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Intégration OnboardMe ZapierAutomatiser OnboardMe avec Zapier.

L'intégration OnboardMe Zapier te donne 2 déclencheurs, 62 actions et 19 recherches. Les deux déclencheurs sont instantanés : une proposition acceptée ou un eForm rempli lance la suite dans tes autres outils tout de suite, même sur le plan gratuit.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration OnboardMe Zapier

L'intégration OnboardMe Zapier relie ta plateforme de propositions et d'onboarding client au reste des outils du cabinet. Un Zap, c'est-à-dire l'automatisation que tu montes sur Zapier, part soit d'OnboardMe (un client accepte une proposition, un eForm revient rempli), soit d'une autre app, et crée alors pour toi des leads, des propositions, des onboardings ou des factures dans OnboardMe.

Un questionnaire rempli devient une alerte pour l'équipe. New eForm Submitted lance le Zap dès que le client renvoie son eForm, et l'action suivante poste le signal dans ta messagerie d'équipe : plus besoin de surveiller OnboardMe.

Une affaire gagnée devient une fiche client. Ton CRM lance le Zap, et Create a New Client crée la fiche avec son type, son statut, son nom et son e-mail, sans ressaisie.

Une arrivée dans l'équipe devient un accès. Ton outil RH enregistre le nouveau collaborateur, et Add User l'invite dans le cabinet par e-mail ; Deactivate User fait le chemin inverse à son départ.

Ce que Zapier ne fait pas ici : seuls deux événements OnboardMe peuvent lancer un Zap. Rien ne se déclenche sur un nouveau client, une nouvelle facture ou un paiement reçu ; ces moments-là se retrouvent par une recherche, dans un Zap lancé par une autre app. Et rien de ce qui précède la mise en route du Zap n'est jamais repris.

Tu hésites encore sur l'outil ? Voir n8n vs Zapier et Make vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, en une minute

Huit mots reviennent à chaque ligne de cette page. Les voici, sans jargon.

Zap
L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement qui démarre le Zap, par exemple un client qui accepte une proposition. Une fois le Zap actif, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou modifie quelque chose pour toi, dans OnboardMe ou ailleurs.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Instantané ou par interrogation
Instantané : l'app signale l'événement sur le moment. Par interrogation : Zapier vérifie à intervalle fixe. Ceux d'OnboardMe sont instantanés.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans OnboardMe, un client ou une facture, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Connexion
Ton compte OnboardMe relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes de tous les Zaps qui touchent à OnboardMe.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap OnboardMe

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et Zapier ne facture pas non plus le fait de guetter de nouveaux événements. Chaque action réussie compte pour une tâche : un Zap à trois actions réussies consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action qui échoue n'est pas décomptée.

  • Déclencheur0 tâche
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à 2 étapes
  • Plan payant exigé pour OnboardMeNon

OnboardMe n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne sur le plan gratuit, qui offre 100 tâches par mois, des Zaps en nombre illimité, mais seulement à deux étapes (un déclencheur, une action). Ajoute une deuxième action, un filtre ou une recherche, et le Zap devient multi-étapes, ce qui demande un plan payant. La grille d'interrogation ci-dessous ne te concerne pas ici, puisque les deux déclencheurs OnboardMe sont instantanés. Quelques apps et actions prennent plus d'une tâche.

Connexion

Connecter OnboardMe à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ouvrir Apps et ajouter une connexion

    Dans ton compte Zapier, ouvre la page Apps et clique sur + Add connection. Tape OnboardMe dans la recherche de la fenêtre et sélectionne-la. Il te faut un compte OnboardMe à ton nom avant de commencer.

  2. 02

    Se connecter à OnboardMe

    Clique sur Add connection, puis identifie-toi sur OnboardMe dans l'onglet qui s'ouvre. Prends le compte dont le Zap doit toucher les clients, propositions et factures ; ce qui appartient à un collègue demande un accès en lecture ou en écriture.

  3. 03

    Autoriser Zapier

    Accorde à Zapier l'accès qu'il demande. La connexion est enregistrée une fois pour toutes, et chaque étape OnboardMe de chaque Zap la réutilise : pas de nouvelle identification à chaque étape.

Premier Zap

Ton premier Zap OnboardMe, pas à pas

ObjectifÀ chaque proposition acceptée, récupérer ses lignes de prix et une copie PDF.

  1. 01

    Choisir le déclencheur

    Construis un nouveau Zap : OnboardMe comme app de départ, New Proposal Accepted comme événement, puis ta connexion OnboardMe.

  2. 02

    Le tester sur une vraie proposition

    Lance le test du déclencheur. Zapier ramène les trois éléments les plus récents du compte connecté : tu prépares la suite sur une proposition réellement acceptée, pas sur un exemple vide.

  3. 03

    Ajouter la recherche de tarifs

    Ajoute Find Proposal Pricing en étape suivante et alimente sa Proposal Key avec celle du déclencheur. Cette recherche rend le Zap multi-étapes : plan payant obligatoire.

  4. 04

    Ajouter l'action PDF

    Ajoute Get a Proposal PDF avec la même Proposal Key. Teste chaque étape une fois et lis ce qui revient avant d'aller plus loin.

  5. 05

    Publier

    Clique sur Publish pour activer le Zap. Toute proposition acceptée à partir de là le lance ; celles acceptées avant restent où elles sont.

Déclencheurs

Déclencheurs OnboardMe : ce qui lance ton Zap

2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans OnboardMe, et 2 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New eForm Submitted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an eForm submitted.”

Ce déclencheur démarre ton Zap à chaque fois qu'un client termine et envoie un eForm dans OnboardMe. Il transporte l'eForm Key, celle qu'acceptent Cancel eForm, Resend eForm et Send Draft eForm : le même Zap peut donc agir sur le formulaire lui-même autant qu'alimenter une autre app.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le questionnaire d'entrée en relation revient rempli et ses réponses doivent atterrir dans ton logiciel de production ou dans le canal de l'équipe, sans ressaisie.
Attention
les formulaires envoyés avant la publication du Zap ne remontent jamais.
2

New Proposal Accepted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a proposal is accepted.”

Un client accepte une proposition : ce déclencheur réveille le Zap et lui passe la proposition. Une bonne partie des étapes liées aux propositions, de Find Proposal Pricing à Mark Proposal Completed, sont prévues pour reprendre leur Proposal Key directement depuis un déclencheur de ce type.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la signature de la lettre de mission doit lancer la mission ailleurs : message de bienvenue, fiche projet, ligne dans le suivi commercial.
Attention
sur le plan gratuit, le Zap ne fait qu'une chose après lui ; une deuxième étape demande un plan payant.
Actions

Actions OnboardMe : ce que ton Zap peut faire

OnboardMe te donne 62 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create AML Check

Action

Dans Zapier“Creates a standalone AML screening for an existing client (no ID verification invite is sent). Uses AML requests from your subscription or wallet.”

Lance un contrôle AML seul sur un client existant, sans invitation de vérification d'identité. Il puise dans les demandes AML de ton abonnement ou de ton portefeuille.

Quand l'utiliser
l'actionnariat d'un client change et la conformité veut un nouveau contrôle.
Attention
Enable Ongoing Monitoring consomme 1 demande AML de plus.
2

Create Bill

Action

Dans Zapier“Creates a bill (invoice) for an active client.”

Émet une facture pour un client actif, avec une description de 500 caractères au plus et un montant hors taxes.

Quand l'utiliser
les temps saisis dans ton outil de suivi doivent devenir une ligne de facture.
Attention
le client doit être actif, pas prospect, et l'échéance s'écrit au format yyyy-MM-dd, jamais avant la date de facture.
3

Get Bill PDF

Action

Dans Zapier“Gets the invoice PDF for a bill.”

Récupère le PDF d'une facture pour qu'une étape suivante l'archive ou le joigne.

Quand l'utiliser
ton expert-comptable veut chaque facture copiée dans un dossier partagé, sans le moindre téléchargement manuel.
Attention
le Bill ID vient de Create Bill ou de Find Bill.
4

Send Bill to Client

Action

Dans Zapier“Emails a bill with its PDF to the client (sends or resends).”

Expédie par e-mail une facture et son PDF au client, en premier envoi comme en renvoi.

Quand l'utiliser
juste après Create Bill, quand le client ne doit pas attendre la prochaine synchronisation comptable.
Attention
le Bill ID vient d'une étape Create Bill ou Find Bill.
5

Add Contact to Client

Action

Dans Zapier“Adds a contact person to a client, creating the contact or linking an existing one.”

Rattache un interlocuteur à un client, soit en le créant, soit en liant une personne déjà connue. Primary Contact sur Yes en fait le contact principal.

Quand l'utiliser
une société cliente t'annonce par e-mail un nouveau directeur financier, et la fiche doit suivre.
6

Update Client Contact

Action

Dans Zapier“Updates a client contact's details; fields left blank keep their current value.”

Corrige les coordonnées d'un interlocuteur client. Les champs laissés vides gardent leur valeur : tu ne mappes que ce qui change.

Quand l'utiliser
un contact change de numéro dans ton CRM.
Attention
il te faut la Client Key et le Client Contact ID, ce dernier venant de Find Client Contact ou d'Add Contact to Client.
7

Update Client External System ID

Action

Dans Zapier“Updates (or clears) the external system ID stored on a client, e.g. your CRM's record ID.”

Enregistre, modifie ou efface l'identifiant externe d'un client, par exemple celui de sa fiche dans ton CRM.

Quand l'utiliser
un Zap crée la fiche correspondante dans ton CRM et réécrit son identifiant dans OnboardMe pour garder le lien.
Attention
Clear External System ID sur Yes supprime la valeur au lieu d'en poser une.
8

Create Deal

Action

Dans Zapier“Creates a new deal for a client or client group.”

Ouvre une affaire pour un client ou un groupe de clients. Seul le Deal Name est exigé, ce qui la rend facile à lancer depuis n'importe quelle app.

Quand l'utiliser
un rendez-vous de découverte pris dans ton agenda doit apparaître comme affaire à suivre.
9

Add Note to Deal

Action

Dans Zapier“Adds a note to an existing deal.”

Écrit une note sur une affaire existante, avec un objet et un texte, tous deux obligatoires.

Quand l'utiliser
le compte rendu de réunion produit par ton outil de prise de notes doit rejoindre l'affaire concernée.
Attention
le champ Deal est obligatoire, place une étape Find Deal devant si le Zap part d'une autre app.
10

Update Deal

Action

Dans Zapier“Updates the name, status, source, value or client of an existing deal.”

Change le nom, le statut, la source, la valeur ou le client d'une affaire existante.

Quand l'utiliser
ton CRM fait avancer une opportunité et OnboardMe doit afficher le même stade.
Attention
l'affaire doit déjà exister, Find Deal la retrouve pour toi.
11

Update Debtor Collection Status

Action

Dans Zapier“Updates the collection status, promise-to-pay date or assignee of an unpaid bill.”

Fixe le statut de recouvrement, la date de promesse de paiement ou le responsable d'une facture impayée.

Quand l'utiliser
un client promet de payer lors d'un appel noté dans ta téléphonie.
Attention
Remove Assignee sur Yes retire le responsable ; ne le combine pas avec Assign To.
12

Add Debtor Note to Bill

Action

Dans Zapier“Adds a follow-up (collection) note to an unpaid bill.”

Consigne une note de relance sur une facture impayée, en texte brut, où une ligne vide ouvre un nouveau paragraphe.

Quand l'utiliser
les appels de recouvrement notés dans un autre outil doivent se voir sur la facture même.
Attention
le Bill ID vient de Find Bill ou de Find Outstanding Invoices.
13

Send Payment Reminder

Action

Dans Zapier“Sends the practice's unpaid-invoice reminder (with a pay link) for a bill by email or SMS.”

Déclenche la relance d'impayé du cabinet, avec son lien de paiement, pour une facture, par e-mail ou SMS.

Quand l'utiliser
une étape Find Outstanding Invoices a sorti la facture la plus en retard.
Attention
les relances sont suspendues pour les factures contestées, en attente, avec promesse de paiement ou échéancier, et une relance déjà partie sur le même canal dans les 24 dernières heures bloque la suivante, sauf forçage.
14

Cancel eForm

Action

Dans Zapier“Cancels an eForm and the unfinished forms after it in its stack.”

Retire un eForm ainsi que les formulaires non terminés qui le suivent dans sa pile.

Quand l'utiliser
un prospect passe en perdu dans ton CRM et les formulaires en attente doivent s'arrêter.
Attention
toute la suite non terminée de la pile tombe avec lui.
15

Create EForm for Existing Client

Action

Dans Zapier“Create and send an eForm from a template for an existing client.”

Génère un eForm depuis un modèle pour un client déjà présent dans OnboardMe, et peut lui envoyer le lien d'accès par e-mail. Template ID, Client Key et Send Email sont obligatoires.

Quand l'utiliser
le questionnaire annuel part vers les clients quand leur dossier atteint une étape donnée ailleurs.
16

Create Draft eForm

Action

Dans Zapier“Creates an eForm (or stack of eForms) for a client as a draft, without sending it.”

Prépare un eForm, ou une pile d'eForms, en brouillon sans rien envoyer. Pre-fill Merge Fields pré-remplit les questions liées au cabinet, au collaborateur et au client.

Quand l'utiliser
un collaborateur doit relire le formulaire avant qu'il parte.
Attention
Also Send by SMS exige un mobile, et le SMS est facturé.
17

Create EForm for a New Client

Action

Dans Zapier“Create and send an eForm from a template for a New Client.”

Envoie un eForm tiré d'un modèle à quelqu'un qui n'est pas encore client : modèle, nom et e-mail du client, et tu décides si OnboardMe envoie le lien.

Quand l'utiliser
un prospect remplit ton formulaire de contact et doit recevoir le questionnaire d'entrée juste après.
18

Resend eForm

Action

Dans Zapier“Emails the invitation again for a sent or opened eForm (not billed again).”

Renvoie l'invitation d'un eForm déjà envoyé ou ouvert, sans nouvelle facturation.

Quand l'utiliser
le client affirme n'avoir jamais reçu le premier e-mail et ton support le note.
Attention
l'eForm Key vient de Find eForm, d'une étape de création d'eForm ou de New eForm Submitted.
19

Send Draft eForm

Action

Dans Zapier“Sends a draft eForm (or the whole stack it belongs to) to the client.”

Libère un eForm en brouillon, ou toute la pile à laquelle il appartient, vers le client. Skip Email sur Yes le marque envoyé sans e-mail : tu transmets le lien toi-même.

Quand l'utiliser
un brouillon préparé plus tôt reçoit le feu vert dans ton gestionnaire de tâches.
20

Create a New Client

Action

Dans Zapier“Creates a new Client.”

Ajoute une fiche client toute neuve dans ton cabinet. Tu choisis le type (Individual, Company, Trust ou Partnership), le statut Lead ou Active, un prénom ou une raison sociale, et un e-mail.

Quand l'utiliser
une affaire gagnée dans ton CRM doit exister dans OnboardMe sans ressaisie.
Attention
le champ e-mail s'arrête à 150 caractères.
21

Send a Client an Identity Verification

Action

Dans Zapier“Create and send a client an Identity Verification and optionally run an AML check.”

Crée et envoie une vérification d'identité à un client existant, avec un contrôle AML en option.

Quand l'utiliser
un client passe sur une mission qui exige un nouveau contrôle d'identité.
Attention
avec Skip Sending Verification Email activé, OnboardMe n'envoie rien et te rend le lien client à transmettre.
22

Send a New Client an Identity Verification

Action

Dans Zapier“Create and send a New Client an Identity Verification and optionally run an AML check.”

La même vérification pour quelqu'un qui n'est pas encore dans OnboardMe : nom, e-mail et mobile, les trois obligatoires.

Quand l'utiliser
un prospect réserve un premier rendez-vous et doit être vérifié avant.
Attention
sans numéro de mobile, l'étape ne peut pas tourner.
23

Convert Lead to Client

Action

Dans Zapier“Converts a lead into an active client, keeping the same key.”

Transforme un prospect existant en client actif, en gardant la même clé : rien ne casse dans les étapes qui s'en servaient.

Quand l'utiliser
le prospect signe ailleurs ou règle une première facture, et OnboardMe doit suivre.
Attention
la Lead Key vient d'un déclencheur, d'une étape Create Lead ou d'une étape Find Lead.
24

Create Lead

Action

Dans Zapier“Creates a lead with contact details, addresses, status, source, value and an optional first note.”

La façon complète d'ouvrir un prospect : coordonnées, adresses, statut, source, valeur et une première note facultative, d'un seul coup. Entity Type et un nom sont obligatoires.

Quand l'utiliser
le formulaire de ton site recueille assez d'informations pour une vraie fiche.
Attention
pour une personne, le champ du nom ne prend que le prénom ; le nom de famille a sa propre case.
25

Create a New Lead

Action

Dans Zapier“Creates a new lead in the practice”

Version allégée de la création de prospect : seuls le nom de la personne ou de la société et le type d'entité sont demandés.

Quand l'utiliser
une prise de rendez-vous en ligne ne te donne guère plus qu'un nom, et tu veux quand même garder le contact.
26

Add Note to Lead

Action

Dans Zapier“Adds a note to an existing lead.”

Épingle une note sur un prospect existant, repéré par sa Lead Key issue d'un déclencheur, de Create Lead ou de Find Lead.

Quand l'utiliser
chaque nouveau message d'un prospect dans ta boîte doit laisser une trace sur sa fiche, sans copier-coller.
27

Create Office

Action

Dans Zapier“Creates a new office in your practice.”

Crée un bureau dans ton cabinet. L'Office Name doit être unique dans le cabinet.

Quand l'utiliser
tu ouvres régulièrement des antennes et la liste vit dans un tableur qui doit piloter OnboardMe.
Attention
un nom en double est refusé, vérifie avant avec Find Office.
28

Update Office

Action

Dans Zapier“Updates an office’s name, code, address or contact details.”

Revoit le nom, le code, l'adresse ou les coordonnées d'un bureau. Reactivate Office sur Yes remet en service un bureau inactif.

Quand l'utiliser
une antenne déménage et la nouvelle adresse est d'abord saisie dans ton tableau des locaux.
Attention
seul le champ Office est obligatoire.
29

Approve Onboarding

Action

Dans Zapier“Approves an onboarding that is Ready for Approval and sends it to the first recipient.”

Valide un onboarding au statut Ready for Approval et l'envoie au premier destinataire.

Quand l'utiliser
la validation se fait dans ta messagerie d'équipe et OnboardMe doit suivre sans qu'on s'y connecte.
Attention
le Staff Member mappé doit être le valideur de cet onboarding.
30

Cancel Onboarding

Action

Dans Zapier“Cancels an onboarding, stops the recipient link and refunds unused charges.”

Arrête un onboarding, coupe le lien du destinataire et rembourse les frais non utilisés.

Quand l'utiliser
une affaire tombe à l'eau alors que l'onboarding était déjà parti.
Attention
le lien cesse aussitôt de marcher pour le destinataire, préviens-le à part.
31

Complete Onboarding

Action

Dans Zapier“Completes a sent or submitted onboarding, saving every client to the practice and pushing them to connected systems.”

Clôture un onboarding envoyé ou soumis : chaque client est enregistré dans le cabinet et poussé vers les systèmes connectés.

Quand l'utiliser
ta liste de contrôle marque le dossier comme revu et l'onboarding peut se fermer.
Attention
l'étape met fin à l'onboarding, place un filtre devant.
32

Create Onboarding

Action

Dans Zapier“Creates a client onboarding for one recipient and one or more clients, and optionally sends it.”

Monte un onboarding client pour un destinataire et un ou plusieurs clients, et peut l'envoyer aussitôt. Send Now sur Yes envoie l'invitation, No garde un brouillon.

Quand l'utiliser
un nouveau client signé doit recevoir son dossier d'entrée sans qu'un collaborateur ouvre OnboardMe.
Attention
l'envoi immédiat engage les coûts d'abonnement, de portefeuille, de contrôle d'identité, d'AML et de SMS.
33

Update Onboarding Details

Action

Dans Zapier“Updates the invitation email subject, email content or client group of an onboarding.”

Réécrit l'objet de l'e-mail d'invitation, son contenu ou le groupe client d'un onboarding.

Quand l'utiliser
ton outil d'e-mailing porte une formulation saisonnière qui doit remplacer le texte d'invitation par défaut.
Attention
un Staff Member est exigé, c'est l'auteur du changement.
34

Get Onboarding Documents (ZIP)

Action

Dans Zapier“Creates a ZIP file of every document uploaded for one client on an onboarding.”

Regroupe dans un fichier ZIP tous les documents déposés pour un client d'un onboarding.

Quand l'utiliser
l'archive de conformité veut un fichier par client.
Attention
le ZIP contient 200 fichiers ou 200 Mo au plus, et l'Onboarding Client ID vient de Find Onboarding ou de Find Onboarding Document.
35

Add Note to Onboarding

Action

Dans Zapier“Adds a note to an onboarding, optionally emailing the current recipient about it.”

Laisse une note de 4000 caractères au plus sur un onboarding. Notify Recipient sur Yes prévient aussi le destinataire en cours par e-mail.

Quand l'utiliser
une pièce réclamée via ton support doit parvenir à la personne qui remplit l'onboarding.
Attention
un Staff Member est exigé comme auteur de la note.
36

Pause Onboarding Reminders

Action

Dans Zapier“Pauses or resumes automatic reminders on an onboarding.”

Suspend ou relance les rappels automatiques d'un onboarding : Pause Reminders sur Yes les met en pause, sur No les reprend.

Quand l'utiliser
le client prévient l'équipe qu'il part en congé et les rappels ne feraient que l'agacer.
Attention
un Staff Member est exigé.
37

Update Client From Onboarding

Action

Dans Zapier“Copies the details collected for one onboarding client into the linked practice client and syncs connected systems.”

Reporte ce qu'un client a rempli pendant son onboarding sur la fiche client liée du cabinet, et synchronise les systèmes connectés.

Quand l'utiliser
les informations collectées doivent écraser une fiche client périmée.
Attention
le client de l'onboarding doit déjà être lié à un client du cabinet.
38

Send Onboarding to Recipient

Action

Dans Zapier“Sends (or resends) an onboarding to one specific recipient.”

Vise un seul destinataire d'un onboarding, pour lui envoyer ou lui renvoyer. La Recipient Key se reprend de Find Onboarding ou de Create Onboarding.

Quand l'utiliser
un seul des associés d'une société cliente traîne alors que les autres ont fini.
39

Reset Onboarding Reminders

Action

Dans Zapier“Restarts the reminder schedule on a sent onboarding (uses one onboarding request).”

Remet à zéro le calendrier de rappels d'un onboarding déjà envoyé.

Quand l'utiliser
un client réapparaît après un long silence et les rappels doivent repartir du début, sans recréer d'onboarding.
Attention
l'opération consomme une demande d'onboarding, à garder en tête si tu l'enchaînes souvent.
40

Send Onboarding

Action

Dans Zapier“Sends a draft onboarding to its first recipient, or sends it again to the current recipient if already sent.”

Envoie un onboarding en brouillon à son premier destinataire, ou le renvoie au destinataire en cours s'il est déjà parti.

Quand l'utiliser
les brouillons créés par Create Onboarding attendent un signal venu d'une autre app.
Attention
un Staff Member est exigé, c'est la personne qui agit.
41

Send Onboarding for Approval

Action

Dans Zapier“Sends a draft onboarding to a staff member for approval.”

Oriente un onboarding en brouillon vers un collaborateur pour validation, au lieu du client.

Quand l'utiliser
le cabinet veut qu'un associé relise chaque onboarding généré automatiquement.
Attention
si une étape Approve Onboarding valide ensuite, son Staff Member doit être le valideur de l'onboarding, pas n'importe quel collègue.
44

Approve Proposal

Action

Dans Zapier“Approves a proposal that is awaiting approval and sends it to the client.”

Donne la validation qu'attend une proposition, puis la transmet au client.

Quand l'utiliser
les associés valident depuis un tableau partagé dans une autre app, et le client ne doit pas attendre que quelqu'un se connecte.
Attention
le Staff Member mappé doit être le valideur de la proposition.
45

Cancel Proposal

Action

Dans Zapier“Cancels a proposal so the client's link stops working. Completed and renewed proposals cannot be cancelled.”

Annule une proposition : le lien du client ne fonctionne plus.

Quand l'utiliser
un devis expire selon tes propres règles de relance, et le lien déjà envoyé au client doit cesser de fonctionner en même temps.
Attention
une proposition terminée ou renouvelée ne s'annule pas.
46

Create Proposal

Action

Dans Zapier“Creates a proposal for an existing client from a list of services, without a template.”

Assemble une proposition pour un client existant à partir d'une liste de prestations, sans modèle. Nom, client, collaborateur et au moins une prestation sont requis.

Quand l'utiliser
ton fichier de chiffrage sait déjà quelles missions le client veut.
Attention
ne mets pas le nom du client dans Proposal Name, OnboardMe l'ajoute ; si l'envoi échoue, la proposition reste en brouillon.
47

Create Proposal From Template

Action

Dans Zapier“Creates a proposal for an existing client from one of your proposal templates.”

Part de l'un de tes modèles de proposition pour un client existant ; OnboardMe la nomme d'après le modèle et le client.

Quand l'utiliser
l'essentiel de tes missions suit quelques forfaits types.
Attention
le client doit avoir une adresse e-mail, et un envoi raté laisse la proposition en brouillon.
48

Update Proposal Details

Action

Dans Zapier“Updates the settings of a draft or sent proposal (name, dates, terms, email, approval and so on); blank fields are left unchanged.”

Ajuste les réglages d'une proposition en brouillon ou envoyée (nom, dates, conditions, e-mail, validation, etc.). Les champs vides restent tels quels.

Quand l'utiliser
une date de démarrage convenue par e-mail doit figurer avant la signature.
Attention
une proposition acceptée, terminée ou renouvelée ne se modifie plus.
49

Duplicate Proposal

Action

Dans Zapier“Creates a new draft proposal copying the services, prices, billing, jobs and clients of an existing proposal.”

Recopie prestations, prix, facturation, travaux et clients d'une proposition existante dans un nouveau brouillon. Send Immediately sur Yes envoie la copie une fois enregistrée.

Quand l'utiliser
la filiale d'un client veut exactement la même mission.
Attention
la copie reprend les clients de l'original, vérifie-les avant tout envoi.
50

Mark Proposal Accepted

Action

Dans Zapier“Records acceptance on the client's behalf (for example a signed paper copy) and runs the acceptance steps (billing, jobs, onboarding).”

Enregistre l'acceptation au nom du client, après un exemplaire papier signé par exemple, et lance les étapes d'acceptation : facturation, travaux, onboarding.

Quand l'utiliser
les signatures recueillies dans un autre outil de signature électronique doivent compter dans OnboardMe.
Attention
facturation, travaux et onboarding en découlent, mappe la bonne proposition.
51

Mark Proposal Completed

Action

Dans Zapier“Marks the work on a proposal complete and creates any bills set to be issued on completion.”

Déclare le travail d'une proposition terminé et crée les factures prévues à l'achèvement.

Quand l'utiliser
la dernière tâche de la mission se ferme dans ton outil de projet.
Attention
l'achèvement peut émettre des factures, teste d'abord sur une vraie proposition.
52

Get a Proposal PDF

Action

Dans Zapier“Gets a PDF of a proposal”

Sort le PDF d'une proposition à partir de sa Proposal Key, prêt à être classé ou partagé par l'étape suivante.

Quand l'utiliser
après New Proposal Accepted, pour archiver exactement ce que le client a signé.
Attention
le PDF seul ne va nulle part ; l'étape qui le range dans une autre app rend le Zap multi-étapes.
53

Reactivate Proposal

Action

Dans Zapier“Turns a declined proposal back into a draft so it can be edited and sent again.”

Ramène une proposition refusée en brouillon, pour la retoucher et la renvoyer.

Quand l'utiliser
un client qui avait dit non revient par ton formulaire de contact.
Attention
seules les propositions refusées sont concernées ; retouche le brouillon avec Update Proposal Details avant de le renvoyer.
54

Renew Proposal

Action

Dans Zapier“Creates a renewal of an existing proposal (same services, billing and jobs) and marks the original as Renewed.”

Crée un renouvellement avec les mêmes prestations, facturation et travaux, et passe l'original au statut Renewed.

Quand l'utiliser
ton outil de planning signale qu'une mission annuelle arrive à échéance.
Attention
l'original, passé au statut Renewed, ne peut plus être annulé ni modifié.
55

Reset Proposal Reminders

Action

Dans Zapier“Restarts the automatic reminder schedule so the client receives the reminders again.”

Repart du début du calendrier de rappels d'une proposition, pour que le client reçoive à nouveau les relances.

Quand l'utiliser
la proposition a été retouchée et mérite une nouvelle série de rappels.
Attention
un Staff Member est exigé, c'est la personne qui agit.
56

Send Proposal

Action

Dans Zapier“Sends a new proposal to the client (or to its approver when approval is required), or resends a proposal already sent.”

Fait partir une nouvelle proposition vers le client, ou vers son valideur quand une validation est requise, et peut aussi renvoyer une proposition déjà envoyée.

Quand l'utiliser
les brouillons partent une fois qu'un responsable coche une case dans ton outil de projet.
57

Update Proposal Services

Action

Dans Zapier“Changes, removes or adds service lines on a proposal; lines you do not mention are left unchanged.”

Modifie, retire ou ajoute des lignes de prestation ; les lignes non citées ne bougent pas. Remove Line sur Yes supprime la ligne et ses sous-prestations.

Quand l'utiliser
un client veut ajouter la tenue comptable à une proposition fiscale pas encore signée.
Attention
sans effet sur une proposition acceptée, terminée ou renouvelée.
58

Get Statement PDF

Action

Dans Zapier“Gets the PDF of a client statement (the emailed copy for sent statements).”

Obtient le PDF d'un relevé client ; pour un relevé envoyé, c'est la copie partie par e-mail.

Quand l'utiliser
les relevés envoyés doivent rejoindre le dossier du client dans ta GED, sans téléchargement à la main.
Attention
le Statement ID vient de Find Statement.
59

Add User

Action

Dans Zapier“Adds a staff user to your practice and sends them an invite email.”

Invite un collaborateur dans ton cabinet par e-mail, à partir de son prénom, son nom et son adresse.

Quand l'utiliser
ton outil RH enregistre une arrivée et l'accès OnboardMe doit suivre.
Attention
si l'adresse a déjà un compte OnboardMe, ce compte rejoint ton cabinet avec ses propres nom, mobile et réglages 2FA.
60

Deactivate User

Action

Dans Zapier“Deactivates a staff user in your practice (they can be reactivated with Update User).”

Désactive un collaborateur du cabinet ; Update User pourra le réactiver plus tard.

Quand l'utiliser
un départ enregistré dans ton outil RH doit fermer l'accès OnboardMe le jour même.
Attention
impossible sur les propriétaires, les rôles au-dessus du tien et ton propre compte.
61

Assign Users to Office

Action

Dans Zapier“Adds one or more staff users to an office, or removes them from their office.”

Place un ou plusieurs collaborateurs dans un bureau, ou les en retire quand Remove From Office vaut Yes.

Quand l'utiliser
toute une équipe part rejoindre une nouvelle antenne, et la liste des noms vient de ton outil RH.
Attention
une étape traite 100 utilisateurs au plus.
62

Update User

Action

Dans Zapier“Updates a staff user’s name, mobile, role, office, meeting link or active status.”

Met à jour le nom, le mobile, le rôle, le bureau, le lien de rendez-vous ou le statut actif d'un collaborateur. Deactivated sur No réactive quelqu'un, vide ne change rien.

Quand l'utiliser
une promotion saisie dans ton outil RH doit changer le rôle dans OnboardMe.
Recherches

Recherches OnboardMe : retrouver avant d'agir

19 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans OnboardMe, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un élément déjà présent dans OnboardMe et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches se trouvent en bas de la liste Action event, sous SEARCH, et certains champs proposent + Add search step pour en insérer une juste avant. Valeur exacte ou approchante : c'est OnboardMe qui en décide, pas Zapier.

1

Find Bill

Recherche

Dans Zapier“Finds a bill (invoice) by ID, or by search text and status within a bill-date range.”

Retrouve une facture, par son ID ou par texte et statut dans une plage de dates de facture, et la transmet.

Quand l'utiliser
un virement apparaît dans ton outil bancaire et le Zap doit retrouver la facture correspondante avant d'y ajouter une note ou de la renvoyer.
2

List Clients

Recherche

Dans Zapier“Gets a list of clients.”

Renvoie une liste des clients du cabinet. Plusieurs actions client la désignent comme source de la Client Key.

Quand l'utiliser
le Zap part d'une autre app et a besoin d'une clé client avant une proposition ou un contrôle AML.
Attention
avec plusieurs résultats, c'est le réglage des résultats multiples qui tranche.
3

Find Client by Key

Recherche

Dans Zapier“Finds a client by its client key and returns full details, including addresses, custom fields and ID verification.”

Lit un client en entier à partir de sa clé : adresses, champs personnalisés et vérification d'identité reviennent aussi.

Quand l'utiliser
tu as déjà la clé et il te faut l'adresse postale pour un courrier généré ailleurs.
Attention
la Client Key est obligatoire pour cette recherche.
4

Find Client Integration Links

Recherche

Dans Zapier“Finds the IDs a client is linked to in connected systems such as XPM, FYI, Karbon, GreatSoft, QuickBooks, FreeAgent and BGL.”

Révèle les identifiants auxquels un client est relié dans les systèmes connectés, comme XPM, FYI, Karbon, GreatSoft, QuickBooks, FreeAgent et BGL.

Quand l'utiliser
l'étape suivante doit mettre à jour le même client dans ton logiciel comptable et a besoin de son identifiant là-bas.
5

Find Client Contact

Recherche

Dans Zapier“Finds a contact person on a client, optionally matching by email or name (primary contacts first).”

Repère un interlocuteur sur un client, éventuellement par e-mail ou par nom, contacts principaux en tête.

Quand l'utiliser
avant Update Client Contact, pour obtenir le Client Contact ID.
Attention
les contacts supprimés restent dehors sans Include Deleted Contacts ; Primary Contact Only ne garde que le principal.
6

Find Deal

Recherche

Dans Zapier“Finds a deal by ID, name, client, group, status or source.”

Débusque une affaire par ID, nom, client, groupe, statut ou source.

Quand l'utiliser
ton CRM change une étape et Update Deal a besoin de l'affaire OnboardMe correspondante.
Attention
les affaires perdues sont écartées sauf si Include Lost Deals vaut Yes.
7

Find eForm

Recherche

Dans Zapier“Finds an eForm by key, or the newest eForm matching a client, search text or status.”

Va chercher un eForm par clé, ou le plus récent qui correspond à un client, un texte ou un statut.

Quand l'utiliser
le client redemande le formulaire et Resend eForm a besoin de sa clé.
Attention
les eForms annulés sont ignorés sans Include Cancelled.
8

Find Client Group

Recherche

Dans Zapier“Finds a client group by name or group code.”

Identifie un groupe de clients par nom ou par code. Include Members renvoie aussi ses clients, avec clé, nom et e-mail.

Quand l'utiliser
une famille ou un groupe de sociétés doit recevoir la même affaire.
Attention
les groupes inactifs demandent Include Inactive Groups.
9

Find Lead

Recherche

Dans Zapier“Finds a lead by lead key, or by name, email, status or source.”

Cherche les prospects par clé, ou par nom, e-mail, statut ou source.

Quand l'utiliser
un prospect déjà connu réécrit, et le Zap doit annoter sa fiche plutôt qu'en ouvrir une seconde.
Attention
les prospects au statut Lost sont exclus sauf si Include Lost Leads vaut Yes.
10

Find Office

Recherche

Dans Zapier“Finds an office in your practice by ID, name or code.”

Désigne un bureau du cabinet par ID, nom ou code.

Quand l'utiliser
avant Create Office pour éviter un doublon de nom, ou avant Assign Users to Office.
Attention
les bureaux inactifs n'apparaissent qu'avec Include Inactive Offices activé, sinon la recherche les ignore.
11

Find Onboarding Document

Recherche

Dans Zapier“Finds a requested or uploaded document on an onboarding, with its upload status.”

Contrôle un document demandé ou déposé sur un onboarding et donne son état de dépôt. Uploaded Only ne garde que les documents qui ont vraiment un fichier.

Quand l'utiliser
l'équipe veut un message seulement quand le justificatif de domicile est arrivé.
12

Find Onboarding

Recherche

Dans Zapier“Finds an onboarding by key, or the first match for search text, status or assigned user.”

Ressort un onboarding par clé, ou la première correspondance sur texte, statut ou collaborateur assigné.

Quand l'utiliser
la plupart des actions d'onboarding veulent une Onboarding Key, et c'est ici qu'on la prend d'habitude.
Attention
Exclude Completed masque les onboardings terminés.
13

Find Outstanding Invoices

Recherche

Dans Zapier“Finds unpaid and part-paid bills, most overdue first (needs a finance-role API key).”

Liste les factures impayées et partiellement payées, les plus en retard d'abord. Overdue Only ne garde que celles dont l'échéance est passée.

Quand l'utiliser
juste avant Send Payment Reminder ou Add Debtor Note to Bill.
Attention
elle ne répond qu'à une connexion dotée d'un rôle finance.
14

Find Payment

Recherche

Dans Zapier“Finds a payment received against a bill, by ID or by client, search text and date range.”

Recherche un paiement reçu sur une facture, par ID ou par client, texte et plage de dates.

Quand l'utiliser
un client assure avoir payé et ton outil de support doit afficher la preuve.
Attention
resserre la plage de dates, sinon c'est le réglage des résultats multiples qui choisit le paiement transmis.
15

Find Proposal

Recherche

Dans Zapier“Finds a proposal by key, or by client, status, text or last-updated date.”

Rapatrie une proposition par clé, ou par client, statut, texte ou date de dernière mise à jour.

Quand l'utiliser
un Zap lancé par une autre app doit envoyer, valider ou modifier une proposition et a d'abord besoin de sa clé.
Attention
Exclude Completed laisse de côté les propositions terminées.
16

Find Proposal Pricing

Recherche

Dans Zapier“Finds a proposal's service lines and prices, invoices, recurring billing and XPM/FYI jobs.”

Détaille les lignes de prestation et les prix d'une proposition, ses factures, sa facturation récurrente et ses travaux XPM ou FYI.

Quand l'utiliser
juste après New Proposal Accepted, pour verser les honoraires convenus dans un tableau de suivi.
Attention
la Proposal Key vient de Find Proposal ou d'un déclencheur de proposition.
17

Find Recurring Billing Schedule

Recherche

Dans Zapier“Finds a recurring billing schedule by ID or search text.”

Atteint un échéancier de facturation récurrente par son ID ou par texte.

Quand l'utiliser
un changement de contrat saisi ailleurs doit être confronté à l'échéancier qui facture le client.
Attention
seuls l'ID ou un texte permettent de le retrouver, garde l'un des deux dans l'app de départ.
18

Find Statement

Recherche

Dans Zapier“Finds a sent client statement by ID, or the client's most recent sent statement.”

Obtient un relevé client envoyé par son ID, ou le dernier relevé envoyé au client.

Quand l'utiliser
juste avant Get Statement PDF, qui réclame le Statement ID, ou pour vérifier ce que le client a reçu en dernier.
Attention
seuls les relevés déjà envoyés reviennent.
19

Find User

Recherche

Dans Zapier“Finds a staff user in your practice by user key, email or name.”

Retrouve un collaborateur du cabinet par clé utilisateur, e-mail ou nom.

Quand l'utiliser
avant Update User ou Deactivate User, quand ton outil RH ne connaît que l'e-mail de la personne.
Attention
si deux collègues portent le même nom, le réglage des résultats multiples décide lequel passe.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et les étapes qui en dépendaient sont sautées. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». Aucune recherche OnboardMe ne propose cette variante : un élément manquant se crée par une action séparée.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou les transmettre tous d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap OnboardMe casse

La plupart des Zaps en panne cassent pour des raisons qui ne tiennent pas à OnboardMe lui-même.

Zapier ne rattache aucun article d'aide à OnboardMe et aucune limite de débit n'est documentée pour cette app : les cas ci-dessous sont les cas généraux qui touchent tout Zap OnboardMe. Pour un Zap qui déraille déjà, voir Dépannage Zapier.

  • L'historique ne remonte jamais

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les propositions acceptées ou les eForms envoyés avant ne sont jamais repris ; rapatrier cet historique est un chantier à part.

  • Le Zap qui se relance tout seul

    Un Zap qui écrit à l'endroit même que surveille son déclencheur se relance encore et encore, et dévore ton quota de tâches très vite.

  • Un gros lot retenu

    Après un import massif ou une migration, un déclencheur peut renvoyer d'un coup un énorme lot, et la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.

  • Un filtre qui ne passe jamais

    Les règles de filtre sont typées : une règle texte ne marche que sur du texte, une règle nombre que sur des nombres. Mauvais choix, et rien ne passe.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser OnboardMe avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

OnboardMe et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration OnboardMe Zapier est-elle gratuite ?
Oui, OnboardMe fonctionne sur le plan gratuit de Zapier, car elle n'est pas réservée aux plans payants. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap se limite à deux étapes : un déclencheur et une action. New Proposal Accepted suivi de Get a Proposal PDF passe donc. Ajoute une recherche comme Find Proposal Pricing, un filtre ou une seconde action, et le Zap devient multi-étapes : il faut alors un plan payant. Aucun prix ici, les grilles de Zapier bougent trop souvent.
02Combien de tâches consomme un Zap OnboardMe ?
Une tâche par action menée à bien, rien pour le déclencheur. Si ton CRM lance le Zap, que Create Lead ouvre le prospect puis qu'Add Note to Lead y ajoute une note, cela fait deux tâches quand les deux actions réussissent. Une action qui échoue n'est pas décomptée, et Zapier ne facture pas non plus la surveillance des nouveaux événements. Quelques apps et actions prennent plus d'une tâche : compte les actions d'un Zap avant de le publier et multiplie par le nombre de propositions ou d'eForms que tu attends.
03L'intégration OnboardMe Zapier est-elle en temps réel ?
Oui pour les deux déclencheurs. New eForm Submitted et New Proposal Accepted sont instantanés : OnboardMe prévient Zapier sur le moment, et le Zap démarre aussitôt, quel que soit ton plan. Les intervalles d'interrogation de la grille, 15 minutes sur Free, ne s'appliquent pas à eux. Un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair dans l'éditeur. Un Zap lancé par une autre app suit le type de déclencheur de cette app-là.
04Que faut-il pour connecter OnboardMe à Zapier ?
Un compte OnboardMe, et un accès en lecture ou en écriture sur ce qui ne t'appartient pas mais que le Zap doit toucher. Ensuite, ouvre la page Apps de ton compte Zapier, clique sur + Add connection, cherche OnboardMe, clique sur Add connection, identifie-toi dans l'onglet qui s'ouvre et accorde l'accès à Zapier. La connexion est enregistrée une fois et réutilisée par toutes les étapes OnboardMe. Pour les actions de portail de paiement, ton cabinet doit en plus encaisser via Pinch, Stripe ou Apxium.
05Pourquoi Approve Proposal ou Approve Onboarding ne passe pas ?
Le plus souvent à cause du champ Staff Member. Les deux actions l'exigent, et le collaborateur mappé doit être le valideur de cette proposition ou de cet onboarding, pas n'importe quel collègue. Approve Onboarding ne vise en outre qu'un onboarding au statut Ready for Approval, et Approve Proposal qu'une proposition en attente de validation. Reprends la clé depuis Find Proposal, Find Onboarding ou l'étape de création correspondante, mappe le valideur, puis teste l'étape sur un vrai dossier avant de publier.
06Et si l'opération OnboardMe dont tu as besoin n'existe pas ?
Regarde d'abord du côté des recherches : Zapier les range en bas de la liste Action event, sous SEARCH, et beaucoup de besoins se couvrent en associant une recherche et une action, par exemple Find Lead puis Add Note to Lead. Si rien ne convient parmi les 62 actions et les 19 recherches, Zapier ne sait pas le faire pour OnboardMe aujourd'hui : l'étape reste manuelle ou passe par un autre outil. Côté déclencheurs, seuls deux événements existent : un eForm envoyé et une proposition acceptée.
07Zapier, Make ou n8n pour OnboardMe ?
Tranche selon tes critères plutôt que sur un classement. Sur Zapier, OnboardMe offre 2 déclencheurs instantanés, 62 actions et 19 recherches, et tourne sur le plan gratuit tant que chaque Zap reste à un déclencheur et une action. Si tes scénarios enchaînent recherches, filtres et plusieurs actions, tu seras sur un plan payant : compare donc ce que chaque outil facture pour des scénarios à plusieurs étapes. Vérifie aussi que l'outil envisagé sait démarrer sur une proposition acceptée ou un eForm envoyé, ce sont les événements qui comptent ici.
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