Intégration LearnUpon ZapierAutomatiser LearnUpon avec Zapier.
L'intégration LearnUpon Zapier, c'est 1 déclencheur, 5 actions et 2 recherches. De quoi ouvrir les comptes de tes nouveaux salariés, les inscrire à leurs cours et les ranger dans les bons groupes, sans repasser par l'administration de LearnUpon.
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Ce que l'intégration LearnUpon Zapier change pour la formation interne
LearnUpon est une plateforme de formation en ligne pensée pour les salariés, les partenaires et les clients d'une entreprise. Zapier la relie au reste de tes outils : la fin d'un cours peut lancer une automatisation, et cinq actions LearnUpon peuvent partir d'un événement survenu ailleurs, dans un tableur ou un formulaire.
Prends l'accueil d'un nouveau salarié. Trois résultats tombent sans que personne n'ouvre l'administration. D'abord, un compte prêt le premier jour : une ligne arrive dans ton tableur, Create User crée l'accès avec le bon type d'utilisateur. Ensuite, un parcours déjà rempli : Create Enrollment l'inscrit à son premier cours à partir de son e-mail. Enfin, une équipe à jour : quand il termine ce cours, Enrollment Completion Trigger se déclenche et Create Group Membership le fait entrer dans le groupe de son équipe, avec les cours qui vont avec.
Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucune action ne modifie ni ne supprime un utilisateur, un groupe ou une inscription : l'intégration crée, point. Un seul déclencheur existe, donc l'arrivée d'un utilisateur ou d'un groupe dans LearnUpon ne lance rien. Et rien de ce qui s'est passé avant la mise en route du Zap n'est repris.
Tu hésites encore sur l'outil ? Ouvre nos pages n8n vs Zapier et Make vs Zapier.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici, sans jargon.
- Zap
- L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui fait démarrer le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou déplace quelque chose à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Ton plan compte en tâches.
- Instantané ou par interrogation
- Un déclencheur instantané est signalé par l'app dès que ça arrive. Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément qui existe déjà dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Combien coûte vraiment un Zap LearnUpon
Zapier ne réserve pas LearnUpon aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit.
- Réservée aux plans payantsNon
- Plan gratuit100 tâches par mois
- Taille d'un Zap gratuitDéclencheur + 1 action
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, la surveillance des nouvelles données non plus. Chaque action réussie compte pour une tâche, une action ratée ne compte rien. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps illimités, mais seulement à deux étapes : un déclencheur, une action. Une deuxième action, un filtre ou une recherche, et le Zap devient multi-étapes, réservé aux plans payants. La grille d'intervalle ci-dessous ne vise que les déclencheurs par interrogation ; celui de LearnUpon est instantané.
Connecter LearnUpon à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre tes connexions
Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. Avant ça, vérifie que tu as un compte LearnUpon et les droits sur les utilisateurs, groupes et cours que le Zap va toucher.
- 02
Choisis LearnUpon
Tape LearnUpon dans la recherche de la fenêtre, sélectionne-la dans les résultats, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté LearnUpon pour l'identification.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur LearnUpon dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée une fois, puis réutilisée par chaque étape LearnUpon de tous tes Zaps.
Ton premier Zap : enchaîner le cours suivant du parcours
ObjectifQuand un salarié termine un cours, l'inscrire au cours suivant, puis noter l'inscription dans ton tableur de suivi.
- 01
Crée le Zap
Dans Zapier, ouvre un nouveau Zap. On le construit de haut en bas : l'app et l'événement qui le lancent, puis ce qui suit, et on relie les champs d'une étape à l'autre.
- 02
Pose le déclencheur
Choisis LearnUpon et Enrollment Completion Trigger, puis ta connexion. C'est un déclencheur instantané : l'éditeur l'indique par un éclair.
- 03
Teste sur une vraie fin de cours
Lance le test : Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte. Prends-en un et lis ce qui revient avant d'aller plus loin.
- 04
Ajoute Create Enrollment
Ajoute LearnUpon avec Create Enrollment. Relie l'e-mail de l'apprenant venu du déclencheur, choisis le cours suivant, puis teste l'étape une fois.
- 05
Ajoute la ligne de suivi
Ajoute ton tableur et son action de nouvelle ligne, relie le nom de l'apprenant et le cours, puis teste. Lis la ligne créée pour vérifier le résultat.
- 06
Publie
Clique sur Publish pour allumer le Zap. Deux actions en font un Zap multi-étapes, donc un plan payant ; sur le plan gratuit, garde seulement Create Enrollment.
Le déclencheur LearnUpon
1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans LearnUpon, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Enrollment Completion Trigger
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a learner completes a course in LearnUpon.”
Le seul événement de LearnUpon capable de lancer un Zap : un apprenant arrive au bout d'un cours. Tout ce que tu veux enchaîner ensuite part de ce moment, et le Zap reçoit les informations de cette fin de cours pour les transmettre aux étapes suivantes, qu'il s'agisse d'un groupe à rejoindre ou d'un suivi à tenir.
Les 5 actions LearnUpon
LearnUpon te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Enrollment
ActionDans Zapier“Creates a new Enrollment, by adding a user onto a course.”
Inscrit un utilisateur à un cours, retrouvé par son e-mail. Une option permet de le réinscrire à un cours qu'il a déjà terminé.
Create Group
ActionDans Zapier“Creates a new group.”
Crée un groupe dans ton portail, avec un titre pour seul champ obligatoire. Un réglage décide si l'authentification unique peut y placer les gens d'office quand le nom du groupe correspond exactement.
Create Group Membership
ActionDans Zapier“Creates a new Group Membership, by adding a user into a group.”
Fait entrer un utilisateur existant dans un groupe existant, tous deux désignés par leur identifiant. Par défaut, les cours rattachés au groupe lui sont attribués dans la foulée.
Create a New Portal Invite
ActionDans Zapier“You can use this action to invite users to your portal.”
Envoie une invitation à rejoindre ton portail LearnUpon, avec l'adresse e-mail pour seul champ requis. Contrairement à Create User, aucun type d'utilisateur n'est demandé.
Create User
ActionDans Zapier“Creates a new user.”
Ouvre un compte LearnUpon à quelqu'un qui n'en a pas. Tu fournis l'e-mail qui lui servira d'identifiant et son type d'utilisateur, qui règle ses droits.
Les 2 recherches LearnUpon
2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans LearnUpon, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Dans l'éditeur, les recherches se trouvent en bas de la liste des actions, sous l'intitulé SEARCH. Ici, elles servent surtout à transformer un titre ou un e-mail en identifiant, celui que réclame Create Group Membership. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.
Group Search
RechercheFind or createDans Zapier“Search Groups in your Portal.”
Retrouve un groupe de ton portail à partir de son titre et passe ses informations aux étapes suivantes. Search or Create Group, que tu verras aussi dans la liste, c'est cette même recherche avec la case de création cochée.
User Search
RechercheFind or createDans Zapier“Search Users in your Portal.”
Cherche un utilisateur du portail grâce à son e-mail. Sa variante Search or Create User n'est pas une opération de plus : c'est la même recherche, qui crée le compte manquant si tu coches l'option.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche vide arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Coché, il transforme la recherche en « trouver ou créer » : il demande les champs de création et retire le réglage précédent.
- If multiple search results are found?Plusieurs résultats : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand un Zap LearnUpon casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à LearnUpon : les pièges ci-dessous sont ceux de tous les Zaps.
Aucun ne déclenche d'alerte tout seul : le Zap fait simplement moins, ou plus, que prévu. Quand ça coince, passe par la page Dépannage Zapier.
L'historique n'est pas repris
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les salariés déjà inscrits ou déjà diplômés restent de côté, et les reprendre est un autre chantier.Le Zap qui s'alimente lui-même
Un Zap qui écrit à l'endroit même que surveille son déclencheur se relance encore et encore, et vide ton quota de tâches très vite.Un import massif sature le déclencheur
Après une migration ou un import en masse, une vague soudaine d'événements peut être retenue par la protection de Zapier contre les afflux.Une recherche revient vide
Si User Search ou Group Search ne trouve rien et que le réglage reste par défaut, le Zap s'arrête là et les étapes suivantes sont sautées.
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Une personne lit chaque message.
