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Intégration Optimy MakeAutomatiser Optimy avec Make.

Et si tes projets Optimy se mettaient à jour sans ressaisie ? L'intégration Optimy Make compte 24 modules : 16 actions et 8 recherches, sans déclencheur. Cette page s'adresse aux équipes qui pilotent leurs projets dans Optimy : tu branches ton compte, puis tu montes un premier scénario.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Optimy Make ?

L'intégration Optimy Make permet à Make de lire et de modifier tes projets Optimy à ta place : tâches, statuts, fichiers, réponses, champs internes. Tu construis un scénario, c'est-à-dire l'automatisation elle-même, faite de modules : chaque module est une brique qui fait une seule chose dans Optimy, sans écrire de code.

Des tâches créées au bon endroit. Un mail ou une réponse de formulaire appelle une suite à donner ? Create a project task ajoute la tâche dans le projet concerné, et Update project task la clôt quand l'autre outil annonce que c'est fait. Plus besoin de recopier la demande à la main.

Un dossier complet, sans chasse aux pièces jointes. Pour une pièce produite ailleurs, un rapport ou un contrat signé, Upload a project file (document manager) la dépose dans le gestionnaire de documents du projet. Dans l'autre sens, List project files (document manager) passe en revue les fichiers pour les archiver.

Un statut qui suit la décision. Get project retrouve le projet, puis Update project status le fait avancer une fois la décision enregistrée dans un autre outil, au rythme du premier module du scénario.

Ce que Make ne fait pas ici : Optimy n'a aucun module déclencheur, donc un scénario démarre depuis une autre app ou sur une planification. La doc de Make prévient aussi que sa documentation Optimy reste limitée : chaque module se découvre en le testant. Pour prendre l'éditeur en main, la Formation Make part de zéro, et le Dépannage Make aide quand une exécution échoue. Tu hésites encore entre deux outils ? Le comparatif n8n vs Make pose les critères.

Connexion

Comment connecter Optimy à Make ?

  1. 01

    Ajoute un module Optimy

    Dans ton scénario, clique sur le +, tape Optimy et choisis un module, par exemple Get project. Clique ensuite sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Optimy relié une fois pour toutes à Make ; tous les modules Optimy la réutilisent.

  2. 02

    Nomme-la et autorise Make

    Donne un nom à la connexion si tu veux, pratique quand tu gères plusieurs comptes. Selon ce que la fenêtre demande, valide l'accès sur la page Optimy qui s'ouvre ou colle la clé fournie par Optimy.

  3. 03

    Enregistre et vérifie

    Clique sur Save. De retour dans le module, Make te propose les éléments Optimy qu'il sait lire : c'est le signe que tout fonctionne. Si les listes restent vides, rouvre la connexion et autorise à nouveau.

Premier scénario

Ton premier scénario avec Optimy

ObjectifQuand une demande arrive dans une autre app, Make retrouve le projet dans Optimy et y crée la tâche correspondante.

  1. 01

    Crée le scénario

    Va sur la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le + au centre de l'éditeur pour poser le premier module.

  2. 02

    Pars de l'autre app

    Optimy n'a pas de déclencheur : le premier module vient de l'app où arrivent les demandes. Choisis son déclencheur et connecte ce compte. Chaque demande transmise est un bundle, un élément qui passe d'un module au suivant.

  3. 03

    Retrouve le projet

    Clique sur le + à droite, cherche Optimy et ajoute Get project. Crée la connexion Optimy, puis associe la référence du projet reçue du premier module.

  4. 04

    Crée la tâche

    Ajoute Create a project task à la suite. Reprends le projet trouvé par Get project et le texte de la demande. Pas besoin de tout taper, Make te propose les données des modules précédents.

  5. 05

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once, puis envoie une vraie demande dans l'autre app. Ouvre la bulle de chaque module pour lire les bundles reçus et vérifie la tâche dans Optimy.

  6. 06

    Planifie et active

    Clique sur l'horloge du premier module : un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut. Règle la planification voulue, puis active le scénario.

Modules

Ce que fait chaque module Optimy

Optimy te donne 24 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Optimy1

Create a project part version

ActionDans la doc seulement

Tu enregistres une nouvelle version d'une partie d'un projet directement depuis le scénario, sans passer par l'interface d'Optimy.

Quand l'utiliser
une autre app transmet à Make un morceau de projet révisé, et Optimy doit le garder comme nouvelle version.
Attention
la doc ne détaille aucun champ pour ce module. Essaie-le sur un projet de test avec Run once et lis ce qui revient.
Optimy2

Create a project task

ActionDans la doc seulement

Une demande reçue ailleurs devient une tâche dans le projet Optimy, visible par toute l'équipe qui suit ce projet.

Quand l'utiliser
un mail, une réponse de formulaire ou une ligne de tableur implique du travail sur un projet précis.
Attention
chaque exécution crée une tâche de plus. Si le premier module peut transmettre deux fois le même élément, tu te retrouves avec des doublons.
Optimy3

Create budget allocation

ActionDans la doc seulement

Grâce à ce module, un montant validé dans un autre outil s'inscrit comme allocation budgétaire dans Optimy, sans ressaisie.

Quand l'utiliser
un financement est accordé hors d'Optimy et l'allocation doit apparaître côté projet.
Attention
une erreur de montant passe facilement inaperçue. Teste sur un projet fictif avec Run once avant d'activer quoi que ce soit.
Optimy4

Create project internal extra field

ActionDans la doc seulement

Ajoute à un projet un champ interne supplémentaire, un emplacement pour les informations que ton équipe garde pour elle.

Quand l'utiliser
ton scénario calcule ou récupère une valeur, comme la référence d'un dossier dans ton outil comptable, et elle a sa place sur la fiche du projet.
Attention
vérifie d'abord avec List project internal extra fields que le champ n'existe pas déjà.
Optimy5

Generic event

ActionDans la doc seulement

Generic event est le module le moins parlant de la liste : son nom laisse penser qu'il envoie un événement à Optimy, et la doc n'en dit pas davantage.

Quand l'utiliser
seulement quand tu sais quel événement ta configuration Optimy attend, idéalement après en avoir parlé avec l'administrateur du compte.
Attention
sans description officielle, ne le branche jamais sur de vrais projets avant un Run once sur des données de test.
Optimy6

Get form

ActionDans la doc seulement

Récupère un formulaire Optimy et le passe au module suivant, qui peut alors exploiter son contenu.

Quand l'utiliser
la suite du scénario change selon le formulaire par lequel un projet est arrivé.
Attention
aucun module de cette app ne liste les formulaires. Le formulaire voulu doit donc venir d'un module précédent ou être choisi à la main dans le module.
Optimy7

Get project

ActionDans la doc seulement

Lit un projet dans Optimy et le transmet sous forme d'un seul bundle, prêt à être repris dans le module d'après.

Quand l'utiliser
avant de modifier un projet, pour t'assurer que c'est le bon et voir où il en est.
Attention
il ne renvoie qu'un projet. Pour en parcourir plusieurs, commence par List projects, qui envoie un bundle par projet.
Optimy8

Get project answer

ActionDans la doc seulement

Va chercher une réponse précise rattachée à un projet, pour l'envoyer ensuite vers un mail, un tableur ou ton CRM.

Quand l'utiliser
tu sais déjà quelle réponse compte et le reste du projet ne t'intéresse pas.
Attention
pour traiter toutes les réponses d'un projet, List project answers fait le travail en une fois.
Optimy9

Get project file (document manager)

ActionDans la doc seulement

Sort un fichier du gestionnaire de documents d'un projet pour l'envoyer vers ton stockage en ligne ou en pièce jointe d'un message.

Quand l'utiliser
un projet franchit une étape et son document clé doit être copié ailleurs.
Attention
sur le plan Free, Make gère des fichiers de 5 Mo au plus : vérifie le poids de tes documents avant d'activer le scénario.
Optimy10

Get project file (form)

ActionDans la doc seulement

Celui-ci récupère un fichier arrivé par le formulaire du projet, et non un document rangé dans le gestionnaire.

Quand l'utiliser
la pièce dont tu as besoin a été jointe au formulaire, par exemple un justificatif envoyé avec une candidature.
Attention
il existe deux modules Get project file. Regarde dans Optimy où se trouve le fichier avant de choisir, sinon le module ne trouve rien.
Optimy11

Get project internal extra field

ActionDans la doc seulement

Lit la valeur d'un champ interne supplémentaire, celle que ton équipe note à côté du projet pour son propre usage.

Quand l'utiliser
un module suivant a besoin de cette valeur, par exemple pour aiguiller le projet vers la bonne personne.
Attention
si tu ne sais pas quel champ contient l'information, List project internal extra fields te les montre tous.
Optimy12

List project answers

RechercheDans la doc seulement

Renvoie toutes les réponses d'un projet, un bundle par réponse, que les modules suivants traitent une à une.

Quand l'utiliser
tu veux l'ensemble des réponses d'un projet dans un tableur ou un rapport.
Attention
chaque bundle qui atteint un module suivant consomme une opération, soit une exécution d'un module, l'unité que Make décompte sur ton plan.
Optimy13

List project files (document manager)

RechercheDans la doc seulement

Passe en revue les fichiers du gestionnaire de documents d'un projet, chacun sous forme de bundle distinct.

Quand l'utiliser
à la clôture d'un projet, pour archiver tous ses documents dans ton espace de stockage.
Attention
une recherche peut ne rien renvoyer. Les modules suivants ne tournent alors pas pour ce projet, et ce n'est pas une erreur.
Optimy14

List project files (form)

RechercheDans la doc seulement

Rassemble les fichiers déposés via le formulaire d'un projet, un bundle par fichier, pour une relecture ou une sauvegarde.

Quand l'utiliser
un évaluateur doit retrouver toutes les pièces d'une candidature dans un même dossier partagé.
Attention
le plan Free plafonne à 5 Mo par fichier et à 512 Mo de transfert, un seuil qu'une série de pièces jointes peut atteindre.
Optimy15

List project internal extra fields

RechercheDans la doc seulement

Affiche d'un coup tous les champs internes supplémentaires d'un projet, chacun dans son propre bundle.

Quand l'utiliser
avant de créer un champ, ou pour copier dans un autre outil tout ce que ton équipe a noté sur un projet.
Attention
il travaille projet par projet ; associe-le à List projects quand tu en as plusieurs à couvrir.
Optimy16

List project part versions

RechercheDans la doc seulement

Ramène les versions de parties déjà enregistrées sur un projet, ce qui te donne son historique sous forme de bundles.

Quand l'utiliser
juste avant Create a project part version, pour voir ce qui existe et éviter un doublon.
Attention
un projet tout neuf peut ne renvoyer aucun bundle ; la suite du scénario doit s'en accommoder.
Optimy17

List project statuses

RechercheDans la doc seulement

À en juger par son nom, ce module renvoie les statuts qu'Optimy utilise pour les projets, donc les valeurs que tu peux réellement appliquer.

Quand l'utiliser
pendant la construction d'un scénario autour d'Update project status, pour viser un statut qui existe.
Attention
lance-le seul avec Run once et garde le résultat sous les yeux en réglant le module de mise à jour.
Optimy18

List project tasks

RechercheDans la doc seulement

Liste les tâches d'un projet, une par bundle, pour faire le point sur le travail en cours ou agir sur chacune.

Quand l'utiliser
avant Create a project task, pour vérifier qu'une tâche semblable n'existe pas, ou pour retrouver celle qu'Update project task doit modifier.
Attention
un projet chargé en tâches produit beaucoup de bundles, et chaque module placé après consomme une opération par bundle.
Optimy19

List projects

RechercheDans la doc seulement

Renvoie tes projets Optimy à raison d'un bundle par projet ; c'est le point de départ habituel quand un scénario doit tous les passer en revue.

Quand l'utiliser
dans un scénario planifié qui examine chaque projet et n'agit que sur ceux qui le demandent.
Attention
chaque exécution planifiée renvoie à nouveau les projets. Si le module suivant crée quelque chose, il le recrée : préfère une mise à jour.
Optimy20

Update project status

ActionDans la doc seulement

Fait passer un projet à un autre statut dans Optimy, pour que l'étape affichée colle à ce qui a été décidé ailleurs.

Quand l'utiliser
une décision, une signature ou un paiement enregistré dans un autre outil doit faire avancer le projet.
Attention
passe d'abord par List project statuses pour transmettre un statut qu'Optimy connaît.
Optimy21

Update project task

ActionDans la doc seulement

Modifie une tâche déjà présente sur un projet, afin que son état dans Optimy suive le travail mené dans un autre outil.

Quand l'utiliser
quelqu'un coche l'élément correspondant dans ton outil de gestion de projet, et Optimy doit le refléter.
Attention
la tâche doit exister. List project tasks te permet de la retrouver avant cette étape.
Optimy22

Update the project leader

ActionDans la doc seulement

Confie un projet à un nouveau responsable dans Optimy, sans que personne ait à ouvrir le projet pour le réattribuer.

Quand l'utiliser
les affectations changent dans ton outil de planning ou RH, et le responsable côté Optimy doit suivre.
Attention
la doc ne dit pas ce qui se passe si la personne est inconnue d'Optimy ; teste ce cas avec Run once.
Optimy23

Upload a project file (document manager)

ActionDans la doc seulement

Dépose un fichier dans le gestionnaire de documents d'un projet, là où ton équipe retrouve les autres pièces du dossier.

Quand l'utiliser
un contrat signé ou un rapport est produit dans une autre app et doit rejoindre le projet.
Attention
associe le fichier lui-même depuis le module précédent, pas seulement son nom, et garde en tête la limite de 5 Mo du plan Free.
Optimy24

Upload a project file (form)

ActionDans la doc seulement

Joint un fichier côté formulaire du projet plutôt que dans le gestionnaire de documents.

Quand l'utiliser
le fichier complète ce qui a été envoyé par le formulaire, comme un justificatif manquant récupéré par mail.
Attention
ce module et son jumeau « document manager » rangent le fichier à deux endroits différents ; choisis celui où ton équipe ira le chercher.
Besoin d'aide

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FAQ

Les questions sur Optimy et Make

01L'intégration Optimy Make est-elle gratuite ?
Oui, Optimy fait partie des apps standard de Make, utilisables dès le plan Free. Ce plan a ses limites : 2 scénarios actifs, 15 minutes minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers de 5 Mo maximum et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent à 1 minute d'intervalle, lèvent la limite de scénarios actifs et vont jusqu'à 40 minutes d'exécution. La consommation se compte en opérations. Le prix d'Optimy lui-même n'entre pas dans cette page.
02Que faut-il pour connecter Optimy à Make ?
Un compte Optimy et un compte Make. La doc de Make ne cite aucun prérequis pour Optimy ni d'étapes propres à l'app, donc tu suis le parcours standard : ajoute un module Optimy, clique sur Create a connection, nomme la connexion si tu veux, puis autorise Make sur la page Optimy ou colle la clé fournie par Optimy, et termine par Save. La connexion se crée une fois et sert à tous les modules Optimy. La documentation étant limitée, teste le premier module avec Run once.
03Optimy peut-il lancer un scénario Make tout seul ?
Non. Optimy n'a aucun module déclencheur dans Make, ni planifié ni instantané : rien côté Optimy ne peut démarrer un scénario. Tu passes donc par un autre chemin. Soit un déclencheur d'une autre app, comme une nouvelle ligne de tableur ou une nouvelle réponse de formulaire. Soit une planification posée sur une première recherche Optimy, par exemple List projects. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, et le plan Free ne descend pas sous 15 minutes.
04Que faire si un module Optimy manque dans Make ?
Ça dépend de ce qui manque. Optimy n'a pas de module Make an API Call dans Make : impossible de combler une action absente par une requête sur mesure depuis cette app. Commence par relire les 24 modules existants, car beaucoup de besoins se couvrent en combinant un module List avec un module Update ou Create. Si l'action n'existe vraiment pas, l'autre app du scénario peut prendre une partie du travail, ou l'équipe Hack'celeration peut étudier ton cas. Make signale d'ailleurs que sa documentation Optimy est limitée.
05Make ou n8n pour Optimy ?
Ça dépend surtout de l'outil que ton équipe utilise déjà. Côté Make, Optimy propose 24 modules, dont 16 actions et 8 recherches, accessibles dès le plan Free, sans déclencheur ni module d'appel API. Beaucoup d'apps ont aussi un nœud n8n : vérifie si c'est le cas d'Optimy avant de trancher. Aucun classement ne vaut pour tous les cas. Compare les deux sur les modules dont tu as réellement besoin et sur l'endroit où vivent déjà tes autres scénarios.
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