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Intégration Bookafy MakeAutomatiser Bookafy avec Make.

Et si tes rendez-vous et tes fiches clients se mettaient à jour tout seuls ? L'intégration Bookafy Make réunit 13 modules : 3 déclencheurs, 8 actions et 2 recherches. Ce guide s'adresse à qui gère un agenda de rendez-vous clients, et te mène de la clé API à un scénario qui tourne.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Bookafy Make ?

L'intégration Bookafy Make branche ton compte Bookafy sur Make, un outil visuel où tu montes un scénario, c'est-à-dire une automatisation faite de briques posées à la suite, sans écrire de code. Chaque brique s'appelle un module : il surveille Bookafy, réserve ou modifie un rendez-vous, retrouve un client. Make les exécute dans l'ordre.

Des demandes qui deviennent des créneaux réservés. Un prospect remplit un formulaire ailleurs : Create a Customer l'inscrit dans Bookafy, puis Create an Appointment bloque le rendez-vous. S'il se désiste, Cancel an Appointment libère la place sans que tu ouvres l'agenda.

Un planning d'équipe toujours à jour. Watch Users repère les membres de ton compte Bookafy. Pratique quand une nouvelle recrue doit aussi obtenir ses accès dans tes autres outils.

Des fiches clients qui voyagent. Pour un cabinet ou un centre de formation, Watch Customers envoie chaque nouveau client vers ton CRM ou ta liste d'envoi. Plus de ressaisie.

Côté limites, la doc ne cite aucun quota, et les 3 déclencheurs sont planifiés : Make va interroger Bookafy à intervalle régulier, Bookafy ne le prévient pas. Pour ce que les modules ne couvrent pas, Make an API Call appelle le reste de l'API Bookafy avec la même connexion. L'app existe souvent aussi sur n8n : le comparatif n8n vs Make t'aide à trancher, Combien coûte Make détaille les plans et la Formation Make t'emmène plus loin.

Connexion

Comment connecter Bookafy à Make ?

  1. 01

    Récupère ta clé API

    Dans Bookafy, clique sur l'icône en forme de roue dentée en haut à droite, puis sur Settings. Ouvre Integrations, puis API, et copie la valeur API Key. Garde-la en lieu sûr : elle ouvre ton compte à Make.

  2. 02

    Crée la connexion dans Make

    Pose un module Bookafy dans ton scénario et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Bookafy relié une fois pour toutes à Make, que tous les modules Bookafy réutilisent. Le champ Connection name te laisse la nommer.

  3. 03

    Colle la clé et enregistre

    Colle la clé dans le champ API Key, puis clique sur Save. Si Bookafy te demande de t'identifier et de valider l'accès, accepte. Le module affiche alors ta connexion, et Make peut lire tes données Bookafy.

Premier scénario

Monte ton premier scénario avec Bookafy

ObjectifQuand une demande arrive depuis une autre app, Make crée le client dans Bookafy et lui réserve son rendez-vous.

  1. 01

    Crée un nouveau scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un scénario et clique sur le +. Choisis l'app où arrivent les demandes, ton outil de formulaire par exemple, et son module qui surveille les nouvelles réponses.

  2. 02

    Ajoute Create a Customer

    Clique sur le + à droite de ce premier module, cherche Bookafy et prends Create a Customer. Relie ton compte via Create a connection, puis associe le nom et les coordonnées issus du formulaire.

  3. 03

    Ajoute Create an Appointment

    Enchaîne avec Create an Appointment et remplis-le avec les données des deux modules précédents. Ce qui circule d'un module à l'autre s'appelle un bundle : ici, une demande puis un client.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Envoie une réponse de test dans ton formulaire, puis clique sur Run once. Make exécute le scénario une seule fois et montre les bundles reçus par chaque module. Vérifie ensuite le client et le rendez-vous dans Bookafy.

  5. 05

    Planifie et active

    Ouvre l'horloge du premier module : un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, et le plan Free ne descend pas sous 15 minutes. Règle ta planification, puis active le scénario.

Déclencheurs

Les déclencheurs Bookafy : ce qui lance ton scénario

3 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Bookafy. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Bookafy dès que ça se passe.

Bookafy1Watch Appointments

Watch Appointments

planifiéDans la doc seulement

Tu récupères dans Make chacun de tes rendez-vous Bookafy, sous forme d'un bundle par rendez-vous, et chaque réservation peut lancer sa propre suite d'actions. C'est le point de départ logique de tout ce qui tourne autour de l'agenda.

Comment il se déclenche
c'est un déclencheur planifié, Make interroge l'app au rythme du scénario ; Bookafy ne le prévient pas de lui-même.
Quand l'utiliser
tu veux recopier chaque réservation dans le calendrier partagé de l'équipe ou dans une liste de relance.
Attention
chaque rendez-vous remonté fait tourner les modules suivants et consomme des opérations, l'unité que Make décompte sur ton plan. Choisis une planification qui colle à ton vrai besoin.
Bookafy2Watch Customers

Watch Customers

planifiéDans la doc seulement

Tes clients enregistrés dans Bookafy passent dans ton scénario, un bundle par personne, prêts à être recopiés là où tu gères tes contacts. Idéal pour qu'aucune fiche ne reste coincée dans l'outil de réservation.

Comment il se déclenche
Make interroge l'app au rythme du scénario, rien n'est poussé par Bookafy à l'instant où un client apparaît.
Quand l'utiliser
un cabinet de kiné veut retrouver dans son CRM chaque patient qui réserve en ligne.
Attention
ce déclencheur regarde les clients, pas les rendez-vous. Si c'est la réservation qui compte, prends Watch Appointments.
Bookafy3Watch Users

Watch Users

planifiéDans la doc seulement

Ce module suit les utilisateurs de ton compte Bookafy, autrement dit les membres de l'équipe qui reçoivent les réservations, et transmet chacun au module suivant. Seul module du groupe Users, il se repère facilement.

Comment il se déclenche
en planifié, avec le badge horloge sur le module ; Make interroge l'app au rythme du scénario.
Quand l'utiliser
une nouvelle personne rejoint l'équipe et doit aussi apparaître dans ton annuaire interne ou ta messagerie.
Attention
les utilisateurs sont tes collègues, pas tes clients. Les fiches clients passent par Watch Customers.
Modules

Les modules Bookafy : ce que ton scénario peut faire

Bookafy te donne 10 modules en 3 groupes. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Appointments

4 modules
Bookafy1

Create an Appointment

ActionDans la doc seulement

Un créneau se réserve dans Bookafy sans que personne n'ouvre l'agenda : le module crée le rendez-vous à partir des données des modules précédents.

Quand l'utiliser
une demande arrive par formulaire ou par messagerie et doit finir en réservation confirmée.
Attention
un test avec Run once crée un vrai rendez-vous. Supprime-le ensuite ou teste sur un créneau sans enjeu.
Bookafy2

Update an Appointment

ActionDans la doc seulement

Ton agenda Bookafy reste aligné sur ce qui a été convenu ailleurs, car ce module modifie un rendez-vous existant. Il agit sur un seul rendez-vous à chaque passage.

Quand l'utiliser
un client décale sa séance par mail à ton support, et la réservation doit suivre.
Attention
il faut lui indiquer quel rendez-vous changer. Place avant lui Search Appointments ou un déclencheur qui le fournit.
Bookafy3

Search Appointments

RechercheDans la doc seulement

Tu retrouves une réservation avant d'agir dessus : le module parcourt tes rendez-vous Bookafy et renvoie ceux qui correspondent. Le résultat peut compter zéro, un ou plusieurs rendez-vous, chacun dans son propre bundle.

Quand l'utiliser
avant de modifier ou d'annuler le rendez-vous d'un client précis.
Attention
plusieurs résultats font tourner les modules suivants autant de fois, donc autant d'opérations.
Bookafy4

Cancel an Appointment

ActionDans la doc seulement

La place se libère sans geste manuel : ce module annule une réservation Bookafy depuis le scénario. Il marche bien derrière une recherche qui a d'abord trouvé le bon rendez-vous.

Quand l'utiliser
une commande est remboursée ou une demande retirée dans un autre outil, et le rendez-vous lié doit disparaître.
Attention
teste-le sur une réservation fictive, Run once annule de vrais rendez-vous.

Customers

5 modules
Bookafy5

Create a Customer

ActionDans la doc seulement

La personne existe dans Bookafy avant même sa première réservation : le module ajoute un client avec les données reçues plus haut dans le scénario, nom et coordonnées compris.

Quand l'utiliser
un prospect s'inscrit sur ton site ou entre dans ton CRM et doit pouvoir réserver dans Bookafy.
Attention
si la même personne peut arriver deux fois, passe d'abord par List Customers pour éviter les doublons.
Bookafy6

Update a Customer

ActionDans la doc seulement

Une modification faite dans un autre outil atteint aussi tes fiches Bookafy : ce module met à jour un client déjà enregistré, un seul à chaque passage.

Quand l'utiliser
un client change de numéro ou d'adresse mail dans ton CRM et Bookafy doit suivre.
Attention
le module doit savoir quel client modifier. Get a Customer ou List Customers, placé avant, le lui fournit.
Bookafy7

List Customers

RechercheDans la doc seulement

Tu sais qui figure déjà dans Bookafy : le module renvoie tes clients sous forme de bundles, un par personne. C'est l'une des 2 recherches de l'app.

Quand l'utiliser
avant de créer un client, pour ne pas l'ajouter deux fois, ou pour recopier ta base clients dans un tableur.
Attention
chaque client renvoyé fait tourner les modules suivants une fois ; une longue liste coûte autant d'opérations.
Bookafy8

Get a Customer

ActionDans la doc seulement

La fiche complète d'un client précis devient disponible pour la suite du scénario, par exemple pour remplir un mail ou une entrée de CRM. Contrairement à List Customers, il vise une seule personne déjà identifiée.

Quand l'utiliser
un déclencheur te passe un rendez-vous et tu veux la fiche du client qui va avec.
Attention
il lui faut de quoi identifier ce client, en général repris d'un module précédent.
Bookafy9

Delete a Customer

ActionDans la doc seulement

Ta liste de clients reste propre : ce module retire de Bookafy un contact qui ne doit plus y figurer. À manier avec soin, la fiche disparaît pour de bon.

Quand l'utiliser
une personne demande l'effacement de ses données et ton process traite cette demande dans un autre outil.
Attention
une suppression ne se rattrape pas. Vérifie que seul le bon client arrive jusqu'à ce module, et teste sur un client fictif.

Other

1 module
Bookafy10

Make an API Call

ActionDans la doc seulement

Tu atteins n'importe quel point de l'API Bookafy depuis ton scénario, avec la connexion déjà créée. Il prend le relais quand aucun des modules prêts à l'emploi ne fait ce qu'il te faut.

Quand l'utiliser
une fonction de Bookafy dont tu dépends n'a pas de module prêt dans Make.
Attention
c'est toi qui rédiges la requête. Garde la doc de l'API Bookafy ouverte et passe par Run once avant d'activer.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Bookafy avec Make ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Bookafy et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Bookafy Make est-elle gratuite ?
Oui, Bookafy est une app standard dans Make, disponible dès le plan Free. Ce plan donne 2 scénarios actifs, un intervalle minimal de 15 minutes entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent à 1 minute d'intervalle, lèvent la limite de scénarios actifs et vont jusqu'à 40 minutes d'exécution. La consommation se compte en opérations. L'abonnement Bookafy lui-même reste à part.
02Que faut-il pour connecter Bookafy à Make ?
Un compte Bookafy et sa clé API. Dans Bookafy, clique sur la roue dentée en haut à droite, puis Settings, Integrations et API, et copie la valeur API Key. Dans Make, ajoute un module Bookafy, clique sur Create a connection, nomme la connexion si tu veux, colle la clé dans le champ API Key et clique sur Save. Si Bookafy demande de confirmer l'accès, valide. Les 13 modules Bookafy réutilisent ensuite cette même connexion.
03Les déclencheurs Bookafy réagissent-ils en temps réel dans Make ?
Non. Watch Appointments, Watch Customers et Watch Users sont planifiés : Make interroge Bookafy au rythme du scénario, signalé par le badge horloge sur le module. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, et le plan Free ne descend pas en dessous. Les plans payants autorisent une vérification par minute. Aucun des 3 déclencheurs n'est instantané : une réservation arrive dans ton scénario à la vérification suivante, pas à la seconde où elle est faite.
04Que faire si un module Bookafy manque dans Make ?
Passe par Make an API Call. Ce module appelle n'importe quel point de l'API Bookafy avec la connexion déjà en place, donc tu n'es pas limité aux modules prêts à l'emploi. En contrepartie, tu construis la requête toi-même, la doc de l'API Bookafy sous les yeux. La documentation Make de Bookafy n'annonce aucun quota ni limite chiffrée ; ce sont les limites de ton plan Make qui s'appliquent à chaque exécution, comme pour n'importe quelle app.
05Faut-il choisir Make ou n8n pour Bookafy ?
Ça dépend surtout de l'outil que ton équipe utilise déjà. Dans Make, Bookafy est une app standard avec 13 modules sur les rendez-vous, les clients et les utilisateurs, plus Make an API Call pour le reste. L'app a souvent un équivalent côté n8n. Regarde quelles opérations Bookafy chaque outil propose face au scénario que tu vises, et où tes autres apps sont déjà branchées. Le comparatif n8n vs Make du site détaille les différences entre les deux plateformes.
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