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Intégration CallRail ZapierAutomatiser CallRail avec Zapier.

L'intégration CallRail Zapier propose 13 déclencheurs, 0 action et 0 recherche. CallRail ne fait que démarrer des Zaps : appels, formulaires, SMS et nouveaux trackers. L'écriture se passe dans tes autres outils. Les 13 sont instantanés, avec un délai à connaître.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration CallRail Zapier

CallRail mesure d'où viennent tes appels et tes demandes entrantes, pour savoir quelle annonce ou quelle page fait sonner le téléphone. Branché sur Zapier, chaque événement CallRail (un appel, un formulaire, un SMS, un nouveau tracker) devient le point de départ d'une automatisation dans ton CRM, ton tableur ou ta messagerie d'équipe.

Premier point, et il cadre tout le reste : CallRail n'a sur Zapier ni action ni recherche. Un Zap ne peut pas envoyer un SMS par CallRail, étiqueter un appel, créer un tracker ni retrouver un ancien appel. CallRail ne fait que lancer des Zaps. Si ton projet doit écrire dans CallRail, l'intégration s'arrête à la première étape, et l'écriture se fait dans les apps qui reçoivent les données.

Dans ce cadre, trois usages tiennent la route. Un historique d'appels dans le CRM : Phone Call Completed dépose chaque appel, transcription comprise, sur la fiche du contact. Des demandes web traitées comme des appels : Form Captured fait entrer les formulaires dans le même circuit. Des leads qualifiés à part : Phone Call Tagged isole les appels que ton équipe a marqués comme sérieux.

La même app existe côté Make, sur la page Intégration CallRail Make. Pour choisir entre les deux outils, le comparatif Make vs Zapier pose les critères.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier utile ici

Sept termes, expliqués une fois pour toutes.

Zap
Une automatisation sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque occurrence.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap. Avec CallRail, c'est toujours quelque chose qui arrive dans ton compte : appel, formulaire, SMS.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé. Avec CallRail, toutes les actions vivent dans une autre app, faute d'action CallRail.
Tâche
Ce que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan est un nombre de tâches.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va vérifier l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient Zapier dès que l'événement a lieu.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Connexion
Ton compte CallRail relié une fois à Zapier, puis réutilisé par tous les déclencheurs CallRail de tous tes Zaps.
Coût

Ce que coûte vraiment CallRail sur Zapier

CallRail n'est pas une app réservée aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit. Et comme elle ne propose que des déclencheurs, elle ne consomme jamais de tâche elle-même.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités, deux étapes par Zap
  • App réservée aux plans payantsNon, CallRail marche dès le plan gratuit
  • Déclencheurs13 instantanés, 0 par interrogation
  • Tâches consommées dans CallRailAucune, CallRail n'a pas d'action

Zapier facture chaque action réussie, jamais le déclencheur ni l'attente ; une action en échec ne compte pas. La facture dépend donc de ce que tu fais ailleurs : une fiche CRM par appel, c'est une tâche par appel. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais limités à deux étapes. Un filtre ou une deuxième action, et il faut un plan payant. Les 13 déclencheurs étant instantanés, la grille ci-dessous ne s'applique pas.

Connexion

Connecter CallRail à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Partir de la page Apps

    Dans Zapier, ouvre la page Apps et clique sur + Add connection. Cherche CallRail dans la fenêtre et sélectionne-la. Il te faut un compte CallRail qui voit les sociétés à suivre.

  2. 02

    Te connecter à CallRail

    Clique sur Add connection. CallRail s'ouvre dans un nouvel onglet : connecte-toi avec l'utilisateur dont le Zap doit voir les appels, formulaires et SMS. Si certaines sociétés relèvent d'un collègue, vérifie que tu y as accès.

  3. 03

    Autoriser l'accès

    Accorde l'accès à Zapier. La connexion est enregistrée, et chaque déclencheur CallRail de chaque Zap la réutilise sans te redemander ton mot de passe CallRail.

Premier Zap

Ton premier Zap : chaque appel terminé, consigné dans le CRM

ObjectifUn cuisiniste qui achète de la publicité locale veut retrouver chaque appel entrant sur la fiche du prospect, transcription comprise, et tenir un tableau des appels pour son point commercial.

  1. 01

    Build : choisir Phone Call Completed

    Dans un nouveau Zap, choisis CallRail et l'événement Phone Call Completed. Sélectionne ta connexion, puis l'Account et les Companies dont les appels doivent compter.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois appels terminés les plus récents du compte. Tu mappes la suite sur un vrai appel, pas sur des champs vides.

  3. 03

    Ajouter l'activité CRM

    Ajoute ton CRM et son action de création d'activité ou de note. Remplis ses champs avec les valeurs de l'étape Phone Call Completed, transcription comprise : l'échantillon du test sert de modèle, et chaque exécution réelle apporte son propre appel.

  4. 04

    Ajouter la ligne au tableur

    Ajoute ton tableur et son action d'ajout de ligne. Cette deuxième action rend le Zap multi-étapes, donc payant ; en Free, garde seulement l'étape CRM.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste chaque étape et vérifie que l'activité et la ligne apparaissent bien. Clique ensuite sur Publish pour activer le Zap.

Déclencheurs

Les 13 déclencheurs CallRail

13 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans CallRail, et 13 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Phone Call Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers after an inbound phone call has been completed and its recording and transcription have completed and attached. It contains the full data about the call. This trigger should not be expected to be real-time and has a maximum delay of 20 minutes after the hangup before it fires.”

Transmet à Zapier le dossier complet d'un appel entrant une fois raccroché, avec l'enregistrement et la transcription attachés. C'est le plus riche des déclencheurs d'appel.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une entreprise de rénovation énergétique qui veut relire chaque appel, transcription comprise, avant la visite technique chez le particulier.
Attention
l'événement n'existe qu'une fois l'enregistrement et la transcription prêts, et CallRail prévient que l'attente après le raccroché peut être longue. Si la vitesse prime, préfère Phone Call Started.
2

Phone Call Marked as Spam

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a phone call is marked as "Spam".”

Part quand un appel est classé comme spam dans CallRail, au moment où un démarcheur ou un robot est identifié comme tel.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence qui facture ses clients au coût par lead peut verser chaque numéro indésirable dans une liste d'exclusion, pour que ses rapports restent propres.
Attention
il signale le classement, pas l'appel d'origine. Si cet appel a déjà créé un contact ailleurs, celui-ci reste en place.
3

Phone Call Started

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an inbound phone call is started.”

Réagit dès qu'un appel entrant commence, avant même de savoir comment il finira. C'est le signal le plus rapide que CallRail envoie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chauffagiste dont les techniciens sont sur la route peut afficher chaque appel dans la messagerie de l'équipe, pour qu'un collègue prenne le relais en cas de dépannage urgent.
Attention
ni enregistrement ni transcription à ce stade. Ce déclencheur demande une seule Company : un Zap suit une société à la fois.
4

Phone Call Tagged

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a phone call is tagged after it has ended. To receive data about calls tagged via Automation Rules, Keypad Scoring, or a Call Flow, use the Phone Call Completed trigger.”

Lance le Zap quand quelqu'un étiquette un appel terminé : un appel qualifié à la main peut alors passer à l'outil suivant.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une clinique vétérinaire dont l'accueil étiquette les premières consultations peut basculer ces appelants dans sa séquence de bienvenue.
Attention
les étiquettes posées par Automation Rules, Keypad Scoring ou un Call Flow ne le déclenchent pas. Pour celles-là, CallRail renvoie vers Phone Call Completed.
5

Company Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new Company is created.”

Démarre un Zap à chaque nouvelle société créée dans CallRail : le seul déclencheur ici qui suit la mise en place des sociétés plutôt que les appels.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence de marketing local peut ouvrir le projet d'intégration du client dans son outil de gestion dès que la société existe dans CallRail.
Attention
il ne demande que les Accounts, pas les sociétés, puisqu'il surveille le niveau du compte. L'utilisateur connecté doit voir le bon compte.
6

Form Captured

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a form is captured.”

Envoie à Zapier chaque formulaire enregistré par CallRail : les demandes web rejoignent les appels dans le même circuit.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence immobilière qui reçoit des demandes d'estimation sur plusieurs pages peut créer le contact dans son CRM sans rien exporter.
Attention
seuls les formulaires suivis par CallRail remontent. Un formulaire hors de son suivi n'atteindra jamais ce déclencheur.
7

Form Capture Tagged

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a form capture is tagged.”

Une étiquette posée sur un formulaire capté dans CallRail le met en route : la demande brute devient une demande qualifiée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un constructeur de maisons individuelles dont l'assistante étiquette les projets sérieux peut n'envoyer que ceux-là au conducteur de travaux.
Attention
un formulaire étiqueté plusieurs fois relance le Zap plusieurs fois. Penses-y si l'action crée une fiche.
8

Outbound Call Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers after an outbound phone call has been completed and its recording and transcription have been completed and attached. It contains the full data about the call. This trigger should not be expected to be real-time and has a maximum delay of 20 minutes after the hangup before it fires.”

Le pendant sortant de Phone Call Completed : il rapporte un appel passé par ton équipe, une fois l'enregistrement et la transcription attachés.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un cabinet de courtage en crédit qui veut chaque relance téléphonique consignée sur le dossier, pour que le conseiller suivant sache ce qui a été dit.
Attention
comme pour les appels entrants, CallRail ne l'envoie qu'une fois l'enregistrement et la transcription prêts : prévois un décalage entre le raccroché et le Zap.
9

Session Tracker Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Session Tracker is created.”

Signale chaque Session Tracker ajouté dans CallRail : la mise en place de ton suivi laisse une trace hors de l'app.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence qui tient un journal de paramétrage par client peut y noter chaque nouveau tracker, pour savoir plus tard qui l'a créé et quand.
Attention
seule la création compte. Modifier ou supprimer un tracker n'envoie rien à Zapier.
10

SMS Received

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an SMS message is received.”

Se lance quand un SMS arrive sur l'un de tes numéros CallRail : les réponses des clients ne restent plus coincées dans un seul écran.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un garage qui envoie ses devis par SMS peut transférer chaque réponse au chef d'atelier, qui voit l'accord du client pendant que la voiture est encore sur le pont.
Attention
aucune action CallRail ne permet de répondre. La réponse part de CallRail ou d'un autre outil.
11

SMS Sent

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an SMS message is sent.”

Part à chaque SMS envoyé depuis ton compte CallRail, ce qui te donne un historique des messages sortants hors de CallRail.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un syndic de copropriété peut ajouter chaque SMS envoyé à l'historique du copropriétaire dans son CRM, pour garder un seul fil par dossier.
Attention
chaque SMS est une exécution : un envoi groupé, c'est une rafale de tâches dans les apps qui reçoivent.
12

Source Tracker Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a Source Tracker is created.”

Démarre ton Zap à la création d'un Source Tracker dans CallRail, bon moment pour prévenir ceux qui pilotent la campagne correspondante.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un réseau d'auto-écoles en franchise peut avertir son responsable marketing chaque fois qu'une agence ajoute un tracker.
Attention
le test ne remonte que des trackers existants. Crée-en un dans CallRail si le compte est vide.
13

User Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a User is created.”

L'arrivée d'un nouvel utilisateur dans ton compte CallRail le lance : c'est le déclencheur des routines d'accès et d'accueil.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un centre de relation client qui tient un registre des accès peut y inscrire chaque nouvel utilisateur CallRail, prêt pour la prochaine revue des droits.
Attention
comme Company Created, il travaille au niveau du compte et ne demande que les Accounts. Choisis le bon, sinon le Zap reste muet.
Quand ça casse

Quand un Zap CallRail déraille

Zapier rattache un seul article d'aide à CallRail, How to get started with CallRail on Zapier, et ne documente aucune limite de débit pour l'app. Les pièges viennent de deux comportements de CallRail et de Zapier lui-même.

Six cas à connaître avant d'accuser la connexion. Si le Zap résiste encore, la page Dépannage Zapier prend le relais.

  • Les appels terminés arrivent tard

    Phone Call Completed et Outbound Call Completed attendent l'enregistrement et la transcription. CallRail prévoit jusqu'à 20 minutes après le raccroché.

  • Les étiquettes automatiques passent à la trappe

    Phone Call Tagged ignore les étiquettes posées par Automation Rules, Keypad Scoring ou un Call Flow. Ces appels ne remontent que par Phone Call Completed.

  • Une société reste introuvable

    Les déclencheurs demandent un Account et des Companies. Si l'utilisateur connecté ne voit pas une société, elle n'est pas proposée et ses appels restent hors du Zap.

  • L'historique n'est pas rejoué

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les appels du mois dernier restent dans CallRail ; les reprendre est un autre chantier.

  • Les pics d'activité peuvent être retenus

    Quand un déclencheur envoie d'un coup un très gros lot, après un import ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Une étiquette relance le Zap

    Ré-étiqueter un appel ou un formulaire relance le Zap. Si l'action crée une fiche, tu obtiens des doublons.
Besoin d'aide

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Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration CallRail Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration CallRail Zapier est-elle gratuite ?
Oui. CallRail n'est pas une app réservée aux plans payants : ses déclencheurs fonctionnent avec le plan gratuit de Zapier. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais chaque Zap se limite à deux étapes, un déclencheur et une action. Envoyer un même appel vers ton CRM et vers un tableur, c'est déjà un Zap multi-étapes, donc un plan payant. Un filtre, par exemple pour ne garder qu'une étiquette, a le même effet.
02Combien de tâches consomme un Zap CallRail ?
CallRail lui-même n'en consomme aucune : il ne propose que des déclencheurs, et un déclencheur ne coûte jamais de tâche. Tu paies les actions dans les autres apps : chaque action réussie vaut une tâche, une action en échec ne compte pas. Un Zap qui crée une activité CRM par appel terminé coûte une tâche par appel ; ajoute une ligne de tableur et tu passes à deux. Surveille les déclencheurs d'étiquette : chaque nouvelle étiquette relance le Zap.
03Les déclencheurs CallRail sont-ils en temps réel ?
Les 13 sont instantanés : CallRail prévient Zapier quand l'événement est prêt, donc les intervalles des plans, de 15 minutes en Free à 1 minute en Team et Enterprise, ne s'appliquent pas. Une nuance compte. Phone Call Completed et Outbound Call Completed ne sont prêts qu'une fois l'enregistrement et la transcription attachés, ce qui peut prendre jusqu'à 20 minutes après le raccroché selon CallRail. Si la vitesse prime sur le détail, pars de Phone Call Started.
04Que faut-il pour connecter CallRail à Zapier ?
Un compte CallRail et un utilisateur qui voit les sociétés à suivre. Dans Zapier, ouvre Apps, clique sur + Add connection, choisis CallRail, connecte-toi dans l'onglet qui s'ouvre et autorise l'accès. Ensuite, dans chaque déclencheur, choisis l'Account et les Companies à surveiller. Company Created et User Created ne demandent que les Accounts, Phone Call Started une seule Company. Si une société manque à l'appel, vérifie d'abord les droits de l'utilisateur dans CallRail.
05Pourquoi les appels étiquetés par des règles automatiques échappent-ils au Zap ?
Parce que Phone Call Tagged ne part que pour les étiquettes ajoutées après la fin de l'appel, en général par une personne. Les étiquettes posées par Automation Rules, Keypad Scoring ou un Call Flow ne le déclenchent pas. CallRail conseille de passer par Phone Call Completed pour ces appels, puis d'ajouter un filtre sur l'étiquette qui t'intéresse. Ce filtre rend le Zap multi-étapes : il faut donc un plan payant. Teste-le sur un appel déjà étiqueté.
06Et si l'opération CallRail dont tu as besoin n'existe pas sur Zapier ?
Alors cette intégration ne peut pas la faire, car CallRail ne fournit que des déclencheurs sur Zapier. Aucune action pour envoyer un SMS, étiqueter un appel ou créer un tracker, aucune recherche pour retrouver un ancien appel. L'approche habituelle : garder CallRail comme source et écrire dans les autres apps. Si l'étape manquante doit se passer dans CallRail, vérifie si une autre plateforme d'automatisation la propose avant de revoir ton process.
07Zapier, Make ou n8n pour CallRail ?
Choisis par critères, pas par classement. Sur Zapier, CallRail apporte 13 déclencheurs instantanés et aucune action : ça convient aux flux où CallRail alimente d'autres outils. La question qui tranche : ton flux se contente-t-il de partir de CallRail ? S'il doit écrire dans CallRail (envoyer un SMS, étiqueter un appel), Zapier ne le fera pas, quel que soit ton plan. Regarde ce que chaque plateforme propose pour CallRail sur sa page d'intégration avant de trancher.
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