¿Cuál es el mejor software de gestión de gastos en 2026?
Depende sobre todo de tu tamaño: un autónomo, una pyme de seis personas y una empresa con comerciales en la carretera no compran la misma app.
Un tique arrugado en la cartera, un depósito de gasolina pagado con la tarjeta personal, una hoja de Excel rellenada el último día del mes: la nota de gastos le quita tiempo a todo el mundo. Un software lo resuelve leyendo el tique por ti. Pero hay que elegir el que encaja con tu tamaño, porque las tarifas están llenas de mínimos.
La respuesta corta: Rydoo desde 5 personas, sobre todo si tu equipo viaja. Pleo si prefieres dar tarjetas a reembolsar. N2F si eres autónomo o tienes hasta 5 usuarios (desde 5,10 € al mes). Zoho Expense para empezar gratis a tres. Expensify si quieres pagar mes a mes.
Hemos comparado estas cinco apps por sus precios oficiales, sus mínimos de usuarios, sus comisiones y lo que dicen sus usuarios. ¿Tienes una pyme y quieres el cálculo para 20 usuarios? Está en nuestra página de software de gastos para pymes.
El ranking es editorial: una plaza patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de gastos para tu caso
Las 5 apps de notas de gastos y lo que pagas de verdad para empezar
La columna de precio indica lo que pagas de verdad para arrancar, mínimo de usuarios incluido, en un año con tarifa anual cuando existe. Ahí el precio por usuario cambia de sentido: Rydoo a 8 € cuesta al menos 40 € al mes, porque pagas cinco licencias.
| Mejor para | Lo que mejor hace | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rydoo | Mejor para equipos que viajan | Dietas y reglas en varios países | 4.3/5 | Essentials: 480 € al año como mínimo (5 activos) | — | 5 a 100 usuarios | Ver → |
| 2 | Pleo | Mejor para tarjetas | Una tarjeta por empleado, sin adelantos | 4.3/5 | Start: 96 € al año para 1; Build desde 504 € | — | Equipo que paga a menudo | Ver → |
| 3 | N2F | Mejor precio para autónomos | Único precio público para 1 usuario | 4.2/5 | Business: 61,20 € al año para 1 | — | 1 a 5 usuarios | Ver → |
| 4 | Zoho Expense | Mejor gratis | Gratis hasta 3 usuarios | 4.0/5 | Gratis a 3; Standard 36 $ por usuario y año | ✓ | 1 a 3 usuarios | Ver → |
| 5 | Expensify | Mejor sin permanencia | Escaneo de tiques que monta el informe | 4.1/5 | Collect: 60 € por miembro y año | — | Equipos con muchos tiques | Ver → |
Precios por usuario y mes de la página oficial de cada proveedor, multiplicados por el mínimo de usuarios y 12 meses. Zoho Expense cobra en dólares. Añade el IVA para el importe final.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y clasificado
Quien busca el mejor software de gestión de gastos no es un solo lector. Un autónomo quiere sacar los tiques de la cartera y mandarlos a su gestor. Una pyme de seis personas quiere que el gerente apruebe con un toque. Una empresa con comerciales en la carretera quiere dietas y tarjetas. Por eso clasificamos primero por perfil y después por nota.
Para cada proveedor leímos la página oficial de precios y sus condiciones: mínimo de usuarios, permanencia, comisiones, opciones de pago. Después revisamos las opiniones de usuarios, sobre todo las negativas, en foros y webs de reseñas. Las notas por criterio son las que damos a estas herramientas en todas las páginas Labs.
Lo que no está clasificado, y por qué. Exaccta, Payhawk, Captio y Tickelia no publican un precio que hayamos podido leer en su web: todo pasa por una demo. Factorial cita un precio que no hemos podido confirmar en su página oficial. Son opciones serias; simplemente no clasificamos una herramienta cuya factura no podemos calcular.
- Facilidad de usoLectura del tique en el móvil, tiempo de registro, aprobación con un toque.25 %
- Relación calidad-precioPrecio de entrada real, mínimo de usuarios, comisiones de tarjeta.25 %
- Funciones y profundidadKilometraje, dietas, niveles de aprobación, tarjetas, archivo.25 %
- IntegracionesExportación a la contabilidad y a la nómina, conexión con otros programas.15 %
- Soporte al clienteTiempo de respuesta y ayuda con la configuración.10 %
El ranking es editorial: una plaza patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
Rydoo
Rydoo está pensado para la nota de gastos de un equipo que se mueve. Cada gasto va por su cuenta, del tique fotografiado al reembolso, sin informe mensual que montar.
Essentials cuesta 8 € por usuario y mes en anual (10 € mensual): lectura del tique, gastos ilimitados, kilometraje, un nivel de aprobación y cumplimiento normativo en varios países. Pro, a 10 € en anual (12 € mensual), suma las dietas, las integraciones contables (QuickBooks, Xero, Exact), la conciliación automática de tarjetas y dos niveles de aprobación.
Lo que hay que saber: 5 usuarios activos como mínimo. Un equipo de tres paga cinco licencias, al menos 480 € al año en Essentials anual. Las tarjetas Rydoo, la API (la conexión directa con tus otros programas) y el conector de RR. HH. solo llegan con Business, bajo presupuesto, desde 30 usuarios activos.
Su límite: el soporte, su nota más baja (3,7), con opiniones que hablan de respuestas lentas. Y no hemos encontrado en la web de Rydoo una homologación para la digitalización certificada en España: pregúntalo antes de tirar papel.
Consejo: si solo unos pocos viajan, pregunta si pueden ir en Pro mientras el resto se queda en Essentials.
- Dietas y dos niveles de aprobación en Pro
- Cumplimiento en varios países desde Essentials
- Se factura solo a usuarios activos
- ✓Precio claro, mensual o anual
- ✓Integraciones contables en Pro
- ✓App sencilla para los empleados
- ✗5 usuarios activos mínimo
- ✗Tarjetas y API solo en Business
- ✗Soporte valorado por debajo
La opción más equilibrada desde cinco usuarios, y la mejor si tu equipo viaja. Cara para un autónomo.
Pleo
Pleo no empieza por la nota de gastos, empieza por la tarjeta. Cada empleado recibe una tarjeta con un límite, paga, fotografía el tique y el gasto queda clasificado. Ya no adelanta dinero de su cuenta.
Start, a 8 € por usuario y mes, en mensual, admite un solo usuario: sirve a un autónomo o a un gerente que quiere separar sus gastos. Pero Start no reembolsa: si alguien paga con su tarjeta personal, no puede devolvérselo. Para eso necesitas Build, a 14 € en anual, con 3 usuarios mínimo, es decir 504 € al año como poco.
Las comisiones cambian según el plan. El reembolso directo cuesta un 0,90 % en Build y Optimise. Un retiro de efectivo, 5 € en Start y gratis después. Un pago en otra divisa, un 2 % en Start, un 1,75 % en Build y un 1,49 % en Optimise. Un pago internacional, 8 € en Start y 6 € después.
Su límite: el justificante. Pleo fotografía y clasifica, pero no hemos encontrado en su web una homologación de digitalización certificada para España: guarda los originales. Las notas en las tiendas de apps son más bajas que su nota general.
Consejo: no des tarjeta a todo el mundo. Resérvala a quien paga cada semana; el resto declara sus gastos sin tarjeta.
- Una tarjeta por empleado, con límite
- Start mensual, desde 1 usuario
- Retiros gratis desde Build
- ✓Se acaban los adelantos de los empleados
- ✓Interfaz mejor valorada del ranking (4,7)
- ✓Reembolsos y kilometraje desde Build
- ✗Start no reembolsa
- ✗0,90 % por cada reembolso directo
- ✗Sin homologación española confirmada
La mejor cuando la tarjeta puede sustituir a la nota de gastos. Elige Build, no Start, si alguien sigue adelantando dinero.
N2F
N2F es un editor francés especializado en notas de gastos, y el único del ranking con un precio público para una sola persona. Business cuesta 6,80 € al mes, o 5,10 € en anual con un 25 % de descuento: 61,20 € al año, sin IVA. Incluye lectura ilimitada de tiques, kilometraje calculado sobre un trayecto de Google Maps, varias divisas y exportación en PDF o Excel para tu gestor.
Para un equipo, Enterprise sube a 9,20 € por usuario y mes, 6,90 € en anual. Añade el circuito de aprobación, campos personalizados, el fichero de transferencia para reembolsar a todos de una vez, la gestión de flota y los informes. Con 5 usuarios en anual, son 414 € al año.
La trampa: Enterprise está pensado para « 2 a 5 usuarios ». Por encima, y para exportar directamente al programa contable, la nómina o varias sociedades, N2F te lleva a Advanced, bajo presupuesto, por usuario o por nota. Un usuario con mucho volumen calculó 5,73 € por nota sobre 1 400 notas.
Su límite en España: la página de precios en español no estaba disponible cuando la consultamos, así que los precios son los de su web francesa, en euros. Pide la confirmación antes de firmar. Y el archivo con valor probatorio es una opción francesa: no sustituye a una homologación de la Agencia Tributaria.
Consejo: si estás solo, Business en anual es lo más barato que vas a encontrar con kilometraje incluido.
- Único precio público para 1 usuario
- Kilometraje sobre Google Maps
- Fichero de transferencia en Enterprise
- ✓61,20 € al año para un autónomo
- ✓25 % de descuento en anual
- ✓Soporte humano valorado
- ✗Tarifa pública limitada a 5 usuarios
- ✗Exportación contable solo en Advanced
- ✗Precios leídos en la web francesa
Imbatible para un autónomo o un equipo de hasta cinco. Por encima, compara su presupuesto Advanced con Rydoo.
Zoho Expense
Zoho Expense es la app de gastos de la suite Zoho y la única del ranking con un plan gratis útil para un equipo pequeño. Hasta 3 usuarios, tienes 20 lecturas automáticas de tique por persona y mes, 5 GB y soporte por correo.
Por encima, Standard cuesta 3 $ por usuario y mes en anual (4 $ mensual) con 200 lecturas; Premium, 5 $ (6 $ mensual) con 1 000. Desde 100 usuarios, plan Custom. Zoho cobra en dólares y sin impuestos: tu factura en euros dependerá del cambio.
Su límite: la contabilidad local y el soporte (3,5, su nota más baja). La exportación a QuickBooks va informe por informe, y un usuario de Zoho Books echa en falta el detalle de IVA por factura. Haz que tu gestor valide una exportación antes de crecer.
Consejo: abre la cuenta desde zoho.eu para que tus datos se queden en la Unión Europea.
- Gratis hasta 3 usuarios
- Standard a 3 $ por usuario
- Sin mínimo de usuarios
- ✓Mejor relación calidad-precio del ranking (4,7)
- ✓Kilometraje y aprobaciones incluidos
- ✓Conecta con la suite Zoho
- ✗Precios en dólares
- ✗Exportaciones poco adaptadas a la contabilidad española
- ✗Soporte peor valorado (3,5)
La mejor forma de empezar sin pagar. Que tu gestor la valide antes de pasar de tres usuarios.
Expensify
Expensify es el nombre que mucha gente asocia al escaneo de tiques, y sigue siendo su punto fuerte: fotografías el tique, lee el comercio, la fecha y el importe, y monta el informe.
Collect cuesta 5 € por miembro y mes, sin permanencia: tiques, informes, aprobaciones y reembolsos. Control, con reglas y aprobaciones avanzadas, cuesta 32 € por miembro activo y mes en pago por uso, 16 € con suscripción anual y puede bajar a 8 € si sumas la tarjeta Expensify.
Su límite es la facturación. En foros de contabilidad, pequeñas empresas cuentan precios duplicados en un año, cobros por miembro invitado y no activo, y una cuenta pasada a anual a cuatro veces su precio. Por eso su nota de calidad-precio es 3,6.
Consejo: quédate en Collect si te basta, y elimina cada mes a los miembros inactivos del espacio de trabajo.
- Collect a 5 $ sin permanencia
- Escaneo de tiques que monta el informe
- Integraciones contables (4,4)
- ✓Sin contrato anual en Collect
- ✓App conocida por los empleados
- ✓Buen escaneo de tiques
- ✗Control a 32 € sin plan anual ni tarjeta
- ✗Quejas de facturación
- ✗Precios en dólares
Bien en Collect para un equipo pequeño. Lee dos veces las condiciones de Control antes de subir.
Lo que las comparativas no te cuentan
Muchas de las comparativas que aparecen primero en Google las escriben proveedores que se clasifican a sí mismos, y casi ninguna da precios. Estos son los cuatro puntos que cambian tu decisión.
La digitalización certificada
En España, para tirar el tique en papel la app debe hacer digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007). Exaccta, Captio, Klikticket, Notilus, Expensya y Tickelia dicen tenerla; es una afirmación del proveedor, así que pide el certificado. Ninguna de las cinco apps clasificadas muestra esa homologación en su web.
Los mínimos de usuarios
Un precio por usuario no dice nada sin el mínimo. Rydoo pide 5 usuarios activos, Pleo Build y Optimise 3. Con tres personas, Rydoo Essentials cuesta 40 € al mes, no 24 €. N2F, Zoho Expense, Expensify Collect y Pleo Start aceptan un solo usuario.
Las comisiones fuera de la cuota
Pleo cobra un 0,90 % por reembolso directo en Build y Optimise, y entre un 1,49 % y un 2 % por pagos en otra divisa. N2F cobra 1,50 € por usuario y mes por el archivo con valor probatorio. Zoho cobra en dólares: el cambio mueve tu factura.
Excel sigue siendo válido
Ninguna norma obliga a usar un software. Excel funciona para una o dos personas con pocos tiques. Su punto débil: no adjunta el justificante a la línea. Cambia a una app cuando persigues tiques cada mes o cuando otra persona tiene que aprobar.
- Cuenta a quienes presentan gastos, no a toda la plantilla.
- Multiplica el precio por el mínimo de usuarios, no por tu equipo.
- Pide por escrito las comisiones por reembolso, tarjeta y divisa.
- Pide el certificado de homologación antes de tirar un tique.
- Haz que tu gestor valide una exportación de diez gastos.
- Lee la permanencia y el preaviso de baja antes de firmar.
Seis ajustes para que la app funcione
Una app de gastos rara vez falla por la técnica. Falla cuando los tiques siguen llegando por correo o cuando el gestor tiene que rehacerlo todo. Estos ajustes vienen de los errores que más cuentan los usuarios.
Parte del número de personas que presentan gastos
PrioridadHaz la lista de quienes presentaron al menos un gasto en los últimos tres meses. Esa cifra elige la app: menos de 3, Zoho Expense gratis o N2F Business; de 2 a 5, N2F Enterprise; desde 5, Rydoo o Pleo Build. En muchas empresas, es la mitad de la plantilla.
- Referencia
- Usuarios de los últimos 3 meses
Escribe tu política de gastos en una página
ConfiguraciónTope por comida, categoría de hotel, quién aprueba qué, plazo para presentar. Una página, cinco o seis reglas. Esa página se convierte en las reglas de la app. Una política de veinte reglas solo produce excepciones.
- Formato
- Una página, cinco o seis reglas
Registra cada vehículo antes del primer trayecto
ConfiguraciónEl kilometraje es el error más frecuente. Registra el vehículo de cada persona una sola vez y deja que la app calcule la distancia. N2F la mide sobre un trayecto de Google Maps, lo que evita los kilómetros redondeados.
- Regla
- Un vehículo por persona, registrado una vez
Un solo nivel de aprobación por debajo de un umbral
ConfiguraciónUna comida de 12 € no necesita dos firmas. Fija un umbral por debajo del cual aprueba un solo responsable. Rydoo Pro tiene dos niveles de aprobación; guarda el segundo para los importes altos.
- Regla
- Un nivel bajo el umbral, dos por encima
Valida la exportación con tu gestor antes de pagar el año
IntegraciónManda diez gastos de prueba a tu gestor y pregúntale si el IVA, la categoría y el justificante llegan bien. En N2F, la exportación directa al programa contable es de Advanced; en Rydoo, las integraciones contables llegan con Pro. Empieza en mensual y pasa a anual cuando funcione.
- Prueba
- Diez gastos exportados
Ten una puerta de salida
ContratoAntes de firmar, mira cómo recuperas tus justificantes si te vas: son ellos los que debes conservar, no la app. Un plan mensual cuesta algo más, pero te deja marcharte tras una subida de precio.
- A exportar
- Todos los justificantes
Para ir más lejos
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Software de gestión de gastos · FAQ
¿Hay alguna app de notas de gastos gratis?
Sí, para equipos muy pequeños. Zoho Expense es gratis hasta 3 usuarios, con 20 lecturas automáticas de tique por persona y mes y 5 GB de almacenamiento. Por encima de tres, lo más barato de este ranking es Zoho Expense Standard, a 3 $ por usuario y mes en anual. Ten en cuenta que Zoho cobra en dólares.¿Puedo tirar los tiques en papel si los fotografío?
Solo si la app hace digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007). Una foto normal en una app no sustituye al original ante Hacienda. Varios proveedores españoles dicen estar homologados; pide el documento de homologación antes de firmar. Si la app no lo tiene, guarda el papel.¿Basta con una hoja de Excel para las notas de gastos?
Para una o dos personas con pocos tiques al mes, sí. El problema de Excel es que no guarda el justificante junto a la línea: tienes el tique en un cajón y el importe en otro archivo. Cuando empiezas a perseguir tiques que faltan cada mes, una app de 5 a 8 € por usuario se paga sola.¿Tarjeta de empresa o reembolso: qué conviene?
Las dos cosas, según la persona. Una tarjeta (Pleo) evita que quien gasta cada semana adelante dinero. Quien tiene tres gastos al año puede declararlos y cobrar el reembolso. Ojo con Pleo: el plan Start solo gestiona tarjetas, no reembolsos; para reembolsar necesitas Build, a 14 €, con un 0,90 % por cada reembolso directo.¿El software recupera el IVA de los tiques?
Lee el IVA del tique y lo separa en la exportación, pero quien lo deduce es tu contabilidad. Haz una exportación de prueba con diez tiques antes de firmar y comprueba que el IVA llega línea a línea. Un usuario de Zoho Books comenta exportaciones sin detalle de IVA por factura: pregúntale a tu gestor antes.¿Por qué Payhawk, Captio o Exaccta no están en el ranking?
Porque no publican un precio que hayamos podido leer en su web oficial: todo pasa por una demo. Son opciones serias, sobre todo Exaccta y Captio por la digitalización certificada en España. Pide un presupuesto por escrito con el número de usuarios, las comisiones por tarjeta y la duración del contrato, y compáralo con los precios de esta página.¿Por qué mi factura de Expensify ha subido?
Casi siempre por cómo cuenta los miembros. Usuarios en foros cuentan precios que se duplican en un año, cobros por cada miembro invitado y no solo los activos, y cuentas pasadas a plan anual a varias veces el precio anterior. El plan Collect, a 5 € por miembro, es mes a mes; Control solo baja a 8 € con suscripción anual y la tarjeta Expensify (32 € en pago por uso).