Integración Optimy MakeAutomatiza Optimy con Make.
¿Tus proyectos de Optimy al día sin copiar y pegar? La integración Optimy Make ofrece 24 módulos: 16 acciones y 8 búsquedas, sin disparador. Esta guía es para equipos que gestionan sus proyectos en Optimy: conectas la cuenta y armas tu primer escenario paso a paso.
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¿Qué puedes hacer con la integración Optimy Make?
La integración Optimy Make deja que Make consulte y modifique tus proyectos de Optimy por ti: tareas, estados, archivos, respuestas y campos internos. Montas un escenario, que es la automatización en sí, formada por módulos; cada módulo es una pieza que hace una sola cosa en Optimy, sin programar.
Cada documento en su proyecto. Cuando un contrato firmado o un informe sale de otra herramienta, Upload a project file (document manager) lo deja en el gestor documental del proyecto. Y al revés: List project files (document manager) recorre los archivos para archivarlos fuera.
El estado cambia cuando cambia la decisión. Get project localiza el proyecto y Update project status lo mueve de etapa una vez que la decisión queda registrada en otro sistema, al ritmo del primer módulo del escenario. Nadie tiene que entrar en Optimy solo para eso.
Seguimiento sin volver a escribir nada. Un correo o una respuesta de formulario que pide trabajo se convierte en tarea con Create a project task, y Update project task la cierra cuando la otra app confirma que está hecha.
Lo que Make no hace aquí: Optimy no tiene ningún módulo disparador, así que el escenario arranca desde otra app o con una programación. La documentación de Make también avisa de que su información sobre Optimy es limitada, por lo que cada módulo se conoce probándolo. Si quieres aprender el editor desde cero, el Curso de Make te acompaña, y la Depuración Make ayuda cuando una ejecución falla. ¿Dudas entre herramientas? Consulta n8n vs Make.
¿Cómo conectas Optimy con Make?
- 01
Añade un módulo de Optimy
En tu escenario, haz clic en el +, escribe Optimy y elige un módulo, por ejemplo Get project. Luego pulsa Create a connection. La conexión es tu cuenta de Optimy vinculada a Make una sola vez; todos los módulos de Optimy la reutilizan.
- 02
Ponle nombre y autoriza
Si quieres, dale un nombre a la conexión, útil cuando manejas varias cuentas. Después, según lo que pida la ventana, aprueba el acceso en la página de Optimy que se abre o pega la clave que te da Optimy.
- 03
Guarda y comprueba
Pulsa Save. De vuelta en el módulo, Make ya te ofrece los elementos de Optimy que puede leer: señal de que la conexión funciona. Si las listas salen vacías, abre la conexión y vuelve a autorizar.
Tu primer escenario con Optimy
ObjetivoCuando llega un documento firmado a otra app, Make busca el proyecto en Optimy y sube el archivo a su gestor documental.
- 01
Crea el escenario
Entra en la página Scenarios, crea un escenario nuevo y haz clic en el + del centro del editor para colocar el primer módulo.
- 02
Arranca desde la otra app
Optimy no tiene disparador, así que el primer módulo es el de la app donde llegan los documentos. Elige su disparador y conecta esa cuenta. Cada documento que envía es un bundle: un elemento que pasa de un módulo al siguiente.
- 03
Localiza el proyecto
Haz clic en el + de la derecha, busca Optimy y añade Get project. Crea la conexión de Optimy y asigna la referencia del proyecto que llega del primer módulo.
- 04
Sube el archivo
Añade Upload a project file (document manager). Toma el proyecto de Get project y el archivo del primer módulo, no solo su nombre. Make te muestra los datos disponibles para que los elijas.
- 05
Prueba con Run once
Pulsa Run once y deja un documento de prueba en la otra app. Abre la burbuja de cada módulo para ver los bundles recibidos y revisa el proyecto en Optimy.
- 06
Programa y activa
Haz clic en el reloj del primer módulo: un escenario nuevo se ejecuta cada 15 minutos por defecto. Ajusta la programación que necesites y activa el escenario.
Qué hace cada módulo de Optimy
Optimy te da 24 módulos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.
Índice de módulos
- Create a project part version
- Create a project task
- Create budget allocation
- Create project internal extra field
- Generic event
- Get form
- Get project
- Get project answer
- Get project file (document manager)
- Get project file (form)
- Get project internal extra field
- List project answers
- List project files (document manager)
- List project files (form)
- List project internal extra fields
- List project part versions
- List project statuses
- List project tasks
- List projects
- Update project status
- Update project task
- Update the project leader
- Upload a project file (document manager)
- Upload a project file (form)
Create a project part version
AcciónSolo en la docRegistra una nueva versión de una parte del proyecto desde el propio escenario, sin tocar la interfaz de Optimy.
Create a project task
AcciónSolo en la docConvierte algo que pasa en otra herramienta en una tarea dentro del proyecto de Optimy, a la vista de quien lo lleva.
Create budget allocation
AcciónSolo en la docCon este módulo, un importe aprobado en otro sistema queda anotado como asignación presupuestaria en Optimy, sin teclearlo de nuevo.
Create project internal extra field
AcciónSolo en la docAñade un campo interno adicional a un proyecto, un hueco para los datos que tu equipo guarda para uso propio.
Generic event
AcciónSolo en la docGeneric event es el módulo menos claro del conjunto: su nombre hace pensar que envía un evento a Optimy, y la documentación no cuenta nada más.
Get form
AcciónSolo en la docTrae un formulario de Optimy y lo entrega al siguiente módulo, que ya puede trabajar con su contenido.
Get project
AcciónSolo en la docLee un proyecto de Optimy y lo pasa como un único bundle, listo para usarlo en el módulo siguiente.
Get project answer
AcciónSolo en la docObtiene una respuesta concreta vinculada a un proyecto, para mandarla después a un correo, una hoja de cálculo o tu CRM.
Get project file (document manager)
AcciónSolo en la docSaca un archivo del gestor documental de un proyecto para llevarlo a tu almacenamiento en la nube o adjuntarlo en un mensaje.
Get project file (form)
AcciónSolo en la docEste recupera un archivo que llegó con el formulario del proyecto, no uno guardado en el gestor documental.
Get project internal extra field
AcciónSolo en la docLee un campo interno adicional de un proyecto, el dato que tu equipo apunta junto al proyecto para su propio control.
List project answers
BúsquedaSolo en la docDevuelve todas las respuestas de un proyecto, un bundle por respuesta, para que los módulos siguientes las procesen una a una.
List project files (document manager)
BúsquedaSolo en la docRecorre los archivos del gestor documental de un proyecto y entrega cada uno como un bundle aparte.
List project files (form)
BúsquedaSolo en la docReúne los archivos subidos a través del formulario de un proyecto, un bundle por archivo, para revisarlos o hacer copia.
List project internal extra fields
BúsquedaSolo en la docMuestra de una pasada todos los campos internos adicionales de un proyecto, cada uno en su propio bundle.
List project part versions
BúsquedaSolo en la docTrae las versiones de partes ya registradas en un proyecto, lo que te da su historial en forma de bundles.
List project statuses
BúsquedaSolo en la docPor su nombre, todo indica que devuelve los estados que Optimy usa para los proyectos, o sea, los valores que puedes aplicar de verdad.
List project tasks
BúsquedaSolo en la docEnumera las tareas de un proyecto, una por bundle, para revisar el trabajo pendiente o actuar sobre cada una.
List projects
BúsquedaSolo en la docDevuelve tus proyectos de Optimy, un bundle por proyecto; suele ser el primer módulo de Optimy cuando un escenario tiene que revisarlos todos.
Update project status
AcciónSolo en la docPasa un proyecto a otro estado en Optimy, de modo que la fase visible coincida con lo decidido en otra parte.
Update project task
AcciónSolo en la docModifica una tarea que ya existe en un proyecto, para que su situación en Optimy refleje el trabajo hecho en otra herramienta.
Update the project leader
AcciónSolo en la docAsigna un proyecto a un nuevo responsable en Optimy sin que nadie tenga que abrirlo para reasignarlo.
Upload a project file (document manager)
AcciónSolo en la docDeja un archivo en el gestor documental de un proyecto, donde tu equipo encuentra el resto de la documentación.
Upload a project file (form)
AcciónSolo en la docAdjunta un archivo en la parte de formulario del proyecto en lugar de en el gestor documental.
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