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Intégration Kintone ZapierAutomatiser Kintone avec Zapier.

L'intégration Kintone Zapier propose 1 déclencheur et 5 actions, sans étape de recherche. Elle fonctionne dès le plan gratuit, repère les nouveaux enregistrements à intervalle régulier et sert surtout à écrire dans tes apps Kintone depuis tes autres outils.

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Aperçu

Ce que l'intégration Kintone Zapier change dans ton quotidien

Kintone sert à monter ses propres applications métier sans développeur : suivi des candidatures, registre des demandes de devis, gestion de chantiers. Le brancher sur Zapier, c'est faire en sorte qu'un nouvel enregistrement dans une de ces apps lance une suite d'opérations toute seule, et que tes autres outils puissent alimenter Kintone sans ressaisie.

Trois usages reviennent. D'abord, la demande de devis qui se range seule : un prospect remplit ton formulaire, et Create Record dépose la fiche dans ton app commerciale avec les champs déjà remplis. Ensuite, le dossier qui avance sans toi : une candidature est saisie, le déclencheur New Record la repère et Update Status la fait passer de « reçue » à « à étudier ». Enfin, la fiche qui reste à jour : quand une facture est réglée dans ton outil de compta, Update Record by Update Key retrouve la ligne grâce à son numéro de facture et la corrige.

Ce que la page officielle ne dit pas : Zapier n'offre aucune étape de recherche pour Kintone. Impossible de retrouver une fiche par son nom ou son email avant d'agir dessus. Pour modifier un enregistrement, il faut déjà avoir son numéro ou sa clé unique dans une étape précédente. Autre limite, il n'existe qu'un déclencheur : rien pour une fiche modifiée, un statut changé ou un commentaire ajouté. Et ce déclencheur passe à intervalle régulier, pas à la seconde.

Tu hésites encore sur l'outil ? La même app est traitée côté Make sur la page Intégration Kintone Make, et le comparatif Make vs Zapier pose les critères à plat.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Huit mots suffisent pour lire la suite. On les définit une fois ici, puis on s'en sert tels quels.

Zap
L'automatisation que tu construis dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier guette cet événement en permanence.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme créer une fiche Kintone.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Interrogation ou instantané
Par interrogation, Zapier va vérifier à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient Zapier sur le coup. Kintone fonctionne par interrogation.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément existant dans une app pour le passer à la suite. Kintone n'en propose aucune sur Zapier.
Connexion
Ton compte Kintone relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes Kintone de tous tes Zaps.
Coût

Combien coûte vraiment un Zap Kintone

Kintone fait partie des apps ouvertes au plan gratuit de Zapier. La facture se compte en tâches, jamais en vérifications.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Vérifications du déclencheurJamais facturées
  • Action en échecNon décomptée
  • Filtre ou seconde actionPlan payant obligatoire

Le déclencheur New Record ne coûte rien, même si Zapier passe voir Kintone très souvent. Chaque action réussie compte pour une tâche : un Zap qui crée une fiche puis change son statut consomme deux tâches à chaque passage. Une action ratée n'est pas décomptée. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes. Un filtre ou une seconde action en fait un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.

Connexion

Connecter ton compte Kintone en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page des apps

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte puis clique sur + Add connection. Tape Kintone dans la fenêtre et sélectionne-le. Il te faut évidemment un compte Kintone au préalable.

  2. 02

    Identifie-toi sur Kintone

    Clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté Kintone : connecte-toi avec le compte qui a vraiment la main sur les apps à automatiser, pas avec un compte en simple lecture.

  3. 03

    Autorise l'accès

    Valide l'accès demandé par Zapier. La connexion apparaît alors dans ta liste, et chaque future étape Kintone la reprend. Si le Zap doit toucher des apps créées par un collègue, vérifie d'abord que ton compte a les droits de lecture ou d'écriture dessus.

Premier Zap

Ton premier Zap Kintone : trier les demandes de devis

ObjectifChaque demande de devis marquée urgente passe directement au statut de traitement prioritaire.

  1. 01

    Crée le Zap

    Lance un nouveau Zap, choisis Kintone comme app de départ et New Record comme événement. Sélectionne ta connexion puis l'app des demandes de devis à surveiller.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois enregistrements les plus récents de l'app. Tu choisis une vraie demande et tu travailles sur des champs réels, pas sur des suppositions.

  3. 03

    Pose le filtre

    Clique sur le plus, ajoute Filter, puis choisis le champ Urgence, une règle de texte et la valeur Oui. Ce filtre rend le Zap multi-étapes, donc payant.

  4. 04

    Ajoute le changement de statut

    Ajoute une action Kintone, choisis Update Status, vise la même app et reprends le numéro d'enregistrement fourni par le déclencheur. Indique l'étape de traitement prioritaire.

  5. 05

    Teste puis publie

    Teste l'action et ouvre la fiche dans Kintone pour vérifier le nouveau statut. Si tout est bon, clique sur Publish : le Zap tourne pour les prochaines demandes.

Déclencheurs

Le déclencheur Kintone

1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans Kintone. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

New Record

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new record is created.”

Lance ton Zap chaque fois qu'une fiche est ajoutée dans l'app Kintone que tu as choisie, et transmet tous ses champs aux étapes suivantes. C'est l'unique point d'entrée de Kintone vers Zapier : tout scénario qui part de Kintone commence ici.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit
Quand l'utiliser
une nouvelle candidature, un nouveau chantier ou une nouvelle demande doit prévenir quelqu'un ou partir dans un autre outil.
Attention
seule la création compte, une fiche modifiée ou changée de statut plus tard ne relance pas le Zap.
Actions

Les 5 actions Kintone, rangées par usage

Kintone te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Comment

Action

Dans Zapier“Adds a new comment into 1 record of an app.”

Dépose un commentaire sur une fiche existante, comme le ferait un collègue dans son fil de discussion. Pratique pour garder une trace sans toucher aux champs.

Quand l'utiliser
un candidat signe sa promesse d'embauche dans ton outil de signature, et sa fiche le mentionne pour toute l'équipe RH.
Attention
il faut le numéro de la fiche venu d'une étape précédente, faute de recherche.
2

Create Record

Action

Dans Zapier“Creates a new record.”

Ajoute une fiche neuve dans l'app Kintone de ton choix, remplie avec les données des étapes précédentes. C'est la porte d'entrée des données extérieures.

Quand l'utiliser
chaque demande de devis reçue par formulaire devient une ligne dans ton app commerciale.
Attention
si un déclencheur New Record surveille cette même app, le Zap peut se relancer en boucle et vider ton quota.
3

Update Record by Record ID

Action

Dans Zapier“Updates details of 1 record of an app by specifying its record number.”

Modifie les champs d'une fiche désignée par son numéro d'enregistrement Kintone. Précis et direct quand ce numéro circule déjà dans le Zap.

Quand l'utiliser
un Zap parti de New Record complète aussitôt la même fiche, par exemple avec le nom du responsable.
Attention
tes autres outils connaissent rarement ce numéro, réserve donc cette action aux Zaps nés dans Kintone.
4

Update Record by Update Key

Action

Dans Zapier“Updates details of 1 record in an app by specifying a unique key.”

Corrige une fiche repérée grâce à un champ à valeur unique, numéro de facture ou référence client, plutôt que par le numéro interne de Kintone.

Quand l'utiliser
ton logiciel de compta marque une facture payée et la ligne Kintone correspondante doit suivre, via le numéro partagé.
Attention
le champ clé doit vraiment contenir des valeurs uniques dans Kintone, sinon la mise à jour vise mal.
5

Update Status

Action

Dans Zapier“Updates the Status of 1 record of an app.”

Fait avancer une fiche dans le processus de son app, exactement comme un clic sur l'étape suivante dans Kintone.

Quand l'utiliser
un chantier reçoit son bon de commande signé, et sa fiche passe de « devis envoyé » à « commande ferme » sans intervention.
Attention
l'app doit avoir un processus configuré, et le Zap doit déjà porter la fiche depuis une étape précédente, faute de recherche.
Quand ça casse

Quand un Zap Kintone casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Kintone. Les pannes connues sont donc les pannes générales, et elles piègent quand même la plupart des gens.

Quatre cas reviennent sur les Zaps Kintone. Lis-les avant de publier, et garde la page Dépannage Zapier sous la main pour le jour où l'un d'eux se présente.

  • L'historique n'est jamais repris

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les fiches déjà dans Kintone restent où elles sont ; les migrer est un travail à part.

  • Le Zap qui se relance seul

    Create Record dans l'app que surveille ton déclencheur New Record, et chaque nouvelle fiche relance le Zap. Les tâches fondent très vite.

  • L'import massif retenu

    Un gros import de fiches d'un coup fait remonter une avalanche au déclencheur. La protection anti-afflux de Zapier peut bloquer ce lot.

  • Pas de doublon, c'est voulu

    Zapier garde en mémoire les fiches déjà vues : une même fiche ne lance jamais le Zap deux fois.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Kintone avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Kintone Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Kintone Zapier est-elle gratuite ?
Oui, Kintone est accessible dès le plan gratuit de Zapier, qui donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La vraie limite tient à la forme du Zap : en gratuit, chaque Zap compte un déclencheur et une action, pas plus. Dès que tu ajoutes un filtre, une deuxième action Kintone ou toute autre étape, le Zap devient multi-étapes et passe sur un plan payant. Pour un simple New Record vers Update Status, le gratuit suffit.
02Combien de tâches consomme un Zap Kintone ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Zapier peut interroger Kintone aussi souvent que ton plan le permet, ces vérifications restent gratuites. Un Zap qui enchaîne Create Record puis Add Comment compte deux tâches à chaque passage. Une action qui échoue, par exemple sur un numéro de fiche erroné, n'est pas décomptée. La consommation suit donc le nombre de fiches réellement traitées, multiplié par le nombre d'actions du Zap.
03Kintone déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Non. New Record fonctionne par interrogation : Zapier demande à Kintone ses nouvelles fiches à intervalle fixe et ne garde que celles qu'il n'a pas encore vues. En gratuit, ce passage a lieu toutes les 15 minutes, toutes les 2 minutes en Professional, chaque minute en Team et Enterprise. Kintone n'a aucun déclencheur instantané sur Zapier, et ce type ne se change pas depuis l'éditeur. Sur les plans payants, tu peux aussi lancer une vérification à la main.
04Que faut-il pour connecter Kintone à Zapier ?
Un compte Kintone et des droits sur les apps que le Zap va toucher. Tu ouvres la page Apps de Zapier, tu cliques sur + Add connection, tu choisis Kintone, tu te connectes dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Si le Zap doit lire ou écrire dans des apps qui appartiennent à un collègue, ton compte doit d'abord y avoir les droits de lecture ou d'écriture. La connexion sert ensuite à toutes tes étapes Kintone.
05Peut-on retrouver une fiche Kintone avant de la modifier ?
Pas avec cette intégration. Kintone ne propose aucune étape de recherche sur Zapier, donc aucun moyen de retrouver une fiche par nom, email ou date à l'intérieur du Zap. Pour modifier une fiche, il te faut soit son numéro d'enregistrement, déjà présent si le Zap part de New Record, soit une valeur clé unique partagée avec l'autre outil, utilisée par Update Record by Update Key. Prévois ce champ clé dans Kintone avant de construire.
06Et si l'action Kintone dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors elle n'est pas dans cette intégration, et mieux vaut le savoir tôt. Zapier propose cinq actions Kintone : Add Comment, Create Record, Update Record by Record ID, Update Record by Update Key et Update Status. Supprimer une fiche, réagir à une modification ou chercher un enregistrement n'en font pas partie. Il reste deux options : repenser le scénario autour de ces cinq actions, ou regarder un autre outil d'automatisation qui couvre l'étape manquante pour Kintone.
07Zapier, Make ou n8n pour Kintone ?
Tout dépend de tes critères, pas d'un vainqueur. Sur Zapier, Kintone fonctionne dès le plan gratuit et se connecte en quelques clics, mais ce plan s'arrête à deux étapes et le déclencheur passe à intervalle régulier. Si ton scénario a besoin de recherches ou de nombreuses étapes par passage, compare ce que chaque outil expose pour Kintone et sa façon de compter l'usage. Budget, compétences de l'équipe et hébergement tranchent souvent.
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