Intégration freee ZapierAutomatiser freee avec Zapier.
L'intégration freee Zapier, c'est 2 déclencheurs et 7 actions, sans aucune recherche. Elle repère les encaissements réglés et les ventes en retard de paiement dans ta compta freee, et elle crée à ta place articles, partenaires, sections, segments et étiquettes. Plan gratuit compris.
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Ce que fait vraiment l'intégration freee Zapier
Réponse courte : elle branche ton compte freee (logiciel de comptabilité et de RH en ligne, pensé pour les PME japonaises) sur Zapier, l'outil qui enchaîne les applications entre elles. Concrètement, Zapier surveille deux événements comptables dans freee et remplit pour toi les listes de référence de ton dossier.
Commençons par la trésorerie. Avec New Income, chaque encaissement réglé peut lancer une suite : prévenir quelqu'un, garder une trace dans un tableur. C'est le moment où l'argent est réellement là, pas celui où la facture part.
Vient ensuite la relance. Unsettled Deal ne remonte que les ventes impayées qui ont dépassé leur échéance du nombre de jours que tu fixes. Ton gérant ou ton comptable n'a plus à éplucher le grand livre pour trouver les retardataires.
Troisième usage, plus discret : un référentiel propre. Les sept actions Create ajoutent articles, partenaires, sections, segments et étiquettes dans la société choisie, pour que freee suive ce qui naît ailleurs.
Ce que Zapier ne fait pas ici : il ne lit ni ne modifie une vente existante, il n'envoie pas de facture, et il ne cherche rien dans freee, faute d'étape de recherche. Toutes les actions créent. Et comme les deux déclencheurs passent par interrogation, rien n'arrive à la seconde. Pour situer Zapier face aux autres outils, il y a notre comparatif n8n vs Zapier.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici, sans jargon.
- Zap
- Ton automatisation dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui fait démarrer le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan compte ces tâches-là.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié à heure fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Connexion
- Ton compte freee relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche à freee.
Combien coûte un Zap freee
freee n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Reste à savoir ce qui est décompté.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
- Étapes sur le gratuit2 : un déclencheur, une action
- freee sur le gratuitOui, ce n'est pas une app réservée aux plans payants
- Vérifications du déclencheurGratuites, jamais comptées en tâches
Le déclencheur ne coûte jamais rien, pas plus que les passages de Zapier pour chercher un nouvel encaissement ou un nouvel impayé, quelle que soit leur fréquence. Seule une action réussie compte pour une tâche ; une action ratée n'est pas facturée. Trois actions dans un Zap, c'est trois fois la consommation d'un Zap à une action. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et autant de Zaps que tu veux, mais deux étapes seulement par Zap. Un filtre ou une seconde action en fait un Zap multi-étapes, qui demande un plan payant.
Connecter freee à Zapier en 3 étapes
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte freee relié une fois pour toutes, puis réutilisé dans chaque Zap.
- 02
Choisis freee
Tape freee dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Il te faut déjà un compte freee : Zapier n'en crée pas.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur freee dans l'onglet qui s'ouvre, puis accorde à Zapier l'accès au compte. Si le dossier comptable appartient à un client ou à un associé, il te faut aussi des droits de lecture ou d'écriture dessus.
Ton premier Zap freee : noter chaque encaissement
ObjectifÀ chaque encaissement réglé dans freee, ajouter une ligne dans ton tableur de trésorerie et prévenir l'équipe sur la messagerie interne.
- 01
Build : le déclencheur
Dans l'éditeur, à l'étape Build, choisis freee comme app de départ et New Income comme événement, puis sélectionne la connexion freee créée plus haut.
- 02
Choisis la société
Renseigne le champ Company. Si tu tiens plusieurs sociétés dans freee, ce Zap n'en suit qu'une : il en faudra un par société.
- 03
Test : un vrai encaissement
Lance le test. Zapier ramène les trois éléments les plus récents du compte, ce qui te permet de régler la suite sur un vrai encaissement plutôt qu'au jugé.
- 04
Ajoute la ligne de tableur
Clique sur le plus et choisis ton tableur comme app d'action. Verse dans les colonnes ce que le déclencheur a ramené, pour garder une trace de chaque encaissement au même endroit.
- 05
Préviens l'équipe
Ajoute une seconde action sur ta messagerie d'équipe avec un message court sur le même encaissement. Cette seconde action fait passer le Zap en multi-étapes, donc en plan payant. Teste chaque étape une fois.
- 06
Publish
Clique sur Publish pour allumer le Zap. Les encaissements réglés avant ce moment ne seront jamais traités, seulement ceux qui arrivent après.
Les 2 déclencheurs freee
2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans freee. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Income
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when there are new settled income.”
Il signale un encaissement qui vient d'être réglé dans la société choisie. Autrement dit, l'argent est sur le compte, pas seulement facturé : c'est le bon point de départ pour tout ce qui suit un paiement.
Unsettled Deal
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an unsettled deal exceeds its due date.”
Lui part d'une vente restée impayée après son échéance, une fois passé le nombre de jours que tu as fixé. Tu choisis à partir de quand un retard mérite qu'on s'en occupe.
Les 7 actions freee
freee te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Item
ActionDans Zapier“Creates a new Item.”
Inscrit un nouvel article dans la liste d'articles d'une société, avec le nom que tu fournis dans Item Name.
Create Partner
ActionDans Zapier“Creates a new partner.”
Ajoute un partenaire dans la société que tu choisis, sous le nom que tu verses dans Partner Name.
Create Section
ActionDans Zapier“Creates a new Section.”
Crée une section dans la société freee choisie, nommée d'après ce que tu verses dans Section Name.
Create Segment1
ActionDans Zapier“Creates a new Segment1.”
Ajoute une entrée à Segment1, la première des trois listes de segments que freee ouvre à Zapier, dans la société voulue.
Create Segment2
ActionDans Zapier“Creates a new Segment2.”
Même geste sur la deuxième liste de segments, pour garder ces entrées à l'écart de celles de Segment1.
Create Segment3
ActionDans Zapier“Creates a new Segment3.”
Remplit la troisième et dernière liste de segments, pour ce qui n'a sa place ni dans Segment1 ni dans Segment2.
Create Tag
ActionDans Zapier“Creates a new Tag.”
Fabrique une étiquette dans la société choisie, prête à servir quand quelqu'un passe une écriture.
Quand un Zap freee casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à freee. Les cas ci-dessous sont donc les limites générales, celles qui touchent n'importe quel Zap bâti dessus.
Aucune ne s'annonce par un message d'erreur clair : le Zap fait simplement moins, ou plus, que prévu. Si un passage échoue sans raison visible, la page Dépannage Zapier prend le relais.
L'historique n'est jamais repris
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les encaissements déjà réglés ce jour-là lui restent invisibles ; reprendre l'existant est un autre chantier.Le Zap qui se relance lui-même
Un Zap qui écrit à l'endroit même que surveille son déclencheur se redéclenche en boucle, et vide ton quota de tâches très vite.Un import massif mis en attente
Si le déclencheur renvoie d'un coup un énorme lot, après une migration par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.Pas de doublon côté déclencheur
Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation : un même encaissement ou un même impayé ne lance pas le Zap deux fois.
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