Intégration DocuWare MakeAutomatiser DocuWare avec Make.
Et si tes documents DocuWare se rangeaient tout seuls ? L'intégration DocuWare Make compte 21 modules : 1 déclencheur instantané, 14 actions et 6 recherches. Cette page s'adresse aux équipes déjà sur DocuWare Cloud : tu branches ton compte, puis tu montes un premier scénario qui tourne.
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Que permet l'intégration DocuWare Make ?
L'intégration DocuWare Make relie ton système DocuWare Cloud à Make, un outil sans code où tu construis un scénario, c'est-à-dire ton automatisation. Un scénario enchaîne des modules, chacun une brique qui déclenche, agit ou cherche. DocuWare peut prévenir Make dès qu'un événement survient, et Make classe, indexe, tamponne ou déplace alors les documents à ta place.
Des dossiers salariés complets sans ressaisie. Un contrat signé revient d'un autre outil : Store to File Cabinet le dépose dans l'armoire RH, puis Update Index Fields renseigne les valeurs d'index que tes collègues filtrent ensuite.
Une corbeille qui se vide proprement. List Documents in Document Tray sort un à un les documents en attente, et Transfer Documents les envoie vers leur armoire définitive. Plus personne ne glisse les fichiers à la main.
Une validation qui laisse une trace. Quand DocuWare envoie des données, Receive a Webhook lance le scénario, Get Document Information lit l'index complet et Place a Stamp appose le tampon « validé » sur la page.
La limite à connaître : la doc exige un système DocuWare Cloud en service pour utiliser Make. Pour une fonction absente des modules, Make an API Call ouvre le reste de l'API DocuWare. La même app existe souvent aussi sous forme de nœud n8n, et le comparatif n8n vs Make t'aide à trancher. Tu débutes dans l'éditeur ? La Formation Make reprend les bases, et Combien coûte Make détaille ce que permet chaque plan.
Comment connecter DocuWare à Make ?
- 01
Ajoute un module DocuWare
Dans ton scénario, ajoute n'importe quel module DocuWare et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte DocuWare relié une fois à Make, puis réutilisé par tous les modules DocuWare. Le champ Connection name te laisse la nommer.
- 02
Renseigne l'adresse du serveur
Dans DocuWare Server URL, saisis l'adresse de ton système DocuWare Cloud, du type
organization.docuware.cloud. Reprends celle que ton équipe ouvre au quotidien : Make se branche sur ce système précis. - 03
Colle tes identifiants
Entre les identifiants copiés depuis DocuWare, ou suis les instructions à l'écran. En OAuth2, va dans Configuration, puis App Registrations, et récupère le Client ID, ainsi que le Client secret s'il s'affiche.
Ton premier scénario avec DocuWare
ObjectifQuand DocuWare envoie des données à Make, Make lit l'index du document et met ses champs à jour.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario, puis clique sur le grand + pour poser le premier module. Tant que tu ne l'as pas fait, la zone reste vide.
- 02
Pose Receive a Webhook
Cherche DocuWare et choisis Receive a Webhook. Clique sur Create a webhook, puis sur Create a connection. Configure ensuite le webhook correspondant côté DocuWare.
- 03
Lis le document
Avec le + à droite, ajoute Get Document Information et fais correspondre le document reçu par le webhook. Une fois connecté, Make te propose les armoires qu'il sait lire.
- 04
Mets l'index à jour
Ajoute Update Index Fields et glisse les valeurs issues du module précédent. Chaque élément transmis s'appelle un bundle : ici, un document avec son index.
- 05
Teste avec Run once
Clique sur Run once, puis provoque l'événement dans DocuWare. Ouvre la bulle de chaque module pour voir les bundles reçus et vérifier que les champs ont bien changé.
- 06
Active le scénario
Allume le scénario. Le déclencheur étant instantané, DocuWare prévient Make dès que ça se passe. Chaque exécution d'un module compte pour une opération sur ton plan.
Ce qui lance un scénario DocuWare
1 module démarre un scénario quand quelque chose se passe dans DocuWare. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par DocuWare dès que ça se passe.
Receive a Webhook
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when webhook receives data from DocuWare. Configure webhook also in DocuWare.”
Grâce à ce déclencheur, ton scénario démarre au moment précis où DocuWare envoie des données, et il les a déjà sous la main pour le module suivant. C'est le seul déclencheur DocuWare dans Make : tout scénario qui réagit à DocuWare part de lui.
Tout ce que savent faire les modules DocuWare
DocuWare te donne 20 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Append a File
ActionDans Make“Appends a file to a document.”
Grâce à ce module, un fichier supplémentaire rejoint un document existant : l'avenant ou la pièce jointe reste avec l'original au lieu de créer une seconde fiche.
Convert the Index Fields to a Flat List
ActionDans Make“Converts the index data of documents to a flat list.”
Tu obtiens l'index d'un document sous forme de liste à plat, bien plus simple à reporter dans un tableur, un CRM ou un e-mail au module suivant.
Delete a Document
ActionDans Make“Deletes a document in a file cabinet.”
Ce module supprime un document entier d'une armoire, fichiers et index compris, pour que les doublons et les essais ne polluent plus tes recherches.
Delete a File
ActionDans Make“Deletes a file in a document.”
Un seul fichier sort du document, tandis que le document et son index restent en place. Pratique quand une page a été scannée deux fois.
Download a Document
ActionDans Make“Downloads a document (e.g., original, PDF with annotations, or PDF without annotations).”
Récupère un document hors de DocuWare pour que la suite du scénario l'envoie ou l'archive ailleurs. Tu choisis la version : l'original, un PDF avec annotations ou un PDF sans.
Download a File
ActionDans Make“Downloads a file from a document.”
Plutôt que le document entier, tu extrais un seul de ses fichiers, ce qui allège les données quand une seule pièce compte vraiment pour la suite.
Get Document Information
ActionDans Make“Gets all index data for a document.”
Toutes les valeurs d'index d'un document remontent d'un coup : nom, date, numéro ou n'importe quel champ de ton armoire, prêts à être réutilisés.
Import to Document Tray
ActionDans Make“Imports a document to a document tray.”
Place un document dans une corbeille, la zone d'attente où quelqu'un le vérifie avant de le classer pour de bon.
Place a Stamp
ActionDans Make“Places a stamp on a page of a document.”
Avec ce module, un tampon DocuWare vient se poser sur une page du document, l'équivalent numérique du « reçu » ou du « validé » à l'encre.
Replace a File
ActionDans Make“Replaces a file in a document.”
Remplace un fichier du document par une version plus récente : la fiche garde son index et sa place, seul le contenu change.
Store to File Cabinet
ActionDans Make“Store a document to a file cabinet.”
Tes fichiers venus d'un e-mail, d'un formulaire ou d'un drive entrent directement dans une armoire DocuWare, sans que personne ait à les téléverser.
Update Index Fields
ActionDans Make“Updates the index data of a document.”
Modifie les valeurs d'index d'un document déjà dans DocuWare, pour que statut, responsable ou référence suivent ce qui se passe dans tes autres outils.
Validation Webhook Response
ActionDans Make“Creates a response for the dialog validation.”
Renvoie à DocuWare une réponse de validation de dialogue : ton scénario décide si ce qu'un utilisateur a saisi dans un dialogue DocuWare est accepté.
Get Dialogs
RechercheDans Make“Retrieves a list of dialogs associated with the selected file cabinet.”
Dresse la liste des dialogues rattachés à une armoire, ces écrans de classement et de recherche que remplissent tes utilisateurs, pour cibler le bon.
Get File Cabinets and Document Trays
RechercheDans Make“Retrieves a list of all available file cabinets and document trays.”
Toutes les armoires et corbeilles visibles par ta connexion ressortent ici, comme une carte des endroits où un document peut aller.
Get Stamps
RechercheDans Make“Retrieves a list of stamps associated with the selected document tray or file cabinet.”
Récupère les tampons disponibles dans une corbeille ou une armoire, pour savoir exactement ce que Place a Stamp peut apposer.
Search in File Cabinet
RechercheDans Make“Search for documents in a file cabinet.”
Fouille une armoire et te rend les documents trouvés un par un : c'est ainsi qu'un scénario met la main sur la fiche à modifier, télécharger ou tamponner.
Transfer Documents
RechercheDans Make“Transfers documents between different locations.”
Déplace des documents d'un emplacement DocuWare à un autre, d'une corbeille vers une armoire par exemple, sans que quelqu'un les fasse glisser.
List Documents in Document Tray
RechercheDans la doc seulementAffiche ce qui attend dans une corbeille, chaque document sortant comme un bundle prêt pour l'étape suivante.
Make an API Call
ActionDans la doc seulementOuvre n'importe quel point d'accès de l'API DocuWare avec la connexion déjà créée, pour couvrir ce que les autres modules DocuWare ne proposent pas.
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