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Intégration BookingKoala ZapierAutomatiser BookingKoala avec Zapier.

L'intégration BookingKoala Zapier propose 19 déclencheurs et 1 action, et tous les déclencheurs sont instantanés : réservations, factures, paiements, clients, prestataires et avis arrivent dans Zapier sur le moment. Voici ce que fait chacun, ce qu'il coûte et où il coince.

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Aperçu

Ce que l'intégration BookingKoala Zapier fait vraiment

Elle relie à Zapier ton compte BookingKoala, la plateforme de réservation pensée pour les entreprises de services (ménage, promenade de chiens, spa, soutien scolaire). Chaque événement côté BookingKoala, une réservation, un paiement, un nouveau prestataire, un avis, peut alors lancer une automatisation, et Zapier peut ajouter des prospects dans BookingKoala.

Trois résultats concrets pour commencer. Des devis qui ne dorment plus : New Quote capte la demande, Create Lead l'enregistre en prospect à relancer. Une compta qui suit les encaissements : Booking Charged et Charge Invoice envoient chaque paiement vers ton outil comptable au moment où il tombe. Des avis traités à chaud : New Rating remonte chaque note client à la personne qui peut répondre.

Le vrai atout ensuite : les 19 déclencheurs sont instantanés. BookingKoala prévient Zapier dès que l'événement se produit, donc même sur le plan gratuit, rien n'attend une vérification toutes les 15 minutes.

Et ce que Zapier ne fait pas ici. Une seule action existe : impossible de créer une réservation, d'émettre une facture ou de modifier une fiche client depuis un Zap. Aucune étape de recherche non plus. L'essentiel du travail part donc vers d'autres apps. Pour la même app sur l'autre plateforme, vois la page Intégration BookingKoala Make.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Six mots reviennent sur toute la page. Les voici une fois, sans jargon.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui s'exécutent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap, par exemple une nouvelle réservation dans BookingKoala. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou enregistre quelque chose pour toi dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action réussie. Le compteur de ton plan ne compte rien d'autre.
Instantané ou interrogation
En instantané, l'app prévient Zapier sur le moment. Par interrogation, Zapier va voir à intervalle fixe. BookingKoala est 100 % instantané.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Coût

Combien coûte vraiment un Zap BookingKoala

BookingKoala n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Tu paies en tâches, et le déclencheur n'en coûte jamais.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Taille d'un Zap gratuit2 étapes : un déclencheur, une action
  • Déclencheurs BookingKoala19 instantanés, aucune attente
  • Plan payant requisNon, BookingKoala marche en gratuit

Chaque action réussie compte pour une tâche, séparément. Un Zap qui transforme chaque devis en prospect consomme une tâche par devis. Une action en échec ne compte pas, et quelques apps ou actions prennent plus d'une tâche. La vraie limite du gratuit, c'est la taille du Zap : un déclencheur, une action, point. Un filtre ou une deuxième action, et ton Zap devient multi-étapes : il faut un plan payant. La grille d'intervalle ci-dessous ne concerne que les déclencheurs par interrogation : elle ne ralentit jamais BookingKoala.

Connexion

Connecter BookingKoala à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page Apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte BookingKoala relié une fois, puis réutilisé par chaque étape BookingKoala.

  2. 02

    Choisis BookingKoala

    Tape BookingKoala dans la recherche, sélectionne l'app puis clique sur Add connection. Il te faut déjà un compte BookingKoala : Zapier ne le crée pas pour toi.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur BookingKoala dans l'onglet qui s'ouvre et accorde l'accès à Zapier. Si le Zap touche des données qui ne t'appartiennent pas, vérifie avant que ton compte a les droits de lecture ou d'écriture.

Premier Zap

Ton premier Zap : chaque devis devient un prospect

ObjectifQuand un devis est créé dans BookingKoala, l'enregistrer en prospect, mais seulement pour les devis qui remplissent ta condition.

  1. 01

    Build : pose le déclencheur

    Dans l'éditeur, choisis BookingKoala comme app et New Quote comme événement, puis ta connexion. L'éclair affiché confirme que le déclencheur est instantané.

  2. 02

    Teste avec un vrai devis

    Lance le test : Zapier remonte les trois devis les plus récents du compte. Choisis-en un réel, le mapping des étapes suivantes s'appuiera dessus.

  3. 03

    Pose le filtre

    Ajoute une étape Filter : un des champs affichés par le devis de test, une règle, une valeur de comparaison. Règle texte sur du texte, règle nombre sur des nombres, sinon le filtre ne passe jamais.

  4. 04

    Ajoute l'action

    Ajoute Create Lead. Dans le devis de test, repère le champ qui porte l'adresse e-mail du client et reporte-le dans Email, le seul champ obligatoire. Si le devis n'en a pas, ce Zap ne peut pas marcher tel quel.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste chaque étape, lis ce qui revient, puis clique sur Publish. Avec un filtre, c'est un Zap multi-étapes : plan payant obligatoire.

Déclencheurs

Les 19 déclencheurs BookingKoala

19 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans BookingKoala, et 19 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Booking Card Hold

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when booking's card put on hold.”

Une empreinte bancaire posée sur la carte liée à une réservation suffit à lancer ce Zap. L'argent est bloqué, mais rien n'est encore encaissé.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une entreprise de ménage veut savoir qu'un grand nettoyage de fin de bail est garanti avant d'y envoyer une équipe.
Attention
une empreinte n'est pas un paiement, attends Booking Charged pour considérer la prestation réglée.
2

Booking Charged

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when booking is charged.”

Ce déclencheur part une fois la réservation effectivement débitée. C'est l'événement fiable quand ta comptabilité veut de l'argent réellement encaissé, pas promis.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un institut de spa inscrit chaque soin encaissé dans son outil comptable à la volée, sans export manuel de rapports ni ressaisie des montants.
3

Booking Charge Declined

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when booking charge is declined.”

Un paiement refusé sur une réservation lance immédiatement le Zap. C'est le déclencheur qui sauve du chiffre d'affaires, parce qu'il arrive quand le client se souvient encore de la prestation.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un service de promenade de chiens prévient la personne chargée des relances avant la balade suivante.
Attention
alerte plus prospect, c'est déjà deux actions, donc un plan payant.
4

Booking Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a booking is completed.”

La fin d'une prestation, marquée terminée dans BookingKoala, déclenche ce Zap. C'est le bon moment pour tout ce qui vient après le service.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un centre de soutien scolaire envoie aux parents un court compte rendu après chaque cours terminé, tant que la séance est fraîche.
5

Booking Cancelled

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when booking is cancelled.”

Quand une réservation est annulée, le Zap part. Le client reste connu, le créneau se libère : deux informations à exploiter vite.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le Zap du haut de page, qui garde chaque client qui annule comme prospect grâce à Create Lead, pour ne perdre personne en route.
Attention
une réservation supprimée, c'est un autre événement, couvert par Booking Deleted.
6

New Invoice

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when invoice is created.”

Dès qu'une facture est créée dans BookingKoala, avant tout paiement, ce déclencheur s'active. C'est le point de départ pour suivre ce qu'on te doit.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une société de ménage recopie chaque nouvelle facture dans le tableau des créances que consulte son expert-comptable.
Attention
les modifications ultérieures passent par Update Invoice, pas ici.
7

Customer Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a customer is updated (does not trigger on Notes, Addresses, or Billing Info).”

Toute modification d'une fiche client lance le Zap, avec une exception de taille : les changements dans Notes, Addresses ou Billing Info ne déclenchent rien.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
garder à jour les coordonnées d'un client dans ta liste d'envoi quand il change de nom ou de téléphone.
Attention
une nouvelle adresse n'arrivera jamais par ce déclencheur, ne compte pas dessus pour organiser tes tournées.
8

Booking Deleted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when booking is deleted.”

La suppression d'une réservation, et non son annulation, déclenche ce Zap. C'est un événement distinct de l'annulation : un Zap posé sur Booking Cancelled ne le verra pas.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une responsable d'exploitation tient dans un tableur séparé le journal des réservations supprimées, pour que rien ne s'efface sans laisser de trace ni d'explication.
9

Charge Invoice

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when invoice is partially paid/ fully paid.”

Le règlement d'une facture, partiel ou total, lance ce Zap. Une même facture peut donc le déclencher plusieurs fois.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un spa enregistre chaque paiement reçu sur une facture dès qu'il arrive, acomptes compris.
Attention
un acompte puis le solde, ce sont deux événements : chaque action derrière ce déclencheur coûte une tâche à chaque fois.
10

New Booking

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a booking is created.”

Chaque réservation créée met ce Zap en route sur le moment. Pour une entreprise de services, c'est le pouls du compte, l'événement dont tout le reste dépend.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un professeur particulier inscrit chaque nouveau cours réservé dans son agenda sans le ressaisir.
Attention
les changements après création arrivent par Booking Updated.
11

New Customer

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a customer is created.”

Un client tout juste créé dans BookingKoala entre dans le Zap, prêt à rejoindre l'endroit où tu tiens ta liste de clients.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un institut de beauté ajoute chaque nouvelle cliente à son outil d'e-mailing pour lui envoyer le message de bienvenue sans recopier son adresse.
12

New Provider

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a provider is created.”

L'arrivée d'un prestataire dans ton équipe BookingKoala (agent d'entretien, promeneur, praticien ou enseignant) lance ce déclencheur.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une gérante ouvre une liste d'intégration pour chaque nouvel agent de ménage, sans devoir se rappeler qui vient d'être embauché.
Attention
les modifications de profil suivantes passent par Provider Updated.
13

New Quote

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when quote is created.”

Chaque devis créé dans BookingKoala met ce Zap en marche. Un devis, c'est un client intéressé qui n'a pas encore réservé : un signal à saisir vite.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le premier Zap détaillé plus haut, qui transforme les devis retenus par ton filtre en prospects via Create Lead.
14

New Rating

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a customer rates your service.”

La note laissée par un client sur ta prestation arrive dans le Zap. C'est le lien direct entre ce que pensent tes clients et ceux qui peuvent agir.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la directrice d'un spa reçoit chaque avis et rappelle les clientes déçues avant qu'elles ne publient un commentaire ailleurs.
15

Provider Deleted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a provider is deleted.”

Retirer un prestataire de BookingKoala déclenche ce Zap. Sers-t'en pour fermer ce à quoi il avait accès en dehors de la plateforme.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
quand un promeneur quitte l'équipe, la gérante reçoit un rappel pour le retirer du planning partagé et du groupe de discussion.
Attention
seuls les départs postérieurs à la publication du Zap remontent.
16

Provider Payout

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when provider payments paid”

Le versement à un prestataire, une fois marqué payé, lance ce Zap. Il suit l'argent qui sort vers ton équipe, en miroir des encaissements.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une entreprise de ménage consigne chaque versement dans son outil de gestion, pour que le comptable n'ait jamais à le reconstituer depuis les relevés bancaires.
17

Provider Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a provider profile is updated.”

Une mise à jour du profil d'un prestataire suffit à lancer ce déclencheur. Il garde toute liste de ton équipe tenue hors de BookingKoala alignée sur la plateforme, sans ressaisie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un centre de soutien scolaire actualise son annuaire interne des enseignants dès qu'un profil change.
18

Booking Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a booking is updated.”

À chaque modification d'une réservation (nouvelle date, changement de prestation), ce Zap repart. Toute copie tenue ailleurs peut ainsi suivre.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un service de garde d'animaux déplace l'entrée d'agenda quand un client décale sa réservation, pour que personne ne se présente au mauvais jour.
Attention
une réservation souvent retouchée le relance plusieurs fois, et chaque action coûte une tâche.
19

Update Invoice

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggered when invoice is updated.”

Modifier une facture existante dans BookingKoala lance ce Zap. Il complète New Invoice, qui ne voit que la création.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un spa corrige le montant dû dans son tableau des créances quand une facture est rectifiée après l'ajout d'un soin.
Attention
les paiements arrivent par Charge Invoice : choisis le bon déclencheur avant de construire.
Actions

L'action BookingKoala

BookingKoala te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Lead

Action

Dans Zapier“Creates a Lead in the system.”

Ajoute un prospect dans BookingKoala. C'est la seule façon pour un Zap d'écrire dans la plateforme, et le seul champ exigé est Email.

Quand l'utiliser
un devis ou une réservation annulée doit rester dans BookingKoala sous forme de prospect à relancer.
Attention
pas d'e-mail, pas de prospect : reporte ce champ depuis une étape qui en contient forcément un.
Quand ça casse

Quand un Zap BookingKoala casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à BookingKoala et aucune limite propre à l'app n'est documentée. Ce qui casse, c'est le fonctionnement général de Zapier appliqué à une plateforme de réservation.

Quatre cas à connaître avant de construire, dont un lié à ses événements de mise à jour. Pour une panne absente de cette liste, passe par la page Dépannage Zapier.

  • Des modifs client qui ne partent jamais

    Customer Updated ignore les changements dans Notes, Addresses et Billing Info. Un Zap qui attend une nouvelle adresse ne démarrera tout simplement jamais.

  • L'historique reste de côté

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Réservations, factures et clients déjà présents ne sont jamais envoyés : les migrer est un autre chantier.

  • Des mises à jour en rafale

    Booking Updated, Update Invoice et Charge Invoice peuvent partir plusieurs fois pour un même élément. Chaque passage qui aboutit à une action coûte une tâche.

  • Un import massif retenu

    Après une migration ou un import en masse, BookingKoala peut envoyer d'un coup une avalanche d'événements. La protection anti-afflux de Zapier peut les retenir.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser BookingKoala avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration BookingKoala Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration BookingKoala Zapier est-elle gratuite ?
Oui, côté Zapier. BookingKoala n'est pas une app réservée aux plans payants : elle marche sur le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite porte sur la taille de chaque Zap : en gratuit, un déclencheur et une action. Un filtre ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes, qui demande un plan payant. Comme les 19 déclencheurs BookingKoala sont instantanés, le gratuit ne perd rien en vitesse ici.
02Combien de tâches consomme un Zap BookingKoala ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Que BookingKoala envoie un événement à Zapier ne coûte rien. Un Zap New Quote vers Create Lead coûte donc une tâche par devis. Un Zap à deux actions après New Booking en coûte deux par réservation. Les actions en échec ne comptent pas. Surveille les déclencheurs de mise à jour comme Booking Updated ou Charge Invoice, qui peuvent partir plusieurs fois pour une même réservation ou facture.
03BookingKoala fonctionne-t-il en temps réel avec Zapier ?
Oui. Les 19 déclencheurs BookingKoala sont instantanés : l'app prévient Zapier dès que l'événement se produit, et le Zap part aussitôt, quel que soit ton plan. La grille d'intervalle, de 15 minutes en gratuit à 1 minute sur Team et Enterprise, ne s'applique pas à eux. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur l'un d'eux affiche un éclair. Ce type est fixé par BookingKoala et ne se change pas depuis Zapier, ni depuis l'éditeur.
04Que faut-il pour connecter BookingKoala à Zapier ?
Un compte BookingKoala, et des droits sur les données que le Zap va toucher. Si le Zap travaille sur des éléments qui ne t'appartiennent pas, ton compte doit d'abord avoir l'accès en lecture ou en écriture. La connexion part de la page Apps de Zapier avec + Add connection : tu cherches BookingKoala, tu te connectes dans l'onglet qui s'ouvre et tu accordes l'accès. Chaque étape BookingKoala réutilise ensuite cette connexion, une fois pour toutes.
05Pourquoi Customer Updated ne se déclenche-t-il pas sur un changement d'adresse ?
Parce que BookingKoala exclut ces modifications. Customer Updated part quand une fiche client change, mais pas quand le changement touche Notes, Addresses ou Billing Info. Un Zap qui attend une nouvelle adresse ou de nouvelles coordonnées de facturation ne démarrera donc jamais. Si ces champs comptent pour toi, aucun autre déclencheur BookingKoala visible ne les remonte : il faut les gérer en dehors de Zapier, à la main ou avec un autre outil.
06Et si l'opération BookingKoala dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors Zapier ne sait pas la faire avec cette app aujourd'hui. L'intégration compte 19 déclencheurs et 1 action, Create Lead, rien de plus : impossible de créer une réservation, de modifier un client ou d'émettre une facture depuis un Zap, et aucune étape de recherche. Le contournement habituel consiste à laisser BookingKoala lancer le Zap et à faire le travail dans une autre app. Pour écrire davantage dans BookingKoala, regarde ce que proposent d'autres outils d'automatisation.
07Zapier, Make ou n8n pour BookingKoala ?
Ça dépend de tes critères, pas d'un vainqueur. Sur Zapier, BookingKoala marche dès le plan gratuit avec 19 déclencheurs instantanés et 1 action, en Zaps de deux étapes tant que tu ne paies pas. Compare trois choses : la façon dont chaque outil facture une exécution, le nombre d'étapes avant de payer, et les opérations BookingKoala que chacun propose. Confronte-les à l'automatisation prévue, puis garde l'outil qui la couvre avec le moins de contournements.
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