Dejar Zoho CRM: con qué sustituirlo y cómo migrar sin perder datos

Por qué irte a HubSpot. Si te vas porque las secuencias de Zoho se te quedan cortas, o porque tu marketing vive en otra herramienta, HubSpot pone las dos cosas en la misma ficha de contacto. Un equipo que salió de Zoho lo resume así: a sus comerciales les costaba demasiado aprender Zoho. Nuestra reseña de HubSpot le da un 4,2 sobre 5.

Para quién. Pymes que hacen contenidos, formularios y campañas, y quieren que el equipo comercial vea todo el historial de un contacto.

Para quién no. Equipos con poco presupuesto que pronto necesitarán automatizaciones avanzadas: ahí la factura se dispara.

Su límite. El plan gratuito cubre 2 usuarios y 1.000 contactos. Starter empieza en 9 € por licencia al mes con pago anual. El salto llega en Professional: 100 € por asiento en ventas, y 792 € al mes por 3 asientos en Marketing Hub Professional, más 2.930 € de puesta en marcha obligatoria.

Cómo migrar desde Zoho. HubSpot ofrece Smart Transfer, un asistente de migración compatible con Zoho. Combina una sincronización de datos con una transferencia puntual (adjuntos, segmentos); lo que pasa en la transferencia puntual ya no se actualiza después. Necesitas ser Super Admin, y emparejar campos personalizados exige una suscripción a Data Hub. Las cuentas de Zoho pasan a ser empresas, y tanto los contactos como los clientes potenciales de Zoho pasan a ser contactos. Los pedidos de compra y de venta de Zoho no tienen equivalente directo.

Por qué irte a Pipedrive. Zoho te da cien ajustes; Pipedrive te da un tablero de oportunidades, una columna por etapa, y una pregunta cada mañana: ¿cuál es la siguiente acción en esta venta? Un usuario que usó los dos lo dice claro: Zoho era más complicado de manejar. Nuestra reseña de Pipedrive le da un 4,2 sobre 5.

Para quién. Equipos comerciales de 2 a 30 personas que cierran en varias reuniones y necesitan una herramienta que todos abran sin formación.

Para quién no. Empresas que montaron en Zoho procesos guiados, módulos propios y scripts: Pipedrive hace menos, y a propósito.

Su límite. No hay plan gratuito, solo 14 días de prueba. Los precios se muestran en dólares sin IVA, también desde España: Lite a 14 $ por usuario y mes con pago anual (24 $ mensual), Growth a 39 $ (49 $), Premium a 59 $ (79 $), Ultimate a 79 $ (99 $). Las secuencias de email son más básicas que en una herramienta de prospección.

Cómo migrar desde Zoho. Pipedrive usa Import2, un servicio de importación integrado que solo pueden usar los administradores globales. Crea él mismo embudos, etapas y campos personalizados, y te deja corregir cada correspondencia antes de lanzar. Cuenta con 24 horas. Un truco: una importación fallida se deshace y se repite sin coste. La ayuda en inglés habla de importación gratuita hasta un millón de registros y la alemana de 100.000, así que compruébalo si tu base es grande. Crea antes a tus usuarios, o todo quedará a nombre de quien importa.

Por qué irte a Freshsales. Freshsales es el único de esta lista que importa el ZIP completo de la exportación de Zoho tal cual. No divides nada ni renombras nada: cuentas, contactos, oportunidades, clientes potenciales, notas, tareas, eventos y llamadas entran de una vez. Su interfaz es más ligera que la de Zoho, con una lógica parecida.

Para quién. Equipos que quieren cambiar rápido, sin consultora, y conservar una estructura conocida.

Para quién no. Quien busca el marketing avanzado de HubSpot o el ecosistema de Salesforce.

Su límite. El importador es estricto. Las cuentas van antes que las oportunidades, los importes sin comas ni símbolo de moneda, y cada campo personalizado debe existir en Freshsales con el mismo nombre exacto. Precios: prueba completa de 21 días, y luego Growth a 9 €, Pro a 39 € y Enterprise a 59 € por usuario y mes con pago anual. No publica los precios mensuales.

Cómo migrar desde Zoho. Exporta todo desde Zoho y sube el ZIP completo a Freshsales sin cambiar cabeceras ni nombres de archivo. Añade el CSV de usuarios, que es obligatorio. Hasta 25.000 registros, la importación se hace al momento, entre 5 minutos y 1 hora. Por encima, pasa por un ticket al soporte y tarda de 1 a 2 días laborables.

Por qué irte a Attio. Si exprimiste Zoho con módulos propios y funciones Deluge, Attio te deja crear tus propios objetos y vistas sin escribir código. Gusta a los equipos que quieren un CRM hecho a su manera. Nuestra reseña de Attio le da un 4,2 sobre 5, y nuestra comparativa Zoho contra Attio entra en detalle.

Para quién. Startups y equipos técnicos que quieren un CRM con objetos que reflejen cómo trabajan.

Para quién no. Equipos que quieren algo listo el primer día sin diseñar nada.

Su límite. Precios solo en dólares, sin tabla oficial en euros: Free a 0 $ (hasta 3 asientos), Plus a 35 $ por asiento y mes con pago anual (44 $ mensual), Pro a 79 $ (99 $), Enterprise bajo presupuesto. Todos los miembros de un espacio de trabajo van en el mismo plan.

Cómo migrar desde Zoho. Exporta cada módulo de Zoho en CSV conservando la columna de ID de Zoho. Recrea primero tu modelo en Attio (objetos, atributos) y luego importa. Decide antes qué serán los clientes potenciales de Zoho: contactos de pleno derecho o una lista aparte por cualificar.

Por qué irte a folk. Muchas cuentas de Zoho sirven en realidad para una cosa: seguir a personas y no olvidar volver a escribirles. Para eso, Zoho es demasiada máquina. folk conserva contactos, recordatorios y enriquecimiento, y deja fuera los menús. Nuestra reseña de folk le da un 4,2 sobre 5, y la comparativa Zoho contra folk pone los dos frente a frente.

Para quién. Agencias, consultores, fundadores y equipos pequeños que viven de su red de contactos.

Para quién no. Equipos comerciales que necesitan presupuestos, pedidos o procesos con varias aprobaciones.

Su límite. Standard a 24 $, Premium a 48 $ y Custom a 80 $ por usuario y mes.

Cómo migrar desde Zoho. Parte de los CSV de tu exportación de Zoho, módulo a módulo, primero las cuentas y luego los contactos. Llévate solo los campos que usas de verdad: es el momento de dejar atrás los cuarenta campos que nadie rellena.

Por qué irte a Salesforce. Algunas empresas dejan Zoho por arriba: más equipos, más países, necesidades de informes que Zoho ya no cubre. Salesforce es adonde suelen ir, con un amplio ecosistema de integradores y aplicaciones.

Para quién. Equipos comerciales que crecen rápido, y empresas que ya tienen un integrador o un administrador dedicado.

Para quién no. Un equipo pequeño que deja Zoho por complicado: Salesforce no será más sencillo.

Su límite. Starter Suite cuesta 25 € por usuario y mes, con pago mensual o anual. Pro Suite cuesta 100 €, solo con pago anual. Son precios de partida, y pueden aplicarse comisiones por transacción. El gasto real está en la configuración y la administración.

Cómo migrar desde Zoho. Parte de la exportación de Zoho por módulo, en CSV. Crea antes tus campos personalizados y tus usuarios, guarda el ID de Zoho en un campo propio, e importa cuentas, luego contactos, luego oportunidades. Con una base grande, un integrador suele ahorrarte semanas.