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Intégration Openum by Lleida.net ZapierAutomatiser Openum by Lleida.net avec Zapier.

L'intégration Openum by Lleida.net Zapier propose 1 action, 0 déclencheur et 0 recherche. Start Openum Signature prend un PDF venu d'une autre app et ouvre un processus d'envoi vers ses destinataires. Le départ du Zap vient d'ailleurs.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration Openum by Lleida.net Zapier

Openum by Lleida.net est un service en ligne d'envoi de documents en recommandé, avec une valeur juridique. Dans Zapier, il devient une étape : ton automatisation lui passe un PDF, un nom de fichier et une référence, et Openum lance l'envoi aux destinataires. L'événement de départ vient forcément d'une autre app.

Trois résultats reviennent, tous construits sur la même étape Start Openum Signature. Un devis envoyé à sa réception : le PDF arrive en pièce jointe dans une boîte dédiée et part chez le client sans que personne n'ouvre Openum. Une mise en demeure depuis ton CRM : un dossier passe à une étape donnée, le PDF généré part avec le numéro du dossier comme référence. Un lot de documents traçables : chaque PDF produit par ton outil documentaire sort avec sa propre référence, facile à retrouver ensuite dans Openum.

Le champ de référence mérite ton attention. Openum s'en sert comme identifiant unique de chaque envoi : alimente-le avec une valeur qui change à chaque fois (numéro de contrat, identifiant du dossier, identifiant du fichier), jamais avec un texte fixe.

Ce que Zapier ne fait pas avec Openum. Aucun déclencheur : un Zap ne peut pas réagir à un envoi ouvert, accepté ou terminé. Aucune étape de recherche : impossible de consulter le statut d'un envoi passé. Les données vont dans un seul sens, vers Openum. Et l'action n'accepte que des PDF.

Pour prendre du recul sur l'outil, il y a notre avis Zapier et le comparatif Make vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier, sans jargon

Huit mots que tu croiseras dans l'éditeur. Expliqués ici une fois, ils reviennent ensuite sans rappel.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Avec Openum, il vient toujours d'une autre app, comme un nouvel e-mail.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place. Start Openum Signature en est une.
Tâche
L'unité que facture Zapier. Chaque action que ton Zap mène à bien compte pour une tâche de ton forfait.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app au moment même de l'événement.
Filtre
Une étape qui laisse passer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app pour le passer aux suivantes. Openum n'en a pas dans Zapier.
Connexion
Ton compte Openum relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape Openum de tous tes Zaps.
Coût

Ce que coûte vraiment un envoi Openum

Zapier facture des tâches, et seules les actions réussies comptent.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
  • Start Openum Signature1 tâche par exécution réussie
  • Déclencheur et vérificationsJamais facturés
  • Plans payants exigésNon

Le déclencheur de l'autre app ne coûte rien, pas plus que les vérifications de Zapier. Chaque Start Openum Signature qui aboutit vaut une tâche ; un échec n'est pas décompté. Ajoute une étape derrière, un message à l'équipe par exemple, et elle compte aussi. Openum n'est pas réservée aux plans payants : le plan gratuit suffit, avec 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes. Un filtre, une recherche ou une seconde action rendent le Zap multi-étapes, donc payant.

Connexion

Connecter Openum by Lleida.net à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page des apps

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte. Il te faut un compte Openum, et des droits sur les documents ou dossiers qui ne t'appartiennent pas mais que le Zap doit utiliser.

  2. 02

    Ajoute Openum

    Clique sur + Add connection, tape Openum by Lleida.net dans la recherche de la fenêtre et sélectionne-le. Valide avec Add connection pour lancer l'identification.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Un onglet s'ouvre sur Openum : connecte-toi et accorde l'accès à Zapier. La connexion apparaît ensuite dans ta liste, prête pour chaque Zap qui envoie via Openum.

Premier Zap

Ton premier Zap : les PDF reçus par e-mail envoyés via Openum

ObjectifChaque pièce jointe PDF reçue sur une adresse dédiée part en envoi Openum, à condition d'être vraiment un PDF.

  1. 01

    Pose l'événement de départ

    Crée un Zap et choisis l'app et l'événement qui le lancent, ici une nouvelle pièce jointe. Le test remonte les trois éléments les plus récents pour travailler sur un vrai.

  2. 02

    Ajoute un filtre

    Ajoute une étape Filter : le champ à regarder, la règle, la valeur. Une règle de texte ne marche que sur du texte. Avec ce filtre, le Zap devient multi-étapes et payant.

  3. 03

    Ajoute Start Openum Signature

    Choisis Openum by Lleida.net comme action, puis Start Openum Signature et ta connexion. Relie le fichier et son nom à ceux de la pièce jointe.

  4. 04

    Donne une référence unique

    Pour la référence de l'envoi, prends une valeur qui change à chaque pièce jointe. Openum l'utilise comme identifiant unique : un texte fixe donnerait la même référence partout.

  5. 05

    Teste puis publie

    Lance chaque étape une fois et lis ce qui revient avant d'aller plus loin. Quand l'envoi de test te convient, publie le Zap pour l'allumer.

Actions

L'action Openum by Lleida.net dans Zapier

Openum by Lleida.net te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Start Openum Signature

Action

Dans Zapier“Initiates a delivery process with the recipient/ies, to deliver the supplied document”

Ouvre un processus d'envoi Openum pour le PDF que tu fournis : le document part vers ses destinataires par Openum, avec ta référence attachée.

Quand l'utiliser
un cabinet comptable veut que chaque lettre de mission, exportée en PDF, parte au client sans ressaisie.
Attention
le fichier doit être un PDF et la référence unique, donc alimente les deux depuis l'étape précédente au lieu de les taper.
Quand ça casse

Quand un Zap Openum casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Openum by Lleida.net : voici les pièges généraux de tout Zap construit autour de cette action.

La plupart des échecs commencent une étape plus tôt, avec le fichier qui arrive. Pour une vérification méthodique, la page Dépannage Zapier passe en revue les causes habituelles.

  • Les anciens documents ne partent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son allumage. Les pièces jointes déjà reçues ne partiront pas via Openum ; reprendre l'existant, c'est un autre chantier.

  • Une boucle par ta messagerie

    Si une étape plus loin renvoie le PDF vers la boîte que surveille le déclencheur, le Zap repart sur sa propre sortie, en boucle, et vide tes tâches.

  • Un afflux de fichiers est retenu

    Un gros lot de documents arrivé d'un coup peut faire renvoyer un très grand ensemble au déclencheur. La protection de Zapier contre les afflux peut le retenir.

  • Pas d'envoi en double

    Sur un déclencheur par interrogation, Zapier garde en mémoire ce qu'il a déjà vu : le même fichier ne relance pas un second envoi.
Besoin d'aide

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FAQ

Intégration Openum by Lleida.net Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Openum by Lleida.net Zapier est-elle gratuite ?
Oui, côté Zapier. Openum by Lleida.net n'est pas réservée aux plans payants, elle marche dès le plan gratuit. Ce plan donne 100 tâches par mois et ne monte que des Zaps de deux étapes : un déclencheur venu d'une autre app, puis Start Openum Signature. Un filtre, par exemple pour ne garder que les PDF, ou une seconde action rendent le Zap multi-étapes, et il faut alors un plan payant. Les vérifications de Zapier sur l'app de départ ne coûtent jamais de tâche.
02Combien de tâches consomme un envoi Openum ?
Une par exécution réussie. Chaque fois que Start Openum Signature aboutit, Zapier compte une tâche. Le déclencheur qui lance le Zap est gratuit, comme les vérifications de Zapier pour trouver du nouveau. Une exécution qui échoue n'est pas décomptée. Si tu ajoutes une autre action après Openum, un message à l'équipe par exemple, chaque action réussie compte à part : deux tâches par document. Dimensionne ton plan sur le nombre de documents à envoyer chaque mois.
03Openum by Lleida.net fonctionne-t-il en temps réel avec Zapier ?
Tout dépend de l'app qui lance le Zap, puisqu'Openum n'a pas de déclencheur. Si cette app a un déclencheur instantané, elle prévient Zapier aussitôt et l'intervalle du plan ne s'applique pas. Si c'est un déclencheur par interrogation, Zapier vérifie à intervalle fixe : 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et Enterprise. Une fois le Zap lancé, Start Openum Signature tourne comme étape suivante : le délai à surveiller est celui du déclencheur.
04Que faut-il pour connecter Openum by Lleida.net à Zapier ?
Un compte Openum, et des droits sur les documents ou dossiers qui ne t'appartiennent pas mais que le Zap doit utiliser. Depuis la page Apps de Zapier, clique sur + Add connection, cherche Openum by Lleida.net, valide avec Add connection, puis connecte-toi à Openum dans l'onglet ouvert et accorde l'accès. La connexion est enregistrée une fois et chaque Zap qui envoie via Openum la réutilise, sans rien refaire pour la prochaine automatisation.
05Pourquoi Start Openum Signature refuse-t-il le fichier ?
Commence par la règle du PDF. File name et File to send doivent tous deux désigner un PDF, et la référence de l'envoi est obligatoire elle aussi. Si l'app de départ produit des fichiers Word ou des images, l'étape n'a rien de valable à envoyer. Convertis le document en amont, ou ajoute un filtre qui ne laisse passer que les PDF, en sachant qu'un filtre rend le Zap multi-étapes. Vérifie ensuite que la référence est bien remplie.
06Et si l'opération Openum dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors cette intégration ne la propose pas aujourd'hui. Zapier affiche une seule opération visible pour Openum by Lleida.net : Start Openum Signature. Aucun déclencheur pour réagir à un envoi terminé, aucune recherche pour lire son statut. Si tu as besoin de cette information dans un autre outil, le Zap ne sait pas aller la chercher ; le suivi se fait dans Openum. Vérifie la page de l'app sur Zapier avant de concevoir un flux, c'est exactement ce que l'éditeur propose.
07Zapier, Make ou n8n pour Openum by Lleida.net ?
Tranche sur des critères, pas sur un classement. Dans Zapier, Openum ne fait que recevoir des documents, via une seule action, et un Zap de deux étapes tient dans le plan gratuit. Pose-toi ces questions : dois-tu seulement envoyer des PDF, ou aussi réagir quand un envoi se termine ? Combien de documents par mois, et combien d'étapes par document ? Tes fichiers arrivent-ils déjà en PDF, ou faut-il une conversion avant ? Compare ensuite chaque outil sur ces mêmes points.
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