Integración FreshBooks MakeAutomatiza FreshBooks con Make.
¿Cuántas veces copias a mano el mismo cliente de tu CRM a FreshBooks? La integración FreshBooks Make trae 20 módulos, 14 acciones y 6 búsquedas, para clientes, presupuestos, facturas, artículos, servicios y gastos. Aquí conectas tu cuenta y montas un primer escenario que funciona.
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¿Qué puedes hacer con la integración FreshBooks Make?
La integración FreshBooks Make deja que tus otras herramientas creen, lean y actualicen datos en tu cuenta de FreshBooks sin programar. En Make construyes un escenario (la automatización en sí) encadenando módulos, y cada módulo es una pieza concreta, como Create an Invoice o Search a Client.
Facturas que salen de la venta. Piensa en una consultora que cierra proyectos en su CRM. Al marcar la oportunidad como ganada, Search a Client localiza al cliente en FreshBooks, Create a Client lo da de alta si todavía no existe y Create an Invoice deja la factura preparada.
Precios que no se desincronizan. Una tienda online cambia el precio de un producto y Search an Item encuentra el artículo; Update an Item lo corrige. Con los servicios funciona igual, mediante Search a Service y Update a Service.
Gastos registrados con su justificante. Llega un recibo por correo y Create an Expense lo guarda en FreshBooks con el archivo adjunto. Más adelante, Search Expenses saca el listado hacia una hoja de cálculo.
Ojo con dos límites. FreshBooks no tiene ningún disparador en Make, así que el escenario siempre arranca desde otra app o desde una programación. Además, Make avisa de que su documentación de FreshBooks está generada con IA a partir de la del fabricante: confirma los detalles importantes con FreshBooks. Si aún estás comparando herramientas, revisa la Reseña de Make y el Precio de Make; y si prefieres delegar el montaje, la Agencia Make se encarga.
¿Cómo se conecta FreshBooks con Make?
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Registra una aplicación en FreshBooks
Make necesita una aplicación de desarrollador registrada en una cuenta activa de FreshBooks. Inicia sesión, entra en la página de desarrolladores y crea una app nueva. Ponle nombre, pega
https://www.integromat.com/oauth/cb/freshbookscomo URI de callback y guarda. - 02
Copia las dos credenciales
Al guardar la app, FreshBooks muestra en pantalla un Client ID y un Client secret. Cópialos los dos. Con ellos Make actúa sobre tu cuenta, así que trátalos igual que una contraseña y no los compartas por chat.
- 03
Crea la conexión en Make
Añade cualquier módulo de FreshBooks a tu escenario y pulsa Create a connection. El campo Connection name es opcional. Después pega las credenciales o sigue las indicaciones en pantalla. Esa conexión la reutilizan todos los módulos de FreshBooks.
Tu primer escenario: facturar en cuanto se gana una venta
ObjetivoCuando una oportunidad pasa a ganada en tu CRM, Make busca al cliente en FreshBooks y crea la factura.
- 01
Arranca desde el evento de venta
En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + para colocar el primer módulo. Como FreshBooks no tiene disparador, elige el de tu CRM que salta cuando una oportunidad se gana.
- 02
Localiza al cliente
Pulsa el + de la derecha y añade Search a Client. Si es tu primer módulo de FreshBooks, pulsa Create a connection. Luego asigna el nombre o el correo del cliente que llega desde el CRM.
- 03
Prepara la factura
Añade Create an Invoice a continuación. Vincula el cliente que devolvió la búsqueda y después el importe y el concepto enviados por el CRM. Una vez creada la conexión, Make te muestra lo que puede leer de FreshBooks.
- 04
Prueba con Run once
Pulsa Run once y provoca una venta de prueba. Revisa los bundles (cada elemento que pasa de un módulo al siguiente) que recibió cada módulo y comprueba que la búsqueda dio con el cliente correcto.
- 05
Programa y activa
Si el disparador de tu CRM es programado, fija su programación: cada 15 minutos por defecto, el mínimo del plan Free. Un disparador instantáneo no la necesita. Después activa el escenario y deja que se ocupe de la próxima venta cerrada.
Qué hace cada módulo de FreshBooks
FreshBooks te da 20 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Create a Client
AcciónEn Make“Creates a client.”
Consigues la ficha del cliente en FreshBooks sin abrir la app, lista para recibir presupuestos y facturas. Es el puente entre la herramienta donde nacen tus contactos y la facturación.
Create an Estimate
AcciónEn Make“Creates estimates.”
Una solicitud de precio se convierte en un presupuesto de FreshBooks, rellenado con lo que tu formulario o tu CRM ya sabe. Se acabó copiar línea a línea entre dos pantallas.
Create an Expense
AcciónEn Make“Creates a new expense. Allows to attach a file to the expense.”
Tus recibos y tiques pasan a ser gastos registrados en FreshBooks, y el módulo puede adjuntarles el archivo. El justificante queda pegado al importe, algo que tu gestoría agradecerá.
Create an Invoice
AcciónEn Make“Creates a new invoice.”
Es el módulo que más tecleo te ahorra: la factura se crea en FreshBooks con los datos que manda otra app. Cliente, importes y concepto llegan de los módulos anteriores.
Create an Item
AcciónEn Make“Creates an item.”
Los productos nuevos entran solos en la lista de artículos de FreshBooks, listos para facturarse. Muy útil cuando tu catálogo vive en otro sitio, como una tienda o una hoja de inventario.
Create a Service
AcciónEn Make“Creates a service.”
Un servicio definido en otra herramienta aparece en FreshBooks en cuanto se crea. La lista con la que factura tu equipo se mantiene completa sin que nadie lo recuerde.
Delete an Expense
AcciónEn Make“Deletes a specific expense.”
Los gastos duplicados o anulados desaparecen de FreshBooks sin limpieza manual. Tus informes siguen cuadrando cuando el mismo recibo se registró dos veces.
Get an Expense
AcciónEn Make“Retrieves details of the specified expense.”
Obtienes el detalle completo de un gasto concreto, listo para usarlo en el módulo siguiente. En un solo paso sabes qué quedó registrado de verdad.
Make an API Call
AcciónEn Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Si ningún módulo de la lista cubre lo que necesitas, este llama a cualquier punto de la API de FreshBooks con la conexión que ya creaste. Sin volver a autenticarte.
Update a Client
AcciónEn Make“Updates a client by ID.”
Cuando cambia la ficha de un cliente en tu CRM, FreshBooks la sigue sin reescribir nada. El cliente al que facturas coincide siempre con la ficha comercial.
Update an Expense
AcciónEn Make“Updates a specific expense.”
Las correcciones de un gasto suben solas a FreshBooks, sin registrarlas dos veces. Tu gestoría ve la cifra buena sin tener que preguntarte.
Update an Invoice
AcciónEn Make“Updates an invoice by ID”
Una factura ya creada se ajusta desde fuera, sin retocar FreshBooks a mano. Queda alineada con lo que realmente se entregó al cliente.
Update an Item
AcciónEn Make“Updates an existing item”
Cuando cambia un producto en tu tienda o tu hoja, FreshBooks se entera sin una segunda edición. Las facturas siguientes ya usan los valores nuevos.
Update a Service
AcciónEn Make“Updates service by ID.”
Un servicio revisado en tu tabla interna se aplica también en FreshBooks. Todo el equipo factura lo mismo y al mismo precio.
Search a Client
BúsquedaEn Make“Searches for a client.”
Tu escenario averigua si un cliente ya existe en FreshBooks y recupera su ficha para lo que viene después. Es el paso que mantiene tu base de clientes sin duplicados.
Search an Estimate
BúsquedaEn Make“Searches estimates.”
Los presupuestos que cumplen tus criterios vuelven como bundles que puedes mandar a una hoja, a un mensaje o a otro módulo. El seguimiento ya no depende de la memoria de nadie.
Search an Invoice
BúsquedaEn Make“Returns invoices by filter”
Tus facturas vuelven filtradas como decidas, listas para alimentar un panel o un recordatorio de cobro. Puede devolver muchas facturas de golpe, no una sola.
Search an Item
BúsquedaEn Make“Searches items”
Consultas la lista de artículos de FreshBooks desde el escenario y das con el producto exacto que quieres reutilizar o modificar. Adiós a los artículos gemelos con nombres casi iguales.
Search a Service
BúsquedaEn Make“Searches services.”
Los servicios que ya existen en FreshBooks vuelven a tu escenario, así puedes actualizar el correcto o usarlo en una factura. Tu catálogo se mantiene ordenado.
Search Expenses
BúsquedaEn Make“Searches for expenses or lists them all.”
Sacas tus gastos de FreshBooks, filtrados o todos, para conciliar, analizar o exportar. Finanzas tiene sus números sin descargas manuales.
¿Necesitas ayuda para automatizar FreshBooks con Make?
Una persona lee cada mensaje.
