¿Cuánto cuesta SmartSuite?

Team cobra como mínimo 3 usuarios. Un autónomo paga 45 $ al mes con pago anual, 540 $ al año, por una sola persona. En Professional el mínimo sube a 5: un equipo de 4 paga 160 $ al mes en lugar de 128 $. Es la sorpresa más habitual en las empresas pequeñas.

De Team a Professional se suman 17 $ por usuario y el mínimo pasa de 3 a 5. Para un equipo de 3, la factura salta de 45 $ a 160 $ al mes, unas 3,5 veces más. Los motivos habituales: una solución que pasa de 5 000 registros, la necesidad de doble autenticación u ocultar un campo a algunos compañeros.

Las 25 000 ejecuciones de Team cubren tus automatizaciones internas y cada llamada a la API. Una sincronización con Make, Zapier o n8n que consulta SmartSuite cada minuto gasta 60 × 24 × 30 = 43 200 llamadas en un mes de 30 días (nuestro cálculo): supera el cupo ella sola. Pasado el límite, las automatizaciones se paran hasta el mes siguiente o hasta subir de plan.

SmartSuite cobra cada espacio de trabajo por separado. Una persona que está en dos espacios, por ejemplo el de tu empresa y el de un cliente, se paga dos veces. Si pensabas abrir un espacio por cliente, mejor reúne los proyectos en uno solo y sepáralos con permisos.

Un usuario que añades se cobra al momento, en proporción. Uno que quitas solo desaparece de la factura en el ciclo siguiente. Con pago anual, una plaza liberada a mitad de año sigue pagada hasta la renovación. Lo bueno: puedes dársela a otra persona sin coste.

Inicio de sesión único, alta automática de cuentas, registros de auditoría, restricción por IP y acuerdo HIPAA para datos de salud solo existen en Enterprise, por presupuesto. Si tu departamento de sistemas los exige, pide el presupuesto antes de arrancar en Team: puede cambiar la comparación con Airtable.

Es la palanca más grande. Un director que revisa, un cliente que comenta, un comercial que rellena un formulario: ninguno paga. En un equipo de 25, pasar 15 personas a lectura y comentarios baja la factura de Team de 375 $ a 150 $ al mes.

Quien añade una fila de vez en cuando no necesita cuenta. Un formulario de SmartSuite crea el registro por él, gratis. Los usuarios llevan tiempo pidiendo una plaza de «edición limitada» más barata; mientras no exista, el formulario hace el trabajo.

La prueba dura 14 días en Professional, sin tarjeta y con hasta 50 invitados. Importa tus datos reales y activa tus automatizaciones de verdad. Al final, mira los registros de tu solución más grande y las ejecuciones gastadas: sabrás si te basta Team.

El pago anual descuenta un 25 % en Team, pero solo un 11 % aproximado en Professional. En Team, el ahorro llega a 180 $ al año desde 3 usuarios. Empieza en mensual y cambia después: subir de plan se aplica al momento y en proporción, bajar espera al ciclo siguiente.

Lanza las automatizaciones por evento y no cada cinco minutos. En Make o n8n, agrupa tus llamadas a la API y filtra antes de escribir en SmartSuite. Quedarte por debajo de 25 000 ejecuciones te evita Professional y su mínimo de 5 usuarios.

El límite de Team se cuenta por solución, no por espacio. Divide una base que crece (una solución por año, o una solución de archivo) y exporta los registros antiguos. Un equipo de 3 que se mantiene por debajo sigue pagando 45 $ y no 160 $.