Intégration MFPInTheCloud ZapierAutomatiser MFPInTheCloud avec Zapier.
Intégration MFPInTheCloud Zapier : 1 déclencheur, 1 action et 0 recherche. Un nouveau fichier dans MFPInTheCloud peut lancer un Zap, et un Zap peut démarrer un de tes workflows MFPInTheCloud. Voici ce que fait chaque étape, ce qu'elle coûte et où elle casse.
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Ce que l'intégration MFPInTheCloud Zapier change pour toi
L'intégration relie ton compte MFPInTheCloud à tes autres outils, par l'intermédiaire de Zapier. MFPInTheCloud sert à piloter tes MFP depuis une seule app et à dessiner des flux de documents (OCR, conversion, signature de PDF, entre autres). Côté Zapier, l'app expose un événement, l'arrivée d'un fichier, et un geste, le démarrage d'un workflow. Tout le reste découle de ces deux briques.
L'équipe prévenue à chaque fichier. Le déclencheur Workflow repère chaque nouveau fichier ajouté dans MFPInTheCloud et peut lancer un Zap qui envoie un message dans ta messagerie d'équipe. Personne n'a plus besoin d'aller vérifier.
Un registre tenu tout seul. Même déclencheur, autre sortie : une ligne ajoutée dans ton tableur pour chaque fichier, avec ce que l'étape de déclenchement transmet.
Un second traitement enchaîné. L'action Start Workflow démarre un de tes workflows MFPInTheCloud sur un fichier précis. Elle réclame l'identifiant du workflow, visible dans ta page de réglages, et le nom complet du fichier, qui vient du déclencheur.
Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune étape de recherche, donc impossible de retrouver un fichier ou un workflow existant dans MFPInTheCloud. Aucun déclencheur instantané non plus : chaque fichier attend le prochain passage de Zapier. Pour situer l'outil, ouvre notre Avis Zapier, ou notre comparatif Make vs Zapier.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Huit mots reviennent partout sur cette page. Une ligne chacun, sans jargon.
- Zap
- Ton automatisation sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement qui démarre le Zap, ici un nouveau fichier dans MFPInTheCloud. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose. Ici, Start Workflow.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Déclencheur par interrogation
- Zapier va demander à l'app ses nouveautés à intervalle fixe et ne garde que ce qu'il n'a pas encore vu. C'est le cas de Workflow.
- Déclencheur instantané
- L'app prévient elle-même Zapier quand l'événement a lieu, sans attendre de passage. MFPInTheCloud n'en propose aucun.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête dans le cas contraire.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une seconde action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
Combien coûte un Zap MFPInTheCloud
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, pas plus que les passages de Zapier pour chercher de nouveaux fichiers, quelle que soit leur fréquence. Seule une action réussie est facturée : un Start Workflow qui aboutit compte une tâche, un échec ne compte rien.
- Déclencheur WorkflowJamais compté
- Chaque action réussie1 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
- Réservée aux plans payantsNon
MFPInTheCloud n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne sur le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps illimités de deux étapes chacun. Le duo Workflow puis Start Workflow y tient tout juste. Un filtre ou une seconde action rend le Zap multi-étapes, donc payant. À savoir aussi : quelques apps et quelques actions consomment plus d'une tâche quand elles aboutissent. La grille ci-dessous fixe, plan par plan, l'intervalle de passage sur le déclencheur Workflow.
Connecter MFPInTheCloud à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte MFPInTheCloud relié une fois, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap.
- 02
Choisis MFPInTheCloud
Cherche MFPInTheCloud dans la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Il te faut un compte sur l'app, plus un accès en lecture ou en écriture à tout ce qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.
- 03
Connecte-toi et autorise
Un onglet s'ouvre sur MFPInTheCloud. Connecte-toi avec le compte que le Zap doit utiliser, puis donne à Zapier l'accès à ce compte. Dans l'éditeur, c'est cette connexion que tu choisiras pour le déclencheur comme pour l'action.
Ton premier Zap : un second workflow, puis un message à l'équipe
ObjectifChaque nouveau fichier dans MFPInTheCloud lance le Zap, Start Workflow le confie à un autre workflow, puis un message part dans ta messagerie d'équipe.
- 01
Pose le déclencheur
Crée un nouveau Zap, choisis MFPInTheCloud comme app de départ et Workflow comme événement, puis sélectionne la connexion ajoutée plus haut.
- 02
Teste-le
Lance le test du déclencheur : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte connecté. Tu fais ainsi la correspondance des champs sur un vrai fichier. Lis le résultat avant d'aller plus loin.
- 03
Ajoute Start Workflow
Ajoute l'action Start Workflow de MFPInTheCloud. Colle l'identifiant tiré de ta page de réglages dans Workflow, puis reprends le nom complet du fichier venu du déclencheur dans File Name.
- 04
Ajoute le message
Ajoute une seconde action, celle de ta messagerie d'équipe, et glisse-y le nom du fichier. Deux actions font un Zap multi-étapes : il faut un plan payant, et chaque fichier coûte deux tâches.
- 05
Teste et publie
Teste chaque action une fois et relis ce qui revient. Clique ensuite sur Publish pour allumer le Zap. Pour aller plus loin, jette un œil à notre Formation Zapier.
Le déclencheur MFPInTheCloud
1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans MFPInTheCloud. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Workflow
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Trigger when a new file is added”
À chaque fichier ajouté dans MFPInTheCloud, ce déclencheur le transmet à ton Zap pour que les étapes suivantes s'en servent. C'est le seul événement de l'app capable de démarrer un Zap, et c'est lui qui alimente le champ File Name de Start Workflow.
L'action MFPInTheCloud
MFPInTheCloud te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Start Workflow
ActionDans Zapier“Start a new workflow”
Démarre un de tes workflows MFPInTheCloud depuis le Zap, sur le fichier que tu désignes. Deux champs sont obligatoires : Workflow, l'identifiant lu dans ta page de réglages, et File Name, le nom complet du fichier.
Quand un Zap MFPInTheCloud casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à MFPInTheCloud : les limites ci-dessous sont celles de Zapier en général. Elles s'appliquent quand même ici.
Ces cas couvrent ce que le Zap ne voit pas, ou voit en trop. Si une exécution échoue sans raison claire, ouvre notre page Dépannage Zapier.
L'existant n'est pas rattrapé
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les fichiers déjà présents dans MFPInTheCloud ne le lancent jamais ; reprendre cet historique est un chantier à part.Un Zap qui se relance lui-même
Précaution générale : un Zap qui écrit là où son propre déclencheur regarde peut se relancer en boucle et vider ton quota de tâches. Vérifie au test ce que produit le workflow démarré.Un afflux soudain retenu
Après un import massif ou une migration, un déclencheur qui renvoie d'un coup un très gros lot peut être retenu par la protection de Zapier contre les afflux.Un même fichier, une seule fois
Sur un déclencheur par interrogation, Zapier garde la trace de ce qu'il a déjà vu : un même fichier ne lance pas le Zap deux fois.
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