¿Cuál es el mejor gestor documental para una pyme en 2026?

M-Files no guarda los archivos en carpetas, los guarda por lo que son: un contrato, de este cliente, firmado en esta fecha, que se renueva el próximo trimestre. El mismo documento aparece en la vista de ventas, de jurídico y de finanzas sin tres copias. Los flujos visuales, las versiones, el ciclo de vida y el asistente de IA Aino vienen incluidos desde Essentials, a 65 $ por usuario y mes.

Las cuentas para una pyme: 7.800 $ al año para 10 personas, 19.500 $ para 25 y 39.000 $ para 50. Con 50 licencias es de las más caras de la lista: solo Laserfiche cuesta más (43.750 $ en Professional). No publica mínimo de usuarios y funciona en la nube o en tu propio servidor.

Lo que repiten todas las opiniones: si el modelo de metadatos (las clases de documento y sus propiedades) está mal pensado el primer día, todo lo demás se resiente. Los administradores tardan en dominarlo y a algunos la interfaz les parece anticuada. Sin nadie en casa que lo lleve, cuenta con un socio las primeras semanas.

Laserfiche está pensado para procesos: solicitudes de compra, gastos, altas de empleados, controles de calidad. Los flujos y los formularios vienen desde Professional, a 73 $ por usuario y mes con facturación anual y un mínimo de 5 usuarios. Business, a 93 $, añade auditoría avanzada pero exige 25 usuarios.

Ojo con el mínimo: con 25 personas, Business cuesta 27.875 $ al año y Professional 21.875 $. Comprueba si de verdad necesitas la auditoría avanzada antes de aceptar Business. Para 10 usuarios en Professional, cuenta 8.750 $ al año. La gestión del ciclo de vida del archivo y la retención legal son módulos de pago: pide que te los presupuesten.

Las opiniones alaban el motor de flujos, pero hablan de una implantación compleja, de un soporte más lento si vas directo al fabricante en vez de a un distribuidor y de una búsqueda que no perdona las variantes ortográficas.

Athento es la opción española de esta lista, con precios en euros publicados, algo poco habitual en el sector. El plan PLUS cuesta 235 € al mes con pago anual (275 € si pagas mes a mes), más 12,99 € por usuario, de 1 a 35 usuarios. A partir de 35, STANDARD baja a 9,99 € por usuario con una base de 295 € al mes.

Las cuentas: 4.378,80 € al año para 10 personas y 6.717 € para 25 en PLUS; 9.534 € para 50 en STANDARD. Es más barato que M-Files o Laserfiche desde 10 usuarios, y la diferencia crece con el equipo porque la cuota fija pesa cada vez menos. Su punto fuerte es el ciclo de vida del documento con IA para clasificar y extraer datos.

El límite: con pocos usuarios, la cuota base de 235 € pesa mucho. Para un equipo de 5 personas, Folderit sale bastante más barato.

Folderit es el gestor documental más fácil de presupuestar: una cuota mensual con los usuarios incluidos. Mini cubre 5 personas y 150 GB por 65 $ al mes sin impuestos, con OCR de texto completo, versiones y registro de auditoría. Medium sube a 10 usuarios y 500 GB por 110 $ al mes o 1.165 $ al año, y ahí llegan las aprobaciones, los acuses de lectura, la conservación automática y los metadatos.

Para 10 personas es el gestor completo más barato de la lista. Por encima de 10, el plan Tailor se ajusta desde 133 $ al mes, pero el precio para 25 o 50 usuarios no está publicado: pregúntalo antes de comprometerte. El proveedor es estonio y ofrece prueba gratuita.

Los usuarios están contentos en general, y buena parte son empresas pequeñas. Las quejas van a las pocas integraciones, alguna función que falta y el tamaño máximo de archivo.

Box es ante todo un espacio de archivos compartido, y de los más fáciles de adoptar. Empieza en 5 $ por usuario y mes con un mínimo de 3. Business Starter admite hasta 10 usuarios con 100 GB y 25 versiones por archivo; Business y Business Plus pasan a almacenamiento ilimitado y 50 versiones.

Para una pyme es un gestor documental ligero. Compartir con fuera y las versiones funcionan muy bien. La conservación pasa por Box Governance, un módulo de pago sin precio publicado, y los flujos de aprobación son básicos. Si tu problema es «no encontramos el archivo bueno en el servidor», Box basta; si necesitas conservar documentos años con registro de auditoría, mira M-Files o Athento.

Egnyte viene del mundo de compartir archivos, pero añade un control que una nube normal no tiene: permisos finos por carpeta, seguimiento de lo que se ha compartido fuera, versiones. Business cuesta 22 $ por usuario y mes en anual, hasta 100 usuarios: 2.640 $ al año para 10 personas, 6.600 $ para 25 y 13.200 $ para 50.

Encaja en una ingeniería, una agencia o una constructora que envía planos y expedientes a socios todo el día. No es un gestor de procesos: no tiene circuitos de aprobación de facturas comparables a Laserfiche ni gestión de archivo publicada. Nuevo en nuestras clasificaciones, Egnyte recibe un 3,7.

OnlyOffice DocSpace rompe el modelo de pagar por empleado: solo pagan los administradores. El plan gratuito admite 3 admins, usuarios e invitados ilimitados, 12 salas y 2 GB. Business cuesta 20 € por admin y mes, con 250 GB por admin. Con 2 administradores pagas 480 € al año, tenga la empresa 10 o 50 personas.

La pega: es una suite de edición con salas de documentos, no un gestor documental completo. No publica circuitos de aprobación ni gestión de archivo. Perfecto para redactar presupuestos y expedientes entre varios, insuficiente para conservar documentos durante años.