Integración DocuWare MakeAutomatiza DocuWare con Make.
¿Tus albaranes y facturas de DocuWare podrían archivarse solos? La integración DocuWare Make trae 21 módulos: 1 disparador instantáneo, 14 acciones y 6 búsquedas. Es para equipos que ya trabajan con DocuWare Cloud: aquí conectas tu cuenta y montas un primer escenario que funciona.
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¿Qué te permite la integración DocuWare Make?
La integración DocuWare Make conecta tu sistema DocuWare Cloud con Make, una herramienta sin código donde construyes un escenario, es decir, tu automatización. Cada escenario encadena módulos, piezas que disparan, actúan o buscan. DocuWare puede avisar a Make en cuanto ocurre algo y Make se encarga de archivar, indexar, sellar, descargar o mover los documentos.
Bandejas que no se acumulan. En un almacén, el escáner deja los albaranes en una bandeja; List Documents in Document Tray los saca uno a uno y Transfer Documents los lleva a su archivador definitivo.
Un sello en cuanto se confirma la entrega. Search in File Cabinet localiza el albarán por su número de pedido y Place a Stamp lo marca como entregado, sin que nadie abra DocuWare.
Expedientes de cliente al día. Cuando DocuWare envía datos, Receive a Webhook arranca el escenario, Get Document Information lee el índice y Update Index Fields corrige el estado o el responsable.
Un límite claro según la documentación: hace falta un sistema DocuWare Cloud en marcha. Si ningún módulo cubre lo que necesitas, Make an API Call abre el resto de la API de DocuWare. La misma app suele tener también un nodo en n8n; la comparativa n8n vs Make te ayuda a elegir. Si empiezas desde cero, el Curso de Make explica el editor, y en Precio de Make ves qué incluye cada plan.
¿Cómo conectas DocuWare con Make?
- 01
Añade un módulo de DocuWare
En tu escenario, añade cualquier módulo de DocuWare y pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de DocuWare vinculada a Make una sola vez, que luego usan todos los módulos de DocuWare. En Connection name puedes ponerle nombre.
- 02
Escribe la URL del servidor
En DocuWare Server URL, pon la dirección de tu sistema DocuWare Cloud, con la forma
organization.docuware.cloud. Copia la que usa tu equipo a diario: Make se conecta justo a ese sistema. - 03
Introduce tus credenciales
Pega las credenciales copiadas de DocuWare o sigue las indicaciones en pantalla. Con OAuth2, entra en Configuration, luego en App Registrations, y copia el Client ID y, si aparece, el Client secret.
Tu primer escenario con DocuWare
ObjetivoCuando DocuWare envía datos a Make, Make lee el índice del documento y actualiza sus campos.
- 01
Crea el escenario
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande para añadir el primer módulo. Hasta entonces, el lienzo sigue vacío.
- 02
Coloca Receive a Webhook
Busca DocuWare y elige Receive a Webhook. Pulsa Create a webhook y luego Create a connection. Después, configura el webhook equivalente dentro de DocuWare.
- 03
Lee el documento
Con el + de la derecha, añade Get Document Information y asigna el documento que llega por el webhook. Con la conexión creada, Make te muestra los archivadores que puede leer.
- 04
Actualiza el índice
Añade Update Index Fields y asigna los valores que vienen del módulo anterior. Cada elemento que pasa de un módulo a otro es un bundle: aquí, un documento con su índice.
- 05
Prueba con Run once
Pulsa Run once y provoca el evento en DocuWare. Abre la burbuja de cada módulo para ver los bundles recibidos y comprobar que los campos cambiaron.
- 06
Actívalo
Enciende el escenario. Como el disparador es instantáneo, DocuWare avisa a Make en cuanto ocurre el evento. Cada ejecución de un módulo cuenta como una operación de tu plan.
Qué pone en marcha un escenario de DocuWare
1 módulo arranca un escenario cuando algo ocurre en DocuWare. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama DocuWare en cuanto ocurre.
Receive a Webhook
Disparador instantáneoEn Make“Triggers when webhook receives data from DocuWare. Configure webhook also in DocuWare.”
Con este disparador, tu escenario arranca justo cuando DocuWare envía datos y ya los tiene listos para el siguiente módulo. Es el único disparador de DocuWare en Make, así que cualquier escenario que reaccione a DocuWare empieza aquí.
Todo lo que hacen los módulos de DocuWare
DocuWare te da 20 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Append a File
AcciónEn Make“Appends a file to a document.”
Suma un archivo más a un documento que ya existe, de modo que el anexo queda junto al original y no se crea una segunda ficha.
Convert the Index Fields to a Flat List
AcciónEn Make“Converts the index data of documents to a flat list.”
Te deja el índice de un documento como una lista plana, mucho más cómoda para pasar valores a una hoja de cálculo, un CRM o un correo en el módulo siguiente.
Delete a Document
AcciónEn Make“Deletes a document in a file cabinet.”
Borra un documento completo de un archivador, con sus archivos y su índice, para que los duplicados y las pruebas dejen de ensuciar las búsquedas.
Delete a File
AcciónEn Make“Deletes a file in a document.”
Quita un único archivo de un documento, mientras el documento y su índice siguen en su sitio. Viene bien cuando una página se escaneó dos veces.
Download a Document
AcciónEn Make“Downloads a document (e.g., original, PDF with annotations, or PDF without annotations).”
Saca un documento de DocuWare para que el resto del escenario lo envíe o lo guarde en otro sitio. Eliges la versión: el original, un PDF con anotaciones o un PDF sin ellas.
Download a File
AcciónEn Make“Downloads a file from a document.”
En lugar del documento entero, obtienes solo uno de sus archivos, y así los datos pesan menos cuando únicamente importa un adjunto.
Get Document Information
AcciónEn Make“Gets all index data for a document.”
Trae de una vez todos los valores del índice de un documento: cliente, fecha, número o los campos que use tu archivador, listos para reutilizar.
Import to Document Tray
AcciónEn Make“Imports a document to a document tray.”
Deja un documento en una bandeja, la zona de espera donde alguien lo revisa antes de archivarlo de forma definitiva.
Place a Stamp
AcciónEn Make“Places a stamp on a page of a document.”
Estampa un sello de DocuWare en una página del documento, la versión digital del clásico «recibido» o «pagado» de tinta.
Replace a File
AcciónEn Make“Replaces a file in a document.”
Cambia un archivo del documento por otro más reciente: la ficha conserva su índice y su lugar, y solo se renueva el contenido.
Store to File Cabinet
AcciónEn Make“Store a document to a file cabinet.”
Archiva un documento nuevo directamente en un archivador de DocuWare, así lo que llega por correo, formulario o nube entra sin que nadie lo suba.
Update Index Fields
AcciónEn Make“Updates the index data of a document.”
Modifica los valores del índice de un documento ya guardado, para que estado, responsable o referencia reflejen lo que pasa en tus otras herramientas.
Validation Webhook Response
AcciónEn Make“Creates a response for the dialog validation.”
Devuelve a DocuWare una respuesta para la validación de un diálogo, y así tu escenario decide si se acepta lo que alguien escribió en un diálogo de DocuWare.
Get Dialogs
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of dialogs associated with the selected file cabinet.”
Enumera los diálogos asociados a un archivador, esas pantallas de archivo y búsqueda que rellenan tus usuarios, para trabajar con el correcto.
Get File Cabinets and Document Trays
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of all available file cabinets and document trays.”
Devuelve todos los archivadores y bandejas que ve tu conexión, algo así como un mapa de dónde puede ir cada documento.
Get Stamps
BúsquedaEn Make“Retrieves a list of stamps associated with the selected document tray or file cabinet.”
Obtiene los sellos disponibles en una bandeja o un archivador, para saber con exactitud qué puede estampar Place a Stamp.
Search in File Cabinet
BúsquedaEn Make“Search for documents in a file cabinet.”
Rastrea un archivador y te entrega los documentos encontrados uno a uno; así un escenario da con la ficha que hay que actualizar, descargar o sellar.
Transfer Documents
BúsquedaEn Make“Transfers documents between different locations.”
Mueve documentos de un lugar de DocuWare a otro, por ejemplo de una bandeja a un archivador, sin que nadie tenga que arrastrarlos.
List Documents in Document Tray
BúsquedaSolo en la docMuestra lo que espera en una bandeja, y cada documento sale como un bundle listo para el paso siguiente.
Make an API Call
AcciónSolo en la docLlega a cualquier punto de la API de DocuWare con la conexión que ya creaste, y así cubres lo que los demás módulos de DocuWare no ofrecen.
¿Necesitas ayuda para automatizar DocuWare con Make?
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