Integración BookingKoala ZapierAutomatiza BookingKoala con Zapier.
La integración BookingKoala Zapier ofrece 19 disparadores y 1 acción, y todos los disparadores son instantáneos: reservas, facturas, cobros, clientes, profesionales y valoraciones llegan a Zapier en cuanto ocurren. Aquí ves qué hace cada uno, cuánto cuesta y dónde falla.
Reseñas verificadas en Trustpilot · Agencia de IA, automatización y growth
Qué hace de verdad la integración BookingKoala Zapier
Conecta con Zapier tu cuenta de BookingKoala, la plataforma de reservas para negocios de servicios como limpieza, paseo de perros, spa o clases particulares. Cada evento en BookingKoala (una reserva, un cobro, un profesional nuevo, una valoración) puede arrancar una automatización, y Zapier puede añadir leads en BookingKoala.
Lo primero, la ventaja: los 19 disparadores son instantáneos. BookingKoala avisa a Zapier en cuanto pasa algo, así que incluso en el plan gratuito nada espera a una consulta cada 15 minutos.
Lo que no hace Zapier aquí. Solo hay una acción: no puedes crear una reserva, emitir una factura ni editar un cliente desde un Zap. Tampoco hay paso de búsqueda. Casi todo el trabajo sale hacia otras apps: BookingKoala arranca el Zap y otra herramienta hace la acción.
Con eso claro, tres resultados que se montan con ella. Cobros fallidos que no se olvidan: Booking Charge Declined salta al rechazarse una tarjeta y Create Lead guarda al cliente para llamarle. Un equipo al día: New Provider, Provider Updated y Provider Deleted siguen a tus profesionales de la entrada a la salida. Pagos a profesionales controlados: Provider Payout registra cada pago a tu equipo en cuanto se marca. Si trabajas con la otra plataforma, mira la Integración BookingKoala Make.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Seis palabras salen en toda la página. Aquí van una sola vez.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un evento de inicio y luego uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, como una reserva nueva en BookingKoala. Con el Zap activado, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o guarda algo por ti en una app.
- Tarea
- Lo que Zapier factura: una acción completada con éxito. El contador de tu plan solo cuenta eso.
- Instantáneo o por consulta
- Instantáneo: la app avisa a Zapier en el momento. Por consulta: Zapier mira cada cierto tiempo. BookingKoala es todo instantáneo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en silencio si no.
Cuánto cuesta realmente un Zap de BookingKoala
BookingKoala no es una app premium: funciona desde el plan gratuito. Pagas en tareas, y el disparador nunca gasta ninguna.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- Tamaño de un Zap gratuito2 pasos: un disparador, una acción
- Disparadores de BookingKoala19 instantáneos, sin esperas
- App premiumNo, BookingKoala funciona en el gratuito
Cada acción que sale bien es una tarea, por separado. Un Zap que guarda como lead cada reserva borrada gasta una tarea por reserva. Una acción fallida no se cuenta, y unas pocas apps o acciones gastan más de una tarea. El límite real del gratuito es el tamaño del Zap: un disparador y una acción, nada más. Un filtro o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. La tabla de intervalos de abajo solo afecta a los disparadores por consulta: nunca frena a BookingKoala.
Conecta BookingKoala a Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. La conexión es tu cuenta de BookingKoala enlazada una sola vez y reutilizada por cada paso de BookingKoala.
- 02
Elige BookingKoala
Escribe BookingKoala en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Necesitas ya una cuenta de BookingKoala: Zapier no la crea por ti.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en BookingKoala en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier. Si el Zap va a tocar datos que no son tuyos, comprueba antes que tu cuenta tiene permisos de lectura o escritura.
Tu primer Zap: un cobro rechazado se convierte en lead
ObjetivoCuando BookingKoala rechaza el cobro de una reserva, guardar al cliente como lead para llamarle, solo en los casos que tú elijas.
- 01
Build: elige el disparador
En el editor, escoge BookingKoala como app y
Booking Charge Declinedcomo evento, y luego tu conexión. El rayo que aparece confirma que es instantáneo. - 02
Prueba con un caso real
Lanza la prueba: Zapier trae los tres cobros rechazados más recientes de la cuenta. Escoge uno real, el mapeo de los pasos siguientes se hará sobre él.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso Filter: uno de los campos que muestra el registro de prueba, una regla y un valor para comparar. Regla de texto para texto y de número para números, o el filtro no deja pasar nada.
- 04
Añade la acción
Añade
Create Lead. En el registro de prueba, busca el campo con el correo del cliente y llévalo a Email, el único campo obligatorio. Si el registro no lo trae, este Zap no funciona tal cual. - 05
Test y luego Publish
Prueba cada paso, revisa lo que devuelve y pulsa Publish. Con filtro es un Zap de varios pasos: necesita un plan de pago.
Los 19 disparadores de BookingKoala
19 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en BookingKoala, y 19 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Booking Card Hold
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when booking's card put on hold.”
Una retención en la tarjeta asociada a una reserva basta para arrancar este Zap. El dinero queda bloqueado, pero todavía no se ha cobrado.
Booking Charged
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when booking is charged.”
El cargo efectivo de una reserva es lo que activa este disparador. Es el evento en el que confiar cuando tu contabilidad necesita dinero cobrado de verdad, no prometido.
Booking Charge Declined
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when booking charge is declined.”
Cuando se rechaza el cobro de una reserva, el Zap sale al instante. Es el disparador que salva ingresos, porque llega mientras el cliente aún recuerda el servicio.
Booking Completed
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a booking is completed.”
Al marcarse una reserva como completada, arranca este Zap. Señala el final del servicio, el momento natural para todo lo que viene después.
Booking Cancelled
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when booking is cancelled.”
Cancelar una reserva pone en marcha este disparador. El cliente sigue siendo conocido y el hueco queda libre: dos datos que conviene aprovechar rápido.
New Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when invoice is created.”
En cuanto se crea una factura en BookingKoala, antes de cualquier pago, salta este disparador. Es el punto de partida para seguir lo que te deben.
Customer Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a customer is updated (does not trigger on Notes, Addresses, or Billing Info).”
Cualquier cambio en la ficha de un cliente lanza el Zap, con una excepción importante: los cambios en Notes, Addresses o Billing Info no disparan nada.
Booking Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when booking is deleted.”
Borrar una reserva, que no es lo mismo que cancelarla, activa este Zap. Es un evento distinto de la cancelación: un Zap montado sobre Booking Cancelled no lo verá.
Charge Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when invoice is partially paid/ fully paid.”
El pago de una factura, sea parcial o total, dispara este Zap. Por eso una misma factura puede lanzarlo varias veces.
New Booking
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a booking is created.”
Toda reserva nueva arranca este Zap en el mismo momento de crearse. Para un negocio de servicios es el pulso de la cuenta, el evento del que depende todo lo demás.
New Customer
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a customer is created.”
Un cliente recién dado de alta en BookingKoala entra en el Zap, listo para sumarse al lugar donde guardas tu lista de clientes y tus contactos.
New Provider
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a provider is created.”
La llegada de un profesional a tu equipo en BookingKoala, sea limpiador, paseador, terapeuta o profesor, activa este disparador.
New Quote
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when quote is created.”
Cada presupuesto creado en BookingKoala pone en marcha este Zap. Un presupuesto es un cliente interesado que aún no ha reservado: una señal para actuar rápido.
New Rating
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a customer rates your service.”
La valoración que deja un cliente sobre tu servicio entra en el Zap. Es la línea directa entre lo que piensan tus clientes y quien puede hacer algo.
Provider Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a provider is deleted.”
Dar de baja a un profesional en BookingKoala lanza este Zap. Úsalo para cerrar los accesos que tenía fuera de la plataforma.
Provider Payout
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when provider payments paid”
El pago a un profesional, una vez marcado como pagado, arranca este Zap. Sigue el dinero que sale hacia tu equipo, el reflejo de los cobros que entran.
Provider Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a provider profile is updated.”
Basta con que se actualice el perfil de un profesional para lanzar este disparador. Mantiene cualquier lista de tu equipo guardada fuera de BookingKoala alineada con la plataforma, sin reescribir nada.
Booking Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a booking is updated.”
Con cada modificación de una reserva (fecha nueva, cambio de servicio) este Zap vuelve a salir. Así cualquier copia que tengas en otro sitio sigue el cambio.
Update Invoice
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggered when invoice is updated.”
Modificar una factura que ya existe en BookingKoala dispara este Zap. Complementa a New Invoice, que solo ve la creación.
La acción de BookingKoala
BookingKoala te da 1 acción. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Lead
AcciónEn Zapier“Creates a Lead in the system.”
Añade un lead en BookingKoala. Es la única forma de que un Zap escriba en la plataforma, y el único campo que exige es Email.
Cuando un Zap de BookingKoala falla
Zapier no asocia ningún artículo de ayuda a BookingKoala y no hay límites propios de la app documentados. Lo que falla es el comportamiento general de Zapier aplicado a una plataforma de reservas.
Cuatro casos que conviene conocer antes de montar nada, uno de ellos ligado a sus eventos de actualización. Para un fallo que no está aquí, la guía de Depuración Zapier es el siguiente paso.
Actualizaciones que llegan en ráfaga
Booking Updated, Update Invoice y Charge Invoice pueden salir varias veces para un mismo registro. Cada ejecución que acaba en una acción gasta una tarea.Cambios de cliente que nunca llegan
Customer Updated ignora los cambios en Notes, Addresses y Billing Info. Un Zap que espera una dirección nueva sencillamente no arrancará nunca.Lo anterior no se envía
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Las reservas, facturas y clientes que ya estaban no se mandan: migrarlos es otro trabajo.Una importación masiva frenada
Tras una migración o una importación en bloque, BookingKoala puede enviar de golpe una avalancha de eventos. La protección de Zapier contra avalanchas puede retenerlos.
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