Ressources · Intégration Zapier

Intégration Expensify ZapierAutomatiser Expensify avec Zapier.

L'intégration Expensify Zapier compte 1 déclencheur, 4 actions et 1 recherche. De quoi repérer chaque nouvelle note de frais, en tirer un PDF, saisir une dépense à la place d'un collaborateur et retrouver un rapport par son numéro. Elle exige un plan payant.

App premium Zapier réserve cette app à ses plans payants.

Voir les 6 opérations

Avis vérifiés sur Trustpilot · Agence IA, automatisation & growth

Aperçu

L'intégration Expensify Zapier, concrètement

L'intégration Expensify Zapier relie ton compte Expensify à Zapier : un nouveau rapport de dépenses ou une dépense saisie ailleurs déclenche un travail automatique, sans ressaisie. Point à connaître avant tout : sur Zapier, Expensify est une app réservée aux plans payants. Sans abonnement ou essai gratuit, aucun Zap ne tourne.

Trois usages reviennent chez les PME. Le dossier PDF pour l'expert-comptable : New Report lance le Zap, Export Report to PDF fabrique le document, justificatifs pleine page compris si tu le demandes. Le rapport ouvert d'avance : Create Expense Report prépare un rapport vide, rattaché à la bonne politique de dépenses, dès qu'un chantier ou un déplacement démarre. La dépense saisie toute seule : Create Single Expense écrit une ligne (marchand, date, montant) pour un salarié, à partir de l'outil qui a capté la dépense en premier.

Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucun déclencheur ne réagit à une dépense isolée, seulement à un nouveau rapport. Aucune action ne valide, ne soumet ni ne supprime un rapport. Et l'unique déclencheur fonctionne par interrogation : le rapport arrive dans ton Zap au passage suivant de Zapier, jamais à la seconde. Pour comparer, la page Intégration Expensify Make traite la même app avec un autre outil, et notre comparatif Make vs Zapier complète le tableau.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici en français courant.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui fait démarrer le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend et réagit quand il survient.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va demander les nouveautés à l'app à intervalle fixe. En instantané, c'est l'app qui prévient Zapier sur le moment.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sans bruit dans le cas contraire.
Étape de recherche
Une étape qui va chercher un élément qui existe déjà dans une app, pour que les étapes suivantes puissent s'en servir.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap Expensify

Zapier facture des tâches, et le déclencheur est gratuit : surveiller Expensify ne coûte rien, quelle que soit la fréquence des passages.

  • Vérification du déclencheurGratuite, jamais facturée
  • Action réussie1 tâche chacune
  • Action en échecNon décomptée
  • Plan requisPlan payant ou essai gratuit

Chaque action réussie compte pour une tâche. Un Zap à deux actions consomme donc deux tâches par rapport, et une action en échec n'est pas décomptée. Le vrai frein est ailleurs : Expensify étant réservée aux plans payants, le plan gratuit (100 tâches par mois, Zaps à deux étapes, passage toutes les 15 minutes) ne peut tout simplement pas l'utiliser. Ajouter un filtre ou une recherche rend aussi le Zap multi-étapes, autre fonction des plans payants. En pratique, compte une tâche par rapport pour un Zap à une action.

Connexion

Connecter Expensify à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ouvre la page des apps

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte Expensify relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par tous tes Zaps.

  2. 02

    Choisis Expensify

    Tape Expensify dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Il te faut un compte Expensify, et un accès aux rapports ou politiques que tu ne possèdes pas mais que le Zap doit toucher.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Un nouvel onglet s'ouvre sur Expensify. Connecte-toi avec le compte au nom duquel les Zaps vont agir, puis donne l'accès à Zapier. Chaque étape Expensify de tes Zaps peut ensuite choisir cette connexion.

Premier Zap

Ton premier Zap : les notes de frais d'un chantier, en PDF

ObjectifUne conductrice de travaux dans une PME du BTP veut récupérer en PDF les rapports de dépenses dont le titre porte le nom de son chantier, pour les transmettre au cabinet comptable sans ouvrir Expensify.

  1. 01

    Build : pose le déclencheur

    Crée un nouveau Zap, choisis Expensify comme app et New Report comme événement, puis sélectionne la connexion faite plus haut. C'est lui qui réveille le Zap à chaque rapport.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois rapports les plus récents du compte connecté. Tu règles la suite sur un vrai rapport, pas sur une supposition.

  3. 03

    Ajoute le filtre

    Depuis l'icône plus, ajoute Filter et remplis trois cases : le titre du rapport, une règle de texte comme « contient », puis le nom du chantier. Une règle de nombre sur un titre ne passe jamais.

  4. 04

    Ajoute l'export PDF

    Ajoute une étape Expensify, événement Export Report to PDF. Reporte l'identifiant du rapport venu du déclencheur dans le champ Report ID, et choisis si les justificatifs pleine page vont dans le fichier.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste l'action et ouvre le PDF obtenu. S'il te convient, clique sur Publish. Le Zap ne traite que les rapports créés après ce clic, pas ceux déjà présents dans Expensify.

Déclencheurs

Le déclencheur Expensify

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Expensify. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

New Report

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggered when a new report is created.”

Dès qu'un rapport de dépenses apparaît dans le compte Expensify connecté, ce déclencheur le transmet à ton Zap, et toute la suite s'exécute une fois pour ce rapport. C'est le seul déclencheur de l'app : la plupart des automatisations de cette page partent de lui.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan payant : toutes les 2 minutes sur Professional, chaque minute sur Team et Enterprise
Quand l'utiliser
une gérante de cabinet qui veut archiver chaque rapport dans le dossier comptable de l'année sans y penser.
Attention
il part à la création du rapport, pas à sa validation ni à son remboursement. Un filtre ne peut donc pas attendre un statut futur de ce même rapport.
Actions

Les actions Expensify, rangées par usage

Expensify te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Expense Report

Action

Dans Zapier“Only for Expensify Premium users! Creates a new expense report.”

Ouvre dans Expensify un rapport neuf, avec son titre, au nom d'un salarié : les dépenses d'une mission ont tout de suite où atterrir.

Quand l'utiliser
ton outil de gestion de projet passe une nouvelle mission client en cours, et tu veux le rapport prêt avant le premier ticket de caisse.
Attention
titre, e-mail du salarié et politique sont obligatoires, et Expensify réserve cette action aux utilisateurs de sa formule payante.
2

Create Single Expense

Action

Dans Zapier“Creates a single expense item.”

Inscrit une dépense unique pour un collaborateur : qui a payé, chez quel marchand, à quelle date et pour quel montant.

Quand l'utiliser
un outil de suivi des déplacements enregistre un péage ou un repas, et tu préfères le voir dans Expensify plutôt que le recopier en fin de mois.
Attention
le montant se lit en dollars et cents, et la date accepte aussi des expressions comme today.
3

Export Report to PDF

Action

Dans Zapier“Given a Report ID (from a trigger), export that report to a PDF document.”

Transforme un rapport existant en document PDF, avec en option les justificatifs en pleine page dans le fichier.

Quand l'utiliser
juste après New Report, pour garder une copie figée de chaque rapport destinée à l'expert-comptable.
Attention
l'identifiant du rapport doit venir d'une étape précédente du même Zap ; l'action ne marche jamais seule en tête.
4

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

La porte de secours : une requête brute vers Expensify qui réutilise ta connexion, pour tout ce que les actions prêtes à l'emploi ne couvrent pas.

Quand l'utiliser
un développeur de l'équipe connaît l'appel Expensify exact qu'il lui faut et veut le placer dans un Zap.
Attention
seuls les domaines liés à Expensify sont joignables, et c'est toi qui décides si une erreur arrête l'étape.
Recherches

La recherche Expensify

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Expensify, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un rapport qui existe déjà et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous l'intitulé SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.

1

Find Report

Recherche

Dans Zapier“Retrieves a specific expense report, using the report's number.”

Va chercher un rapport de dépenses précis à partir de son numéro, pour que les étapes suivantes le lisent ou l'exportent.

Quand l'utiliser
une assistante de direction saisit un numéro de rapport dans un formulaire interne, et le Zap récupère ce rapport pour en tirer le PDF.
Attention
le numéro de rapport est obligatoire, donc l'étape d'avant doit le fournir sous une forme exploitable.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap là et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouve ou crée ». Find Report n'a pas cette variante chez Expensify : tu ne la verras pas.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties : garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Expensify casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Expensify : les pièges ci-dessous sont ceux que rencontre n'importe quel Zap.

Quatre cas résument les mauvaises surprises. Aucun ne se voit pendant le montage, d'où l'intérêt de les lire avant. Si l'un d'eux t'a déjà coûté une matinée, notre page Dépannage Zapier détaille la marche à suivre.

  • Les anciens rapports passent à la trappe

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les rapports déjà présents dans Expensify ne sont jamais repris ; migrer cet historique est un chantier à part.

  • Le Zap qui se relance lui-même

    Si ton Zap crée des rapports dans le compte même que surveille son déclencheur New Report, il se relance en boucle et vide ton quota de tâches très vite.

  • L'import massif retenu

    Après une migration ou un import en masse, le déclencheur peut renvoyer d'un coup un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir au lieu de le traiter.

  • Pas de doublon côté Zapier

    Zapier garde la trace des rapports déjà vus par ce déclencheur par interrogation : un même rapport ne lance jamais le Zap deux fois.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Expensify avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Expensify Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Expensify Zapier est-elle gratuite ?
Non. Sur Zapier, Expensify est une app réservée aux plans payants : elle ne fonctionne qu'avec un abonnement ou pendant l'essai gratuit. Le plan gratuit, avec ses 100 tâches par mois et ses Zaps à deux étapes, ne peut pas l'utiliser du tout. Côté Expensify, l'action Create Expense Report est en plus réservée aux utilisateurs de sa formule payante : vérifie les deux côtés avant de bâtir un Zap autour d'elle. En clair : prévois le budget Zapier avant même de dessiner ton premier Zap.
02Combien de tâches consomme un Zap Expensify ?
Une tâche par action réussie, rien d'autre. Le déclencheur New Report est gratuit, tout comme les passages de Zapier pour repérer les nouveaux rapports. Un Zap qui exporte chaque nouveau rapport en PDF coûte donc une tâche par rapport. Avec une deuxième action, il en coûte deux. Une action en échec n'est pas décomptée : une étape cassée ne grignote pas ton quota mensuel en silence. Pour dimensionner ton plan, pars du nombre de rapports que l'équipe crée chaque mois.
03Expensify déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Non. New Report fonctionne par interrogation : Zapier va voir Expensify à intervalle fixe, toutes les 2 minutes sur Professional et chaque minute sur Team et Enterprise. Un nouveau rapport arrive donc dans ton Zap au passage suivant, pas à l'instant où il est créé. Sur les plans payants, tu peux aussi lancer une vérification à la main depuis l'éditeur quand tu testes et ne veux pas attendre. Pour une archive comptable, ce délai ne pose en général aucun problème.
04Que faut-il pour connecter Expensify à Zapier ?
Un compte Expensify, plus un accès aux rapports et politiques que le Zap doit toucher si tu n'en es pas propriétaire. La connexion se fait en trois gestes : l'ajouter depuis la page Apps de Zapier, te connecter à Expensify dans l'onglet qui s'ouvre, puis autoriser l'accès. Pour Create Expense Report, il faut aussi au moins une politique d'équipe ou d'entreprise déjà en place, sinon l'action bloque au champ Policy. Prévois ces vérifications avant de monter le Zap, pas après le premier échec.
05Pourquoi Export Report to PDF demande-t-il un Report ID ?
Parce que l'action travaille sur un rapport qui existe déjà et doit savoir lequel. Le Report ID vient d'une étape précédente du même Zap, en général le déclencheur New Report ou la recherche Find Report. C'est pour ça que l'action ne fonctionne jamais en première position. Reporte l'identifiant depuis l'étape du dessus, teste une fois, puis ouvre le fichier généré pour vérifier la présence des justificatifs. Une fois ce réglage fait, l'étape n'a plus besoin de toi.
06Et si l'action Expensify dont tu as besoin n'existe pas ?
Essaie d'abord API Request (Beta). Elle envoie une requête brute à Expensify en passant par la connexion déjà faite, sans nouvelle identification. C'est une étape avancée : elle demande la méthode HTTP et l'adresse, ne joint que des domaines liés à Expensify, et te laisse choisir si une erreur stoppe l'étape. Si personne dans l'équipe n'est à l'aise avec ça, c'est le signe qu'il faut regarder un autre outil. Garde aussi en tête que cette action reste en bêta.
07Zapier, Make ou n8n pour Expensify ?
Ça se tranche par critères, pas par un gagnant. D'abord les opérations : compare ce que chaque plateforme propose pour Expensify avec les étapes de ton scénario ; sur Zapier, c'est un déclencheur, quatre actions et une recherche. Ensuite le modèle de coût : Zapier facture chaque action réussie comme une tâche, et Expensify y est réservée aux plans payants, donc un plan payant dès le premier Zap. Puis le délai : New Report passe par interrogation, toutes les 2 minutes sur Professional. Enfin, qui maintiendra l'automatisation, et quel outil cette personne connaît déjà.
Même plateforme

Autres docs utiles sur ce stack.

Voir toutes les intégrations