project is deleted.”

Se manifeste dès qu'un projet est supprimé d'AgilityPortal. Le Zap reçoit l'information juste après, ce qui laisse le temps de garder une trace avant que quelqu'un ne demande où le projet est passé.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une direction financière qui veut consigner chaque projet supprimé dans un tableau de suivi, pour rapprocher ensuite les budgets engagés.
Attention
au moment où le Zap tourne, le projet n'existe plus ; aucune étape suivante ne peut le modifier ni lui ajouter une tâche.
2

Task Delete

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a task is deleted.”

Lance ton Zap à chaque tâche retirée, quel que soit le projet qui la contenait. C'est l'événement le plus discret de l'intranet : une tâche effacée ne laisse aucune trace visible sur le tableau.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chef de chantier qui doit prévenir le conducteur de travaux quand une intervention prévue disparaît du planning.
Attention
si le même Zap répond par Delete Task, chaque suppression le relance et vide ton quota de tâches ; teste d'abord sur un projet bidon.
3

New Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new support project is created.”

Part à la création d'un projet dans AgilityPortal. C'est le point d'entrée logique de tout ce qui doit arriver une seule fois par projet : une première tâche, une notification, une ligne dans un tableur.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un service juridique qui ouvre un projet par dossier et veut prévenir l'associé responsable sans y penser.
Attention
seuls les projets créés après la publication du Zap comptent ; ceux déjà présents dans AgilityPortal ne remontent jamais.
4

New Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new support task is created.”

Réagit à chaque tâche ajoutée dans un projet. Sur un intranet actif, il se déclenche souvent : mieux vaut décider ce que le Zap doit ignorer avant de l'allumer.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une équipe d'accueil qui veut voir chaque nouvelle demande interne arriver dans sa messagerie, sans rafraîchir le tableau.
Attention
répondre à New Task par Create Task relance le Zap à l'infini et vide ton quota de tâches ; ajoute un filtre ou change d'action.
5

Project Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a project is updated.”

Tourne à chaque modification d'un projet, quel que soit le champ touché. Il est donc large : un renommage et un report d'échéance le déclenchent tous les deux, d'où l'intérêt d'un filtre juste derrière.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un responsable formation qui veut prévenir les participants quand la date de fin d'un parcours change.
Attention
si le même Zap utilise Update Project sur ce projet, il le modifie, se relance et boucle jusqu'à ce que tu l'arrêtes.
6

Task Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a task is updated.”

Capte toute retouche d'une tâche existante : nouveau statut, priorité revue, date décalée. Choisis-le pour les relances : un changement de statut est souvent ce qu'un collègue attend.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une responsable qualité qui veut être alertée dès qu'une tâche de contrôle passe en terminé.
Attention
chaque petite retouche compte comme une modification ; sans filtre sur le statut, ton Zap tournera aussi pour rien.
Actions

Les 6 actions AgilityPortal

AgilityPortal te donne 6 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates a Project in the system”

Ouvre un projet dans AgilityPortal à partir de données venues d'une autre app. C'est l'action la plus lourde : ses huit champs sont obligatoires.

Quand l'utiliser
un devis signé qui doit devenir un projet de livraison, avec responsable et participants déjà renseignés.
Attention
Privacy n'accepte que « public » ou « private », et Owner comme Assignees attendent des adresses e-mail, séparées par des virgules pour plusieurs participants.
2

Create Task

Action

Dans Zapier“Creates a Task in the system”

Ajoute une tâche dans un projet existant, désigné par son identifiant. Il faut aussi un nom, des dates, un jalon, une priorité et un statut.

Quand l'utiliser
une demande de congé validée qui doit apparaître comme tâche dans le projet de l'équipe.
Attention
les sept champs sont obligatoires ; vérifie que l'app source porte chaque valeur, ou saisis des valeurs fixes pour Milestone, Priority et Status.
3

Delete Project

Action

Dans Zapier“Delete a Project in the system”

Supprime un projet d'AgilityPortal. Seul l'identifiant est demandé : c'est l'action la plus simple à régler, et celle qui demande le plus de prudence.

Quand l'utiliser
nettoyer les projets de démonstration créés pour une session de formation interne.
Attention
la suppression est bien réelle ; teste-la sur un projet jetable avant de publier.
4

Delete Task

Action

Dans Zapier“Delete a Task in the system”

Efface une seule tâche, désignée par son identifiant et rien d'autre. Utile pour garder des tableaux propres quand le travail a été annulé dans un autre outil.

Quand l'utiliser
une commande annulée dans ta boutique qui doit retirer la tâche de préparation du projet logistique.
Attention
il faut l'identifiant de la tâche, pas celui de son projet ; les confondre est l'erreur classique.
5

Update Project

Action

Dans Zapier“Update a Project in the system”

Réécrit un projet existant. En plus de l'identifiant, il redemande nom, description, confidentialité, dates, catégorie et responsable, tous obligatoires : prévois de renvoyer les valeurs actuelles des champs que tu ne changes pas.

Quand l'utiliser
reporter l'échéance d'un projet quand la date de livraison bouge chez le fournisseur.
Attention
sans étape de recherche, l'identifiant doit venir d'une étape précédente ou être saisi.
6

Update Task

Action

Dans Zapier“Update a Task in the system”

Modifie une tâche que tu sais déjà désigner par son identifiant : changer son statut, décaler ses dates, relever sa priorité. Tous ses champs sont obligatoires, identifiant de projet compris.

Quand l'utiliser
clore une tâche dès que la facture correspondante est marquée payée dans ton logiciel de compta.
Attention
si le déclencheur du même Zap est Task Updated, cette action le relance ; protège-la par un filtre.
Quand ça casse

Quand ça casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à AgilityPortal : les pannes ci-dessous sont les pièges généraux qui touchent le plus cette app.

Six déclencheurs instantanés et six actions sur les deux mêmes objets : le risque principal, c'est le Zap qui s'alimente lui-même, puis l'historique qui ne remonte pas. Si l'un de ces cas apparaît, la page Dépannage Zapier détaille les corrections.

  • Les anciens projets ne remontent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les projets et tâches déjà dans AgilityPortal ne sont jamais repris ; migrer cet historique est un autre chantier.

  • Le Zap qui se relance sans fin

    Task Updated avec Update Task sur la même tâche, ou New Task avec Create Task : chaque passage relance le Zap, et ton quota de tâches fond très vite.

  • Un import massif retenu

    Importer ou migrer des dizaines de projets d'un coup envoie un gros lot à Zapier, et sa protection contre les afflux peut le retenir au lieu de le traiter.

  • Privacy refuse ta valeur

    Create Project et Update Project n'acceptent que « public » ou « private » dans Privacy. Saisis l'une des deux en valeur fixe plutôt que d'y brancher un champ de texte libre d'une autre app.
Besoin d'aide

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FAQ

Questions fréquentes sur l'intégration AgilityPortal Zapier

01L'intégration AgilityPortal Zapier est-elle gratuite ?
Oui, tant que ton Zap reste à deux étapes. AgilityPortal n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne sur le plan gratuit, qui donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite tient à la forme du Zap : un déclencheur et une action, rien de plus. Dès que tu ajoutes un filtre ou une deuxième action, le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant. Pour un flux simple, comme mettre à jour un projet quand une tâche change, le gratuit suffit.
02Combien de tâches consomme un Zap AgilityPortal ?
Une par action réussie, à chaque passage. Le déclencheur ne coûte rien, et l'attente d'un nouvel événement non plus. Un Zap qui répond à Task Updated par Update Project consomme donc une tâche à chaque modification. Ajoute Create Task derrière, et ça fait deux. Une action en échec n'est pas décomptée. Le vrai sujet, c'est le volume : New Task et Task Updated peuvent partir très souvent sur un intranet actif, et chaque passage qui aboutit est facturé.
03AgilityPortal sur Zapier, c'est en temps réel ?
Oui, pour les six déclencheurs. Ils sont tous instantanés : AgilityPortal prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap démarre tout de suite. L'intervalle d'interrogation des plans, 15 minutes sur le plan gratuit, ne s'applique pas du tout ici. AgilityPortal fait donc partie des apps où le plan gratuit ne perd rien en réactivité. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair, ce qui permet de le vérifier d'un coup d'œil.
04Que faut-il pour connecter AgilityPortal à Zapier ?
Un compte AgilityPortal et les droits sur ce que le Zap va toucher. Tu ouvres la page Apps de Zapier, tu cliques sur + Add connection, tu choisis AgilityPortal, puis tu te connectes à l'app dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Si le Zap doit modifier des projets qui ne t'appartiennent pas, le compte connecté doit pouvoir y écrire. Une seule connexion sert ensuite à tous tes Zaps. Au premier test d'un déclencheur, Zapier ramène les trois éléments les plus récents du compte connecté.
05Pourquoi Update Project ou Delete Task demandent-ils un identifiant ?
Parce que l'app n'a aucune étape de recherche pour retrouver un élément par son nom. Toutes les actions de modification et de suppression d'AgilityPortal exigent l'identifiant du projet ou de la tâche, et le Zap ne peut pas le chercher lui-même. Il doit venir d'une étape précédente qui le porte, ou être saisi à la main. C'est pour ça que les Zaps partis d'un déclencheur AgilityPortal sont les plus simples : l'élément qui a déclenché est celui sur lequel tu agis. Teste d'abord le déclencheur pour voir ce qu'il ramène.
06Et si l'opération AgilityPortal dont tu as besoin n'existe pas ?
Dans ce cas, Zapier ne sait pas la faire pour cette app. L'intégration couvre uniquement les projets et les tâches : six déclencheurs sur la création, la modification et la suppression, six actions pour créer, modifier et supprimer. Commentaires, fichiers, actualités et le reste de l'intranet ne figurent pas sur la page de l'app. Il reste deux pistes : adapter le scénario à ces douze opérations, ou regarder un autre outil d'automatisation. Vérifier la page de l'app avant de concevoir le flux évite de tout refaire.
07Zapier, Make ou n8n pour AgilityPortal ?
Tout dépend de tes critères, pas d'un vainqueur. Zapier propose l'intégration AgilityPortal prête à l'emploi, avec six déclencheurs instantanés et six actions, et le plan gratuit couvre les Zaps à deux étapes. Si tes flux demandent beaucoup d'étapes et de branches, compare la facturation des scénarios multi-étapes dans chaque outil. Pars des opérations dont tu as besoin, puis vérifie chaque outil face à elles. Côté Zapier, un filtre sur un Zap AgilityPortal le rend multi-étapes, à intégrer dans la comparaison.
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