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Intégration Papersign ZapierAutomatiser Papersign avec Zapier.

L'intégration Papersign Zapier réunit 13 déclencheurs, 5 actions et 3 recherches : réagir à l'instant où un document est envoyé, ouvert, signé ou refusé, puis le classer, le dupliquer ou prévenir la bonne personne, sans surveiller tes signatures toute la journée.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Papersign avec Zapier

Papersign est une plateforme de signature électronique : tu envoies des documents, tes interlocuteurs les signent en ligne. Branchée sur Zapier, chaque étape du parcours de signature, de l'envoi à la dernière signature, peut lancer une automatisation, et celle-ci peut envoyer, dupliquer, déplacer ou annuler des documents et créer des dossiers dans Papersign.

Trois résultats qui justifient la mise en place. Une compta qui voit ce qui est en attente : Document Sent ajoute une ligne dans un tableau à chaque contrat qui part en signature. Des signataires déjà connus du CRM : Signer Nominated crée le contact avant même que la personne reçoive le document. Des contrats périmés retirés à temps : quand une affaire passe en perdue dans le CRM, Cancel Document annule le contrat qui attendait encore une signature.

Les 13 déclencheurs sont instantanés : Papersign prévient Zapier lui-même, et le plan gratuit réagit aussi vite que le plus cher. C'est la meilleure nouvelle de cette page.

Ce que Zapier ne fait pas ici. Aucune action ne supprime un document ni n'en rédige un de zéro : Send Document envoie un document qui existe déjà. Aucune recherche ne retrouve un signataire. Et un Zap ne regarde jamais en arrière : les documents signés avant sa mise en route restent de côté.

Pour juger l'outil lui-même, il y a l'Avis Zapier et le Make vs Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier, sans jargon

Huit mots qui reviennent dans l'éditeur. Chacun est expliqué ici une fois, puis repris tel quel dans la suite de la page.

Zap
L'automatisation que tu construis sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
Déclencheur
L'événement qui lance le Zap, par exemple un document signé dans Papersign. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi, comme ranger un document.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Ton plan t'en accorde un nombre fixe.
Instantané ou interrogation
Un déclencheur instantané est signalé par l'app sur le moment ; un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent, un document, un dossier ou un espace, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Connexion
Ton compte Papersign relié à Zapier une fois, puis réutilisé par chaque étape et chaque Zap qui en ont besoin.
Coût

Ce que coûte vraiment un Zap Papersign

Zapier facture des tâches, et seules les actions réussies en produisent. Aucun des 13 déclencheurs de Papersign ne coûte quoi que ce soit, quel que soit le nombre de documents qui circulent.

  • Tâches du plan gratuit100 par mois
  • Étapes du plan gratuit2 (un déclencheur, une action)
  • Réservée aux plans payantsNon, marche en gratuit
  • Vitesse des déclencheursInstantanés, les 13, sur tous les plans

Chaque action réussie compte une fois : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action, et une action en échec ne compte pas. Papersign n'est pas réservée aux plans payants : le gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes. Comme tous les déclencheurs sont instantanés, la grille d'intervalle ci-dessous ne te ralentit pas. Ce qui limite, c'est la forme : un filtre, une deuxième action ou une recherche comme Find Folder rendent le Zap multi-étapes, donc payant.

Connexion

Connecter ton compte Papersign en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page des apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte Papersign, plus des droits de lecture ou d'écriture sur les documents et dossiers qui ne sont pas les tiens mais que le Zap doit manipuler.

  2. 02

    Choisis Papersign

    Tape Papersign dans le champ de recherche de la fenêtre, sélectionne l'app dans les résultats, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran de connexion de Papersign.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi avec tes accès Papersign et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée : chaque étape qui utilise Papersign la reprend ensuite sans rien redemander.

Premier Zap

Ton premier Zap : ranger chaque contrat signé dans le dossier du client

ObjectifQuand tous les signataires ont signé, le document arrive dans le dossier du client, créé s'il manque.

  1. 01

    Construire : le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Papersign et Document Completed, sélectionne ta connexion, puis indique le Folder et le Folder Scope à surveiller. Les deux sont obligatoires.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte connecté. Tu construis la suite sur un vrai document signé, pas sur une fiche vide.

  3. 03

    Retrouver le dossier client

    Ajoute Find Folder et place le nom de dossier voulu. Coche l'option qui le crée s'il n'existe pas encore. Cette recherche rend le Zap multi-étapes : il faut un plan payant.

  4. 04

    Déplacer le document

    Ajoute Move Document. Place le document issu du déclencheur, et le dossier trouvé par la recherche dans le champ Move To. Les deux sont obligatoires.

  5. 05

    Tester puis publier

    Teste chaque étape une fois et vérifie que le document a bien changé de dossier dans Papersign. Ensuite, publie le Zap pour l'allumer sur tous les contrats à venir.

Déclencheurs

Les déclencheurs Papersign

13 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Papersign, et 13 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

All Actions

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when any document or signer action occurs.”

Le filet le plus large de la liste : il lance ton Zap sur n'importe quel événement, côté document comme côté signataire. Envoi, ouverture, signature, expiration, tout y passe.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tu tiens un journal complet de l'activité d'un dossier dans un tableur, une ligne par événement, sans trou.
Attention
chaque événement devient une exécution, et chaque exécution qui atteint une action coûte une tâche ; prends un déclencheur plus étroit si un seul moment t'intéresse.
2

All Document Actions

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when any document action occurs.”

Couvre tout ce qui arrive au document lui-même, en laissant de côté les gestes des signataires. Un seul Zap attrape un envoi, une signature complète, une expiration, un refus ou une annulation.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
ton CRM garde un statut par contrat et doit refléter chaque changement d'état, quel qu'il soit.
Attention
trier selon le type d'événement demande un filtre, donc un Zap multi-étapes payant ; en gratuit, plusieurs Zaps sur les déclencheurs précis font le même travail.
3

Document Cancelled

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a document is cancelled.”

Part quand quelqu'un annule un document qui attendait des signatures. C'est le signe qu'une affaire a été retirée, ou qu'une version corrigée arrive.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le chargé de compte doit apprendre le retrait d'un devis ou d'un contrat avant que le client n'appelle pour demander.
Attention
Cancel Document dans un autre Zap produit aussi cet événement ; un Zap qui annule et écoute le même dossier peut s'enchaîner sur lui-même.
4

Document Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a document is completed (all signers signed).”

Attend la dernière signature : l'événement n'arrive qu'une fois que tous les signataires du document ont signé. Une progression partielle ne le déclenche jamais.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un contrat signé doit ouvrir la suite aussitôt, un e-mail d'accueil, une facture, un projet dans ton outil de gestion.
Attention
un document signé par deux personnes sur trois n'atteint jamais ce déclencheur ; prends Signer Signed si chaque signature compte en soi.
5

Document Expired

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a document is expired.”

Repère les documents arrivés à échéance sans avoir été terminés. Sans lui, ils dorment dans Papersign ; avec lui, quelqu'un est prévenu.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un commercial reçoit une tâche dans le CRM pour rappeler le client et renvoyer un exemplaire neuf.
Attention
le Zap ne voit que les documents qui expirent après sa mise en route ; les anciens dossiers échus demandent un nettoyage à part.
6

Document Rejected

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a document is rejected.”

Signale qu'un document a été refusé au lieu d'être signé. C'est l'événement qui coûte le plus cher quand on le rate, surtout dans une boîte mail chargée.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une proposition commerciale ou une promesse d'embauche refusée revient tout de suite vers son auteur, par messagerie ou par e-mail.
Attention
comme tous les déclencheurs Papersign, il n'écoute que le Folder et le Folder Scope choisis ; un refus dans un autre dossier n'atteint jamais ce Zap.
7

Document Sent

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a document is sent.”

Démarre un Zap à l'instant où un document part en signature. C'est le top départ : le papier quitte tes mains et passe dans celles du client.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
tu suis chaque contrat sortant dans un tableau, pour que la compta voie ce qui est en attente sans relancer l'équipe commerciale.
Attention
Send Document dans un autre Zap provoque aussi cet événement ; méfie-toi d'un Zap qui envoie dans le dossier qu'il écoute.
8

All Signer Actions

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when any signer actions occurs.”

Regroupe tous les gestes des signataires en un seul déclencheur : désignation, notification, ouverture, consentement, signature. Les événements propres au document restent dehors.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
la fiche affaire de ton CRM affiche une chronologie de ce qu'a fait chaque personne présente sur le contrat.
Attention
un document à plusieurs signataires produit beaucoup d'événements, et chacun coûte une tâche dès qu'une action aboutit ; resserre si le volume grimpe.
9

Signer Consent Accepted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a signer accepts a consent on a document.”

Réagit quand un signataire accepte un consentement joint à un document. Il marque le moment de l'accord, distinct de la signature elle-même.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un service RH ou conformité tient son propre registre des consentements et veut chacun consigné sans recopie.
Attention
l'événement n'existe que sur les documents qui portent un consentement ; sur les autres, le Zap ne démarrera tout simplement jamais.
10

Signer Nominated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a signer is nominated.”

Se déclenche quand une personne est désignée comme signataire d'un document. C'est la liste des invités qui s'écrit, avant que l'invitation ne parte.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un nouveau signataire doit exister comme contact dans ton CRM avant même de recevoir le document.
Attention
être désigné n'est pas être prévenu ; si l'étape suivante suppose que la personne a reçu le document, prends Signer Notified.
11

Signer Notified

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a signer is notified.”

T'indique que Papersign a averti un signataire qu'un document l'attend. À partir de là, la balle est dans son camp.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un chargé de clientèle envoie un mot personnel en parallèle de la notification officielle, pour chauffer la signature.
Attention
la personne est prévenue, pas convaincue ; associe-le à Signer Viewed si ta relance dépend de l'ouverture du document.
12

Signer Signed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a signer signs a document.”

Chaque signature individuelle lance ce déclencheur, sans attendre les autres. Sur un document à trois signataires, il part trois fois.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
le contre-signataire interne est alerté au moment où le client a signé, pour que le contrat n'attende pas de ton côté.
Attention
si seul le fichier entièrement signé t'intéresse, Document Completed est le bon déclencheur ; celui-ci tournerait une fois par signataire.
13

Signer Viewed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a signer views a document.”

Te prévient qu'un signataire a ouvert le document. C'est ce qui ressemble le plus à un accusé de lecture dans le parcours de signature.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un commercial veut appeler pendant que le client a le contrat sous les yeux, pas plus tard.
Attention
ouvrir n'est pas accepter ; garde les bonnes nouvelles pour Signer Signed ou Document Completed.
Actions

Les actions Papersign

Papersign te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Cancel Document

Action

Dans Zapier“Cancel a document sent document.”

Annule un document déjà parti en signature. Seul le document est obligatoire.

Quand l'utiliser
une affaire passe en perdue dans ton CRM, et le contrat qui attend encore dans Papersign doit cesser d'être valable.
Attention
elle provoque à son tour Document Cancelled, que d'autres Zaps écoutent peut-être.
2

Copy Document

Action

Dans Zapier“Copies a document.”

Duplique un document vers un autre dossier. Tu choisis le document et la destination Copy To, tous deux obligatoires.

Quand l'utiliser
après un refus ou une expiration, un exemplaire propre attend le commercial, prêt à être ajusté et renvoyé.
Attention
la copie arrive dans le dossier choisi ; si un déclencheur le surveille, il partira aussi.
3

Create Folder

Action

Dans Zapier“Creates a folder.”

Crée un nouveau dossier dans Papersign. Le champ Create In, obligatoire, dit où le placer.

Quand l'utiliser
un nouveau client entre dans ton CRM et reçoit un dossier dédié avant que le premier contrat ne parte.
Attention
lancée deux fois pour le même client, elle crée deux dossiers ; Find Folder avec son option de création évite ça.
4

Move Document

Action

Dans Zapier“Moves a document.”

Change un document de dossier, la destination se réglant dans le champ obligatoire Move To, à côté du document lui-même.

Quand l'utiliser
les contrats signés quittent le dossier « en attente » pour celui du client, et l'équipe cherche toujours au bon endroit.
Attention
déplacer vers un dossier surveillé par un déclencheur du même Zap peut créer une boucle.
5

Send Document

Action

Dans Zapier“Sends a document.”

Envoie en signature un document qui existe déjà dans Papersign. Tu désignes le document et remplis le champ obligatoire Save To.

Quand l'utiliser
une affaire atteint la bonne étape dans ton CRM et le contrat correspondant part sans que personne n'ouvre Papersign.
Attention
elle envoie un document existant ; elle n'en fabrique pas un à partir des données de ton CRM.
Recherches

Les recherches Papersign

3 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Papersign, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste des actions, sous SEARCH. Papersign en a trois, et Find Folder existe aussi en version « trouver ou créer » : c'est la même recherche avec une case cochée, pas une opération de plus. Trois réglages décident de la suite quand la recherche tourne mal.

1

Find Document

Recherche

Dans Zapier“Finds a document.”

Retrouve un document déjà présent dans Papersign, pour qu'une étape suivante puisse l'envoyer, le dupliquer, le déplacer ou l'annuler.

Quand l'utiliser
un événement du CRM doit agir sur un contrat précis, et le déclencheur n'a pas apporté ce document avec lui.
Attention
si plusieurs documents correspondent, le réglage par défaut garde le premier ; vérifie le réglage des résultats multiples.
2

Find Folder

RechercheFind or create

Dans Zapier“Finds a folder by name.”

Trouve un dossier par son nom, obligatoire. Dans sa version « trouver ou créer », affichée Find or Create Folder dans l'éditeur, elle crée le dossier quand rien ne correspond.

Quand l'utiliser
classer les documents par client sans créer chaque dossier à la main.
Attention
le nom doit correspondre à ce que contient Papersign, et c'est Papersign qui décide du degré de ressemblance accepté.
3

Find Space

Recherche

Dans Zapier“Finds a space by name.”

Récupère un espace à partir de son nom, qui est obligatoire. Les étapes suivantes disposent ainsi d'un espace de travail sans que tu le choisisses à la main dans chaque Zap.

Quand l'utiliser
plusieurs équipes travaillent dans des espaces séparés et le Zap doit choisir le bon d'après les données reçues.
Attention
un nom d'espace mal orthographié ne trouve rien et, par défaut, arrête le Zap.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap à cet endroit et les étapes qui en dépendent sautent. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cochée, elle transforme la recherche en « trouver ou créer » : le réglage précédent disparaît et l'étape demande de quoi créer l'élément manquant. Chez Papersign, seul Find Folder la propose.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou tout transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Papersign casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Papersign. Les cas ci-dessous sont donc les pièges généraux, appliqués à un outil de signature.

Le plus souvent, le souci n'est pas un message d'erreur mais ce que le Zap ne voit pas, ou voit trop. Quand une exécution échoue vraiment, la page Dépannage Zapier est une bonne étape suivante.

  • Les documents signés avant le Zap restent dehors

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les contrats signés le mois dernier ne seront pas rangés ; reprendre cet historique est un chantier à part.

  • Déplacer ou envoyer dans un dossier surveillé

    Un Zap qui déplace, duplique ou envoie un document dans le dossier que surveille son propre déclencheur se relance en boucle et vide ton quota de tâches très vite.

  • Un envoi massif mis en attente

    Quand un déclencheur renvoie d'un coup un très gros lot, après un envoi groupé ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir l'exécution.

  • Les déclencheurs larges coûtent le plus

    All Actions et All Signer Actions partent à chaque événement. Avec plusieurs signataires par document, les exécutions s'additionnent, et chaque action réussie est une tâche.
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Besoin d'aide pour automatiser Papersign avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Papersign Zapier : questions fréquentes

01L'intégration Papersign Zapier est-elle gratuite ?
Oui, dans les limites du plan gratuit. Papersign n'est pas réservée aux plans payants : tu as 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes, un déclencheur Papersign et une action. De quoi ranger un document signé ou envoyer une alerte quand un signataire signe. Une recherche comme Find Folder, un filtre ou une deuxième action rendent le Zap multi-étapes, et là il faut passer à un plan payant.
02Combien de tâches consomme un Zap Papersign ?
Une tâche par action réussie. Le déclencheur ne coûte jamais rien, quel que soit celui des 13 que tu choisis. Un Zap qui range chaque document signé consomme une tâche par document. Une action en échec n'est pas comptée. Si le Zap enchaîne trois actions, chacune réussie compte à part. Méfie-toi des déclencheurs larges : All Actions part sur chaque événement, et un même document peut produire plusieurs exécutions. Choisis le déclencheur le plus étroit possible.
03L'intégration Papersign est-elle en temps réel ?
Oui. Les 13 déclencheurs Papersign sont instantanés : Papersign prévient Zapier dès qu'un événement touche un document ou un signataire, et le Zap part tout de suite. La grille d'intervalle des plans, 15 minutes en gratuit, ne s'applique pas à eux. Papersign fait donc partie des intégrations où le plan gratuit réagit aussi vite que les payants. Dans l'éditeur, ces Zaps affichent un éclair. Rien à régler de ce côté : la vitesse est la même partout.
04Que faut-il pour connecter Papersign à Zapier ?
Un compte Papersign, plus des droits de lecture ou d'écriture sur les documents et dossiers qui ne t'appartiennent pas mais que le Zap doit manipuler. La connexion se fait une fois depuis la page Apps avec + Add connection : tu cherches Papersign, tu te connectes dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises Zapier. Avant de construire, crée les dossiers utiles, car chaque déclencheur demande un Folder et un Folder Scope. Ensuite seulement, construis.
05Pourquoi chaque déclencheur Papersign demande-t-il un dossier ?
Parce que Folder et Folder Scope sont obligatoires sur les 13 déclencheurs : chaque Zap surveille la partie du compte que tu choisis, pas le compte entier par défaut. Le dossier doit donc exister avant de régler le déclencheur. Ça veut aussi dire qu'un Zap qui déplace ou duplique des documents vers ce même dossier peut se relancer lui-même : garde la source et la destination bien séparées. Prévois tes dossiers avant tout.
06Et si l'opération Papersign dont tu as besoin n'existe pas ?
Commence par la liste : 13 déclencheurs, cinq actions, trois recherches. Aucune action ne supprime un document ni n'en fabrique un de zéro, et aucune recherche ne retrouve un signataire. Si ton étape manque, regarde si une autre app du process peut la faire, un générateur de documents ou un CRM par exemple, et laisse à Papersign la seule signature. Sinon, un autre outil d'automatisation ou un développement spécifique conviendra mieux.
07Zapier, Make ou n8n pour Papersign ?
Pas de vainqueur unique : on tranche par critères. La couverture : quels événements et quelles actions Papersign chaque outil propose, ici 13 déclencheurs, cinq actions et trois recherches chez Zapier. La vitesse : chez Zapier, tous les déclencheurs Papersign sont instantanés, quel que soit le plan. La facturation : Zapier ne compte que les actions réussies. La forme : le gratuit de Zapier s'arrête à deux étapes, donc une recherche ou un filtre se paient.
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