Alternativas a Google Workspace: adónde ir y cómo migrar sin perder un correo

Por qué irte a Microsoft 365. Es la única suite en la que Word, Excel y PowerPoint son los programas de escritorio de verdad, no versiones web que se les parecen. Si tus clientes te mandan .xlsx con macros o tu gestoría vive en las tablas dinámicas, se acabaron las conversiones. Teams sustituye a Meet y Chat; OneDrive y SharePoint, a Drive.

Para quién. Las pymes que intercambian archivos de Office con el exterior cada día y los equipos en los que un departamento (finanzas, ingeniería) necesita Excel completo.

Para quién no. Un equipo pequeño que escribe sobre todo a varias manos en el navegador: la coedición funciona, pero resulta menos natural que en Docs. Y quien huye de las consolas: la administración se reparte entre varios paneles, y en los foros hay asociaciones que la describen como un dolor de cabeza.

Su límite. El primer precio engaña. Empresa Básico (6,50 € sin IVA por usuario y mes en anual) solo trae las aplicaciones web y móviles: nada de Excel instalado. Necesitas Empresa Estándar, 13,10 € sin IVA en anual. Microsoft subió los dos precios en 2026 en la zona euro (Básico estaba en 5,60 €, Estándar en 11,70 €) y aplica la subida en la fecha de renovación de tu contrato: si renuevas pronto, cuenta ya con los importes nuevos.

Cómo migrar. Microsoft tiene la herramienta más completa. Desde el centro de administración de Exchange migras por lotes el correo con sus reglas, los calendarios y los contactos. Las reglas llegan desactivadas: revísalas en Outlook antes de activarlas. No pasan: las respuestas automáticas, las reservas de salas, los calendarios compartidos con sus colores y más de tres direcciones por contacto. Para los archivos, Migration Manager copia Drive a OneDrive y SharePoint con sus permisos, en versión simplificada por debajo de 300 licencias. Los permisos archivo por archivo y las versiones antiguas requieren un ajuste explícito.

Por qué irte a Zoho Workplace. Por lo que cuesta un café por persona tienes Zoho Mail, WorkDrive para los archivos, Writer, Sheet y Show (los equivalentes de Docs, Sheets y Slides) y videollamadas. En su tarifa oficial, en dólares, Standard cuesta 3 $ por usuario y mes en anual y Professional 6 $. Es menos de la mitad que Business Starter, y en un equipo de diez se nota.

Para quién. Equipos pequeños que quieren una suite completa con poco presupuesto y quien ya usa el CRM de Zoho.

Para quién no. Quien no quiere ningún periodo de adaptación: los menús y las fórmulas no están colocados como en Google o Microsoft, y hay usuarios que se quejan de que el formato se pierde al pegar en Writer.

Su límite. El almacenamiento de WorkDrive se cuenta por equipo, no por persona. En Standard, un equipo de 3 a 10 personas comparte 100 GB, y luego 10 GB por usuario adicional. Si cada uno tiene hoy 20 GB en Drive, Standard se queda corto. En pago mensual, Standard sube a 4 $ y Professional a 7 $.

Cómo migrar. Zoho tiene una herramienta de migración en su consola (Data Migration, origen Google Workspace) que trae el correo, los contactos y los calendarios. Pide un superadministrador de Google y una cuenta de servicio de Google con su clave JSON o P12: reserva una hora para esa parte técnica. Crea antes a todos los usuarios en Zoho y mantén exactamente el mismo dominio, o los calendarios no pasarán. Los informes de migración te enseñan lo que ha llegado.

Por qué irte a kSuite. kSuite es la suite de Infomaniak, una empresa suiza que lo aloja todo en Suiza: correo, kDrive para archivos, kChat para el chat del equipo, kMeet para videollamadas y edición de documentos en línea. Un solo proveedor, un solo país, fuera de la jurisdicción estadounidense. Si un cliente o una auditoría pregunta dónde están tus datos, la respuesta cabe en una frase.

Para quién. Micropymes, pymes y asociaciones que quieren salir de Google sin cambiar su forma de trabajar y que miran la factura.

Para quién no. Un equipo que depende de muchas integraciones: el catálogo de aplicaciones conectadas es mucho más corto que el de Google. Un equipo de 8 personas que se pasó a kSuite cuenta además que la coedición va algo más lenta que en Docs y que kChat no sustituye a Slack si tus clientes siguen en Slack.

Su límite. Los precios van en francos suizos y el descuento del primer año no dura. Business cuesta 7,34 CHF sin impuestos por usuario y mes (3,67 CHF el primer año en anual), con 3 TB de kDrive y 5 direcciones por persona. Standard cuesta 1,76 CHF, Enterprise 13,83 CHF con inicio de sesión único y tu marca. Presupuesta el precio completo desde el segundo año.

Cómo migrar. Para el correo, la herramienta de importación de Infomaniak se conecta a Google con un clic y copia el buzón entero. Va frenada a propósito a 1 GB al día aproximadamente para Google: un buzón de 15 GB tarda dos semanas, así que lánzala pronto. Cada etiqueta de Gmail se convierte en carpeta, y un correo con tres etiquetas se copia tres veces: una cuenta de 6 GB puede llegar con 18 GB. Una vez lanzada, la importación no se puede parar. Los contactos van por un archivo vCard (50 MB y 10.000 líneas como máximo) y los archivos por la importación de Google Drive de kDrive, que solo trae los archivos de los que eres propietario.

Por qué irte a Proton Workspace. Proton cifra de extremo a extremo el correo, el calendario, los archivos y los documentos: ni Proton ni nadie más puede leerlos. Workspace Standard reúne Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet, una VPN y un gestor de contraseñas, con 1 TB por usuario. Para un despacho de abogados, una consulta médica o una redacción, es el argumento que decide.

Para quién. Organizaciones pequeñas que manejan datos sensibles y ponen la confidencialidad por delante de la comodidad.

Para quién no. Un equipo que vive en las presentaciones: no hay equivalente a Slides. Y quien usa Outlook o el Mail de Apple. Un usuario que volvió a Google tras un año en Proton lo explicaba así: había que tener Proton Mail Bridge abierto en cada ordenador, el calendario y los contactos no se sincronizaban con las apps del sistema (sin CalDAV) y la búsqueda en el móvil se quedaba corta.

Su límite. El precio se acerca al de Google Business Standard: 12,99 € por usuario y mes en anual, 14,99 € mes a mes. Premium (19,99 € en anual, 24,99 € mes a mes) sube a 3 TB y añade Lumo, el asistente de IA de Proton.

Cómo migrar. Easy Switch para empresas está pensado para esto y se trae el correo, los contactos y los calendarios (no los archivos de Drive). Tienes que ser administrador en los dos lados. Instalas la app Proton Easy Switch desde el Google Workspace Marketplace, añades en el DNS el registro de verificación, el SPF, tres DKIM y el DMARC, y eliges a los usuarios, todos a la vez o por lotes, con el volumen estimado de cada uno. Cada empleado activa su cuenta con un enlace de invitación y un código que recibe en Gmail. Terminas cambiando los MX: en cuanto el correo llega a Proton, la migración es definitiva, y quien no haya activado su cuenta tendrá que pedir al administrador que le restablezca la contraseña. Durante la transición, el SPF te deja enviar desde Proton y desde Google.

Por qué irte a ONLYOFFICE DocSpace. En los hilos sobre desengooglizarse se repite la misma idea: lo más difícil de sustituir son Docs y Sheets, y ONLYOFFICE es lo que más se les acerca. Sus editores se parecen a Word y Excel y respetan bien el formato de los archivos de Microsoft. DocSpace los organiza en «salas»: una por cliente o por proyecto, con los permisos justos para cada invitado.

Para quién. La asesoría, la agencia o la ingeniería que hace revisar y completar documentos a muchos clientes y socios.

Para quién no. Quien quiere sustituirlo todo de golpe: DocSpace no tiene correo ni calendario. Lo combinas con un servicio de correo (Zoho Mail, Microsoft Exchange, kSuite).

Su límite. El modelo de precio es distinto: pagas por administrador, no por usuario. Startup es gratis para 3 administradores, 12 salas y 2 GB. Business cuesta 20 € por administrador y mes, con invitados ilimitados y 250 GB por administrador. Tres administradores son 60 € al mes, invites a los clientes que invites.

Cómo migrar. No hemos encontrado en la documentación del fabricante una importación directa desde Google Drive. El camino seguro: exporta tus archivos en formatos de Microsoft (la exportación de la organización, o la descarga desde Drive, convierte Docs en .docx y Sheets en .xlsx) y súbelos sala por sala. Aprovecha para llevarte solo las carpetas de clientes activos.