Integración BoldDesk MakeAutomatiza BoldDesk con Make.
¿Tu equipo de soporte sigue copiando solicitudes a mano? La integración BoldDesk Make trae 26 módulos: 11 disparadores, 12 acciones y 3 búsquedas. Esta guía es para responsables de atención al cliente que ya usan BoldDesk y quieren un escenario funcionando sin código.
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¿Qué resuelve la integración BoldDesk Make en tu soporte?
La integración BoldDesk Make conecta tu mesa de ayuda con el resto de herramientas del equipo, sin programar. En Make construyes un escenario, que es la automatización en sí, juntando módulos: cada módulo es una pieza, como un disparador que detecta un ticket o una acción que publica una respuesta. BoldDesk aporta 26, repartidos entre tickets, contactos y grupos de contactos.
Respuestas que quedan registradas fuera del soporte. Con Watch ticket replies, cada respuesta que sale hacia un cliente puede copiarse en una hoja de cálculo para revisar la calidad sin entrar en BoldDesk.
Solicitudes que nunca se quedan en un correo. Lo que llega por el formulario de tu web u otra app se convierte en ticket con Create a ticket. Si antes pasas por Search tickets, sabes si ese cliente ya tenía un caso abierto.
Contactos iguales en todas partes. Watch new contacts detecta cada persona dada de alta en BoldDesk y tu CRM recibe el mismo registro; Update a contact hace el camino inverso cuando el cambio nace en otra herramienta.
Ten claras dos limitaciones. Todos los disparadores de BoldDesk son programados: Make consulta cada cierto tiempo, no recibe un aviso al instante. Y lo que los módulos de la lista no cubren pasa por Make an API call. Si quieres aprender a montar escenarios, tienes el Curso de Make; para calcular lo que te costará, Precio de Make. Y si prefieres delegar la construcción, la Agencia Make.
¿Cómo conectas tu cuenta de BoldDesk con Make?
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Crea una clave API en BoldDesk
En BoldDesk, pulsa tu avatar, entra en View profile and Settings y abre la pestaña API Keys. Pulsa Create API Key, ponle un nombre que reconozcas y copia la clave que aparece. Necesitas una cuenta de agente con licencia.
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Añade un módulo de BoldDesk en Make
En tu escenario, coloca cualquier módulo de BoldDesk y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de BoldDesk vinculada a Make una sola vez y reutilizada por todos sus módulos. El campo Connection name es opcional.
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Pega la clave y guarda
Pega la clave que copiaste, sigue las indicaciones de la pantalla y guarda. Con la conexión activa, Make ya puede leer tus tickets y contactos, y los campos de cada módulo te ofrecen listas en lugar de pedirte identificadores.
Tu primer escenario: cada solicitud recibida se convierte en un ticket de BoldDesk
ObjetivoCuando llega una solicitud a otra app, Make abre el ticket correspondiente en BoldDesk.
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Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande. Elige la app por la que entran las solicitudes, por ejemplo tu herramienta de formularios, y su módulo disparador.
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Añade Create a ticket
Pulsa el + a la derecha de ese primer módulo, busca BoldDesk y elige Create a ticket. Si es tu primer módulo de BoldDesk, pulsa Create a connection y pega tu clave API.
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Rellena el ticket con la solicitud
Haz clic en cada campo del ticket y escoge los datos del primer módulo: quién escribe y qué pide. No hace falta memorizar nada de BoldDesk, Make te muestra lo que puede leer.
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Prueba con Run once
Envíate una solicitud de prueba y pulsa Run once. Cada módulo enseña los bundles que recibió; un bundle es un elemento que pasa de un módulo al siguiente, aquí una solicitud. Comprueba el ticket en BoldDesk.
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Programa y activa
En el reloj del primer módulo, define cada cuánto se ejecuta: cada 15 minutos por defecto. Luego activa el escenario. Cada ejecución de un módulo cuenta como una operación, la unidad que Make descuenta de tu plan.
¿Qué disparadores de BoldDesk pueden arrancar un escenario?
11 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en BoldDesk. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama BoldDesk en cuanto ocurre.
Watch contact groups
programadoSolo en la docTe trae los grupos de contactos de BoldDesk para reflejarlos en otra herramienta. La documentación no lo describe y el nombre no aclara si cubre grupos creados, modificados o ambos.
Watch contacts
programadoSolo en la docMete tus contactos de BoldDesk en el escenario, una persona por bundle, listos para una hoja de cálculo o una herramienta de email. Como la documentación no lo describe, tómalo como el disparador general de contactos y comprueba qué devuelve en tu cuenta.
Watch new contact groups
programadoSolo en la docAvisa a tu escenario de que se ha creado un grupo de contactos en BoldDesk, en la siguiente consulta programada. Así el grupo nuevo aparece en tus otras herramientas sin que nadie lo vuelva a teclear.
Watch new contacts
programadoSolo en la docRecoge cada contacto recién dado de alta en BoldDesk para que esa persona también exista en tu CRM o tu lista de correo. Es el punto de partida más limpio para una sincronización en un solo sentido.
Watch new tickets
programadoSolo en la docPasa a tu escenario cada ticket abierto en BoldDesk: sirve para avisar a un canal del equipo, llevar un registro o lanzar una respuesta. Suele ser el primer disparador que conviene probar.
Watch ticket notes
programadoSolo en la docSaca a la luz las notas internas que los agentes dejan en los tickets, las que el cliente nunca ve. Ese contexto privado pasa a ser algo que tu escenario puede guardar o reenviar.
Watch ticket replies
programadoSolo en la docCaptura las respuestas publicadas en los tickets de BoldDesk y las entrega de una en una. Tienes así un registro de cada respuesta fuera de la herramienta, útil para informes o formación.
Watch tickets
programadoSolo en la docEntrega los tickets de BoldDesk a tu escenario, uno por bundle, sin indicar en su nombre si son nuevos o modificados. La documentación no lo detalla: comprueba en tu cuenta qué devuelve.
Watch updated contact groups
programadoSolo en la docDetecta los grupos de contactos modificados en BoldDesk, para que un grupo renombrado o retocado siga igual en tus otras herramientas. Las altas quedan para su disparador hermano.
Watch updated contacts
programadoSolo en la docNota los contactos editados en BoldDesk y reenvía la ficha actualizada, de modo que los datos corregidos por un agente llegan también a tu CRM. Las dos herramientas dejan de contradecirse.
Watch updated tickets
programadoSolo en la docEnvía a tu escenario cada ticket de BoldDesk que ha cambiado, para reaccionar cuando un caso avanza y no solo cuando se abre. Muy útil para seguimientos y alertas después del primer contacto.
¿Qué más puede hacer Make en BoldDesk?
BoldDesk te da 15 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create a contact
AcciónSolo en la docDa de alta a una persona en BoldDesk con datos que tu escenario ya tiene, así el agente ve a un cliente conocido cuando esa persona escribe.
Create a contact group
AcciónSolo en la docCrea un grupo de contactos en BoldDesk desde el escenario y te ahorra rehacer a mano un grupo que ya existe en otra herramienta.
Create a ticket
AcciónSolo en la docAbre un ticket en BoldDesk con lo que reciba tu escenario: un formulario, un correo, una fila de una hoja. La solicitud entra en la cola que tus agentes ya atienden.
Create a ticket note
AcciónSolo en la docEscribe una nota interna en un ticket, visible solo para los agentes: el contexto que viene de otra herramienta queda junto a la conversación sin que el cliente lo lea.
Create a ticket reply
AcciónSolo en la docPublica una respuesta en un ticket de BoldDesk y el cliente recibe noticias sin que un agente escriba nada. Resérvalo para mensajes que siempre enviarías igual.
Get a contact
AcciónSolo en la docTrae un contacto concreto de BoldDesk, ya identificado, y pone su ficha completa a disposición del resto del escenario.
Get a contact group
AcciónSolo en la docLee un grupo de contactos de BoldDesk para que el escenario use su información en un mensaje o un registro en otro sitio.
Get a ticket
AcciónSolo en la docCarga la ficha completa de un ticket, justo lo que necesitas cuando el módulo anterior solo pasó una parte de la historia.
Make an API call
AcciónSolo en la docTe abre cualquier parte de la API de BoldDesk con la conexión que ya creaste, así no te quedas atascado cuando ningún módulo de la lista sirve.
Search contact groups
BúsquedaSolo en la docRecorre tus grupos de contactos de BoldDesk y devuelve los que coinciden: así sabe un escenario si un grupo ya existe.
Search contacts
BúsquedaSolo en la docEncuentra los contactos de BoldDesk que cumplen tus criterios, para saber si un cliente ya está registrado antes de crear o cambiar nada.
Search tickets
BúsquedaSolo en la docReúne en el escenario los tickets de BoldDesk que encajan con tus criterios, para un informe, un cambio en bloque o una comprobación antes de abrir otro.
Update a contact
AcciónSolo en la docActualiza un contacto de BoldDesk con datos más recientes de otra herramienta, y tus agentes dejan de trabajar con una ficha desfasada.
Update a contact group
AcciónSolo en la docModifica un grupo de contactos que ya existe en BoldDesk para que siga fiel a la cuenta que representa en tus otras herramientas.
Update a ticket
AcciónSolo en la docCambia un ticket de BoldDesk desde fuera, para que refleje lo ocurrido en otra herramienta sin que un agente lo toque.
¿Necesitas ayuda para automatizar BoldDesk con Make?
Una persona lee cada mensaje.
