Recursos · Integración Make

Integración Optimy MakeAutomatiza Optimy con Make.

¿Tus proyectos de Optimy al día sin copiar y pegar? La integración Optimy Make ofrece 24 módulos: 16 acciones y 8 búsquedas, sin disparador. Esta guía es para equipos que gestionan sus proyectos en Optimy: conectas la cuenta y armas tu primer escenario paso a paso.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué puedes hacer con la integración Optimy Make?

La integración Optimy Make deja que Make consulte y modifique tus proyectos de Optimy por ti: tareas, estados, archivos, respuestas y campos internos. Montas un escenario, que es la automatización en sí, formada por módulos; cada módulo es una pieza que hace una sola cosa en Optimy, sin programar.

Cada documento en su proyecto. Cuando un contrato firmado o un informe sale de otra herramienta, Upload a project file (document manager) lo deja en el gestor documental del proyecto. Y al revés: List project files (document manager) recorre los archivos para archivarlos fuera.

El estado cambia cuando cambia la decisión. Get project localiza el proyecto y Update project status lo mueve de etapa una vez que la decisión queda registrada en otro sistema, al ritmo del primer módulo del escenario. Nadie tiene que entrar en Optimy solo para eso.

Seguimiento sin volver a escribir nada. Un correo o una respuesta de formulario que pide trabajo se convierte en tarea con Create a project task, y Update project task la cierra cuando la otra app confirma que está hecha.

Lo que Make no hace aquí: Optimy no tiene ningún módulo disparador, así que el escenario arranca desde otra app o con una programación. La documentación de Make también avisa de que su información sobre Optimy es limitada, por lo que cada módulo se conoce probándolo. Si quieres aprender el editor desde cero, el Curso de Make te acompaña, y la Depuración Make ayuda cuando una ejecución falla. ¿Dudas entre herramientas? Consulta n8n vs Make.

Conexión

¿Cómo conectas Optimy con Make?

  1. 01

    Añade un módulo de Optimy

    En tu escenario, haz clic en el +, escribe Optimy y elige un módulo, por ejemplo Get project. Luego pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Optimy vinculada a Make una sola vez; todos los módulos de Optimy la reutilizan.

  2. 02

    Ponle nombre y autoriza

    Si quieres, dale un nombre a la conexión, útil cuando manejas varias cuentas. Después, según lo que pida la ventana, aprueba el acceso en la página de Optimy que se abre o pega la clave que te da Optimy.

  3. 03

    Guarda y comprueba

    Pulsa Save. De vuelta en el módulo, Make ya te ofrece los elementos de Optimy que puede leer: señal de que la conexión funciona. Si las listas salen vacías, abre la conexión y vuelve a autorizar.

Primer escenario

Tu primer escenario con Optimy

ObjetivoCuando llega un documento firmado a otra app, Make busca el proyecto en Optimy y sube el archivo a su gestor documental.

  1. 01

    Crea el escenario

    Entra en la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el + del centro del editor para colocar el primer módulo.

  2. 02

    Arranca desde la otra app

    Optimy no tiene disparador, así que el primer módulo es el de la app donde llegan los documentos. Elige su disparador y conecta esa cuenta. Cada documento que envía es un bundle: un elemento que pasa de un módulo al siguiente.

  3. 03

    Localiza el proyecto

    Haz clic en el + de la derecha, busca Optimy y añade Get project. Crea la conexión de Optimy y asigna la referencia del proyecto que llega del primer módulo.

  4. 04

    Sube el archivo

    Añade Upload a project file (document manager). Toma el proyecto de Get project y el archivo del primer módulo, no solo su nombre. Make te muestra los datos disponibles para que los elijas.

  5. 05

    Prueba con Run once

    Pulsa Run once y deja un documento de prueba en la otra app. Abre la burbuja de cada módulo para ver los bundles recibidos y revisa el proyecto en Optimy.

  6. 06

    Programa y activa

    Haz clic en el reloj del primer módulo: un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto. Ajusta la programación que necesites y activa el escenario.

Módulos

Qué hace cada módulo de Optimy

Optimy te da 24 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Optimy1

Create a project part version

AcciónSolo en la doc

Registra una nueva versión de una parte del proyecto desde el propio escenario, sin tocar la interfaz de Optimy.

Cuándo usarlo
otra app le pasa a Make una parte revisada del proyecto y Optimy tiene que guardarla como versión nueva.
Ojo
la documentación no detalla ningún campo de este módulo. Pruébalo en un proyecto de test con Run once y revisa lo que devuelve.
Optimy2

Create a project task

AcciónSolo en la doc

Convierte algo que pasa en otra herramienta en una tarea dentro del proyecto de Optimy, a la vista de quien lo lleva.

Cuándo usarlo
un correo, una respuesta de formulario o una fila de hoja de cálculo exige trabajo sobre un proyecto concreto.
Ojo
cada ejecución crea una tarea más. Si el primer módulo puede enviar dos veces el mismo elemento, acabarás con tareas repetidas.
Optimy3

Create budget allocation

AcciónSolo en la doc

Con este módulo, un importe aprobado en otro sistema queda anotado como asignación presupuestaria en Optimy, sin teclearlo de nuevo.

Cuándo usarlo
se concede una financiación fuera de Optimy y la asignación debe aparecer en el proyecto.
Ojo
un importe equivocado cuesta verlo después. Prueba con un proyecto ficticio y Run once antes de activar el escenario.
Optimy4

Create project internal extra field

AcciónSolo en la doc

Añade un campo interno adicional a un proyecto, un hueco para los datos que tu equipo guarda para uso propio.

Cuándo usarlo
el escenario obtiene un valor, como la referencia del expediente en tu programa de contabilidad, y ese dato pertenece a la ficha del proyecto.
Ojo
antes, comprueba con List project internal extra fields que el campo no exista ya.
Optimy5

Generic event

AcciónSolo en la doc

Generic event es el módulo menos claro del conjunto: su nombre hace pensar que envía un evento a Optimy, y la documentación no cuenta nada más.

Cuándo usarlo
solo cuando sepas qué evento espera tu configuración de Optimy, a ser posible tras consultarlo con quien administra la cuenta.
Ojo
sin descripción oficial, no lo apuntes a proyectos reales sin un Run once previo con datos de prueba.
Optimy6

Get form

AcciónSolo en la doc

Trae un formulario de Optimy y lo entrega al siguiente módulo, que ya puede trabajar con su contenido.

Cuándo usarlo
el resto del escenario depende del formulario por el que entró un proyecto.
Ojo
ningún módulo de esta app lista formularios, así que el que buscas debe venir de un módulo anterior o elegirse a mano dentro del módulo.
Optimy7

Get project

AcciónSolo en la doc

Lee un proyecto de Optimy y lo pasa como un único bundle, listo para usarlo en el módulo siguiente.

Cuándo usarlo
antes de modificar un proyecto, para confirmar que es el correcto y ver en qué punto está.
Ojo
devuelve un solo proyecto. Para recorrer varios, empieza por List projects, que envía un bundle por proyecto.
Optimy8

Get project answer

AcciónSolo en la doc

Obtiene una respuesta concreta vinculada a un proyecto, para mandarla después a un correo, una hoja de cálculo o tu CRM.

Cuándo usarlo
ya sabes qué respuesta importa y no necesitas nada más del proyecto.
Ojo
si quieres todas las respuestas de un proyecto, List project answers las trae de una vez.
Optimy9

Get project file (document manager)

AcciónSolo en la doc

Saca un archivo del gestor documental de un proyecto para llevarlo a tu almacenamiento en la nube o adjuntarlo en un mensaje.

Cuándo usarlo
un proyecto cambia de fase y su documento principal tiene que copiarse en otro sitio.
Ojo
en el plan Free, Make maneja archivos de hasta 5 MB, así que revisa el peso de tus documentos antes de activar el escenario.
Optimy10

Get project file (form)

AcciónSolo en la doc

Este recupera un archivo que llegó con el formulario del proyecto, no uno guardado en el gestor documental.

Cuándo usarlo
el documento que necesitas se adjuntó al formulario, por ejemplo un justificante enviado con una solicitud.
Ojo
hay dos módulos Get project file. Mira en Optimy dónde está el archivo antes de elegir, o el módulo no encontrará nada.
Optimy11

Get project internal extra field

AcciónSolo en la doc

Lee un campo interno adicional de un proyecto, el dato que tu equipo apunta junto al proyecto para su propio control.

Cuándo usarlo
un módulo posterior necesita ese valor, por ejemplo para derivar el proyecto a la persona adecuada.
Ojo
si no sabes en qué campo está la información, List project internal extra fields te los enseña todos.
Optimy12

List project answers

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve todas las respuestas de un proyecto, un bundle por respuesta, para que los módulos siguientes las procesen una a una.

Cuándo usarlo
quieres volcar todas las respuestas de un proyecto en una hoja o un informe.
Ojo
cada bundle que llega a otro módulo gasta una operación, es decir, una ejecución de un módulo, que es lo que Make cuenta en tu plan.
Optimy13

List project files (document manager)

BúsquedaSolo en la doc

Recorre los archivos del gestor documental de un proyecto y entrega cada uno como un bundle aparte.

Cuándo usarlo
al cerrar un proyecto, para archivar todos sus documentos en tu almacenamiento.
Ojo
una búsqueda puede no devolver nada. Entonces los módulos siguientes no se ejecutan para ese proyecto, y no es un fallo.
Optimy14

List project files (form)

BúsquedaSolo en la doc

Reúne los archivos subidos a través del formulario de un proyecto, un bundle por archivo, para revisarlos o hacer copia.

Cuándo usarlo
quien evalúa necesita todos los adjuntos de una solicitud en una misma carpeta compartida.
Ojo
el plan Free se queda en 5 MB por archivo y 512 MB de transferencia, y una tanda de adjuntos puede llegar a ese tope.
Optimy15

List project internal extra fields

BúsquedaSolo en la doc

Muestra de una pasada todos los campos internos adicionales de un proyecto, cada uno en su propio bundle.

Cuándo usarlo
antes de crear un campo, o para copiar a otra herramienta todo lo que tu equipo anotó en un proyecto.
Ojo
trabaja proyecto a proyecto; combínalo con List projects si tienes que cubrir varios.
Optimy16

List project part versions

BúsquedaSolo en la doc

Trae las versiones de partes ya registradas en un proyecto, lo que te da su historial en forma de bundles.

Cuándo usarlo
justo antes de Create a project part version, para ver qué hay y no duplicar.
Ojo
un proyecto recién creado puede no devolver ningún bundle, y el resto del escenario tiene que contar con ello.
Optimy17

List project statuses

BúsquedaSolo en la doc

Por su nombre, todo indica que devuelve los estados que Optimy usa para los proyectos, o sea, los valores que puedes aplicar de verdad.

Cuándo usarlo
mientras montas un escenario con Update project status, para apuntar a un estado que exista.
Ojo
ejecútalo solo con Run once y ten el resultado a mano al configurar el módulo de actualización.
Optimy18

List project tasks

BúsquedaSolo en la doc

Enumera las tareas de un proyecto, una por bundle, para revisar el trabajo pendiente o actuar sobre cada una.

Cuándo usarlo
antes de Create a project task, para comprobar que no hay una tarea parecida, o para encontrar la que Update project task debe cambiar.
Ojo
un proyecto con muchas tareas genera muchos bundles, y cada módulo posterior gasta una operación por bundle.
Optimy19

List projects

BúsquedaSolo en la doc

Devuelve tus proyectos de Optimy, un bundle por proyecto; suele ser el primer módulo de Optimy cuando un escenario tiene que revisarlos todos.

Cuándo usarlo
en un escenario programado que examina cada proyecto y solo actúa sobre los que lo necesitan.
Ojo
cada ejecución programada vuelve a traer los proyectos. Si el módulo siguiente crea algo, lo creará otra vez: mejor una actualización.
Optimy20

Update project status

AcciónSolo en la doc

Pasa un proyecto a otro estado en Optimy, de modo que la fase visible coincida con lo decidido en otra parte.

Cuándo usarlo
una decisión, una firma o un pago registrado en otra herramienta debe hacer avanzar el proyecto.
Ojo
consulta antes List project statuses para enviar un estado que Optimy reconozca.
Optimy21

Update project task

AcciónSolo en la doc

Modifica una tarea que ya existe en un proyecto, para que su situación en Optimy refleje el trabajo hecho en otra herramienta.

Cuándo usarlo
alguien marca como terminado el elemento equivalente en tu gestor de proyectos y Optimy tiene que mostrarlo.
Ojo
la tarea tiene que existir. Con List project tasks la localizas antes de este paso.
Optimy22

Update the project leader

AcciónSolo en la doc

Asigna un proyecto a un nuevo responsable en Optimy sin que nadie tenga que abrirlo para reasignarlo.

Cuándo usarlo
cambian las asignaciones en tu herramienta de planificación o de RR. HH. y el responsable en Optimy debe seguirlas.
Ojo
la documentación no explica qué pasa si Optimy no conoce a esa persona; prueba ese caso con Run once.
Optimy23

Upload a project file (document manager)

AcciónSolo en la doc

Deja un archivo en el gestor documental de un proyecto, donde tu equipo encuentra el resto de la documentación.

Cuándo usarlo
un contrato firmado o un informe se genera en otra app y tiene que acompañar al proyecto.
Ojo
asigna el archivo en sí desde el módulo anterior, no solo su nombre, y recuerda el límite de 5 MB del plan Free.
Optimy24

Upload a project file (form)

AcciónSolo en la doc

Adjunta un archivo en la parte de formulario del proyecto en lugar de en el gestor documental.

Cuándo usarlo
el archivo completa lo que se envió por el formulario, como un justificante que faltaba y llegó por correo.
Ojo
este módulo y su gemelo del gestor documental guardan el archivo en sitios distintos; elige aquel donde tu equipo lo buscará.
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FAQ

Preguntas sobre Optimy y Make

01¿La integración Optimy Make es gratis?
Sí, Optimy es una app estándar de Make y se puede usar desde el plan Free. Ese plan tiene límites: 2 escenarios activos, 15 minutos como mínimo entre dos ejecuciones programadas, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams y Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y permiten 40 minutos de ejecución. El consumo se mide en operaciones. Lo que cueste Optimy queda fuera de esta guía.
02¿Qué hace falta para conectar Optimy con Make?
Una cuenta de Optimy y otra de Make. La documentación de Make no indica requisitos previos para Optimy ni pasos propios, así que sigues el flujo estándar: añade un módulo de Optimy, pulsa Create a connection, ponle nombre si quieres, autoriza a Make en la página de Optimy o pega la clave que te da Optimy y termina con Save. La conexión se crea una vez y la usan todos los módulos de Optimy. Como la documentación es limitada, prueba el primer módulo con Run once.
03¿Puede Optimy iniciar un escenario de Make por sí solo?
No. Optimy no tiene módulo disparador en Make, ni programado ni instantáneo, así que nada en Optimy puede poner en marcha un escenario. Lo arrancas de otra forma: con el disparador de otra app, como una nueva fila en una hoja o una nueva respuesta de formulario, o con una programación sobre una primera búsqueda de Optimy, por ejemplo List projects. Un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto y el plan Free no baja de 15 minutos.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Optimy en Make?
Depende de lo que falte. Optimy no tiene el módulo Make an API Call en Make, así que no puedes cubrir una acción ausente con una petición a medida desde esta app. Revisa primero los 24 módulos disponibles: muchas necesidades se resuelven combinando un módulo List con uno Update o Create. Si la acción de verdad no existe, la otra app del escenario puede asumir parte del trabajo, o el equipo de Hack'celeration puede estudiar tu caso. Make avisa además de que su documentación sobre Optimy es limitada.
05¿Make o n8n para Optimy?
Depende sobre todo de la herramienta que tu equipo ya usa. En Make, Optimy trae 24 módulos, con 16 acciones y 8 búsquedas, disponibles desde el plan Free, sin disparador ni módulo de llamada a la API. Muchas apps tienen también un nodo en n8n: comprueba si Optimy lo tiene antes de decidir. Ningún ranking sirve para todos los casos. Compara ambas opciones según los módulos que de verdad necesitas y según dónde viven ya tus demás escenarios.