Quel logiciel de GED choisir pour une PME en 2026 ?

Zeendoc est la GED française qui colle le mieux à ce qu'une PME vit en 2026 : des factures fournisseurs qui arrivent par mail, par courrier et bientôt toutes au format électronique. L'offre NANO coûte 65 € par mois et inclut 9 utilisateurs, 600 factures par an, un workflow de validation, l'archivage à valeur probante, l'appli mobile, la lecture des factures Factur-X et le lien avec Chorus Pro pour les factures au secteur public. Pour une équipe administrative de 5 à 9 personnes, c'est 780 € par an de licence (la page ne précise pas HT ou TTC), hors options.

Au-delà, les offres BRONZE (moins de 6 000 documents par an), ARGENT et OR passent sur devis, mais avec utilisateurs illimités. C'est un vrai avantage à 50 personnes : tu ne paies pas un siège par salarié qui doit juste consulter une facture. Attention, la page de prix range l'OCR et le classement automatique dans ces offres supérieures, pas dans NANO : fais-le confirmer par écrit si tu comptes dessus.

Sur la facture électronique, sois précis : Zeendoc annonce une plateforme agréée incluse, mais il passe par ses partenaires agréés pour la réception, il n'est pas lui-même sur la liste officielle. Pour toi, le résultat est le même si le contrat le dit noir sur blanc. Les données sont hébergées en France, dans deux centres de données distincts.

La limite se lit dans les avis : l'appli mobile est moins complète que la version web, le rapport qualité-prix est jugé moyen par une partie des clients une fois les options ajoutées (signature, paie, connecteurs métier), et l'outil devient moins adapté au-delà de 250 salariés.

M-Files ne range pas les documents dans des dossiers, il les range par ce qu'ils sont : un contrat, pour tel client, signé à telle date, à renouveler dans 3 mois. Le même document apparaît dans la vue du commercial, du juriste et du comptable sans être copié trois fois. Les workflows graphiques, les versions, le cycle de vie et l'assistant IA Aino sont inclus dès l'offre Essentials, à 65 $ par utilisateur et par mois.

Le calcul pour une PME : 7 800 $ par an pour 10 personnes, 19 500 $ pour 25, 39 000 $ pour 50. C'est l'une des GED les plus chères de ce classement à 50 utilisateurs : seul Laserfiche coûte plus (43 750 $ en Professional). Aucun minimum n'est affiché, et l'outil s'installe dans le cloud ou sur ton serveur.

Le point qui revient dans tous les avis : si ton modèle de classement (les classes de documents et leurs propriétés) est mal pensé au départ, tout le reste en souffre. Les administrateurs mettent du temps à se former, et l'interface paraît datée à certains. Sans personne pour tenir l'outil, prévois un intégrateur pour les premières semaines.

Laserfiche est l'outil des processus : demandes d'achat, notes de frais, entrées de salariés, contrôles qualité. Les workflows et les formulaires sont inclus dès l'offre Professional, à 73 $ par utilisateur et par mois en annuel, avec 5 utilisateurs minimum. L'offre Business, à 93 $, ajoute l'audit avancé, mais impose 25 utilisateurs.

Le piège du minimum : à 25 personnes, Business coûte 27 875 $ par an, Professional 21 875 $. Avant d'accepter Business, vérifie si l'audit avancé te sert vraiment. Pour 10 utilisateurs en Professional, compte 8 750 $ par an. La gestion du cycle de vie des archives et la conservation légale sont des options payantes, à faire chiffrer dans le devis.

Côté terrain, les avis saluent la puissance des workflows, mais parlent d'une mise en place complexe, d'un support plus lent quand on passe par l'éditeur plutôt que par un revendeur, et d'une recherche qui ne tolère pas les fautes d'orthographe.

Folderit est la GED la plus simple à budgéter : un forfait mensuel, utilisateurs compris. Mini couvre 5 personnes et 150 Go pour 65 $ par mois hors TVA, avec OCR plein texte, versions et journal d'audit. Medium passe à 10 utilisateurs et 500 Go pour 110 $ par mois, ou 1 165 $ par an : c'est là qu'arrivent les approbations, la prise de connaissance des documents, la conservation automatique et les métadonnées.

Pour 10 personnes, c'est la GED complète la moins chère de ce classement, près de sept fois moins que M-Files au même effectif. Au-delà de 10, l'offre Tailor s'ajuste à partir de 133 $ par mois, mais le prix à 25 ou 50 utilisateurs n'est pas affiché : demande-le avant de t'engager. L'éditeur est estonien et l'essai est gratuit.

Les utilisateurs sont très satisfaits dans l'ensemble, et une bonne partie sont de petites entreprises. Les reproches portent sur les intégrations limitées, quelques fonctions absentes et la taille maximale des fichiers.

Box est d'abord un espace de fichiers partagé, très facile à prendre en main. Le prix démarre à 5 $ par utilisateur et par mois, avec 3 utilisateurs minimum. Business Starter tient jusqu'à 10 utilisateurs avec 100 Go et 25 versions par fichier ; les offres Business et Business Plus passent au stockage illimité et à 50 versions.

Pour une PME, c'est une GED légère. Le partage avec l'extérieur et les versions sont solides. Mais la conservation des documents passe par le module Box Governance, vendu en option sans prix affiché, et les circuits de validation restent simples. Si ton besoin est « on ne retrouve plus le bon fichier sur le serveur », Box suffit ; si c'est « on doit garder les factures 10 ans avec une preuve », regarde Zeendoc ou M-Files.

Egnyte vient du partage de fichiers, mais ajoute une couche de gouvernance qu'on ne trouve pas chez un simple drive : droits par dossier fins, contrôle de qui a partagé quoi à l'extérieur, versions. L'offre Business coûte 22 $ par utilisateur et par mois en annuel, jusqu'à 100 utilisateurs, soit 2 640 $ par an pour 10 personnes et 13 200 $ pour 50.

C'est une bonne réponse pour un bureau d'études, une agence ou une entreprise du bâtiment qui envoie des plans et des dossiers à des partenaires toute la journée. Ce n'est pas une GED de processus : pas de circuit de validation de factures comparable à Zeendoc ou Laserfiche, ni d'archivage probant affiché. Nouveau sur nos classements, Egnyte reçoit une note de 3,7.

OnlyOffice DocSpace casse le modèle du prix par salarié : seuls les administrateurs paient. L'offre gratuite accepte 3 admins, des utilisateurs et invités illimités, 12 salles et 2 Go. L'offre Business coûte 20 € par admin et par mois, avec 250 Go par admin. Avec 2 administrateurs, tu paies 480 € par an, que l'entreprise compte 10 ou 50 personnes.

Le revers : c'est une suite d'édition avec des salles de documents, pas une vraie GED. Aucun circuit de validation ni archivage à valeur probante n'est affiché. Parfait pour co-écrire des devis et des dossiers, insuffisant pour garder des factures 10 ans.